Senior Coordinator, Operations and Administration (Bilingual – English/French)

Senior Coordinator, Operations and Administration (Bilingual – English/French)

About the position

The Learning Disabilities Association of Ontario (LDAO) is seeking a highly organized, proactive bilingual professional to join our team as Senior Coordinator, Operations and Administration.

Reporting to the President & CEO, the Senior Coordinator provides bilingual operational coordination and administrative support across LDAO, with a primary focus on initiatives funded through the Ministry of Education Transfer Payment Agreement, including LD@school and TA@l’école.

The position coordinates the administrative systems, records, timelines and follow-up needed to support project deliverables and reporting requirements. The Senior Coordinator also supports LDAO’s day-to-day operations, bilingual communications and collaboration among English- and French-language staff, consultants, school boards and external partners.

This role is well suited to someone who is highly organized, takes initiative, works independently and enjoys ensuring that important administrative and operational work moves forward.

Key responsibilities

• Maintain LDAO’s project-management and tracking systems, organizational calendars, reporting deadlines and required follow-up.
• Coordinate internal meetings and administrative workflows across English- and French-language workstreams.
• Track outstanding actions, identify missing information or delays and flag matters requiring the attention or decision of the President & CEO.
• Support the collection, organization and reporting of non-financial information, statistics, evidence and documentation required for Ministry and organizational reports.
• Support administrative coordination for the Educators’ Institute and Colloque, including communications with English- and French-language school boards and the organization of information needed for event reporting and follow-up.
• Prepare and adapt employment, contractor, consultant, presenter, vendor and other agreements using approved templates and terms.
• Coordinate signatures, maintain contract and agreement trackers and ensure completed documents and supporting information are properly filed and shared with the Financial Administrator when required.
• Maintain administrative records related to invoices, payments and outstanding follow-up.
• Support the President & CEO and Financial Administrator during the annual audit and other financial processes, including reviewing approval packages for completeness, tracking outstanding documentation and supporting electronic funds transfer approvals and follow-up.
• Support employee and contractor onboarding and offboarding, track employee vacation and sick leave and maintain contract dates, personnel records and related documentation.
• Maintain key administrative systems and processes, including SharePoint, DonorPerfect, Mailchimp and organizational contact and distribution lists.
• Coordinate vendors, subscriptions, technology, equipment and office-related requirements.
• Provide administrative and logistical support for webinars, including registration and participant information, routine communications, scheduling and follow-up.
• Monitor and triage shared organizational email and respond to or direct routine inquiries in English and French.
• Maintain school board, partner and stakeholder contact information and support the distribution of approved newsletters and outreach materials.
• Draft routine bilingual correspondence, summaries, meeting materials and internal communications.
• Support the President & CEO by tracking commitments, decisions, deadlines and required follow-up and by preparing materials such as annual report information, Board or Ministry submissions, meeting briefings and contract or renewal summaries.
• Move routine matters forward independently while identifying issues requiring direction or approval.
• Perform other related operational and administrative responsibilities as reasonably assigned.

Qualifications and experience

The successful candidate will bring:

• Professional working proficiency in both spoken and written English and French.
• Relevant experience in operations, administration, project coordination or a related role.
• Strong organizational, time-management and follow-up skills.
• Excellent attention to detail and the ability to maintain accurate records and documentation.
• Strong written and verbal communication skills in both English and French.
• The ability to work independently, manage competing priorities and exercise sound judgment.
• Discretion when handling confidential employee, financial, donor and organizational information.
• Proficiency with Microsoft 365 and experience working with shared document-management or project-tracking systems.
• The ability to work collaboratively with staff, consultants, school boards, partners and external service providers.
• Must be legally entitled to work in Canada.

Experience with contracts, human-resources administration, reporting, SharePoint, DonorPerfect, Mailchimp, nonprofit operations or the education sector would be considered an asset.

An equivalent combination of education and relevant experience will be considered.

