Youth Exchange Program Coordinator - Coordinateur ou coordinatrice d’échange de jeunes

Overview

Reporting to the Manager, the Coordinator is responsible for the day-to-day administration of Experiences Canada’s Youth Exchanges program. They will work as part of a small, dedicated team and communicate directly with teachers, youth group leaders, exchange participants and their parents regarding all steps including registration, travel, paperwork and preparation, general inquiries and troubleshooting with our online learning platforms. This bilingual position requires strong administrative, organizational, and interpersonal skills along with experience with data entry. Experience with CRM (Salesforce) is an asset.

The Youth Exchanges program is Experiences Canada’s keystone program. It offers reciprocal exchanges within Canada for groups of youth, between the ages of 12 and 18 from any region of the country. The groups are paired according to their ages and interests and each pair hosts their “twin” in their hometown. Participants play an active role in planning the exchange by communicating regularly with their twin, doing research on the community that they will visit, and participating in the planning, themes and activities, and fundraising.

Experiences Canada’s Mission

We offer transformational practical and learning opportunities to Canadian youth creating safe, fun, memorable experiences that deepen their connection to their peers, community, and their country. Our exchanges and youth-centered educational and career resources enrich personal relationships and build confidence and skills.

Main Responsibilities

The main duties and responsibilities of the Youth Exchange Program Coordinator include:

Online & Data

• Responsible for reviewing and verifying project data in SalesForce and ensuring all fields and forms involved with the exchange application process are working efficiently
• Responsible for the data entry of exchange project requirements, as per the program workflow
• Enters and verifies all budget related costs, collects invoices, and reconciles program files
• Assist group organizers, parents and youth in submitting online exchange project forms, as needed

Administration

• Ensures all relevant project documents are finalized and saved appropriately in Salesforce and the shared drive
• Assists with the preparation of exchange documents (pre, during and post) using Microsoft Suite software e.g. Word, PowerPoint, DropBox, and Adobe Pro Acrobat
• Provides regular (weekly) Exchanges target updates and intermittent progress reports to the Manager
• Collaborates with team members from other departments as needed such as Communications and Finance, and joins in all staff weekly meetings

Communication and Client Service

• Twins eligible exchange groups, and manages all communications with the groups pre, during and post travel
• Collaborates with group organizers and other stakeholders such as parents to review program objectives and schedules
• Liaises with travel agency to discuss budget and plan travel arrangements
• Acts as primary contact with group organizers and parents during entire exchange, ensures follow-up where necessary
• Participates in conferences as a representative of Experiences Canada, and presents information sessions and workshops about the program as required
• Staffs the emergency cell phone (to support groups in transit) according to a shared timetable
• Responds to general inquiries and prepares regular written correspondence on a range of topics related to the Exchange program
• Drives and supports a comprehensive outreach strategy to recruit new groups

Required Skills

• Bilingual (French and English) mandatory
• Strong communication and diplomatic social skills
• Proficient in Salesforce CRM
• Experience in working in a team
• Self-motivated and takes initiative
• Detailed oriented
• Goal, deadline, and timeline oriented
• Ability to multitask and transition efficiently to multiple projects
• Ability to be strategic, plan, and adapt to the unexpected (primarily related to travel situations with the groups)

Additional Assets

• Strong public speaking and presentation skills
• Able to travel within Canada
• Previous work experience with educators and/or school boards
• Research and analytical skills

Aperçu général

Relevant du gestionnaire, le/la coordonnateur(trice) est responsable de l’administration quotidienne du programme Échanges de jeunes d’Expériences Canada. Il/elle travaillera au sein d’une petite équipe dévouée et communiquera directement avec les enseignants, les responsables de groupes de jeunes, les participants aux échanges et leurs parents concernant toutes les étapes du processus, notamment l’inscription, les déplacements, la documentation et la préparation, les demandes générales et la résolution de problèmes liés à nos plateformes d’apprentissage en ligne.

Ce poste bilingue exige de solides compétences administratives, organisationnelles et interpersonnelles, ainsi qu’une expérience en saisie de données. Une expérience avec un CRM (Salesforce) est un atout.

