REQUEST FOR PROPOSAL - Equestrian Canada: Human Resources Consultant Services ||
REQUEST FOR PROPOSAL - Equestrian Canada: Human Resources Consultant Services
This Request for Proposal (“RFP”) is issued by Equestrian Canada (“EC”) as of October 5, 2026.
Equestrian Canada is the national governing body for equestrian sport, and industry in Canada.
- EC invites proposals from qualified human resources (HR) consultants for the ongoing services described in this RFP. This is not an employment opportunity; we are seeking a consultant or firm on a service agreement.
- All submissions must address sub-sections 4.1–4.9 in section 4. ‘Proposal Requirements’ (below) in addition to your company or consultant profile, outlining relevant experience.
- All submissions must address applicable fee structure for services as per sub-section 4.4 of section 4. ‘Proposal Requirements’.
1. BACKGROUND
EC uses external HR consulting support to advise its CEO, leadership team, and staff. The HR Consultant also supports the Board’s HR Committee (“HRC”), as required. As its current contractor relationship is ending, EC is seeking a consultant to continue these services.
The consultant will be EC’s primary professional HR advisor working closely with the CEO or their designate, HR Team, leadership team, and staff.
2. ENGAGEMENT OVERVIEW
Engagement: Human Resources Consultant Services
Issuing Organization: Equestrian Canada (EC)
Key Working Relationships: CEO or designate; and EC’s HR Team; advice to Directors and Managers; confidential HR support to staff; and support to the EC President and HRC, as required.
Anticipated Start Date: November 30, 2026
Term: Ongoing, subject to a service agreement
Location: Remote
Estimated Annual Hours: Approximately 271–385 hours per year (approx. 23–32 hours per month) – see Section 3
3. SCOPE OF SERVICES
The consultant will provide recurring services in the areas below. EC’s Manager, Corporate Operations, will coordinate HR processes, systems, records, scheduling, onboarding and offboarding. The consultant will provide professional advice on employee relations, compliance, and other matters requiring HR expertise. Estimated hours are provided as a planning range based on EC’s current experience. Hours may shift among service areas according to organizational needs within the estimated annual total. Services with no separate hour estimate are included in that total.
HR meetings
Description: Meetings with EC’s HR Team to review HR priorities and open items
Frequency: Bi-weekly
Estimated Annual Hours: 22–30 hours
Staff meetings
Description: Attendance at all-staff meetings
Frequency: Monthly
Estimated Annual Hours: 10–14 hours
Recruitment support
Description: Advise on recruitment strategy, job descriptions, compensation, interview methods and questions, selection and employment contract terms as needed. Hiring managers generally screen and shortlist candidates. The Manager, Corporate Operations, coordinates postings, interview scheduling, candidate communications and reference checks; the consultant provides HR guidance throughout.
Frequency: As required
Estimated Annual Hours: 85–115 hours
Performance management & manager support
Description: Advise managers throughout the performance cycle, including probation, goals, semi-annual reviews, coaching, performance concerns, improvement plans, documentation, and progressive discipline.
Frequency: Ongoing / Semi-annually
Estimated Annual Hours: 85–115 hours
Exit interviews
Description: Conduct exit interviews and summarize findings.
Frequency: As required
Estimated Annual Hours: 2–4 hours
Semi-annual HR reports
Description: Prepare and present semi-annual HR reports for senior leadership and the HRC, including analysis of relevant surveys and meeting findings.
Frequency: Semi-annually
Estimated Annual Hours: 27–37 hours
Annual CEO Review
Description: The HR Consultant supports the President and HRC through the annual CEO performance evaluation (which is a separate process from the biannual staff check ins), plus the quad 360.
Frequency: Annual & Quadrennial
Estimated Annual Hours: 4-8 hours
Ongoing HR advisory services
Description: Providing timely and confidential HR advice and guidance to the CEO or designate, Directors, Managers as appropriate including employee relations, policies, employment standards, accommodations, leaves, organizational change and compensation. as appropriate.
Frequency: As required
Estimated Annual Hours: 40-60 hours
Employee relations & manager advisory support
Description: Advise and coach managers on attendance, conduct, conflict, difficult conversations, documentation. Identify matters that require escalation or legal advice.
Frequency: As required
Estimated Annual Hours: Included in annual total above
Employment standards & HR compliance
Description: Advise EC on applicable employment standards, human rights, workplace requirements and material changes affecting EC’s employment practices.
