Administrative Assistant, Organizing and Events // Adjointe administrative ou adjoint administratif, organisation et événements

(le français suit)

Administrative Assistant, Organizing and Events

Competition #: 2026-EXT-18

Posting date: August 14, 2026

Closing date: September 11, 2026

Duration: Six months with the possibility of an extension

Classification level: Level 2

Salary: $63 812 – $77 498

Number of positions: 1

Status: Unionized

About the Association

The Canadian Association of Professional Employees (CAPE) is a dynamic and progressive union representing over 25,000 professional employees in the federal public sector. At CAPE, we are committed to fostering an inclusive and equitable environment for all our members.

Our organization offers a:

1. Progressive work environment
2. Flexible Work Model & Remote work opportunities
3. Seamless transition for public servants
4. Great work-life balance

Position Summary

Under the direction of the Senior Advisor, President’s Office, the Administrative Assistant (Organizing and Events) provides specialized administrative, logistical, and operational support to the President’s office. The incumbent ensures the smooth execution of events, engagement initiatives, member-organizing activities, campaign mobilization, data tracking, and materials preparation.

Duties equally include scheduling, coordinating meetings, managing correspondence, maintaining records, and supporting internal projects and communications. The role requires professionalism, discretion, attention to detail, and the ability to multitask in a fast-paced, bilingual environment.

Requirements

Education & Experience

• High school diploma.
• Experience in an administrative or office support role, preferably in a union, non-profit, or member-based organization.
• Completion of post-secondary education in office administration, business administration, communications, or a related field is considered an asset.

Note: Equivalent combinations of education and/or experience may be considered.

Key responsibilities

• Provide administrative support to the Local Liaison Officer and Events Coordinator in planning and coordinating CAPE’s local, regional, and national events.
• Maintain calendars, schedule meetings, coordinate travel arrangements, and assist in organizing internal and external events and training sessions.
• Draft, proofread, format, and distribute correspondence, minutes, reports, presentations, briefing materials, and bilingual communications.
• Organize and maintain digital and physical filing systems for local leadership activities, events, and project documentation.
• Track project timelines, tasks, deliverables, and event-related deadlines.
• Support internal communications and maintain contact lists, databases, participant records, and documentation in accordance with CAPE’s data management practices.
• Assist in updating and maintaining digital tools and platforms used by the organizing and communications teams (e.g., Action Network, shared drives, content calendars).
• Liaise with other CAPE units and external stakeholders to coordinate information flow and follow up on requests.
• Provide logistical support for special initiatives, campaigns, and member engagement activities.
• Coordinate event services, including accommodation and transportation, venue and conference facilities, catering, signage, displays, translation and interpretation services, accessibility requirements, audiovisual equipment, printing, and security.
• Track participant registrations and prepare event materials, including agendas, name tags, and information packages.
• Support on-site event activities, including registration, setup, teardown, and catering coordination.
• Coordinate shipping, inventory, and distribution of CAPE promotional items and supplies.
• Provide timely and courteous responses to inquiries from members, local leaders, and staff.
• Support bilingual communications, ensuring accuracy and consistency in both official languages.
• Enter and update data related to events, attendance, and local activities, and assist in compiling statistics and summaries for periodic reports.
• Maintain confidentiality of member information and organizational documents.

Other skills and abilities

• Organizational skills and attention to detail.
• Ability to manage multiple tasks and priorities under tight deadlines.
• Tact, discretion, and professionalism in dealing with confidential matters.
• Familiarity with digital tools such as CRMs, shared drives, and basic data entry or document formatting.
• Interest in labour relations and social justice is an asset.

Condition of employment

• Must meet the language requirement of the position.

