Special Assistant

About CATIE

CATIE is Canada’s source for HIV and hepatitis C information, and so much more. We increase knowledge about sexual health and substance use, we build the capacity of service providers to deliver prevention, testing and treatment services, and we promote policies and programs proven to work based on research, practice and lived experience.

Primary Role

We are seeking a highly organized, proactive and detail-oriented Special Assistant to support our Executive Director, senior leadership team and Board of Directors. The role supports the broader organization and ensures the efficient and effective delivery of a number of administrative services. This role provides the coordination and follow-through needed to support quality delivery, reduce risk and enable effective collaboration and reporting across programs and between the organization, its funders and external partners. Success in this role requires someone who will anticipate the executive’s needs, manage complex schedules and meet deadlines while working with a high level of accuracy. Supervised by the Executive Director, the location of this position is flexible, and can be full-time remote or a combination of remote and at the CATIE office in Toronto. The candidate will ideally be based in Toronto or Ottawa.

Key Responsibilities

Job Responsibility #1: Provides administrative support to the Executive Director, the Board of Directors, and the Management Team (50%)

1. Coordinates the information workflow in and out of the Executive Director’s office by developing effective systems for the Board of Directors, Executive Director and Management team to ensure the smooth operations of the organization.
2. Prepares agendas and supporting documents for Board, Staff and Management team meetings, records and finalizes minutes.
3. Arranges travel, accommodations and prepares expense claims for the Executive Director and the Board of Directors.
4. Assist with Board orientation materials and governance education.
5. Provides general project and administrative support across the organization, as required.

Job Responsibility #2: Stakeholder Support (30%)

1. Prepare and distribute briefing materials, presentations, and reports for stakeholder engagements.
2. Take and distribute minutes, ensuring that action items are documented and tracked.
3. Draft and send routine correspondence and follow-up communications to stakeholders.
4. Schedule and coordinate meetings, events, or consultations with stakeholders and funders.

Job Responsibility #3: Maintains the organization’s membership list and reporting (20%)

1. Manages the membership mailing list, responds to member inquiries and ensures accurate and timely communications to members on pertinent CATIE news and governance issues.
2. Prepares documents and communications for the Executive Director, including governance updates for staff, the board of directors, and the management team.
3. Tracks and records information for reporting purposes and follow up. This includes advocacy and lobbying activities to ensure compliance with applicable regulations.
4. Prepares and submits the Annual Return and other documents to fulfill regulatory requirements.
5. Submission of proposals, annual program plans and reports to organizational funders.

Knowledge and Skills

1. Attention to detail and accuracy in managing records and communications
2. Strong organizational, and time management abilities
3. Professional communication and interpersonal skills for engaging stakeholders
4. Knowledge of government structures, legislative experience an asset
5. Ability to follow instructions and structured workflows
6. Proficiency with office software and collaboration platforms
7. Discretion and professionalism when handling sensitive information
8. Experience in a similar position, preferably government relations or parliamentary staffing
9. Knowledge of CATIE’s mandate, program direction and service philosophy
10. Exhibits strong values, a can-do attitude, work ethic, and initiative
11. Project management is an asset
12. Fluency in both written and spoken French and English is an asset.

Benefits of Working with CATIE

CATIE offers:

Flexible work and the ability to work from home

A diverse, inclusive, and supportive team

Generous leave entitlement

Benefits that include extended health, dental, and life insurance

Our team includes people from diverse cultural, ethnic and linguistic backgrounds. Although we are proud to offer all of our activities in French and English, internal communications are mostly in English.

CATIE is committed to employment equity and encourages applications from Black, Indigenous and racialized people, people of all gender identities and sexual orientations, and people with disabilities. CATIE also recognizes the need for experience, knowledge and guidance from communities disproportionately affected by HIV and hepatitis C, including people living with HIV or with current or lived experience of hepatitis C or substance use.

HIV and hepatitis C disproportionately affect many racialized communities, yet these communities are underrepresented in paid staff positions of many HIV and hepatitis C organizations, including CATIE. We are working to change this by prioritizing anti-racism in our work and our operations, and striving to create a diverse, equitable and inclusive environment for racialized people to work and thrive.

* Recognizing that salary negotiations in the hiring process often increase gender and racial disparities, the posted salary is determined and fixed prior to candidate selection and is part of CATIE’s commitment to pay equity.

