Receptionist and Membership Administrator / Réceptionniste et administrateur·trice des adhésions

About CCPA

The Canadian Counselling and Psychotherapy Association (CCPA) is a national bilingual association providing professional counsellors and psychotherapists with access to exclusive educational programs, certification, professional development and direct contact with professional peers and specialty groups. CCPA promotes the profession and its contribution to the mental health and well-being of all Canadians. It is the leading association for counselling and psychotherapy in Canada.

About the role

We’re looking for an organized, approachable, and detail-oriented team member to be the first point of contact for our members while supporting key membership processes behind the scenes. This role blends front-line reception with membership coordination, making it perfect for someone who enjoys variety, solving problems, and keeping things running smoothly. This role is offered as a one-year contract, with the possibility of extension depending on organizational needs.

Key Responsibilities

Member & Client Support

• Act as the first point of contact by phone, email, and internal systems, providing friendly, timely support to members and guests while answering questions, resolving issues, or connecting them with the right team
• Welcome and assist visitors by creating a professional and organized front office experience, including greeting guests and guiding them to meetings or staff

Membership Administration

• Process and maintain membership records by handling applications, renewals, updates, and account changes with accuracy and within established timelines
• Resolve account and payment issues by addressing duplicates, misapplied payments, refunds, and outstanding invoices, and coordinating with Accounting when needed

Communications & Information Management

• Manage incoming communications and documentation by monitoring inboxes, voicemails, and dashboards, and organizing, scanning, and filing records to ensure information is accurate and easy to access
• Maintain data quality across systems by supporting database upkeep, backups, and consistent record organization

Office Operations & Coordination

• Support the day-to-day functioning of the office by keeping the space organized, managing supplies, handling mail and shipments, and liaising with building management or service providers
• Ensure office equipment and resources are maintained by coordinating maintenance, managing inventory, and supporting publication orders and stock

Reporting & General Support

• Prepare and share routine reports and lists to support organizational needs and team operations
• Provide flexible administrative support by assisting across teams and taking on additional tasks that help keep things running smoothly

What You’ll Bring

• Strong organizational and multitasking skills
• Clear and professional communication (written and verbal)
• Comfort with administrative systems (e.g., Microsoft 365, databases)
• Attention to detail and problem-solving mindset
• A friendly, helpful approach to member service

Why This Role is Great

• Variety in your day-to-day work (people + process)
• A central role that keeps the organization running smoothly
• Opportunities to build admin, operations, and customer experience skills

CCPA is an equal opportunity employer and proud to abide by its accessibility policy.

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À propos de l’ACCP

L'Association canadienne de counseling et de psychothérapie (ACCP) est une association nationale bilingue qui offre aux conseillers, aux conseillères et aux psychothérapeutes professionnel·le·s l'accès à des programmes de formation exclusifs, à des certifications, à des possibilités de perfectionnement professionnel ainsi qu'à des échanges directs avec des pairs et des groupes spécialisés. L'ACCP fait la promotion de la profession et de sa contribution à la santé mentale et au bien-être de l’ensemble des Canadiens et Canadiennes. Il s'agit de la principale association dans le domaine du counseling et de la psychothérapie au Canada.

À propos du poste

Nous sommes à la recherche d’une personne organisée, disponible et soucieuse du détail, qui sera le point de contact de nos membres tout en assurant en coulisses le bon déroulement des principaux processus liés à l'adhésion. Ce poste allie des tâches d'accueil de première ligne à la coordination des adhésions, ce qui en fait un poste idéal pour une personne qui apprécie la diversité, aime résoudre les problèmes et veiller au bon fonctionnement de manière générale. Ce poste est proposé sous forme de contrat d'un (1) an, avec possibilité de prolongation en fonction des besoins de l'organisation.

Principales responsabilités

Soutien à la clientèle et aux membres

• Assurer le premier point de contact par téléphone, par courriel et via les systèmes internes, en apportant un service courtois et rapide aux membres et aux visiteurs et visiteuses, tout en répondant à leurs questions, en résolvant leurs problèmes ou en les orientant vers le service adapté
• Accueillir et aider les visiteurs et visiteuses en offrant un accueil professionnel et organisé, notamment en les saluant et en les guidant vers leurs réunions ou le personnel

Gestion de l’adhésion

• Traiter et tenir à jour les dossiers des adhésions en gérant les demandes d'adhésion, les renouvellements, les mises à jour et les modifications de compte avec précision et dans les délais établis
• Résoudre les problèmes liés aux comptes et aux paiements en traitant les doublons, les paiements mal attribués, les remboursements et les factures impayées, et en assurant la coordination avec le service des finances si nécessaire

Gestion des communications et des informations

• Gérer les communications et les documents entrants en surveillant les boîtes de réception, les messages vocaux et les tableaux de bord, ainsi qu'en classant, numérisant et archivant les dossiers afin de garantir l'exactitude et l'accessibilité des informations
• Assurer la qualité des données pour l'ensemble des systèmes en participant à la mise à jour des bases de données, aux sauvegardes et à l'organisation cohérente des dossiers

Coordination et fonctionnement du bureau

• Assurer le bon fonctionnement quotidien du bureau en veillant à l'ordre des locaux, en gérant les fournitures, en traitant le courrier et les envois, et en assurant la liaison avec la gestion de l'immeuble ou les prestataires de services
• Veiller à l'entretien du matériel et des ressources du bureau en coordonnant la maintenance, en gérant les stocks et en assurant le suivi des commandes de publications et des stocks

Production de rapports et soutien connexe

• Préparer et diffuser des rapports et des listes régulièrement afin de répondre aux besoins de l'organisation et de faciliter le fonctionnement des équipes
• Offrir un soutien administratif flexible en soutenant l'ensemble des équipes et en assumant des tâches supplémentaires qui contribuent au bon déroulement des activités

Ce que vous avez à offrir

• Solides compétences en matière d'organisation et capacité à gérer plusieurs tâches
• Communication claire et professionnelle (écrite et orale)
• Maîtrise des outils administratifs (par ex. : Microsoft 365, bases de données)
• Souci du détail et esprit orienté vers la résolution de problèmes
• Attitude aimable et serviable pour le service aux membres

Pourquoi choisir ce poste

• Une grande diversité dans votre travail quotidien (relations + processus)
• Un rôle central qui assure le bon fonctionnement de l'organisation
• Des opportunités de développer vos compétences en administration, en opération et en expérience client

L’ACCP est un employeur qui soutient l’égalité des chances et qui est fier de respecter sa politique d’accessibilité.