Selections Officer / agente ou agent des sélections

La version française suit

McCall MacBain Scholarships at McGill is seeking a highly driven professional to join the team as a Selections Officer, reporting to the Director of Selections and Global Community Engagement and collaborating closely with all team members.

The McCall MacBain Scholarships at McGill are Canada’s first comprehensive, leadership-driven scholarships for master’s and professional degree studies. Scholars are selected through an intensive process to identify those who aspire to lead with purpose and demonstrate an inner drive to make positive change. Once selected, scholars receive full funding for tuition plus a living stipend to study at McGill University and benefit from a world-class enrichment program, including mentorship, retreats, speaker series, and workshops.

As part of our selection process, we engage over 250 volunteers annually across Canada and worldwide who are leaders in diverse fields and embody the values we look for in our scholars: integrity, empathy, curiosity, and an abiding concern for improving the lives of those around us.

Position Overview

The Selections Officer is a people and project-management-driven role that supports the operations of a global selections system designed to bring out the best in candidates. The role involves managing correspondence with shortlisted candidates and the senior volunteers who select them, managing logistics for in-person and virtual events, and ensuring the quality and accuracy of complex data. The ideal candidate has strong communication skills, demonstrated experience working with multiple software platforms, and excellent organizational skills in fast-paced, detail-oriented environments.

Core Responsibilities

• Staff, Volunteer, and Candidate Support: Support the coordination of recruitment, training, and engagement of selection volunteers. Serve as the primary liaison with shortlisted candidates and manage candidate documentation.
• CRM and Data Management: Assist with CRM systems (e.g., Salesforce, Airtable, Slate, etc.), ensuring accurate data entry, system configuration, and reporting. Create and maintain up-to-date volunteer and scholar records, and create forms and reports as needed.
• Administrative Support: Provide administrative support, including preparing reports and briefing materials, preparing mail-merged documents, preparing & mailing volunteer packages, scheduling meetings, etc.
• Event Logistics: Coordinate logistics for both virtual and in-person events related to the selection process, including interview scheduling and technical support for online interviews.
• Program Coordination: Organize programming for candidates during interviews, including scheduling guest speakers, managing virtual sessions, and giving presentations to prospective scholars.
• Other duties as required.

Requirements

• Experience: Minimum of 2 years in project management, operations, or administrative roles, with proven ability to manage complex systems and processes. Experience in leadership development or youth-driven organizations – whether through work or volunteering – is considered a strong asset.
• Language Skills: Excellent written and verbal communication skills in English and working proficiency in French. Additional languages or experience in international or cross-cultural contexts are an asset.
• Technical Skills: Demonstrated experience in database management, report creation, troubleshooting technical issues, and learning new software. Experience in Salesforce, Slate, Airtable, Formstack, or Titan is considered an asset.
• Event and Volunteer Management: Experience coordinating events, delivering presentations, and facilitating both online and in-person sessions/meetings is considered an asset.
• Education: Postsecondary degree or diploma required, one in a relevant field considered an asset.

Attributes

• Exceptional attention to detail, ability to juggle multiple priorities and meet deadlines.
• Ability to build and maintain strong, trust-based relationships.
• Self-motivated, positive, solutions-oriented, and collaborative.
• Strong analytical and decision-making skills, with the flexibility to adapt to changing priorities.
• Ability to give and take constructive feedback.
• Curiosity and a desire to learn.
• Familiarity with the Canadian education system and scholarship processes an asset.

Why Join Us?

This is an exciting opportunity for a highly organized professional to join a dynamic and impactful team. The Selections Officer role offers the opportunity to manage sophisticated systems, contribute to the success of a scholarship program focused on leadership development, and work in a fast-paced, high-energy environment with colleagues committed to excellence.

Salary: Base salary of $60,000 - $65,000, plus a performance-based bonus, matched RRSP contribution, and a comprehensive benefits package including health and dental.

Location: In-person, downtown Montreal.

Eligibility: Candidates must be legally eligible to work in Canada.

Closing: September 22, 2025.

Applying: Email resumé and cover letter to Elise Chesson at hiring@mccallmacbainscholars.org.

Thank you for your interest. Please note that applications will be reviewed on a rolling basis. We will only contact those invited to interview.

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Le programme de bourses McCall MacBain à McGill est à la recherche d’une personne dynamique qui souhaite se joindre à son équipe à titre d’agente ou agent des sélections. La personne retenue pour ce poste travaillera sous la supervision de la directrice, Sélections et engagement communautaire mondial et en étroite collaboration avec tous les membres de l’équipe.

Le programme de bourses McCall MacBain à McGill est le tout premier programme de bourses de leadership complet pour les études professionnelles et de maîtrise au Canada. Les candidat·e·s suivent un processus exigeant, conçu pour identifier les personnes qui aspirent à exercer un leadership éclairé et qui font preuve d’une réelle détermination à améliorer le monde. Les étudiant·e·s qui obtiennent une bourse voient leurs droits et frais de scolarité intégralement couverts et perçoivent une allocation de subsistance, ce qui leur permet d’étudier à l’Université McGill et de suivre un programme d’enrichissement de classe mondiale qui comprend du mentorat, des retraites, des séries de conférences et des ateliers.