Additional information

• Candidates must be fluently bilingual in both English and French at the time of application. This position requires advanced proficiency in both spoken and written English and French, and candidates should be prepared to demonstrate this fluency during the recruitment process.
• If you are a member of an equity-deserving group, we encourage you to self-declare in this recruitment process. This self-declaration information may be factored into selection decisions and to address CAPE’s commitment to increase representation of these groups.
• CAPE is committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, starting with the hiring process. Should you require accommodation during any phase of the evaluation process, please contact rh-hr@acep-cape.ca. All information received in relation to accommodation requests will be kept confidential except when required to implement accommodation.
• An eligibility list of applicants may be established from this process to staff similar positions within CAPE.
• We will contact applicants when the screening and interview phases are completed.
• The recruitment committee reserves all rights to use any methods that they deem appropriate to evaluate applicants, including artificial intelligence.
• Communication for this process will be sent via email. It is the responsibility of the applicant to ensure that accurate contact information is provided and updated as required and to update their personal information when it changes. Applicants who apply to this selection process should include an email address that accepts email from unknown users (some email systems block these types of email).
• Time-sensitive correspondence may be transmitted via email, and it will be the applicant's responsibility to check their email regularly. Failure to respond to communications may result in elimination from this process.
• CAPE may decide to use top-down or random selection or any other additional qualification to determine the number of applicants who will be considered for the next stage of the evaluation.
• Beyond skills and experience, we’re looking for someone who’s the right fit for our team: a good communicator, adaptable, and passionate about the association’s mission of defending the rights of our members.
• Proof of Canadian citizenship, permanent residency documentation, or a valid work permit or open work visa will be requested to ensure that candidates are eligible to work in Canada without restrictions.
• Applicants are required to disclose any potential conflicts of interest that may arise from their employment in this position. A conflict of interest may include, but is not limited to, personal or financial relationships with individuals or organizations that could affect, or be perceived to affect, the impartiality of your work. If you believe you may be in a conflict of interest, please include a brief statement in your application outlining the nature of the potential conflict. This information will be reviewed confidentially and will not necessarily disqualify you from consideration.

How to Apply

To be considered for this position, applicants must submit the following documents to rh-hr@acep-cape.ca by September 11, 2026:

1. A cover letter outlining how their education, experience, and competencies meet the requirements of the position; and
2. an up-to-date résumé/curriculum vitae.

Applicants are encouraged to clearly demonstrate in their application how they meet the following key qualifications:

• administrative and logistical support experience;
• experience organizing events or engagement activities;
• experience working with unions, labour organizations, government bodies, or NGOs;
• familiarity with labour relations and the federal public sector union environment;
• bilingual proficiency in English and French; and
• strong organizational, interpersonal, and project‑management skills.

Format and Submission:

• Submit your application as a single PDF file containing both your cover letter and resume.
• Indicate “Application – 2026-Ext-18” in the subject line of your email.

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Adjointe administrative ou adjoint administratif, organisation et événements

Numéro de concours : 2026-EXT-18

Date de publication : 14 août 2026

Date de clôture: 11 septembre 2026

Durée : Six mois avec possibilité de prolongation

Niveau de classification : Niveau 2

Salaire : 63 812 $ – 77 498 $

Nombre de postes : 1

Statut : Syndiqué

À propos de l’Association

L’Association canadienne des employés professionnels (ACEP) est un syndicat dynamique et progressiste qui représente plus de 25 000 fonctionnaires professionnelles et professionnels du secteur public fédéral. Nous tenons à assurer un environnement inclusif et équitable pour l’ensemble de nos membres.

Notre organisation offre un :

1. Un milieu de travail progressif ;
2. Un modèle de travail flexible et la possibilité de télétravailler ;
3. Une transition sans problème pour les fonctionnaires ;
4. Un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

Résumé des fonctions

Sous la direction du conseiller principal du président, l'adjoint(e) administratif(ve (organisation et événements) fournit un soutien administratif, logistique et opérationnel spécialisé au Bureau de la présidence. La personne titulaire veille au bon déroulement des événements, des initiatives de mobilisation, des activités d’organisation des membres, des campagnes de mobilisation, du suivi des données et de la préparation du matériel.

Ses fonctions comprennent également la planification, la coordination des réunions, la gestion de la correspondance, la tenue des dossiers ainsi que le soutien aux projets internes et aux communications. Ce poste exige professionnalisme, discrétion, sens du détail et capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois dans un environnement bilingue et dynamique.