Compensation and work conditions

• Permanent, part-time employment.
• 28 hours per week, generally worked over four days.
• Hybrid arrangement, generally two days per week at LDAO’s office and two days remotely. LDAO’s current office is located in Toronto, with a relocation anticipated in January 2027. The future office location will be confirmed once finalized.
• Annual salary of $57,600 to $60,000 annually for a four-day workweek, equivalent to $72,000 to $75,000 full-time, based on experience, paid in equal bi-weekly instalments by direct deposit.
• Three weeks of paid vacation, equivalent to 12 regular working days based on a four-day workweek.
• Eligibility for LDAO’s group-benefits program will be determined according to the requirements of the applicable plan.
• Financial support for approved professional development may be available, subject to organizational priorities, available funding and prior approval.
• Some flexibility, including occasional evening or weekend work, may be required during peak project or event periods.

How to apply

Please submit a resume and cover letter through CharityVillage. In your cover letter, please describe your proficiency in English and French and highlight the experience that best prepares you for this role.

Applications will be reviewed as they are received, and the position may be filled before the application deadline. Only candidates selected for an interview will be contacted.

LDAO is committed to an inclusive and accessible recruitment process. Accommodation is available upon request throughout the recruitment process.

Français

Titre officiel du poste : Senior Coordinator, Operations and Administration (Bilingual – English/French)

À propos du poste

La Learning Disabilities Association of Ontario (LDAO) est à la recherche d’une personne bilingue, proactive et hautement organisée pour pourvoir ce poste.

Relevant de la présidence-direction générale, cette personne assure la coordination opérationnelle bilingue et le soutien administratif au sein de la LDAO, en mettant principalement l’accent sur les initiatives financées dans le cadre de l’entente de paiement de transfert du ministère de l’Éducation, notamment LD@school et TA@l’école.

La personne titulaire du poste coordonne les systèmes administratifs, les dossiers, les échéanciers et les suivis nécessaires à la réalisation des livrables et au respect des exigences en matière de rapports. Elle soutient également les activités quotidiennes de la LDAO, les communications bilingues et la collaboration entre les équipes anglophones et francophones, les consultantes et consultants, les conseils scolaires et les partenaires externes.

Ce poste convient à une personne qui fait preuve d’initiative, travaille de façon autonome, possède un excellent sens de l’organisation et aime veiller à l’avancement efficace du travail administratif et opérationnel.

Principales responsabilités

• Maintenir les systèmes de gestion de projet et de suivi de la LDAO, les calendriers organisationnels, les échéances de rapports et les suivis requis.
• Coordonner les réunions internes et les processus administratifs entre les volets de travail anglophones et francophones.
• Faire le suivi des mesures en suspens, relever les renseignements manquants ou les retards et signaler les questions nécessitant l’attention ou une décision de la présidence-direction générale.
• Soutenir la collecte, l’organisation et la présentation des renseignements non financiers, des statistiques, des preuves et de la documentation nécessaires aux rapports ministériels et organisationnels.
• Soutenir la coordination administrative de l’Educators’ Institute et du Colloque des professionnels de l’enseignement, notamment les communications et les suivis auprès des conseils scolaires de langue anglaise et de langue française, ainsi que l’organisation des renseignements nécessaires aux rapports et aux suivis liés aux événements.
• Préparer et adapter les ententes d’emploi, de services, de consultation, de présentation, de fournisseurs et autres à partir de modèles et de modalités approuvés.
• Coordonner les signatures, tenir à jour les outils de suivi des contrats et des ententes et veiller à ce que les documents remplis et les renseignements connexes soient correctement classés et transmis à l’administrateur financier, au besoin.
• Tenir des dossiers administratifs concernant les factures, les paiements et les suivis en suspens.
• Soutenir la présidence-direction générale et l’administrateur financier pendant l’audit annuel et d’autres processus financiers, notamment en vérifiant que les dossiers financiers soumis pour approbation sont complets, en assurant le suivi de la documentation manquante et en appuyant les approbations et les suivis liés aux transferts électroniques de fond.
• Soutenir l’intégration et le départ des membres du personnel et des personnes sous contractuelles, suivre les vacances et les congés de maladie des membres du personnel et tenir à jour les dates de contrat, les dossiers du personnel et la documentation connexe.
• Maintenir les principaux systèmes et processus administratifs, notamment SharePoint, DonorPerfect, Mailchimp ainsi que les listes de contacts et de distribution de l’organisation.
• Coordonner les fournisseurs, les abonnements, la technologie, l’équipement et les besoins liés au bureau.
• Fournir un soutien administratif et logistique pour les webinaires, notamment en ce qui concerne les inscriptions, les renseignements sur les participantes et participants, les communications courantes, la planification et les suivis.
• Surveiller et trier les courriels organisationnels partagés et répondre aux demandes courantes en français et en anglais ou les acheminer à la bonne personne.
• Maintenir les coordonnées des conseils scolaires, des partenaires et des parties prenantes et soutenir la distribution des bulletins et du matériel de sensibilisation approuvés.
• Rédiger de la correspondance bilingue courante, des résumés, des documents de réunion et des communications internes.
• Soutenir la présidence-direction générale en suivant les engagements, les décisions, les échéances et les suivis requis et en préparant des documents tels que des renseignements pour le rapport annuel, des documents destinés au conseil d’administration ou au ministère, des notes d’information pour les réunions et des résumés de contrats ou de renouvellements.
• Faire progresser de façon autonome les questions courantes tout en déterminant celles qui nécessitent une orientation ou une approbation.
• Accomplir toute autre responsabilité opérationnelle ou administrative connexe qui lui est raisonnablement confiée.

