Bilingual Senior Administrative Assistant

There is a temporary vacancy for the position of Bilingual Senior Administrative Assistant assigned to the Political Action and Communications Department.

This position is based at our Headquarters office in Ottawa, Ontario, with regular in office presence expected.

Duties include but are not limited to:

• Arrange meetings, maintain committee contact lists, inform committee members about meeting arrangements, distribute materials, respond to enquiries, make arrangements for meals and refreshments;
• Provide assistance on campaigns and projects;
• Register participants for conferences and events;
• Organize and maintain files within parameters of the records management system;
• Make travel arrangements as needed including visas, itineraries, accommodation, schedules;
• Produce correspondence, reports, briefs, bulletins, and other documents;
• Format documents, scan text and graphics, manipulate charts and graphs;
• Edit and proofread documents and review for grammar and spelling;
• Use specialized software to format and/or draft layout design for publications;
• Draft routine correspondence and reply to email enquiries;
• Answer phones, screen calls, take messages, answer enquiries and direct calls to appropriate person;
• Open, sort, prioritize and distribute incoming mail;
• Arrange for translation as needed, taking into account priorities and deadlines;
• Post material on the web as requested;
• Conduct information searches on the Internet;
• Take notes at meetings as requested; and
• Perform other related duties as assigned.

Qualifications:

• Post-secondary education in Administration with two to three years’ relevant experience;
• Oral and written fluency in English and French is essential;
• Professional level written and verbal communication skills;
• Excellent proofreading and formatting skills;
• Proficiency with MS Office Suite and InDesign;
• Familiarity with Google Docs, NationBuilder, Client Relationship Management (CRM), databases and software such as Asana and Slack are considered assets;
• Ability to work effectively as part of a team as well as independently.

The starting salary for this position is $75,948.29 as of July 1, 2026, plus benefits under the COPE 225 Collective Agreement. This includes a four (4) day work week (30 hours), generous health, vision, and dental benefits, group life insurance and LTD coverage, pension, as well as fitness allowance, free parking, and other staff perks.

Please submit your application in English to the attention of Lori McCarthy, Director of Human Resources, via email: careers@clcctc.ca by June 22, 2026 for internal candidates and by July 3, 2026 for external candidates. Please quote Bulletin 286 in your application.

Note: The CLC will complete its internal hiring process prior to proceeding with external candidates. While we appreciate all applications received, only those selected for an interview will be contacted.

Artificial Intelligence (AI) is not used as part of the hiring process at the CLC.

The CLC is an equal opportunity employer. Members of equity seeking groups are encouraged toself-identify. Women, workers of colour, workers with disabilities, lesbian, gay, bisexual, transgender, queer, two-spirit, intersex and Indigenous workers are encouraged to apply for this position.

The CLC is dedicated to providing reasonable accommodations to applicants with disabilities during the hiring process as needed. Please inform us if you require any accommodation.

Le Congrès du travail du Canada cherche à pourvoir un poste temporaire d’adjointe administrative principale ou d’adjoint administratif principal bilingue affecté au Service de l’action politique et des communications.

Ce poste est situé au siège national du CTC à Ottawa, en Ontario; une présence régulière au bureau est attendue.

Les fonctions incluent sans toutefois se limiter à :

• Organiser des réunions, maintenir les listes de contacts pour les comités, informer les membres des comités des détails de la réunion, distribuer le matériel pertinent, répondre aux demandes, faire les arrangements nécessaires pour les repas et les rafraîchissements;
• Fournir de l’aide lors de campagnes et projets;
• Inscrire les participantes et participants lors de conférences et d’événements;
• Organiser et conserver les dossiers selon les paramètres du système de gestion des dossiers;
• Effectuer des préparatifs de voyage lorsque requis, y compris les visas, les itinéraires, l’hébergement et les horaires;
• Préparer de la correspondance, des rapports, des mémoires, des bulletins et d’autres documents;
• Faire la mise en page des documents, numériser des textes et des graphiques, manipuler des tableaux et des graphiques;
• Relire et corriger des documents et vérifier la grammaire et l’orthographe;
• Utiliser un logiciel spécialisé pour effectuer la mise en page ou l’ébauche d’une conception graphique de publications;
• Rédiger de la correspondance courante et répondre à des demandes de renseignements par courriel;
• Répondre au téléphone, filtrer les appels, prendre des messages, répondre aux demandes et diriger les appels aux personnes appropriées;
• Ouvrir, trier, prioriser et distribuer le courrier reçu;
• Envoyer les demandes de traduction lorsque nécessaire, en tenant compte des priorités et échéances;
• Afficher des documents sur le Web, sur demande;
• Effectuer des recherches d’information sur l’Internet;
• Prendre des notes lors des réunions, sur demande;
• S’acquitter des autres tâches pertinentes attribuées.

Exigences du poste :

• Études postsecondaires en administration, ainsi que deux à trois années d’expérience pertinente;
• La maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral et à l’écrit, est essentielle;
• Compétences en communication professionnelle écrite et verbale;
• Excellentes compétences en correction et mise en page;
• Maîtrise de la suite MS Office et de InDesign;
• La connaissance de Google Docs, NationBuilder, Client Relationship Management (CRM), de bases de données et de logiciels comme Asana et Slack constitue un atout;
• Capacité de travailler efficacement en équipe et indépendamment.

Le salaire annuel initial rattaché à ce poste est de 75 948,29 $ en date du 1er juillet 2026, en plus des avantages sociaux prévus dans la convention collective de la section locale 225 du SEPB.Ces avantages comprennent la semaine de travail de quatre jours (30 heures), un généreuxrégime de soins de santé, de soins de la vue et de soins dentaires, une assurance-vie collectiveet une assurance-invalidité de longue durée, une allocation de conditionnement physique, le stationnement gratuit et d’autres avantages pour le personnel.

Veuillez faire parvenir votre demande en anglais à Lori McCarthy, directrice des Ressources humaines, par courriel à l’adresse careers@clcctc.ca d’ici le 22 juin 2026 pour les candidatures internes et le 3 juillet 2026 pour les candidatures externes. Veuillez inscrire le numéro de bulletin 286 dans votre demande.

Remarque : Le CTC procédera à l’évaluation des candidatures internes avant de passer à l’évaluation de candidatures externes. Nous acceptons toutes les candidatures que nous recevons, mais nous ne communiquerons qu’avec les candidates et candidats retenus aux fins d’une entrevue.

L’intelligence artificielle (IA) n’est pas utilisée dans le cadre du processus d’embauche au CTC.

Le CTC souscrit aux principes de l’égalité d’accès à l’emploi et encourage les membres des groupes à la recherche de l’équité à s’auto-identifier. Nous encourageons les femmes, les personnes de couleur, les personnes ayant un handicap, les travailleurs et travailleuses lesbiennes,gais, bisexuels, transgenres, allosexuels, bispirituels et intersexués et les travailleurs et travailleuses autochtones à poser leur candidature à ce poste.

Le CTC s’engage à fournir des mesures d’adaptation aux postulants en situation de handicap pendant le processus d’embauche, au besoin. Veuillez nous faire part de toute mesure d’adaptation nécessaire.