Specialist, Policy and Government Relations

Specialist, Policy and Government Relations – Full term Permanent

What we’re looking for: The Canadian Institute of Planners (CIP) is looking for an experienced and detail-oriented Specialist, Policy and Government Relations who will bring their positive energy, expertise, and willingness to further their skills to our national not-for-profit organization as we continue to implement our Strategic Plan. A full description of the role can be found further below.

What we do: CIP is a member-based organization that works on behalf of planning professionals and students across Canada. Our members work on many important issues, from planning new communities and public spaces to expanding public transit and bike paths (and much more!). As such, our organization is involved in conversations on how to support aspiring planners on their career journey, as well as policy issues related to climate change, healthy communities, housing, and what it means to support reconciliation and equity, diversity, inclusion, and accessibility in our communities

Who we are: CIP is strongly committed to a diverse, inclusive, and accessible workplace and strives to maintain a collaborative work environment that fosters personal and professional growth for all employees.

Where we are: Due to the collaborative nature of this role, the Specialist, Policy and Government Relations will be a hybrid employee and expected to be in the CIP office in person, in downtown Ottawa, a minimum of two (2) days per week.

CIP respectfully acknowledges that our office is located on the unceded territory of the Anishinaabe Algonquin Nation. CIP values the ongoing stewardship of all First Nations, Inuit, and Métis peoples.

What we’re offering: Compensation for this position is $60,000 - $68,000/year, commensurate with experience, plus the following enhancements:

• A comprehensive benefits package (Extended Health, Dental, Life Insurance, AD&D, LTD, and Employee and Family Assistance Program) – all premiums paid by CIP except for LTD (LTD premium to be paid by employee)
• An RRSP contribution matching program – up to 5% of gross salary
• Generous vacation entitlement – 18 paid days/year, plus additional non-statutory holidays
• Generous personal leave (for illness, family emergencies, etc.) – up to 20 paid days/year
• Professional development opportunities
• Hybrid office work environment, with flex-time option as per CIP policy

How to apply: If you are interested in working collaboratively with the CIP team plus partners across the country, we’d love to hear from you. Applicants are asked to submit a single PDF document, which includes:

• A cover letter addressing the duties, skills and abilities, and hard qualifications for the position, explaining why you are well-suited to the position
• A detailed C.V., including a summary of relevant knowledge and workplace experience

We thank all who apply; however, only those selected for an interview will be contacted. No follow-up emails or phone calls, please.

CIP is strongly committed to a diverse and inclusive workplace. CIP welcomes applications from those who will contribute to the diversity of our community. All qualified candidates are encouraged to apply; however, Canadian citizens and permanent residents will be given priority.

Position Summary

The Specialist, Policy and Government Relations, is a key member of the CIP policy and government relations portfolio, with a focus on developing, leveraging, and communicating CIP’s policy priorities, action issues, influence, and member value. This position is involved in, but is not limited to, the following initiatives:

• Policy and Government Relations
• External Relations and Representatives
• Project Management and Administration

Connection to Strategic Plan

This role connects directly to CIP’s strategic commitments to “Integrated Action on Complex Issues” and “More Equitable Planning, Together”. This includes the priority areas of climate change, healthy communities, housing, reconciliation, and equity, diversity, inclusion and accessibility. This position also aligns with the Institute’s renewed mission to support our members, add value to the larger Canadian planning ecosystem, and advocate on priority issues for greater collective impact and vision for inclusive and vibrant communities, respectfully connected to the natural world, for the well-being of current and future generations.

Reports To

Manager, Policy and Government Relations

Works Closely With

Communications team; all staff in various ways and with differing scopes.

Key Responsibilities

Policy and Government Relations

• Act as staff support to policy-related task forces, working groups, and committees
• Assist in the preparation of briefing materials, reports, talking points and presentations for executive leadership meetings with government representatives, including support for Executive-level engagement opportunities
• Working closely with the Manager, Policy & Government Relations, developing and implementing strategies to influence, educate, and inform government and stakeholder audiences, developing presentations, key messaging and content directed at government and stakeholder audiences
• Assist in the development of media responses and public statements, specific to policy priorities
• Monitor PTIA and key partner policy-related communications
• Track federal legislative calendars and identify opportunities for CIP participation in hearings, roundtables, and consultations.
• Monitor, review, and assist in the response to federal policy and regulatory programs and initiatives, relating to key CIP priorities
• Assist with bilingual policy-related material and inquiries