Frequency: Ongoing / As required
Estimated Annual Hours: Included in annual total above
Employment agreements & terminations
Description: Review employment agreements and changes to terms; advise on termination, documentation and severance, coordinating with legal counsel as appropriate.
Frequency: As required
Estimated Annual Hours: Included in annual total above
Accommodation, disability, leaves & return to work
Description: Advise on accommodation, disability statutory leaves, complex attendance matters and return-to-work plans.
Frequency: As required
Estimated Annual Hours: Included in annual total above
Workplace complaints & investigations
Description: Advise on workplace complaints, harassment or other employee workplace concerns; recommend appropriate response processes; support or conduct HR investigations where within scope and appropriate; and advise when independent investigation or legal counsel should be engaged.
Frequency: As required
Estimated Annual Hours: Included in annual total above
HR policy development & compliance review
Description: Lead or provide professional HR input into the development, interpretation, and review of HR policies and procedures. Conduct an annual HR compliance review to identify policy/practice gaps, emerging risks and recommended updates or actions.
Frequency: Ongoing / Annually
Estimated Annual Hours: Included in annual total above
Compensation, job evaluation & organizational change
Description: Advise on job evaluation, salary benchmarking, compensation and material organizational changes, working with the CEO or designate, Director of Finance and relevant managers.
Frequency: As required
Estimated Annual Hours: Included in annual total above
HR training & risk escalation
Description: Train and coach managers; flag material HR risks and advise when legal counsel, an independent investigator or another specialist is needed.
Frequency: As required
Estimated Annual Hours: Included in annual total above
4. PROPOSAL REQUIREMENTS
All proposals must include the following requirements as part of your application:
4.1 A firm or consultant profile, including relevant experience with not-for-profit or national sport organizations.
4.2 Qualifications of the individual(s) delivering the services, including senior-level Canadian HR experience; knowledge of Ontario employment standards, human rights and workplace legislation; executive and managers experience; and experience with employee relations, performance management, accommodation, terminations and workplace investigation; A CHRP, CHRL or equivalent credentials preferred.
4.3 Proposed approach to the scope of services described in Section 3.
4.4 A fee structure (e.g., monthly retainer or hourly rate), with estimated hours.
4.5 At least two references from comparable engagements.
4.6 Confirmation of availability for the bi-weekly, monthly, and semi-annual meetings described in section 3.
4.7 Disclosure of any actual or potential conflicts of interest.
4.8 Confirmation of professional liability insurance.
4.9 An approach to response times, urgent matters, confidentiality, risk escalation and coordination with EC’s HR Team and legal counsel, when needed.
5. EVALUATION CRITERIA
Proposals will be evaluated using the following criteria:
- Relevant experience (particularly with national sport or not-for-profit organizations)
Weight: 30%
- Proposed approach and understanding of EC's needs
Weight: 25%
- Qualifications of proposed personnel
Weight: 20%
- Fee structure and overall value
Weight: 15%
- References
Weight: 10%
6. GENERAL CONDITIONS
6.1 This RFP does not constitute an offer or obligation on the part of EC to enter into an agreement with any respondent, and EC reserves the right to accept or reject any or all proposals, in whole or in part, at its sole discretion.
6.2 EC reserves the right to request clarification or additional information from any respondent, to interview shortlisted respondents, and to negotiate final terms with the successful respondent prior to execution of a services agreement.
6.3 All costs incurred by a respondent in preparing and submitting a proposal are the sole responsibility of the respondent, and EC shall not be liable for any such costs.
6.4 Information provided by respondents in connection with this RFP will be treated as confidential by EC, except as required by law.
7. SUBMISSION INSTRUCTIONS
Submit proposals in PDF format by October 23, 2026, to the contact listed in Section B. Mark the submission: “HR Consultant Services – Equestrian Canada.”
Questions regarding this RFP may be directed to the contact listed in Section B by October 16, 2026.
Anticipated Timeline
RFP issued
Date: October 5, 2026
Questions deadline
Date: October 16, 2026
Proposal submission deadline
Date: October 23, 2026
Interviews & Reference Checks (if selected)
Date: October 26-Nov 6, 2026
Anticipated award / start date
Date: November 30, 2026
8. CONTACT AND INQUIRIES
Marilyn Korim
Manager, Corporate Operations
Equestrian Canada
Address: c/o House of Sport, 2451 Riverside Drive, Ottawa, ON K1H 7X7
Email: mkorim@equestrian.ca
Telephone: 343-308-5340
________________________
APPEL D’OFFRES - Canada Equestre:
Services de consultation en ressources humaines
Cet appel d’offres est émis par Canada Équestre (CE) en date du 5 octobre 2026.
