Projects Coordinator (Modified Hybrid or Remote)

Projects Coordinator

(Modified Hybrid or Remote)

About Us

Ophea (ophea.net) is a charity (based in Toronto) that believes schools are an important place where students learn healthy habits that stay with them throughout their lives.

Our Approach to Artificial Intelligence (AI) and Recruitment

At Ophea, we use AI thoughtfully across different areas of our work but not when it comes to hiring new team members. Every step of the recruitment process, including reviewing applications, is completed by members of our team without the use of any AI tools. In return, we ask that candidates take the same care when applying if they are genuinely interested in this opportunity.

Who Are We Looking For?

Ophea values having a team that represents the diversity of the educators and students we support. We know that different facets of people’s identities play a significant role in their lived experiences and we welcome and encourage all applicants to share with us who they are and what they can offer to help us realize our vision for Ontario’s students.

What’s It Like to Work for Ophea?

Ophea promotes collaboration (working in small project teams) to execute our work. All staff work and learn across a variety of different areas of the organization to grow their professional skill sets and keep their jobs challenging and rewarding

Salary and Benefits

• Full-time job with a starting salary of $51,390.
• Dental and health benefits (starting at three months).
• Competitive vacation (starting at three weeks with an additional week for Winter Break in December).
• Flexible hours (e.g., start times between 7:30am and 10:00am), and shortened workdays before long weekends/on Fridays during summer months.
• Ophea’s work arrangement policy offers remote and modified hybrid work options for staff depending on different circumstances.
• All staff are provided with an Ophea laptop and related applications (e.g., Zoom) depending on their specific position.

Summary

Ophea is looking for a permanent (full-time) Projects Coordinator. The Projects Coordinator provides coordination support across a variety of projects within their portfolio.

Working with the Knowledge Mobilization Division,

A typical workday in this position might include:

• Responding to emails from educators asking about an upcoming webinar on inclusive physical education.
• Reaching out to potential guests to appear on our Gym Shorts podcast.
• Making updates to our Asthma e-Learning module based on feedback from educators and subject-matter experts.
• Participating in a meeting to generate ideas for social media content for the upcoming month.
• Processing expense claims and invoices across a variety of different projects.
• Researching accessible location options for an upcoming in-person training session.

Knowledge (formal education or general knowledge):

• Post-secondary education in Physical and Health Education, Communications, Sport Administration, Education, Social Sciences, Health Promotion, Project Management and/or equivalent connected work/volunteer experience.
• Knowledge of Ontario’s health and/or education sector is an asset.

Skills & Experience:

• Proven experience participating on project teams and supporting different types of tasks.
• Strong organizational skills with a high level of attention to detail.
• Excellent written and verbal communication skills, with experience in digital communication tools and platforms (e.g., Zoom, social media platforms).
• Strong problem-solving skills.
• Positive attitude and enthusiasm for our work with a willingness to learn.
• Bilingualism is an asset (fluency in French and English, written and spoken – advanced level).

Application Process

• In place of a formal cover letter, please answer the following question (in 250 words or less) to help us a get a better sense of who you are, what you value, and how you like to collaborate as a person and how you might fit with our team: “Ophea focuses on supporting healthy, active living in schools and communities across Ontario. What do you see as the most pressing health issue in schools today, why does this issue matter to you, and how do you think organizations like Ophea might help address it?”
• In fairness to all candidates, answers exceeding 250 words will not be reviewed.
• To apply for this position, please submit your answer and resume (in the same document) to: hr@ophea.org.

Application Tips

• Keep it simple: Keep your application simple and easy to read. Too much design can be a distraction.
• Personalize your work: Applications with no customization are typically easy to spot and don’t move ahead in the recruitment process.
• Prioritize personal over perfection: Your application should help us get to know you and whether you should be invited for an interview. There are no ‘perfect’ answers so just be authentic in your response.

We will be accepting applications until the position is filled so don’t delay in applying if interested.