Applicants requiring accommodation are asked to make their needs known in advance.

CATIE does not use artificial intelligence during any part of its recruitment process.

This position fills an existing role.

Interested applicants should visit our website at www.catie.ca.

E-mail applications preferred. No phone calls, please. We thank you for your interest, however, only those applicants to be interviewed will be contacted.

NOTE: To reduce the number of “spam” responses to this posting, respondents must include the following text in the subject line of your e-mail: CATIE 2379.

Please submit your application with a cover letter and resume in one file using the following format Last Name_First Name_CV

French

À propos de CATIE

CATIE est la source canadienne de renseignements sur le VIH et l’hépatite C, et bien plus encore. Nous renforçons les connaissances sur la santé sexuelle et l’usage de substances; nous renforçons la capacité des prestataires de services en matière d’offre de services de prévention, de dépistage et de traitement; et, enfin, nous encourageons des politiques et des programmes dont le bon fonctionnement a été prouvé sur la base de la recherche, de la pratique et de l’expérience vécue.

Rôle principal

Nous sommes à la recherche d’un·e assistant·e spécial·e de direction proactif·ve et doté·e d’un excellent sens de l’organisation et du souci du détail pour seconder notre directeur général, notre équipe de direction et notre conseil d’administration. Le ou la titulaire du poste apporte un soutien à l’ensemble de l’organisme et assure la fourniture efficace et efficiente d’un certain nombre de services administratifs. Il ou elle assure la coordination et le suivi nécessaires pour soutenir une mise en œuvre de qualité, réduire les risques et favoriser une collaboration et une reddition de comptes efficaces des divers programmes, et entre l’organisme, ses bailleurs de fonds et ses partenaires externes. Pour être efficace, le ou la titulaire du poste doit être en mesure d’anticiper les besoins de la direction, de gérer des emplois du temps complexes et de respecter les échéances, tout en faisant preuve d’une grande rigueur. Ce poste à temps plein, supervisé par le directeur général, offre de la flexibilité quant au lieu de travail, les activités professionnelles pouvant se faire à distance ou en partie à distance et en partie dans les bureaux de CATIE à Toronto. Il est préférable que la personne retenue réside à Toronto ou à Ottawa.

Responsabilités

Responsabilité no 1 : Fournir un soutien administratif au directeur général, au conseil d’administration et à l’équipe de direction (50 %)

1. Coordonner la circulation de l’information entre le bureau du directeur général, le conseil d’administration et l’équipe de direction en mettant en place des systèmes efficaces pour assurer le bon fonctionnement de l’organisme.
2. Préparer les ordres du jour et les documents d’appui pour les réunions du conseil d’administration, du personnel et de l’équipe de direction, rédiger les procès-verbaux et en assurer la version finale.
3. Organiser les déplacements et réserver les hébergements du directeur général et des membres du conseil d’administration, et préparer leurs demandes de remboursement de dépenses.
4. Aider à l’élaboration de matériel d’orientation et de formations sur la gouvernance pour les membres du conseil d’administration.
5. Fournir du soutien général aux projets et du soutien administratif à l’ensemble de l’organisme, selon les besoins.

Responsabilité no 2 : Fournir un soutien aux parties prenantes (30 %)

1. Préparer et distribuer des documents de breffage, des présentations et des rapports pour les échanges avec les parties prenantes.
2. Prendre les notes de réunion et les transmettre, en veillant à ce que les mesures à prendre soient consignées et fassent l’objet d’un suivi.
3. Rédiger et transmettre la correspondance courante et les communications de suivi destinées aux parties prenantes.
4. Planifier et coordonner des réunions, des évènements ou des consultations avec des parties prenantes et des bailleurs de fonds.

Responsabilité no 3 : Gérer la liste des membres de l’organisme et les activités de rapport (20 %)

1. Gérer la liste de diffusion des membres, répondre aux demandes des membres et veiller à leur transmettre des communications exactes et en temps opportun concernant les nouvelles pertinentes de CATIE et les enjeux de gouvernance.
2. Préparer des documents et des communications pour le directeur général, notamment des rapports sur la gouvernance pour le personnel, le conseil d’administration et l’équipe de direction.
3. Consigner l’information pour la préparation de rapports et les suivis, y compris les activités de représentation et de lobbyisme, afin de garantir la conformité aux règlements.
4. Préparer et soumettre le rapport annuel ainsi que les autres documents requis afin de satisfaire aux exigences réglementaires.
5. Présenter des propositions, des plans de programmation annuelle et des rapports aux bailleurs de fonds de l’organisme.