Canada Équestre est l’organisme national de régie du sport et de l’industrie équestres au Canada.
- CE sollicite des propositions de la part d’entreprises ou de personnes qualifiées en consultation en ressources humaines (RH) pour les services continus décrits dans le présent appel d’offres. Il ne s’agit pas d’une offre d’emploi; nous recherchons une personne consultante ou une firme dans le cadre d’un contrat de services.
- Toutes les soumissions doivent répondre aux sous-sections 4.1 à 4.9 de la section 4, « Exigences relatives à la proposition » (ci-dessous), en plus de présenter le profil de l'entreprise ou de la personne consultante et de décrire l’expérience pertinente.
- Toutes les soumissions doivent préciser la structure tarifaire applicable aux services, conformément à la sous-section 4.4 de la section 4, « Exigences relatives à la proposition ».
1. Contexte
CE fait appel à des services externes de consultation en ressources humaines afin de conseiller sa direction générale, son équipe de direction et son personnel. La personne consultante en ressources humaines apporte également son soutien au comité des ressources humaines du conseil d’administration (« CRH »), au besoin. Le contrat actuel venant à échéance, CE est à la recherche d’une personne ou d’une entreprise spécialisée en consultation assurer la continuité de ces services.
La personne consultante agira comme principale ressource-conseil professionnelle en ressources humaines de CE et travaillera en étroite collaboration avec la direction générale ou la personne désignée pour la représenter, l’équipe des ressources humaines, l’équipe de direction et le personnel.
2. Aperçu de l’engagement
Engagement: Services de consultation en ressources humaines
Organisme émetteur: Canada Équestre (CE)
Principales relations de travail: Direction générale ou personne désignée pour la représenter; équipe des ressources humaines de CE; conseils au conseil d’administration et aux gestionnaires; soutien confidentiel en matière de ressources humaines au personnel; appui à la présidence de CE et au CRH, au besoin.
Date de début prévue: 30 novembre 2026
Durée: En continu, sous réserve d’une entente de services
Emplacement :: À distance
Heures annuelles estimées: Environ 271 à 385 heures par année (environ 23 à 32 heures par mois) — voir la section 3
3. Portée des services
La personne consultante fournira des services récurrents dans les domaines ci-dessous. La gestionnaire des opérations corporatives de CE coordonnera les processus, les systèmes, les dossiers, la planification des horaires, l’intégration et le départ des membres du personnel. La personne consultante fournira des conseils professionnels sur les relations avec le personnel, la conformité et d’autres questions nécessitant une expertise en ressources humaines. Les heures estimatives sont fournies à titre indicatif, sur la base de l’expérience actuelle de CE. La répartition des heures entre les différents domaines de service peut varier en fonction des besoins organisationnels, dans les limites du total annuel estimé. Les services pour lesquels aucune estimation d’heures n’est fournie sont inclus dans ce total.
Réunions avec les RH
Description: Réunions avec l’équipe des ressources humaines de CE pour faire le point sur les priorités en matière de RH et les questions en suspens
Fréquence: Aux deux semaines
Heures annuelles estimées: 22-30 heures
Réunions avec le personnel
Description: Présence aux réunions avec le personnel
Fréquence: Mensuellement
Heures annuelles estimées: 10-14 heures
Soutien au recrutement
Description: Fournir des conseils sur la stratégie de recrutement, les descriptions de poste, la rémunération, les méthodes et les questions d’entrevue, la sélection et les modalités du contrat de travail, au besoin. Les gestionnaires responsables de l’embauche procèdent généralement à la présélection des candidatures. La gestionnaire des opérations corporatives coordonne la publication des offres d’emploi, la planification des entrevues, les communications avec les personnes candidates et la vérification des références; la personne consultante fournit des conseils en ressources humaines tout au long du processus.
Fréquence: Au besoin
Heures annuelles estimées: 85-115 heures
Gestion du rendement et soutien aux gestionnaires
Description: Offrir des conseils aux gestionnaires tout au long du cycle de gestion du rendement, notamment en ce qui concerne la période de probation, les objectifs, les évaluations semestrielles, l’accompagnement, les problèmes liés au rendement, les plans d’amélioration, la documentation et les mesures disciplinaires progressives.
Fréquence: En continu / deux fois par année
Heures annuelles estimées: 85-115 heures
Entretiens de départ
Description: Mener des entretiens de départ et résumer les conclusions.