Qualifications et expérience

La personne retenue possédera les qualifications suivantes :

• Maîtrise du français et de l’anglais à un niveau professionnel, à l’oral comme à l’écrit.
• Expérience pertinente en coordination opérationnelle, en administration, en coordination de projets ou dans un domaine connexe.
• Excellentes compétences en organisation, en gestion du temps et en suivi.
• Grand souci du détail et capacité de tenir des dossiers et une documentation exacts.
• Excellentes aptitudes à la communication écrite et orale en français et en anglais.
• Capacité de travailler de façon autonome, de gérer plusieurs priorités et de faire preuve de jugement.
• Discrétion dans le traitement de renseignements confidentiels concernant le personnel, les finances, les donateurs et l’organisation.
• Maîtrise de Microsoft 365 et expérience avec des systèmes partagés de gestion de documents ou de suivi de projets.
• Capacité de collaborer efficacement avec le personnel, les consultantes et consultants, les conseils scolaires, les partenaires et les fournisseurs de services externes.
• Être légalement autorisé à travailler au Canada.

Une expérience dans les domaines des contrats, de l’administration des ressources humaines, de la production de rapports, de SharePoint, de DonorPerfect, de Mailchimp, des activités d’un organisme sans but lucratif ou du secteur de l’éducation constituera un atout.

Une combinaison équivalente de formation et d’expérience pertinente sera prise en considération.

Rémunération et conditions de travail

• Emploi permanent à temps partiel.
• 28 heures par semaine, généralement réparties sur quatre jours.
• Mode de travail hybride, généralement deux jours par semaine au bureau de la LDAO et deux jours à distance. Le bureau actuel de la LDAO est situé à Toronto, et un déménagement est prévu en janvier 2027. Le futur emplacement du bureau sera communiqué dès qu’il aura été confirmé.
• Salaire annuel de 57 600 $ à 60 000 $ par année pour une semaine de travail de quatre jours, soit l’équivalent de 72 000 $ à 75 000 $ à temps plein, selon l’expérience, versé en paiements égaux toutes les deux semaines par dépôt direct.
• Trois semaines de vacances payées, soit 12 jours ouvrables habituels selon une semaine de travail de quatre jours.
• L’admissibilité au régime d’avantages sociaux de la LDAO sera déterminée conformément aux critères du régime applicable.
• Un soutien financier pour des activités de perfectionnement professionnel approuvées peut être offert, sous réserve des priorités organisationnelles, des fonds disponibles et d’une approbation préalable.
• Une certaine souplesse, y compris du travail occasionnel en soirée ou les fins de semaine, peut être requise pendant les périodes de pointe liées aux projets ou aux événements.

Pour poser votre candidature

Veuillez soumettre votre curriculum vitæ et une lettre de présentation par l’entremise de CharityVillage. Dans votre lettre, veuillez décrire votre maîtrise du français et de l’anglais et présenter l’expérience qui vous prépare le mieux à assumer ce poste.

Les candidatures seront examinées au fur et à mesure de leur réception, et le poste pourrait être pourvu avant la date limite de candidature. Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.

La LDAO s’engage à offrir un processus de recrutement inclusif et accessible. Des mesures d’adaptation sont disponibles sur demande tout au long du processus de recrutement.