Exigences

Études et expérience

• Diplôme d’études secondaires.
• Expérience dans un poste administratif ou de soutien de bureau, de préférence dans un syndicat, un organisme sans but lucratif ou une organisation associative.
• Diplôme d’études postsecondaires en administration de bureau, en administration des affaires, en communication ou dans un domaine connexe, considéré comme un atout.

Remarque : Des combinaisons équivalentes d’études et/ou d’expérience peuvent être prises en considération.

Principales responsabilités

• Assurer un soutien administratif à l’agente de liaison avec les sections locales et coordonnatrice des événements dans la planification et la coordination des événements locaux, régionaux et nationaux de l’ACEP.
• Tenir à jour les calendriers, planifier les réunions, coordonner les déplacements et aider à organiser des événements internes et externes ainsi que des séances de formation.
• Rédiger, réviser, mettre en forme et distribuer la correspondance, les procès-verbaux, les rapports, les présentations, les documents d’information et les communications bilingues.
• Organiser et tenir à jour les systèmes de classement numériques et physiques liés aux activités des dirigeantes et dirigeants des sections locales, aux événements et à la documentation des projets.
• Suivre les calendriers des projets, les tâches, les livrables et les échéances liées aux événements.
• Soutenir les communications internes et tenir à jour les listes de contacts, les bases de données, les dossiers des participantes et participants, et la documentation conformément aux pratiques de gestion des données de l’ACEP.
• Contribuer à la mise à jour et à la maintenance des outils et des plateformes numériques utilisés par les équipes d’organisation et de communication (p. ex., Action Network, lecteurs partagés, calendriers de contenu).
• Assurer la liaison avec les autres unités de l’ACEP et les parties prenantes externes afin de coordonner le flux d’informations et d’assurer le suivi des demandes.
• Fournir un soutien logistique pour les initiatives spéciales, les campagnes et les activités de mobilisation des membres.
• Coordonner les services liés aux événements, notamment l’hébergement et le transport, le lieu de réunion et les installations, les services de traiteur, la signalisation, les présentoirs, les services de traduction et d’interprétation, les exigences en matière d’accessibilité, l’équipement audiovisuel, l’impression et la sécurité.
• Suivre les inscriptions des participant·es et préparer le matériel nécessaire à l’événement, notamment les ordres du jour, les porte-noms et les trousses d’information.
• Faciliter la tenue des événements sur place, y compris l’inscription, l’installation, le démontage et la coordination du service de traiteur.
• Coordonner l’expédition, l’inventaire et la distribution des articles promotionnels et des fournitures de l’ACEP.
• Répondre de manière rapide et courtoise aux demandes des membres, des dirigeant·es des sections locales et du personnel.
• Assurer la gestion des communications bilingues en veillant à leur exactitude et à leur cohérence dans les deux langues officielles.
• Saisir et mettre à jour les données relatives aux événements, à la participation et aux activités des sections locales, et contribuer à la compilation de statistiques et de résumés pour les rapports périodiques.
• Préserver la confidentialité des informations des membres et des documents de l’organisation.

Autres compétences et habiletés

• Souci du détail et compétences organisationnelles.
• Capacité à gérer plusieurs tâches et priorités dans des délais serrés.
• Tact, discrétion et professionnalisme dans le traitement des questions confidentielles.
• Connaissance des outils numériques tels que les logiciels de gestion de la relation client, les lecteurs partagés et les opérations de saisie de données ou de mise en forme de documents simples.
• Intérêt pour les relations de travail et la justice sociale (un atout).

Condition d’emploi

• Doit répondre aux exigences linguistiques du poste.