Fréquence: Au besoin
Heures annuelles estimées: 2-4 heures
Rapports semestriels des RH
Description: Préparer et présenter des rapports semestriels sur les ressources humaines à la haute direction et au CRH, y compris l’analyse des sondages pertinents et des conclusions des réunions.
Fréquence: Deux fois par année
Heures annuelles estimées: 27-37 heures
Évaluation annuelle de la direction
Description: Appuyer la présidence et le CRH dans le cadre de l’évaluation annuelle du rendement de la direction (qui constitue un processus distinct des rencontres semestrielles avec le personnel), ainsi qu’à l’occasion de l’évaluation à 360 degrés quadriennale.
Fréquence: Annuelle et quadriennale
Heures annuelles estimées: 4-8 heures
Services de conseils sur les RH en continu
Description: Fournir, en temps opportun et en toute confidentialité, des conseils et des orientations en matière de ressources humaines à la direction générale ou à la personne désignée pour la représenter, aux membres du conseil d’administration et aux gestionnaires, selon le cas, notamment en ce qui concerne les relations avec le personnel, les politiques, les normes d’emploi, les mesures d’adaptation, les congés, les changements organisationnels et la rémunération, selon le cas.
Fréquence: Au besoin
Heures annuelles estimées: 40-60 heures
Relations avec les membres du personnel et soutien consultatif aux gestionnaires
Description: Offrir des conseils et un accompagnement aux gestionnaires en matière d’assiduité, de conduite, de conflits, d’entretiens délicats et de documentation. Identifier les situations nécessitant une intervention à un niveau supérieur ou un avis juridique.
Fréquence: Au besoin
Heures annuelles estimées: Compris dans le total annuel ci-dessus
Normes d’emploi et conformité des RH
Description: Fournir des conseils à CE sur les normes d’emploi applicables, les droits de la personne, les exigences en milieu de travail et les changements importants ayant une incidence sur les pratiques d’emploi de CE.
Fréquence: En continu/au besoin
Heures annuelles estimées: Compris dans le total annuel ci-dessus
Contrats de travail et cessations d’emploi
Description: Examiner les contrats de travail et les modifications apportées aux modalités; fournir des conseils sur la cessation d’emploi, la documentation et l’indemnité de départ, en collaboration avec le service juridique au besoin.
Fréquence: Au besoin
Heures annuelles estimées: Compris dans le total annuel ci-dessus
Mesures d’adaptation, invalidité, congés et retour au travail
Description: Offrir des conseils sur les mesures d’adaptation, les congés légaux pour invalidité, les situations complexes liées à l’assiduité au travail et les plans de retour au travail.
Fréquence: Au besoin
Heures annuelles estimées: Compris dans le total annuel ci-dessus
Plaintes et enquête en milieu de travail
Description: Offrir des conseils concernant les plaintes en milieu de travail, le harcèlement ou toute autre préoccupation des membres du personnel liée au milieu de travail; recommander des processus d’intervention appropriés; appuyer ou mener des enquêtes des RH lorsque cela relève de notre champ d’action et s’avère pertinent; et indiquer quand il convient de faire appel à une enquête indépendante ou des services juridiques.
Fréquence: Au besoin
Heures annuelles estimées: Compris dans le total annuel ci-dessus
Développement de politiques en matière de RH et examen de la conformité
Description: Diriger ou apporter une expertise professionnelle en ressources humaines dans l’élaboration, l’interprétation et la révision des politiques et procédures en matière de ressources humaines. Effectuer un examen annuel de la conformité en matière de ressources humaines afin de cerner les lacunes dans les politiques et les pratiques, les risques émergents ainsi que les mises à jour ou mesures recommandées.
Fréquence: En continu / annuellement
Heures annuelles estimées: Compris dans le total annuel ci-dessus
Rémunération, évaluation des postes et changements organisationnels
Description: Fournir des conseils en matière d’évaluation des postes, d’analyse comparative des salaires, de rémunération et de changements organisationnels importants, en collaboration avec la direction générale ou la personne désignée pour la représenter, la directrice des finances et les gestionnaires concernés.
Fréquence: Au besoin
Heures annuelles estimées: Compris dans le total annuel ci-dessus
Formation en ressources humaines et gestion des risques
Description: Former et encadrer les gestionnaires; signaler les risques importants en matière de ressources humaines et recommander le recours à un service juridique, à un service d’enquête indépendant ou d’autres spécialistes lorsque cela s’avère nécessaire.