Le programme Échanges de jeunes est le programme phare d’Expériences Canada. Il offre des échanges réciproques à travers le Canada pour des groupes de jeunes âgés de 12 à 18 ans provenant de toutes les régions du pays. Les groupes sont jumelés selon leur âge et leurs intérêts, et chaque groupe accueille son « jumeau » dans sa communauté. Les participants jouent un rôle actif dans la planification de l’échange en communiquant régulièrement avec leur jumeau, en effectuant des recherches sur la communauté qu’ils visiteront et en participant à la planification, aux thèmes, aux activités et à la collecte de fonds.

Mission d’Expériences Canada

Nous offrons aux jeunes Canadiens des occasions d’apprentissage pratiques et transformatrices, en créant des expériences sécuritaires, amusantes et mémorables qui renforcent leurs liens avec leurs pairs, leur communauté et leur pays. Nos échanges et nos ressources éducatives et professionnelles axées sur les jeunes enrichissent les relations personnelles et développent la confiance ainsi que les compétences.

Responsabilités principales

Les principales fonctions du/de la coordonnateur(trice) du programme d’échanges de jeunes comprennent :

En ligne et données

• Examiner et vérifier les données des projets dans Salesforce et s’assurer que tous les champs et formulaires liés au processus de demande d’échange fonctionnent efficacement.
• Assurer la saisie des données des projets d’échange conformément au flux de travail du programme.
• Saisir et vérifier tous les coûts liés au budget, recueillir les factures et concilier les dossiers du programme.
• Aider les organisateurs de groupes, les parents et les jeunes à soumettre les formulaires de projet d’échange en ligne, au besoin.

Administration

• Veiller à ce que tous les documents pertinents des projets soient finalisés et correctement sauvegardés dans Salesforce et sur le lecteur partagé.
• Aider à la préparation des documents d’échange (avant, pendant et après) à l’aide de la suite Microsoft (Word, PowerPoint), DropBox et Adobe Acrobat Pro.
• Fournir des mises à jour hebdomadaires sur les objectifs des échanges et des rapports d’étape ponctuels au gestionnaire.
• Collaborer avec les membres de l’équipe d’autres départements (communications, finances, etc.) et participer aux réunions hebdomadaires du personnel.

Communication et service à la clientèle

• Jumeler les groupes admissibles et gérer toutes les communications avec eux avant, pendant et après les déplacements.
• Collaborer avec les organisateurs de groupes et d’autres parties prenantes (comme les parents) afin de revoir les objectifs et les calendriers du programme.
• Assurer la liaison avec l’agence de voyage pour discuter du budget et planifier les déplacements.
• Agir comme principal point de contact pour les organisateurs et les parents pendant toute la durée de l’échange et assurer les suivis nécessaires.
• Participer à des conférences en tant que représentant(e) d’Expériences Canada et animer des séances d’information et des ateliers sur le programme, au besoin.
• Assurer la permanence du téléphone d’urgence (pour soutenir les groupes en déplacement) selon un horaire partagé.
• Répondre aux demandes générales et préparer des communications écrites régulières sur divers sujets liés au programme d’échanges.
• Contribuer à une stratégie de rayonnement globale afin de recruter de nouveaux groupes.

Compétences requises

• Bilinguisme (français et anglais) obligatoire.
• Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles, avec diplomatie.
• Maîtrise du CRM Salesforce.
• Expérience de travail en équipe.
• Autonomie et esprit d’initiative.
• Souci du détail.
• Capacité à atteindre des objectifs et à respecter des échéanciers.
• Capacité à gérer plusieurs tâches et à passer efficacement d’un projet à l’autre.
• Capacité à planifier de façon stratégique et à s’adapter aux imprévus (notamment en contexte de déplacements de groupes).

Actifs supplémentaires

• Excellentes compétences en prise de parole en public et en présentation.
• Disponibilité pour voyager au Canada.
• Expérience de travail avec des éducateurs et/ou des conseils scolaires.
• Compétences en recherche et en analyse.