RFP: Equestrian Canada National Equestrian Competition Structure Review | L’examen de la Structure des Compétitions Equestres Nationales

1. General Information

Equestrian Canada (EC) is seeking proposals from qualified candidates to provide Project Management services for the National Equestrian Competition Structure Review. The three-year project will launch on April 1, 2026, and conclude by March 31, 2029.

This purpose of this project is to support the delivery of EC Strategy 2028 by conducting a national review of Canada’s equestrian competition framework and developing clear, evidence-based recommendations to modernize competition structures and national-provincial alignment, ensuring integration with long term athlete, coach and officials’ development pathways.

The selected Project Manager will lead the project day to day, overseeing the project management plan, coordinating engagement consultations, developing the communications management plan, analysing data and trends, preparing documentation, overseeing change management and implementation, and ensuring timely delivery of project milestones.

Equestrian Canada will consider qualified candidates engaged either as independent contractors or on a contract employment basis.

2. Background

The Competition Review builds on work completed through the Competition Structural Alignment Project (CSAP) between 2018–2022. Previous phases produced foundational analysis, draft work plans, and Terms of Reference.

This project focuses on executing a national, participant-driven review to ensure that EC’s competition system is aligned, modernized, and responsive to:

• Long-Term Athlete and Long-Term Equestrian Development frameworks
• Provincial/Territorial structures
• Discipline-specific development models (Athlete Development Matrix /Gold Medal Profile)
• Competition organizers; both non-profit and for-profit organizations
• Accessibility, participation, and pathway clarity
• Evolving societal and sport system expectations for both human and horse participants

3. About Equestrian Canada (EC)

EC is Canada’s amateur athletic association and its national federation for equestrian sport. EC represents and advocates for thousands of sports license holders and active horses both in and out of competition. Alongside our Provincial & Territorial Sport Organization partners, disciplines, organizers, donors, sponsors, and affiliate organizations, we play a pivotal role in the equestrian sector throughout the country. For more information, please visit www.equestrian.ca

4. Project Timeline

• Project Initiation & Request for Proposals: January 15, 2026 – February 28, 2026
• Project Manager selection: March 20, 2026
• Launch: April 1, 2026
• Planning completion: December 31, 2027
• Implementation completion March 31, 2029

5. Scope of Work

The Project Manager will be responsible for coordinating and advancing the National Equestrian Competition Structure Review through the following core functional areas:

1. Project Coordination & Planning
2. Current State Mapping
3. Documentation, Trend and Data Analysis
4. Communications Management
5. Participant/Partner Engagement
6. Change Implementation (Third year)
7. Project Evaluation and Reporting

Note: The Project Manager is not expected to perform technical actuarial modeling, rewrite rules, or redesign Athlete Development Matrices (ADM)/Gold Medal Profiles (GMPs). These tasks will remain with EC staff, committees, and subject-matter experts.

6. Deliverables

The Project Manager will deliver the following artifacts:

Project Planning & Governance

• Project Management Plan (Q1 FY27), including scope, governance, milestones, risk logs and dependencies
• Participant/Partner Engagement Plan (Q1 FY27), outlining consultation approach, audiences and engagement methods
• Communication Management Plan (Q1 FY27), aligned with engagement activities and governance requirements

Engagement & Consultation Documents

• Meeting agendas, briefing materials and packages for all working group and consultation sessions
• Consultation summaries & analysis reports, synthesizing input from participants and identifying key themes, issue logs and change requests

Reporting & Oversight

• Monthly progress reports to CEO and the leadership team
• Board briefing materials, prepared as required to support decision-making and governance oversight

Project Close-out & Transition

• Final Acceptance Criteria Document, supported by participants
• Final integrated project report (Dec 2027), summarizing findings, decisions and lessons learned
• Implementation readiness materials for 2028 implementation, including sequencing considerations, risks and dependencies

7. Expected Annual Outcomes for the National Equestrian Competition Structure Review:

The Project Manager is expected to achieve the following annual outcomes:

2026

• The Comp Review Roadmap (including mandate and project plan) is completed, and the roadmap is published
• Current state is mapped
• Success criteria is defined and accepted by participants
• Extensive participant consultation and engagement is conducted
• Progress report for EC Board

2027

• Options/models are developed and tested with participants
• Final model is chosen
• Operations/competition administration transition is mapped
• Rules, policies, governance are drafted/revised