Fréquence: Au besoin
Heures annuelles estimées: Compris dans le total annuel ci-dessus
4. Exigences de la proposition
Toutes les propositions doivent comprendre les éléments suivants au moment de la soumission :
4.1 Un profil de l’entreprise ou de la personne consultante, comprenant l’expérience pertinente acquise auprès d’organismes sans but lucratif ou d’organismes sportifs nationaux.
4.2 Les qualifications de la ou des personnes chargées de fournir les services, notamment une expertise de haut niveau en ressources humaines au Canada; une connaissance des normes d’emploi, des droits de la personne et de la législation relative au milieu professionnel en Ontario; une expérience à des postes de direction et de gestion; ainsi qu’une connaissance en matière de relations avec les membres du personnel, de gestion du rendement, de mesures d’adaptation, de cessations d’emploi et d’enquêtes en milieu de travail; une certification CHRP, CHRL ou équivalente constitue un atout.
4.3 L’approche proposée pour la portée des services décrits à la section 3.
4.4 Une structure tarifaire (p. ex., honoraires mensuels ou taux horaire), accompagnée d’une estimation du nombre d’heures.
4.5 Au moins deux références provenant de mandats comparables.
4.6 Confirmation de la disponibilité pour les réunions bihebdomadaires, mensuelles et semestrielles décrites à la section 3.
4.7 Divulgation de tout conflit d’intérêts réel ou potentiel.
4.8 Confirmation de l’assurance responsabilité professionnelle.
4.9 Une approche concernant les délais de réponse, les questions urgentes, la confidentialité, la gestion des risques nécessitant une intervention à un niveau supérieur et la coordination avec l’équipe des RH de CE et le service juridique, au besoin.
5. Critères d’évaluation
Les propositions seront évaluées au moyen des critères suivants :
Expérience pertinente (particulièrement avec des organisations sportives ou à but non lucratif)
Pondération: 30 %
Approche proposée et compréhension des besoins de CE
Pondération: 25 %
Qualifications du personnel proposé
Pondération: 20 %
Structure tarifaire et valeur globale
Pondération: 15 %
Références
Pondération: 10 %
6. Conditions générales
6.1 Le présent appel d’offres ne constitue ni une offre ni une obligation de la part de CE de conclure une entente avec quelque soumissionnaire que ce soit, et CE se réserve le droit d’accepter ou de rejeter toutes ou une partie des propositions, en totalité ou en partie, à sa seule discrétion.
6.2 CE se réserve le droit de demander des précisions ou des renseignements supplémentaires aux soumissionnaires, d’interroger les soumissionnaires faisant partie de la présélection et de négocier les modalités définitives avec la partie retenue avant la signature d’une entente de services.
6.3 Tous les coûts engagés par les soumissionnaires pour la préparation et la présentation de leur proposition sont à leur charge, et CE ne peut être tenu responsable de ces coûts.
6.4 Les renseignements fournis par les soumissionnaires dans le cadre du présent appel d’offres seront traités de manière confidentielle par CE, sauf si la loi l’exige.
7. Instructions de soumission
Soumettez vos propositions en format PDF d’ici le 23 octobre 2026 à la personne-ressource mentionnée à la section B. Indiquez en objet : « Services de consultation en RH – Canada Équestre »
Les questions concernant cet appel d’offres peuvent être adressées à la personne-ressource indiquée à la section B au plus tard le 16 octobre 2026.
Échéancier prévu
Appel d’offres émis
Date: 5 octobre 2026
Date limite des questions
Date: 16 octobre 2026
Date limite de soumission des propositions
Date: 23 octobre 2026
Entrevues et vérification des références (pour les soumissionnaires faisant partie de la présélection)
Date: 26 octobre au 6 novembre 2026
Date prévue d’octroi/de début
Date: 30 novembre 2026
8. Personne-ressource et demandes
Marilyn Korim
Gestionnaire, Opérations corporatives
Canada Équestre
Adresse : a/s Maison du Sport, 2451 Riverside Drive, Ottawa, ON K1H 7X7
Courriel : mkorim@equestrian.ca
Téléphone : 343-308-5340
Required career level
- Manager/Department Head
Years of experience (Optional)
- 3 - 5 years of experience
Required languages
- English
Required skills
- General knowledge
- Legal knowledge
- Office applications
- Adobe Acrobat
- Economic knowledge
- MS Excel
- MS Office
- MS Outlook
- MS Powerpoint