Our job opportunities are often re-posted by others without our knowledge or awareness so please check our website to ensure this posting is still active: https://ophea.net/about-us/careers.

Please Note:

• Ophea is currently only considering applicants residing in Ontario.
• Only those candidates selected for an interview will be contacted.
• Ophea’s Compensation System is informed by the Canadian Society of Association Executive’s (CSAE) Benefits and Compensation Report (2025), an annual compensation report that provides comprehensive documentation of compensation and benefits currently provided to staff employed in associations and other not-for-profit organizations across Canada.
• Ophea is committed to removing barriers and providing accommodation to all applicants and employees. If contacted in relation to an employment opportunity, please advise our HR representative of the accommodation required which would enable you to apply or be interviewed in a fair and equitable manner. Information received relating to accommodation measures will be addressed confidentially.

Coordinatrice/coordinateur de projets

(Télétravail ou mode hybride modifié)

À propos de nous

Ophea (ophea.net) est un organisme de bienfaisance établi à Toronto qui croit que l’école est un lieu privilégié où les élèves acquièrent de saines habitudes de vie qui les suivront tout au long de leur vie.

Notre approche à l’égard de l’intelligence artificielle (IA) et du recrutement Chez Ophea, nous utilisons l’IA de manière réfléchie dans divers aspects de notre travail, mais pas pour l’embauche de nouveaux membres du personnel. Chaque étape du processus de recrutement, y compris l’évaluation des candidatures, est effectuée par les membres de notre équipe sans l’aide d’outils d’IA. En retour, nous demandons aux personnes candidates d’apporter le même soin à leur demande si cette occasion les intéresse véritablement.

Qui recherchons-nous?

Ophea valorise une équipe qui reflète la diversité du personnel enseignant et des élèves que nous soutenons. Nous reconnaissons que les différentes facettes de l’identité jouent un rôle majeur dans le parcours de vie; nous encourageons donc toutes les personnes candidates à nous faire part de leur vécu et de leur apport potentiel pour nous aider à réaliser notre vision pour les élèves de l’Ontario. Travailler chez Ophea

Ophea favorise la collaboration au sein de petites équipes de projet pour mener à bien ses mandats. Tous les membres du personnel sont appelés à travailler et à apprendre dans divers secteurs de l’organisation afin d’enrichir leurs compétences professionnelles et de relever des défis motivants.

Salaire et avantages sociaux

• Poste à temps plein offrant un salaire initial de 51 390 $.
• Régime d’assurance maladie et de soins dentaires (admissibilité après trois mois de service).
• Congés annuels concurrentiels : trois semaines de vacances dès l’entrée en fonction, auxquelles s’ajoute une semaine supplémentaire pour la période des fêtes en décembre.
• Souplesse d’horaire : possibilité de commencer la journée entre 7 h 30 et 10 h, et journées de travail écourtées avant les longues fins de semaine ainsi que les vendredis d’été.
• Modalités de travail flexibles : la politique d’Ophea propose des options de télétravail ou de travail hybride modifié selon les circonstances.
• Matériel informatique fourni : chaque membre du personnel reçoit un ordinateur portable d’Ophea et l’accès aux applications nécessaires (p. ex., Zoom) selon les exigences du poste.

Sommaire

Ophea est à la recherche d’une coordonnatrice ou d’un coordonnateur de projets pour un poste permanent (à temps plein). La personne titulaire du poste assure la coordination de divers projets au sein de son portefeuille.

En collaboration avec l’équipe de la mobilisation des connaissances, cette personne offre un soutien administratif dans des secteurs clés, notamment les communications et le marketing ainsi que le perfectionnement professionnel.

Voici à quoi pourrait ressembler une journée de travail typique à ce poste :

• Répondre aux courriels du personnel enseignant concernant un prochain webinaire sur l’éducation physique inclusive.
• Communiquer avec des personnes invitées potentielles en vue de leur participation à notre balado Gym Shorts.
• Mettre à jour notre module d’apprentissage en ligne sur l’asthme en fonction des commentaires du personnel enseignant et des spécialistes en la matière.
• Participer à une réunion de remue-méninges pour planifier le contenu destiné aux médias sociaux du mois prochain.
• Traiter les notes de frais et les factures pour divers projets.
• Rechercher des lieux accessibles pour une prochaine séance de formation en présentiel.