2028 (Third-year extension possible)

• Normal rules cycle is paused so new Rules Structure/cycle is implemented, to take effect 2029
• Implementation of the Ops/Competition Admin transition
• Engagement sessions, town halls
• Outcome is communicated to participants and public

2029 (For information only)

• New model is implemented (transition occurs)
• Early evaluation is completed

8. Candidate Qualifications

EC is looking for a Project Manager with PMP certification and a minimum of 5-10 years of project manager experience. Additional preferred qualifications include expertise in national sport competition pathway, equestrian competition pathway, international understanding of equestrian sport pathways, knowledge of the Canadian Not for Profit sector, experience in the National Sport Organization sector, and bilingual service (English and French).

Equestrian Canada is committed to serving traditionally underserved, underrepresented, and marginalized communities and to improving access to equestrian sport. The selected candidate will be expected to reflect these commitments through inclusive consultation, engagement, and communication practices.

9. Budget & Project Sponsor

EC’s total budget for the project is $80,000 to $90,000 CDN per year for the two-year period exclusive of taxes. The project sponsor is the Chief Executive Officer. Key participants and partners include (but are not limited to) EC staff, discipline and technical committees, Provincial/Territorial Sport Organizations and competition organizers.

10. Proposal Requirements

Proposals should demonstrate proven experience managing complex, multi-participant projects. Experience coordinating committees, working groups, or technical experts is an essential component of this work, as are strong written communication and facilitation skills. The successful candidate has the ability to manage timelines and deliver within structured governance frameworks. While equestrian sport experience is an asset and not mandatory, it is strongly preferred.

Proposals should include:

1. Cover Letter
2. Project Approach/methodology
3. Work Plan & Timeline
4. Qualifications/CVs of Key Personnel
5. Relevant Project Experience
6. Budget Proposal
7. DEI Statement
8. References

11. Evaluation of Submissions

EC may request candidates to participate in an interview process. This interview will be conducted virtually.

The policy of Equestrian Canada is to solicit proposals with an intention to award a contract. This policy will not affect the right of EC to reject any or all proposals. EC encourages and prioritizes RFP submissions from candidates who foster and demonstrate a culture of diversity, equity, and inclusion.

EC will rate proposals based on the following factors:

1. Cost
2. Responsiveness to the requirements set forth in this RFP
3. Relevant past performance/experience
4. Samples of work
5. Timeline for completion
6. Technical expertise/experience of the candidate/staff team

EC will reach a decision on awarding the contract no later than March 20, 2026.

12. Intellectual Property

The selected consultant will grant an exclusive perpetual licence to EC in the work the consultant produces for EC under this contract.

13. Submission Instructions

Deadline: February 28, 2026

Submit to: ceo@equestrian.ca

Format: PDF, max 20 pages (excluding appendices)

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(Francais)

1. Informations générales

Canada Équestre (CE) sollicite des propositions de candidates et de candidats qualifiés pour fournir des services de gestion de projet dans le cadre de l’examen de la structure des compétitions équestres nationales. Ce projet d’une durée de trois ans débutera le 1er avril 2026 et se terminera le 31 mars 2029.

Ce projet a pour objectif de soutenir la mise en œuvre de la stratégie 2028 de CE en procédant à un examen des compétitions équestres au Canada et en formulant des recommandations claires et fondées sur des données probantes afin de moderniser les structures de compétition et mieux harmoniser les niveaux nationaux et provinciaux, tout en assurant l’intégration avec les parcours de développement à long terme des athlètes, des entraîneures et entraîneurs et des officielles et officiels.

La ou le gestionnaire de projet sélectionné dirigera le projet au quotidien, supervisera le plan de gestion du projet, coordonnera les consultations, élaborera le plan de gestion des communications, analysera les données et les tendances, préparera la documentation, supervisera la gestion et la mise en œuvre des changements et veillera à la réalisation des étapes clés du projet dans les délais impartis.

CE prendra en considération les candidatures de personnes qualifiées engagées à titre de contractants indépendants ou d’employés contractuels.

2. Contexte

La révision de la structure des compétitions s’appuie sur les travaux réalisés dans le cadre du projet d’alignement structurel des compétitions (CSAP) entre 2018 et 2022. Les phases précédentes ont donné lieu à une analyse fondamentale, à des projets de plans de travail et à un cahier des charges.