Informations supplémentaires

• Les candidates et candidats doivent être parfaitement bilingues, en anglais et en français, au moment de leur candidature. Ce poste requiert une maîtrise avancée de l’anglais et du français, tant à l’oral qu’à l’écrit, et les candidat·es doivent être prêt·es à démontrer cette maîtrise au cours de la procédure de recrutement.
• Si vous êtes membre d’un groupe méritant l’équité, nous vous encourageons à le déclarer dans le cadre du processus de recrutement. Ces informations pourront être prises en compte dans les décisions de sélection et dans l’engagement de l’ACEP à accroître la représentation de ces groupes.
• L’ACEP s’engage à offrir un milieu de travail inclusif et sans obstacle, en commençant par le processus d’embauche. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation au cours d’une phase quelconque du processus d’évaluation, veuillez communiquer avec nous à l’adresse rh-hr@acep-cape.ca. Toutes les informations reçues concernant les demandes de mesures d’adaptation resteront confidentielles, sauf si leur divulgation est nécessaire pour leur mise en œuvre.
• Une liste d’admissibilité des candidat·es peut être établie à partir de ce processus pour pourvoir des postes similaires au sein de l’ACEP.
• Nous communiquerons avec les candidat·es une fois les phases de présélection et d’entrevue terminées.
• Le comité de recrutement se réserve le droit d’utiliser toutes les méthodes qu’il juge appropriées pour évaluer les candidat·es, y compris l'intelligence artificielle.
• Les communications relatives à ce processus seront envoyées par courrier électronique. Il incombe à la personne candidate de s’assurer que ses coordonnées sont exactes et mises à jour, au besoin, et de mettre à jour ses renseignements personnels en cas de changement. Les candidat·es qui s’inscrivent à ce processus de sélection doivent indiquer une adresse électronique qui accepte les courriels provenant d’utilisateurs inconnus (certains systèmes de messagerie bloquent ces types de courriels).
• Les communications urgentes peuvent être transmises par courrier électronique, et il incombe à la personne candidate de consulter régulièrement sa messagerie électronique. L’absence de réponse pourrait entraîner son exclusion du processus de sélection.
• L’ACEP peut décider de recourir à une sélection descendante ou aléatoire ou à tout autre critère supplémentaire pour déterminer le nombre de candidat·es qui seront pris·es en considération pour la prochaine étape de l’évaluation.
• Au-delà des compétences et de l’expérience, nous recherchons une personne qui s’intégrera parfaitement à notre équipe : dotée de solides aptitudes en communications, capable de s’adapter et animée par la mission de l’Association, qui consiste à défendre les droits de nos membres.
• Une preuve de citoyenneté canadienne, un document attestant du statut de résident permanent ou un permis de travail ou un visa de travail ouvert valide sera demandé afin de s'assurer que les candidats sont autorisés à travailler au Canada sans restriction.
• Les candidats sont tenus de signaler tout conflit d'intérêts potentiel pouvant découler de leur emploi à ce poste. Un conflit d'intérêts peut inclure, sans s'y limiter, des relations personnelles ou financières avec des personnes ou des organisations qui pourraient affecter, ou être perçues comme affectant, l'impartialité de votre travail. Si vous pensez être en situation de conflit d'intérêts, veuillez inclure dans votre candidature une brève déclaration décrivant la nature du conflit potentiel. Cette information sera examinée de manière confidentielle et ne vous empêchera pas nécessairement d'être pris en considération.

Comment postuler
Pour que leur candidature soit prise en considération, les candidats doivent envoyer les documents suivants à rh-hr@acep-cape.ca d'ici le 11 septembre 2026:

1. une lettre de présentation démontrant comment leur formation, leur expérience et leurs compétences répondent aux exigences du poste; et
2. un curriculum vitæ à jour.

Les personnes candidates sont encouragées à démontrer clairement dans leur candidature qu’elles possèdent les qualifications clés suivantes :

• de l’expérience en soutien administratif et logistique;
• de l’expérience de travail en organisation d’événements ou d’activités d’engagement;
• de l’expérience de travail auprès de syndicats, d’organisations syndicales, d’organismes gouvernementaux ou d’ONG;
• une familiarité avec l’environnement des relations de travail et du milieu syndical de la fonction publique fédérale;
• une excellente maîtrise des deux langues officielles, soit le français et l’anglais; et
• de solides compétences organisationnelles, interpersonnelles et en gestion de projets.

Format et soumission:

• Soumettez votre candidature sous la forme d'un seul fichier PDF contenant votre lettre de motivation et votre CV.
• Indiquez « Candidature 2026-Ext-18 » dans l'objet de votre courriel.