Administrative Assistant (Bilingual)

Surety Association of Canada

Administrative Assistant (Bilingual)

Job Location:

Mississauga, Ontario

Job Type:

Administrative

Duration:

Permanent Part Time

Salary/Rate:

Open

Number of Positions Open:

1

Start Date of Employment:

ASAP

Posting Date:

September 25, 2026

Company Information:

The Surety Association of Canada (SAC) is the national trade advocacy association that represents the interests of the surety industry across Canada. Our members represent more than 99.2% of all surety premiums written in Canada and consist of primary surety firms, surety reinsurers, surety/insurance brokers, and other organizations that provide related and complementary services to the surety industry such as legal firms and consultants.

Job Description:

We are looking for part-time Administrative Assistant to perform a variety of administrative and support-related tasks for a small but fast-paced business environment. Duties will be to provide support to our association’s Communications & Program Manager, our VP of Operations, as well as other staff, as required.

This position will be flexible and can be either two to three days per week (20 to 24 hours), or half days for five days a week (4 hours each day).

Responsibilities will include:

➢ Administrative:

○ Answering and directing phone calls which are received to the main reception desk.

○ Distribution of mail/courier packages.

○ Assistance with Accounts Receivable reminders (collections).

○ Ordering office supplies.

➢ Communications:

○ Assistance with the design and distribution of e-communications using Constant Contact.

○ Assistance with social media posts (i.e., LinkedIn and Instagram).

➢ Events:

○ Event support, to include management of event registration, sending confirmations to registrants, creating name badges, submitting invoice requests to bookkeeper, and other tasks, as required.

➢ Membership/Stakeholder Relations:

○ Management of committee lists and assisting with the distribution of committee meeting invites.

○ Supporting the management of membership database, to include activating/de-activating member profiles, and creating new company profiles.

○ Liaising with members and stakeholders across the country (i.e., by phone or on-site at events).

➢ Program:

○ Providing support and coordination of registrants for the Associateship of Canadian Surety Bonding Program (A.C.S.B.) /le programme des associés en cautionnement canadien (P.A.C.C.).

○ Assistance with course book shipping via Canada Post.

○ Other program-related tasks, as required.

Requirements:

The successful candidate will demonstrate:

➢ Proven experience as an administrative assistant in a small office environment. Experience in a non-profit trade advocacy organization would be preferred but is not essential.

➢ Bilingual French (Canadian/Québécois) and English are a must.

➢ Knowledge of office management systems and procedures.

➢ Proficiency in MS Office (i.e., MS Excel, MS Word, etc.).

➢ Excellent time management skills and the ability to prioritize work.

➢ Attention to detail and problem-solving skills.

➢ Excellent written and verbal communication skills with a focus on providing superior customer service.

➢ Strong organizational skills with the ability to multi-task.

➢ Experience with Content Management Systems (CMS) for database management is not a requirement but would be an asset.

➢ Proficiency in small business accounting systems, specifically with QuickBooks® is not a requirement but would be an asset.

Interested candidates should forward a resume and cover letter by email to:

Surety Association of Canada
Sharon Clark-Koufis
Vice President, Operations

Email: sclark@suretycanada.com

We thank all applicants for their interest; however, only those selected for an interview will be contacted. No phone calls please.

Association canadienne de caution

Adjoint(e) administratif(ve) (bilingue)

Lieu de travail :

Mississauga, Ontario

Type de poste :

Administratif

Durée :

Temps partiel permanent

Salaire/Taux :

À discuter

Nombre de postes :

1

Date d’entrée en fonction :

Dès que possible

Date d’affichage :

25e septembre 2026

Renseignements sur l’organisation :

L’Association canadienne de caution (ACC) est l’association nationale de représentation du secteur du cautionnement au Canada. Nos membres représentent plus de 99,2 % de toutes les primes de cautionnement émises au pays et regroupent des sociétés de cautionnement, des réassureurs, des courtiers en cautionnement/assurance, ainsi que des organisations offrant des services connexes ou complémentaires à l’industrie, tels que des cabinets juridiques et des firmes de consultation.

