Executive Assistant | Adjoint exécutif ou adjointe exécutive

Job Title: Executive Assistant

Location: Ottawa, Ontario (Hybrid Work Arrangement)

Position Type: Fixed Term

Contract Duration: 14 Months

Reports To: Chief Impact Officer

Position Status: Existing Vacancy (Leave Replacement)

Supervisory: No

Posting Date: July 27, 2026

About the Rideau Hall Foundation

The Rideau Hall Foundation (RHF) is an independent and non-partisan charitable organization established to amplify the impact of the office of the Governor General as a central institution of Canadian democracy, and to better serve Canadians through a range of initiatives linked to learning, leadership, giving and innovation.

By working in partnership across all sectors, the RHF celebrates excellence while creating opportunities and connecting communities, all towards the shared purpose of a better Canada.

For more information about the RHF, please visit: https://rhf-frh.ca/fr.

About the Role

We are seeking a detailed-oriented and service-driven professional to join our team as an Executive Assistant. This role provides high-level administrative, scheduling, and coordination support to the Chief Impact Officer (CIO), enabling effective leadership, decision making, and relationship management.

Working closely with the CIO, the Executive Assistant manages complex calendars, prepares executive level materials, coordinates meetings and travel, and supports projects that contribute to the overall effectiveness and efficiency of the department’s office.

Key Responsibilities

• Manage and prioritize the CIO’s calendar, exercising sound judgment to balance competing priorities and urgent requests.
• Schedule meetings and appointments, ensuring appropriate preparation time, prepare and distribute meeting agendas along with providing logistical and technical support for in-person and virtual meetings using platforms such as Microsoft Teams and Zoom.
• Coordinate domestic and international travel arrangements for the CIO, including booking flights, accommodations, ground transportation, and preparing detailed itineraries.
• Attend meetings as required to record notes, capture action items, and track follow-ups to completion.
• Prepare, edit, format, and proofread executive level reports, presentations, briefing notes, correspondence, and other executive‑level documents.
• Maintain accurate records, files, and documentation while ensuring confidentiality and discretion at all times.
• Process expenses, reimbursements, and other administrative transactions for the CIO in a timely and accurate manner.
• Draft and coordinate administrative components of contracts and agreements as required.
• Track deadlines, deliverables, and timelines for projects assigned by the CIO, ensuring follow-through and timely completion.
• Maintain and organize collaboration tools and shared workspaces, including Microsoft Teams channels and document repositories.
• Support the implementation and continuous improvement of team processes and systems to enhance operational efficiency within the office of the CIO.
• Provide administrative and coordination support to various internal committees.
• Carry out other duties as assigned by the manager.

Qualifications & Experience

• A post-secondary degree or a combination of relevant training, education, and experience.
• Minimum of 3 years of experience in an executive assistant or senior administrative support role.
• Experience supporting senior leaders in a complex or fast-paced environment.
• Experience collaborating with senior leaders, vendors, and cross-functional teams.
• Experience in the charitable or not-for-profit sector is considered a strong asset.
• Experience with and/or knowledge of First Nations, Inuit and Metis communities an asset.

Core Competencies & Skills

• Strong organizational, time management, and prioritization skills with exceptional attention to detail.
• Demonstrated ability to exercise discretion and handle confidential and sensitive information with professionalism.
• Excellent interpersonal skills and the ability to build effective working relationships across all levels of the organization.
• Strong written and verbal communication skills in English; bilingualism in English and French is an asset, knowledge of Indigenous languages an asset.
• Proactive, adaptable, and solutions oriented, with the ability to work independently and collaboratively.
• High level of proficiency with Microsoft Office applications, including Word, Excel, PowerPoint, and Outlook.

Compensation & Benefits

• Competitive Salary: Hiring range of $67,000 - $75,000 depending on experience and qualifications.
• Comprehensive Benefits: Day-one access to extended health and dental coverage to support you and your family’s well-being.
• RRSP Matching: Optional enrollment in our employer-matched Retirement Savings Program (with day-one enrollment).
• Employee Assistance Program: 24/7 confidential support via TELUS Health for you and your family.
• Generous Vacation: 15 vacation days per year.

Application Process

• Apply through the Rideau Hall Foundation's career portal by August 14, 2026. Candidates must successfully pass all required security clearances.

The Rideau Hall Foundation is an equal opportunity employer. We strongly encourage applications from all qualified candidates, including those who are Indigenous, Black, racialized, LGBTQ2S+, women, persons with disabilities, members of visible minorities and other equity-seeking groups. We seek to build a workforce that reflects the communities we serve. 

The Rideau Hall Foundation will provide accommodations upon request during the recruitment, selection and assessment process for candidates with a disability.

We thank all candidates for their interest; however, only those selected for an interview will be contacted.

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Titre du poste : Adjoint exécutif ou adjointe exécutive

Lieu : Ottawa, Ontario (possibilité de travail en mode hybride)

Type de poste : À durée déterminée

Durée du contrat : 14 mois

Supérieur.e immédiat.e : Chef de l’impact

Statut d’emploi: Poste vacant (remplacement de congé)

Supervision : Non
Date d’affichage : 27 juillet 2026

À propos de la Fondation Rideau Hall

La Fondation Rideau Hall (FRH) est un organisme caritatif indépendant et apolitique qui a pour but d’optimiser l’influence du Bureau du gouverneur général à titre d’institution clé de la démocratie canadienne et de mieux servir les Canadiens et Canadiennes par l’intermédiaire d’initiatives axées sur l’apprentissage, le leadership, le don et l’innovation.

En nouant des partenariats dans tous les secteurs, la FRH célèbre l’excellence tout en ouvrant des horizons et en unissant les collectivités dans le but commun de bâtir un Canada meilleur.