Pour mener à bien le processus de sélection, nous faisons appel chaque année à plus de 250 bénévoles du Canada et du monde entier qui sont des leaders dans diverses disciplines et incarnent les valeurs que nous recherchons chez nos boursières et boursiers : l’intégrité, l’empathie, la curiosité et une volonté profonde d’améliorer la vie des personnes qui les entourent.

Aperçu du poste

L’agent·e des sélections exerce des fonctions de gestion des ressources humaines et des projets en soutien aux activités d’un système de sélection mondial visant à tirer le meilleur de chaque candidat·e. Il comprend la gestion de la correspondance avec les candidat·e·s présélectionné·e·s et les bénévoles d’expérience chargés de la présélection, la gestion de la logistique des événements en personne et virtuels et le contrôle de la qualité et de l’exactitude de données complexes. La personne recherchée possède idéalement de solides compétences en communication, une expérience probante avec différentes plateformes logicielles et d’excellentes capacités d’organisation dans des environnements dynamiques où chaque détail a son importance.

Principales responsabilités

• Soutien au personnel, aux bénévoles et aux candidat·e·s : Soutenir la coordination des activités de recrutement, de formation et de mobilisation des bénévoles responsables de la sélection. Agir comme intermédiaire principal·e auprès des candidat·e·s présélectionné·e·s et gérer la documentation associée aux candidatures.
• Gestion des systèmes de GRC et des données : Collaborer à la gestion des systèmes de gestion de la relation client (GRC) (Salesforce, Airtable, Slate, etc.) en assurant la saisie précise des données, la configuration des systèmes et la production de rapports. Créer et tenir à jour les dossiers sur les bénévoles et les boursières et boursiers, et créer les formulaires et rapports requis.
• Soutien administratif : Effectuer des tâches de soutien administratif, comme produire des rapports, des documents d’information et des documents de publipostage, préparer et poster les envois destinés aux bénévoles, organiser les réunions, etc.
• Logistique des activités : Coordonner la logistique des activités virtuelles et en personne liées au processus de sélection, y compris l’organisation des entrevues et le soutien technique pour les entrevues en ligne.
• Coordination du programme : Organiser le programme d’activités des candidat·e·s à l’étape des entrevues, notamment la planification des conférences, la gestion des séances virtuelles et l’offre de présentations aux boursières et boursiers potentiels.
• Autres fonctions selon les besoins.

Exigences

• Expérience : Au moins deux années d’expérience dans des postes de gestion de projets, de gestion des opérations ou d’administration, avec une expérience probante dans la gestion de systèmes et de processus complexes. L’expérience de travail ou de bénévolat dans des organisations de développement du leadership ou axées sur la jeunesse est considérée comme un atout important.
• Compétences linguistiques : Excellentes capacités de communication écrite et orale en anglais et maîtrise fonctionnelle du français. La connaissance d’autres langues ou des expériences de travail dans d’autres pays ou des environnements interculturels sont des atouts.
• Compétences techniques : Expérience probante en gestion de bases de données, création de rapports, dépannage de problèmes techniques et apprentissage de nouveaux logiciels. La connaissance de Salesforce, Slate, Airtable, Formstack et Titan est un atout.
• Gestion d’événements et de bénévoles : L’expérience dans la coordination d’événements, la présentation d’information et l’animation de séances et de réunions en ligne et en personne est considérée comme un atout.
• Formation : Un diplôme d’études postsecondaires est requis; un domaine d’études pertinent est considéré comme un atout.

Qualités

• Attention exceptionnelle aux détails et capacité à gérer plusieurs priorités simultanément et à respecter les échéances.
• Capacité à établir et à entretenir des relations solides, fondées sur la confiance.
• Motivation, attitude positive, approche axée sur les solutions et esprit de collaboration.
• Solides capacités d’analyse, de prise de décision et d’adaptation aux priorités changeantes.
• Capacité de fournir et de recevoir des commentaires constructifs.
• Curiosité et désir d’apprendre.
• La connaissance du système d’éducation canadien et des processus d’attribution de bourses est un atout.

Pourquoi se joindre à nous?

Pour une personne hautement organisée, le poste d’agente ou agent des sélections constitue une excellente occasion d’intégrer une équipe dynamique, dont le travail a une grande portée. Il offre la possibilité de gérer des systèmes de pointe, de contribuer à la réussite d’un programme de bourses axé sur le développement du leadership et de travailler dans un environnement dynamique et très stimulant avec des collègues qui visent l’excellence.

Salaire : Salaire de base compris entre 60 000 $ et 65 000 $, assorti d’une prime au rendement, de cotisations complémentaires au REER et d’un ensemble complet d’avantages sociaux, notamment pour les soins de santé et les soins dentaires.

Lieu de travail : En personne, au centre-ville de Montréal.

Admissibilité : Les candidat·e·s doivent avoir le droit de travailler au Canada.

Clôture de la période de candidature : Le 22 septembre 2025.

Soumission des candidatures : Veuillez envoyer votre CV accompagné d’une lettre de présentation à Elise Chesson, à l’adresse hiring@mccallmacbainscholars.org.

Nous nous remercions de votre intérêt. Veuillez noter que les candidatures sont examinées à mesure de leur réception. Nous contacterons uniquement les personnes retenues pour une entrevue.