Project Management and Administration

• Support policy-related projects and Communities of Practice, including work plans, timelines, budgets, deliverables, and reporting
• Support the continued implementation of CIP’s Strategic Plan and key initiatives including, but not limited to:
  • CIP National Policies
  • Reconciliation Action Plan
  • EDI Roadmap
  • Policy-related grant projects
  • Policy-related Communities of Practice
• Contribute to the development of policy-related educational and career services content and programming, as needed (i.e. CPL webinars, CMHC Community of Practice and resource development)

External Relations and Representatives

General

• Develop and maintain positive relationships with all interest-holders
• In coordination with the Manager, Policy and Government Relations, act as a primary resource for planning practice-related networks (i.e. the National Planning Directors Network), issues and questions, with support from professional planners
• Maintain a reliable database of CIP networks (i.e. National Planning Directors Network, External Representatives, key interest-holders, and partnerships

Partners

• Provide general administrative support to key partners and stakeholders and act as the point of contact
• Schedule, prepare for, attend, and perform other work related to partnership meetings, as requested
• Represent CIP on select external and partner committees/subgroups and meetings as requested by the Manager, Policy and Government Relations, and/or CEO

External Representatives and Volunteers

• Manage and support volunteers (i.e. External Representatives and Working Group members), provide orientation and ongoing guidance, ensure compliance with CIP policies, professional code of ethics, and provincial and federal legislation and laws

Administration

• Lead on key administrative tasks for policy-related programs and projects
• Utilize project management tools (i.e. Basecamp) to coordinate project workflows and teams
• Buildout work schedules and work plans, and monitor to ensure projects stay on track and on budget
• Assist in the preparation of presentations and reports for the CEO, Board of Directors, and partners
• Add new resources to the Resource Library (as required)
• Keep abreast of best practices with respect to project management and volunteer coordination
• Assist in preparing content as required for Member Matters, the Annual Report, CIP Blog, policy webpages, social campaigns, and webinars
• Work with Manager, Policy & Government Relations to develop messaging relating to the policy and strategic work of CIP.
• Maintain systems for tracking key metrics and project progress, ensuring timely reporting.

Qualifications:

The ideal candidate will have the following skills and background:

• Degree or Diploma in Public Administration, Political Science, Communications, Public Relations, or Journalism, or equivalent experience
• Strong interest in the strategic action issues of the organization (climate change, healthy communities, housing, reconciliation, EDIA)
• Knowledge of communications policies, procedures, and practices
• Demonstrated experience in government, a minister’s or MP’s office, public‑sector consulting, industry or professional association, or corporate GR/policy role is an asset
• Strong research, writing and editing skills, data collection, analysis and synthesis
• Ability to communicate messages in a professional and engaging manner
• Strong organizational and interpersonal skills
• Ability to problem-solve, multi-task, meet tight deadlines, and thrive in a fast-paced environment
• Knowledge of Microsoft Office and Basecamp
• Creative, open, and collaborative approach to implementing projects, as well as the ability to work independently
• Bilingualism in both official languages (oral and written skills) is an asset

Spécialiste, Politiques et relations gouvernementales – Poste permanent à durée indéterminée

Ce que nous recherchons : l'Institut canadien des urbanistes (ICU) est à la recherche d'un spécialiste des politiques et des relations gouvernementales expérimenté et soucieux du détail qui apportera son énergie positive, son expertise et sa volonté de perfectionner ses compétences à notre organisation nationale à but non lucratif alors que nous continuons à mettre en œuvre notre Plan stratégique. Vous trouverez ci-dessous une description complète du poste.

Ce que nous faisons : l'ICU est une organisation composée de membres qui œuvre au nom des professionnels et des étudiants en urbanisme de partout le Canada. Nos membres travaillent sur de nombreux dossiers importants, allant de la planification de nouvelles communautés et d'espaces publics à l'expansion des transports en commun et des pistes cyclables (et bien plus encore!). À ce titre, notre organisation participe à des discussions sur la manière de soutenir les futurs urbanistes dans leur parcours professionnel, ainsi que sur des questions politiques liées aux changements climatiques, à la santé des communautés, au logement et à ce que signifie soutenir la réconciliation, l'équité, la diversité, l'inclusion et l'accessibilité dans nos communautés.

Qui nous sommes : l'ICU s'engage fermement à offrir un milieu de travail diversifié, inclusif et accessible, et s'efforce de maintenir un environnement de travail collaboratif qui favorise l'épanouissement personnel et professionnel de tous ses employés.

Où nous sommes : en raison de la nature collaborative de ce poste, le spécialiste des politiques et des relations gouvernementales sera un employé hybride et devra être présent au bureau de l'ICU, situé au centre-ville d'Ottawa, au moins deux (2) jours par semaine.

L’ICU reconnaît respectueusement que son bureau est situé sur le territoire non cédé de la nation Anishinaabe Algonquin. L’ICU apprécie l’intendance continue de tous les peuples des Premières Nations, des Inuits et des Métis.