Connaissances et aptitudes requises

1. Souci du détail et rigueur dans la gestion des dossiers et des communications
2. Excellent sens de l’organisation et de la gestion du temps
3. Capacité à communiquer avec professionnalisme et entregent dans le cadre des relations avec les parties prenantes
4. Connaissance des structures gouvernementales et expérience liée au contexte législatif, un atout
5. Capacité à suivre des directives et des processus de travail structurés
6. Maîtrise des logiciels de bureautique et des plateformes de collaboration
7. Discrétion et professionnalisme dans le traitement d’informations sensibles
8. Expérience dans un poste similaire, de préférence en relations gouvernementales ou au sein d’une équipe parlementaire
9. Connaissance du mandat, de l’orientation des programmes et de la philosophie de service de CATIE
10. Valeurs fortes, attitude positive, bonne éthique de travail et esprit d’initiative
11. Compétences en gestion de projets, un atout
12. Maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’écrit qu’à l’oral, un atout

Avantages de travailler chez CATIE

CATIE offre :

Un travail flexible et la possibilité de travailler de la maison

Une équipe diversifiée, inclusive et solidaire

Un régime de congés généreux

Des avantages sociaux qui comprennent assurance maladie, dentaire et vie complémentaire

Notre équipe comprend des personnes provenant de divers groupes culturels, ethniques et linguistiques. Bien que nous soyons fier·ère·s d’offrir toutes nos activités en français et en anglais, les communications internes se font principalement en anglais.

CATIE souscrit aux principes de l’équité en matière d’emploi et encourage les personnes noires, autochtones ou s’identifiant comme racisées, les personnes de toutes les identités de genre et orientations sexuelles, et les personnes ayant des invalidités à postuler. CATIE reconnaît la nécessité de l’apport de l’expérience, des connaissances et des conseils des communautés qui sont touchées de façon disproportionnée par le VIH et l’hépatite C ainsi que des personnes qui vivent avec le VIH ou qui ont une expérience de l’hépatite C ou de l’usage de substances.

Le VIH et l’hépatite C touchent de façon disproportionnée de nombreuses communautés racisées. Pourtant, ces communautés sont sous-représentées dans les postes rémunérés de nombreux organismes de lutte contre le VIH et l’hépatite C, dont CATIE. Nous nous efforçons de changer cette situation en donnant la priorité à l’antiracisme dans notre travail et nos opérations, et en nous efforçant de créer un environnement diversifié, équitable et inclusif où les personnes racisées peuvent travailler et s’épanouir.

* Attendu que les négociations salariales au cours du processus d’embauche accentuent souvent les disparités raciales et entre les sexes, le salaire affiché est fixe et déterminé avant la sélection du ou de la candidat·e et fait partie de l’engagement de CATIE en faveur de l’équité salariale.

Les candidat·e·s ayant besoin de mesures d’adaptation sont prié·e·s d’en informer l’organisme à l’avance.

Aucune technologie d’intelligence artificielle n’est utilisée par CATIE à quelque étape que ce soit du processus de recrutement.

Il s’agit du recrutement pour un poste existant au sein de l’organisme.

Les candidat·e·s intéressé·e·s sont invité·e·s à visiter notre site Web à l’adresse www.catie.ca.

Les candidatures par courriel sont recommandées. Veuillez ne pas téléphoner. Nous vous remercions de votre intérêt, mais seules les personnes convoquées à une entrevue seront contactées.

Soumettez votre candidature à : jobs@catie.ca

REMARQUE : Afin de réduire le nombre de « pourriels » que nous recevrons en réponse à cet avis, les personnes intéressées sont priées d’inclure le texte suivant dans la ligne objet de leur courriel : CATIE 2379.

Veuillez soumettre votre lettre de présentation ainsi que votre curriculum vitæ en un seul document, en veillant à le nommer selon le format suivant : Nom_Prénom_CV.