Description du poste :

Nous sommes à la recherche d’un(e) adjoint(e) administratif(ve) à temps partiel pour effectuer une variété de tâches administratives et de soutien dans un environnement de petite entreprise, mais au rythme rapide. Les tâches consisteront à fournir du soutien à la gestionnaire des communications et des programmes de notre association, à notre vice-présidente des opérations, ainsi qu’aux autres membres du personnel, au besoin.

Ce poste sera flexible et pourra être soit de deux à trois jours par semaine (20 à 24 heures), soit des demi-journées cinq jours par semaine (4 heures par jour).

Les responsabilités comprennent :

➢ Administration :

○ Répondre aux appels téléphoniques reçus à la réception principale et les gérer.

○ Distribuer le courrier et les colis envoyés par messagerie.

○ Aider avec les rappels de comptes clients (collections).

○ Commander les fournitures de bureau.

➢ Communications :

○ Aider à la conception et à la distribution des communications électroniques à l’aide de Constant Contact.

○ Aider à la préparation de publications sur les médias sociaux (p. ex. LinkedIn et Instagram).

➢ Événements :

○ Soutien aux événements, incluant la gestion des inscriptions, l’envoi des confirmations aux participants, la création des badges, la soumission des demandes de facturation au comptable, ainsi que d’autres tâches, au besoin.

➢ Relations avec les membres et les parties prenantes :

○ Gestion des listes de comités et aide à la distribution des invitations aux réunions de comité.

○ Soutien à la gestion de la base de données des membres, y compris l’activation et la désactivation des profils de membres, ainsi que la création de nouveaux profils d’entreprise.

○ Communication avec les membres et les parties prenantes partout au pays (p. ex. par téléphone ou sur place lors d’événements).

➢ Programmes :

○ Fournir du soutien et de la coordination pour les inscriptions au programme Associateship of Canadian Surety Bonding (A.C.S.B.) / programme des associés en cautionnement canadien (P.A.C.C.).

○ Aider à l’expédition des manuels de cours via Postes Canada.

○ Effectuer d’autres tâches liées aux programmes, au besoin.

Exigences :

La personne retenue devra démontrer :

➢ Une expérience confirmée comme adjoint(e) administratif(ve) dans un petit environnement de bureau. Une expérience dans un organisme sans but lucratif de représentation sectorielle serait préférée, mais n’est pas essentielle.

➢ Le bilinguisme français (canadien/québécois) et anglais est obligatoire.

➢ Une connaissance des systèmes et procédures de gestion de bureau.

➢ Une maîtrise de MS Office (p. ex. MS Excel, MS Word, etc.).

➢ D’excellentes compétences en gestion du temps et la capacité de prioriser le travail.

➢ Une attention au détail et des aptitudes en résolution de problèmes.

➢ D’excellentes compétences en communication écrite et verbale, avec un accent sur la prestation d’un service à la clientèle supérieur.

➢ De solides compétences organisationnelles et la capacité de gérer plusieurs tâches simultanément.

➢ Une expérience avec les systèmes de gestion de contenu (CMS) pour la gestion de bases de données n’est pas obligatoire, mais serait un atout.

➢ Une maîtrise des systèmes comptables pour petites entreprises, particulièrement QuickBooks®, n’est pas obligatoire, mais serait un atout.

Les candidats intéressés doivent faire parvenir un curriculum vitæ et une lettre de présentation par courriel à :

Association canadienne de caution
Sharon Clark-Koufis
Vice-présidente des opérations

Courriel : sclark@suretycanada.com

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt ; toutefois, seules les personnes sélectionnées pour une entrevue seront contactées. Aucun appel téléphonique, s’il vous plaît.