Technicien/technicienne en archivistique

SOMMAIRE DES RESPONSABILITÉS Le Service des archives de la Congrégation des Sœurs de la Charité d’Ottawa a pour mission de préserver le patrimoine documentaire de la communauté depuis sa fondation, en 1845.
Relevant de la Coordonnatrice Archives et Site historique, le ou la Technicien(ne) en archivistique exécute des tâches variées relatives à la gestion et au traitement des archives courantes et historiques. Il ou elle assiste le supérieur immédiat dans le cadre de la mise en place du système de gestion documentaire; participe à la création de projets de diffusion et de mise en valeur du patrimoine des Sœurs de la Charité d’Ottawa. TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

• Appliquer les normes, politiques et procédures associées à la gestion de documents et des archives;
• Participer à l’implantation et à la mise à jour du plan de classification et du calendrier de conservation;
• Traiter et décrire les fonds d’archives selon les règles et les pratiques archivistiques reconnues (Règles de description de documents d’archives RDDA);
• Actualiser les bases de données à l’aide du logiciel de gestion documentaire;
• Tenir à jour les inventaires et les instruments de recherche;
• Assurer la destruction sécuritaire des documents selon les normes et procédures en vigueur;
• Assister et accompagner les religieuses dans leurs tâches d’aide-archiviste;
• Accompagner les usagers dans leur recherche selon les besoins en respectant les directives en vigueur;
• Réaliser des activités reliées à un projet de numérisation;
• Effectuer toutes autres tâches connexes.

CONFORMITÉ SANTÉ ET SÉCURITÉ

• Exécuter l’ensemble des tâches de façon sécuritaire et se conformer aux lois, aux règles et aux pratiques exemplaires en matière de santé et sécurité;
• Se familiariser avec le plan des mesures d’urgence établi par la Maison mère.

PROFIL DE COMPÉTENCES ET EXIGENCES DU POSTE

• Diplôme d’études collégiales en gestion documentaire; techniques de la documentation; ou certificat en archivistique ou toute autre formation jugée pertinente;
• Avoir entre deux (2) et cinq (5) années d’expérience dans des fonctions similaires;
• Maîtrise du français à l’oral et à l’écrit; bonne connaissance de l’anglais, parlé et écrit.
• Avoir une bonne connaissance des lois sur l’accès aux documents et sur la protection des renseignements personnels;
• Maîtriser la suite MS Office, Word, Outlook, Excel et PowerPoint;
• Connaissance des logiciels spécialisés en gestion documentaire.

CAPACITÉS ET ATTITUDES

• Sens de la confidentialité, faire preuve de jugement, de tact, de respect, d’écoute et d’empathie;
• Capacité à gérer des priorités concurrentes tout en offrant un service à la clientèle de haute qualité;
• Esprit d’analyse et de synthèse;
• Faire preuve d’autonomie, de rigueur et avoir le souci du détail;
• Être capable de travailler en équipe et de manière autonome;
• Capacité physique à soulever des boîtes allant de 20-35 livres, occasionnellement.

ATOUTS

• Être membre d’une association professionnelle en gestion documentaire;
• Connaissance du logiciel QoreUltima;
• Connaissance en muséologie;
• Expérience de travail dans le domaine religieux.