Ce que nous offrons : la rémunération pour ce poste est de 60 000 à 68 000 dollars par an, en fonction de l'expérience, plus les avantages suivants :

• Un ensemble complet d'avantages sociaux (assurance maladie complémentaire, assurance dentaire, assurance vie, assurance décès et mutilation accidentels, assurance invalidité de longue durée et programme d'aide aux employés et à leur famille) – toutes les primes sont payées par l’ICU, à l'exception de l'assurance invalidité de longue durée (la prime d'assurance invalidité de longue durée est à la charge de l'employé).
• Un programme de cotisation équivalente à un REER – jusqu'à 5 % du salaire brut.
• Des congés payés généreux – 18 jours payés par an, plus les jours fériés supplémentaires.
• Des congés personnels généreux (pour maladie, urgences familiales, etc.) – jusqu'à 20 jours payés par an.
• Des possibilités de perfectionnement professionnel.
• Un environnement de travail hybride, avec l’option d'horaires flexibles conformément à la politique de l’ICU.

Comment postuler : si vous souhaitez travailler en collaboration avec l'équipe de l’ICU et ses partenaires à travers le pays, n'hésitez pas à nous contacter. Les candidats sont invités à envoyer un seul document PDF comprenant :

• Une lettre de motivation décrivant les tâches, les compétences et les qualifications requises pour le poste, et expliquant pourquoi vous êtes la personne idéale pour ce poste.
• Un CV détaillé, comprenant un résumé de vos connaissances et de votre expérience professionnelle pertinentes.

Nous remercions tous les candidats, mais seuls ceux sélectionnés pour un entretien seront contactés. Veuillez ne pas envoyer de courriels ou passer d'appels téléphoniques de suivi.

L’ICU accueille favorablement les candidatures de personnes qui contribueront à la diversité de notre communauté. Tous les candidats qualifiés sont encouragés à postuler, mais la priorité sera accordée aux citoyens canadiens et aux résidents permanents.

Résumé du poste

Le spécialiste des politiques et des relations gouvernementales est un membre clé du portefeuille des politiques et des relations gouvernementales de l’ICU. Il se concentre sur l'élaboration, la mise en valeur et la communication des priorités politiques, des questions d'action, de l'influence et de la valeur des membres de l’ICU. Ce poste implique, sans s'y limiter, les initiatives suivantes :

• Politiques et relations gouvernementales
• Relations externes et représentants
• Gestion de projet et administration

Lien avec le Plan stratégique

Ce poste est directement lié aux engagements stratégiques de l’ICU en matière d’« action intégrée sur les questions complexes » et de « planification plus équitable, ensemble ». Cela comprend les domaines prioritaires que sont les changements climatiques, les communautés saines, le logement, la réconciliation, l'équité, la diversité, l'inclusion et l'accessibilité. Ce poste s'inscrit également dans la nouvelle mission de l'Institut, qui consiste à soutenir nos membres, à apporter une valeur ajoutée à l'écosystème canadien de l’urbanisme dans son ensemble et à défendre les questions prioritaires afin d'avoir un impact collectif plus important et de promouvoir une vision de communautés inclusives et dynamiques, respectueuses du monde naturel, pour le bien-être des générations actuelles et futures.

Relève du

Gestionnaire, Politiques et relations gouvernementales

Travaille en étroite collaboration avec

L'équipe des communications et l'ensemble du personnel de diverses manières et dans différents domaines.

Principales responsabilités

Politiques et relations gouvernementales

• Assurer le soutien administratif aux groupes de travail, aux comités et aux commissions chargés des questions politiques
• Aider à la préparation de documents d'information, de rapports, de points de discussion et de présentations pour les réunions de la direction avec les représentants du gouvernement, y compris le soutien aux occasions d'engagement au niveau de la direction
• Travailler en étroite collaboration avec le responsable des politiques et des relations gouvernementales, élaborer et mettre en œuvre des stratégies visant à influencer, éduquer et informer les gouvernements et les parties prenantes, élaborer des présentations, des messages clés et des contenus destinés aux gouvernements et aux parties prenantes
• Aider à l'élaboration de réponses aux médias et de déclarations publiques spécifiques aux priorités politiques
• Surveiller les communications liées aux politiques des IAPT et des principaux partenaires
• Suivre les calendriers législatifs fédéraux et identifier les opportunités de participation de l’ICU aux audiences, aux tables rondes et aux consultations.
• Surveiller, examiner et aider à répondre aux programmes et aux initiatives politiques et réglementaires fédéraux liés aux priorités clés de l’ICU
• Aider à la préparation de documents et de demandes de renseignements bilingues liés aux politiques