Ce projet se concentre sur la réalisation d’un examen national axé sur les participants afin de garantir que le système de compétition du CE est harmonisé, modernisé et adapté aux cadres suivants :

• les cadres de développement à long terme des athlètes et du développement à long terme en sports équestres;
• les structures provinciales/territoriales;
• les modèles de développement spécifiques à chaque discipline (matrice de développement des athlètes/profil de médaille d’or);
• les comités organisateurs des compétitions, qu’il s’agisse d’organisations à but non lucratif ou à but lucratif
• l’accessibilité, la participation et la clarté des parcours;
• l’évolution des attentes de la société et du système sportif à l’égard des participantes et participants humains et équins.

3. À propos de Canada Équestre (CE)

CE est l’association sportive amateur du Canada et la fédération nationale des sports équestres. CE représente et défend les intérêts de milliers de titulaires de licences sportives et de chevaux actifs, tant en compétition qu’en dehors. Aux côtés de nos partenaires des organismes provinciaux et territoriaux de sport, des disciplines, des comités organisateurs, des donatrices et donateurs, des commanditaires et des organisations affiliées, nous jouons un rôle central dans le secteur équestre à travers le pays. Pour plus d’informations, veuillez consulter le site www.canadaequestre.ca.

4. Calendrier du projet

• Lancement du projet et appel à propositions : du 15 janvier 2026 au 28 février 2026
• Sélection de la ou du gestionnaire de projet : 20 mars 2026
• Date de début : 1er avril 2026
• Fin de la planification : 31 décembre 2027
• Fin de la mise en œuvre : 31 mars 2029

5. Étendue des travaux

La ou le gestionnaire de projet sera chargé de coordonner et de faire avancer la révision de la structure des compétitions équestres nationales dans les domaines fonctionnels clés suivants :

1. Coordination et planification du projet
2. Cartographie de l’état actuel
3. Documentation, analyse des tendances et des données
4. Gestion des communications
5. Engagement des participant(e)s et partenaires
6. Mise en œuvre des changements (troisième année)
7. Évaluation du projet et rapports

Remarque : la ou le gestionnaire de projet n’est pas tenu d’effectuer des modélisations actuarielles techniques, de réécrire les règles ou de remanier les matrices de développement des athlètes (MDA) et les profils de médaille d’or (PMO). Ces tâches resteront du ressort du personnel, des comités et des spécialistes de CE.

6. Livrables

La ou le gestionnaire de projet livrera les éléments suivants :

Planification et gouvernance du projet

• Plan de gestion du projet (1er trimestre de l’exercice 2027), comprenant la portée, la gouvernance, les étapes importantes, les registres des risques et les dépendances.
• Plan d’engagement des personnes participantes/partenaires (1er trimestre de l’exercice 2027), décrivant l’approche de consultation, les publics cibles et les méthodes d’engagement.
• Plan de gestion de la communication (1er trimestre de l’exercice 2027), aligné sur les activités d’engagement et les exigences en matière de gouvernance.

Documents d’engagement et de consultation

• Ordres du jour des réunions, documents d’information et dossiers pour tous les groupes de travail et toutes les séances de consultation.
• Résumés des consultations et rapports d’analyse, synthétisant les contributions des personnes participantes et identifiant les thèmes clés, les registres des problèmes et les demandes de changement.

Rapports et supervision

• Rapports d’étape mensuels à la cheffe de la direction et à l’équipe de direction.
• Documents d’information destinés au conseil d’administration, préparés selon les besoins pour faciliter la prise de décision et la supervision de la gouvernance.

Clôture du projet et transition

• Document final sur les critères d’acceptation, approuvé par les personnes participantes.
• Rapport final intégré sur le projet (décembre 2027), résumant les conclusions, les décisions et les apprentissages.
• Documents relatifs à la préparation de la mise en œuvre pour 2028, y compris les considérations relatives au séquençage, aux risques et aux dépendances.

7. Résultats annuels attendus pour la révision de la structure des compétitions équestres nationales :

La ou le gestionnaire de projet doit atteindre les résultats annuels suivants :

2026

• La feuille de route de la révision de la compétition (y compris le mandat et le plan du projet) est achevée et publiée.
• L’état actuel est cartographié.
• Les critères de réussite sont définis et acceptés par les personnes participantes.
• Une consultation et une mobilisation approfondies des participants sont menées.
• Rapport d’étape pour le conseil d’administration du CE.