Pour en savoir plus sur la FRH, visitez le https://rhf-frh.ca/fr

Rôle

Nous cherchons une personne minutieuse et serviable pour qu’elle se joigne à notre équipe à titre d’adjoint exécutif ou adjointe exécutive. Le ou la titulaire de ce poste de soutien à la Chef de l’impact devra s’acquitter de tâches liées à l’administration, à la planification et à la coordination pour assurer l’efficacité du leadership, des décisions prises et de la gestion des relations.

En plus de collaborer étroitement avec la chef de l’impact, la personne qui occupe le poste d’adjoint exécutif ou adjointe exécutive doit gérer des échéanciers complexes, préparer des documents de haut niveau, coordonner des réunions et des déplacements, ainsi que contribuer aux projets favorisant l’efficacité générale du service de ce département.

Principales responsabilités

• Gérer l’agenda de la Chef de l’impact, en faisant preuve de jugement pour jongler entre les priorités et les demandes urgentes.
• Planifier des réunions et des rendez-vous en veillant à laisser suffisamment de temps de préparation, élaborer et distribuer les ordres du jour des réunions, et assurer le soutien logistique et technique des réunions en présentiel ou en virtuel, à l’aide de plateformes comme Microsoft Teams et Zoom.
• Coordonner des voyages à l’intérieur et à l’extérieur du pays pour la Chef de l’impact , notamment en réservant les vols, l’hébergement et le transport terrestre et en planifiant des itinéraires détaillés.
• Au besoin, participer aux réunions pour prendre des notes, consigner les mesures à prendre et faire le suivi des dossiers jusqu’à leur clôture.
• Préparer, rédiger, mettre en forme et réviser des rapports de direction, des présentations, des notes de breffage, de la correspondance et d’autres documents de haut niveau.
• Tenir à jour les registres, les dossiers et les documents, dans le respect de la confidentialité et en faisant toujours preuve de discrétion.
• S’acquitter de factures, remboursements et autres transactions administratives pour la Chef de l’impact, avec justesse et diligence.
• Préparer et coordonner les aspects administratifs de contrats et d’ententes, au besoin.
• Surveiller les échéances, les livrables et les calendriers des projets assignés par la Chef de l’impact, en assurant leur suivi et leur réalisation en temps opportun.
• Maintenir et ordonner les outils collaboratifs et les plateformes de travail communes, dont les canaux Microsoft Teams et les répertoires de documents.
• Soutenir la mise en œuvre et l’amélioration continue des systèmes et des processus d’équipe pour favoriser l’efficacité opérationnelle au sein du bureau de la Chef de l’impact.
• Fournir un soutien administratif et logistique à divers comités internes.
• Endosser d’autres responsabilités à la demande de sa superviseure.

Qualifications et expérience

• Diplôme d’études postsecondaires ou combinaison de formation, d’études et d’expérience pertinentes.
• Au moins trois ans d’expérience dans un poste d’adjoint exécutif ou adjointe exécutive ou de soutien administratif à la direction.
• Expérience de soutien auprès de dirigeant.e.s dans un milieu complexe ou exigeant.
• Expérience de collaboration avec des dirigeant.e.s, des fournisseurs et des équipes interfonctionnelles.
• Expérience de travail associée au secteur sans but lucratif ou caritatif (un grand atout).
• Expérience de travail auprès des Premières Nations et des communautés inuites et métisses, ou connaissances à leur sujet (un atout).

Aptitudes et compétences essentielles

• Excellentes compétences organisationnelles et en gestion du temps et des priorités; très grand souci du détail.
• Capacité avérée à faire preuve de discrétion et de professionnalisme avec les données sensibles et confidentielles.
• Excellent entregent, et aptitude à bâtir des relations de travail efficaces à tous les paliers d’une organisation.
• Excellentes compétences en communication orale et écrite en anglais; le bilinguisme français-anglais et la connaissance de langues autochtones sont des atouts.
• Capacité à agir de manière proactive, à s’adapter, à trouver des solutions et à travailler seul.e ou en équipe.
• Maîtrise des applications de la suite Office de Microsoft, notamment Word, Excel, PowerPoint et Outlook.

Rémunération et avantages sociaux

• Salaire concurrentiel : Fourchette à l’embauche de 67 000 $ à 75 000 $ selon l’expérience et les compétences.
• Large gamme d’avantages sociaux : Accès immédiat à une couverture étendue d’assurance-maladie et d’assurance dentaire pour vous et votre famille.
• Régime d’épargne-retraite à cotisations partagées : Inscription facultative à notre régime d’épargne-retraite avec cotisations correspondantes de l’employeur (à partir du premier jour d’embauche).
• Programme d’aide aux employé.e.s : Soutien confidentiel en tout temps via TELUS Santé, pour vous et votre famille.
• Congés annuels généreux : Accès à 15 jours de congés annuels.

Pour postuler

• Postulez via le portail des emplois de la Fondation Rideau Hall d’ici le 14 août 2026. Seules les candidatures ayant obtenu toutes les autorisations de sécurité requises seront considérées.

La Fondation Rideau Hall est un employeur qui souscrit au principe d’égalité des chances. Nous encourageons fortement toute personne qualifiée à postuler, y compris les personnes autochtones, noires et racialisées, les membres de la communauté LGBTQ2S+, les femmes, les personnes en situation de handicap, les personnes faisant partie d’une minorité visible et les membres d’autres groupes en quête d’équité. Nous cherchons à bâtir une équipe qui reflète les communautés que nous servons.

Des mesures d’adaptation seront offertes aux personnes en situation de handicap qui en font la demande, à toutes les étapes du processus de recrutement, de sélection ou d’évaluation.

Nous remercions toutes les personnes qui manifesteront leur intérêt, mais seules celles retenues pour une entrevue seront contactées.