Gestion et administration de projets

• Soutenir les projets liés aux politiques et les communautés de pratique, y compris les plans de travail, les calendriers, les budgets, les livrables et les rapports.
• Soutenir la mise en œuvre continue du Plan stratégique et des initiatives clés de l’ICU, notamment, mais sans s'y limiter :
  • les politiques nationales de l’ICU
  • le Plan d'action pour la réconciliation
  • la feuille de route EDI
  • les projets de subventions liés aux politiques
  • les communautés de pratique liées aux politiques
• Contribuer à l'élaboration de contenus et de programmes liés aux politiques en matière d'éducation et de services d'orientation professionnelle, selon les besoins (c'est-à-dire des webinaires de FPC, les communautés de pratique CMHC et le développement de ressources).

Relations extérieures et représentants

Général

• Développer et entretenir des relations positives avec toutes les parties prenantes.
• En coordination avec le gestionnaire des politiques et des relations gouvernementales, agir à titre de ressource principale pour la planification des réseaux liés à la pratique (c.-à-d. le Réseau national des directeurs d’urbanisme), des enjeux et des questions, avec le soutien d’urbanistes professionnels.
• Tenir à jour une base de données fiable sur les réseaux de l’ICU (c.-à-d. le Réseau national des directeurs d’urbanisme, les représentants externes, les principaux intervenants et les partenariats).

Partenaires

• Fournir un soutien administratif général aux principaux partenaires et parties prenantes et agir en tant que personne-ressource.
• Planifier, préparer, assister et effectuer d'autres tâches liées aux réunions de partenariat, selon les besoins.
• Représenter l’ICU auprès de partenaires et au sein de certains comités/sous-groupes externes et lors de réunions, à la demande du directeur des politiques et des relations gouvernementales ou du PDG.

Représentants externes et bénévoles

• Gérer et soutenir les bénévoles (c'est-à-dire les représentants externes et les membres des groupes de travail), leur fournir une orientation et des conseils continus, veiller au respect des politiques de l’ICU, du code de déontologie professionnelle et des lois et des réglementations provinciales et fédérales.

Administration

• Diriger les tâches administratives clés pour les programmes et les projets liés aux politiques.
• Utiliser des outils de gestion de projet (c'est-à-dire Basecamp) pour coordonner les flux de travail et les équipes de projets.
• Élaborer des calendriers et des plans de travail, et assurer un suivi pour garantir que les projets respectent le calendrier et le budget.
• Aider à la préparation des présentations et des rapports destinés au PDG, au conseil d'administration et aux partenaires.
• Ajouter de nouvelles ressources à la bibliothèque de ressources (selon les besoins).
• Se tenir au courant des meilleures pratiques en matière de gestion de projet et de coordination des bénévoles.
• Aider à préparer le contenu nécessaire pour les questions relatives aux membres, le rapport annuel, le blogue de l’ICU, les pages Web consacrées aux politiques, les campagnes sociales et les webinaires.
• Collaborer avec le directeur des politiques et des relations gouvernementales afin d'élaborer des messages relatifs aux politiques et aux travaux stratégiques de l’ICU.
• Tenir à jour les systèmes de suivi des indicateurs clés et de l'avancement des projets, en veillant à ce que les rapports soient remis dans les délais.

Qualifications :

Le candidat idéal possédera les compétences et l'expérience suivantes :

• Un diplôme ou certificat en administration publique, sciences politiques, communication, relations publiques ou journalisme – ou expérience équivalente.
• Un intérêt marqué pour les questions d'action stratégique de l'organisation (changements climatiques, communautés saines, logement, réconciliation, EDIA).
• Une connaissance des politiques, des procédures et des pratiques en matière de communication.
• Une expérience avérée au sein du gouvernement, du cabinet d'un ministre ou d'un député, dans le secteur public, dans une association industrielle ou professionnelle, ou dans un poste lié aux relations gouvernementales ou aux politiques d'entreprise est un atout.
• De solides compétences en matière de recherche, de rédaction et de révision, de collecte, d'analyse et de synthèse de données.
• Une capacité à communiquer des messages de manière professionnelle et engageante.
• De solides compétences organisationnelles et interpersonnelles.
• Une capacité à résoudre des problèmes, à mener plusieurs tâches de front, à respecter des délais serrés et à s'épanouir dans un environnement dynamique.
• Une connaissance de Microsoft Office et de Basecamp.
• Une approche créative, ouverte et collaborative dans la mise en œuvre de projets, ainsi qu’une capacité à travailler de manière autonome.
• Le bilinguisme dans les deux langues officielles (compétences orales et écrites) est un atout.