2027

• Des options/modèles sont élaborés et testés avec les personnes participantes.
• Le modèle final est choisi.
• La transition des opérations/de l’administration des compétitions est planifiée.
• Les règles, politiques et gouvernance sont rédigées/révisées.

2028 (prolongation d’un an possible)

• Le cycle normal des règles est suspendu afin que la nouvelle structure/le nouveau cycle des règles soit mis en œuvre et entre en vigueur en 2029.
• Mise en œuvre de la transition des opérations/de l’administration de la compétition.
• Séances de consultation, assemblées publiques.
• Les résultats sont communiqués aux participants et au public.

2029 (à titre informatif uniquement)

• Le nouveau modèle est mis en œuvre (la transition a lieu).
• Évaluation préliminaire terminée.

8. Qualifications requises

CE recherche une ou un gestionnaire de projet qui détient une certification PMP et au moins 5 à 10 ans d’expérience dans ce domaine. Les qualifications supplémentaires souhaitées comprennent une expertise dans le domaine des compétitions sportives nationales, des concours équestres, une compréhension internationale des parcours équestres, une connaissance du secteur canadien à but non lucratif, une expérience dans le secteur des organisations sportives nationales et un service bilingue (anglais et français).

CE s’engage à servir les communautés traditionnellement défavorisées, sous-représentées et marginalisées et à améliorer l’accès aux sports équestres. La candidate ou le candidat sélectionné devra refléter ces engagements par des pratiques inclusives en matière de consultation, d’engagement et de communication.

9. Budget et promotrice de projet

Le budget total de CE pour le projet est de 80 000 à 90 000 dollars canadiens par an pour la période de deux ans, hors taxes. La cheffe de la direction est la promotrice du projet. Les principales personnes participantes et partenaires comprennent (sans s’y limiter) le personnel de CE, les comités disciplinaires et techniques, les organismes provinciaux et territoriaux de sport et les comités organisateurs de compétitions.

10. Exigences relatives aux propositions

Les propositions doivent démontrer une expérience avérée dans la gestion de projets complexes impliquant plusieurs personnes participantes. Une expérience dans la coordination de comités, de groupes de travail ou de spécialistes techniques est un élément essentiel de ce travail, tout comme de solides compétences en communication écrite et en facilitation. La candidate ou le candidat retenu doit être capable de gérer et de respecter les délais dans le cadre de structures de gouvernance structurées. Bien que l’expérience dans le domaine des sports équestres soit un atout et ne soit pas obligatoire, elle est fortement appréciée.

Les propositions doivent inclure :

1. une lettre de motivation;
2. une approche/méthodologie du projet;
3. un plan de travail et calendrier;
4. les qualifications/CV du personnel clé;
5. votre expérience pertinente en matière de projets;
6. votre proposition budgétaire;
7. une déclaration DEI;
8. des références;

11. Évaluation des candidatures

CE peut demander aux candidates et candidats de participer à un processus d’entrevue. Cette entrevue se déroulera virtuellement.

La politique de CE consiste à solliciter des propositions dans le but d’attribuer un contrat. Cette politique n’affectera pas le droit de CE de rejeter tout ou partie des propositions. CE encourage et privilégie les soumissions d’appels d’offres provenant de candidates et candidats qui favorisent et démontrent une culture de diversité, d’équité et d’inclusion.

CE évaluera les propositions en fonction des facteurs suivants :

1. le coût;
2. la réponse aux exigences énoncées dans la présente demande de propositions;
3. les expériences/performances passées pertinentes;
4. les exemples de travaux;
5. le délai de réalisation;
6. l’expertise technique et l’expérience de la candidate ou du candidat.

CE prendra une décision concernant l’attribution du contrat au plus tard le 20 mars 2026.

12. Propriété intellectuelle

Le consultant sélectionné accordera à CE une licence exclusive perpétuelle sur les travaux qu’il réalisera pour CE dans le cadre du présent contrat.

13. Instructions pour la soumission

Date limite : 28 février 2026

À envoyer à : ceo@equestrian.ca

Format : PDF, 20 pages maximum (hors annexes)