Connaissances (formation ou connaissances) :

• Diplôme d’études postsecondaires en éducation physique et santé, en communications, en administration sportive, en éducation, en sciences humaines, en promotion de la santé, en gestion de projets ou expérience équivalente (professionnelle ou bénévole).
• La connaissance des secteurs de la santé ou de l’éducation en Ontario constitue un atout.

Compétences et expérience de travail

• Expérience avérée du travail au sein d’équipes de projets et du soutien accordé à divers types de tâches.
• Excellent sens de l’organisation et grand souci du détail.
• Excellentes aptitudes à la communication écrite et orale, et expérience de l’utilisation d’outils et de plateformes de communication numérique (p. ex., Zoom, médias sociaux).
• Grande capacité à résoudre des problèmes.
• Attitude positive, enthousiasme à l’égard de notre travail et volonté d’apprendre.
• Le bilinguisme est un atout (maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit — niveau avancé).

Processus de candidature

• Au lieu d’une lettre de présentation officielle, veuillez répondre à la question suivante (en 250 mots ou moins) pour nous aider à mieux cerner votre personnalité, vos valeurs et votre approche collaborative, afin de voir comment vous pourriez vous intégrer à notre équipe :

« Ophea s’emploie à promouvoir un mode de vie sain et actif dans les écoles et les communautés de l’Ontario. Selon vous, quel est l’enjeu de santé le plus urgent dans les écoles aujourd’hui, pourquoi ce problème vous tient-il à cœur, et comment des organismes comme Ophea peuvent-ils contribuer à le résoudre? »

• Par souci d’équité, les réponses dépassant 250 mots ne seront pas lues.
• Pour postuler, veuillez acheminer votre réponse et votre CV (réunis dans un seul document) à : hr@ophea.org.

Conseils pour soumettre votre candidature

• Misez sur la simplicité : Assurez-vous que votre document soit simple et facile à lire. Une mise en page trop chargée pourrait nuire à la lisibilité.
• Personnalisez votre demande : Les candidatures génériques se repèrent facilement et ne sont généralement pas retenues pour la suite du processus de recrutement.
• Privilégiez l’authenticité à la perfection : Votre réponse doit nous permettre de mieux vous connaître et de déterminer si nous devrions vous inviter en entrevue. Il n’y a pas de « réponse idéale »; soyez simplement vous-même.

Nous accepterons les candidatures jusqu’à ce que le poste soit pourvu. Si cette occasion vous intéresse, n’attendez pas pour postuler.

Nos offres d’emploi sont souvent relayées par des tiers sans que nous en soyons informés. Nous vous invitons à consulter notre site Web pour confirmer que ce poste est toujours ouvert : https://ophea.net/fr/propos-ophea/carrieres.

Veuillez noter:

• Ophea ne considère actuellement que les candidatures de personnes résidant en Ontario.
• Seules les personnes dont la candidature sera retenue pour une entrevue seront contactées.
• Le système de rémunération d’Ophea est renseigné par le rapport de 2025 sur les avantages sociaux et la rémunération (Benefits and Compensation Report) de la Société canadienne des directeurs d’association, un rapport annuel exhaustif sur la rémunération et les avantages sociaux accordés au personnel des associations et d’autres organisations à but non lucratif au Canada.
• Ophea s’engage à éliminer les obstacles et à offrir des mesures d’adaptation à l’ensemble des personnes candidates et membres du personnel. Si nous communiquons avec vous pour une entrevue, veuillez informer notre responsable des ressources humaines des mesures d’adaptation nécessaires pour vous permettre de postuler ou de participer au processus de sélection de façon juste et équitable. Les renseignements reçus à cet égard seront traités de manière confidentielle.