Project Officer

SUMMARY

The Project Officer (PO) supports the effective implementation of programs and projects across the organization. This role involves coordinating with various internal and external teams, ensuring compliance with organizational policies, and driving the achievement of overall program goals and objectives.

Reporting to the Program Director, the PO works collaboratively with other Catalyste+ team members to support the full program management cycle, including program implementation; Catalyste+ Advisor (CA) assignments; Monitoring, Evaluation and Learning (MEL); and financial management. A key responsibility of the PO is to ensure all program activities and reports are delivered to a high standard, complying with organizational policies and making the most effective and efficient use of program resources. The PO works closely with program staff, CAs, and In-Country Team (ICT) members in the day-to-day delivery of assignments, and performs other ad hoc duties as required. This position is based in Toronto or Montreal.

KEY RESPONSIBILITIES

Program Support

• Support program planning and implementation including assignment and activity design, execution, and follow-up, in compliance with policies and procedures, to achieve objectives.
• Review requests for new partnerships, assignments, and any other submissions, to ensure completeness, clarity, and alignment with country strategies, program objectives, and organizational policies, and liaise with relevant teams to address questions or request additional information.
• Coordinate with other teams to ensure all program implementation documents—such as funding agreements, MEL forms, expense reports, and other relevant documentation—are complete, accurate, up-to-date, and filed properly according to organizational policies.
• Collaborate in the preparation of program documents—including annual work plans and reports, communication materials, program briefings, presentations, and other relevant reports or content—for donors or organizational purposes, as requested by the Program Director.
• Maintain effective working relationships; work collaboratively with others to organize joint activities and ensure smooth implementation of work.
• Participate actively in meetings and discussions; recommend improvements to processes and operations to enhance the overall effectiveness of the program and organization.
• Schedule and coordinate program meetings, workshops, international meetings, and conferences with partners and any other stakeholders; prepare background material and agendas, provides logistical support, and document discussions, decisions, and action items to ensure meetings are effective and well documented.
• Assist in the preparation of concept notes and proposals to external funders and provides periodic program updates, as needed.

Knowledge Management

• Participate in program assessments, analyze program outcomes to support team learning discussions, and guide improvements for future programming. Compile project results, outputs and lessons learned for wider dissemination within and outside Catalyste+.
• Work collaboratively with the MEL and/or Marketing team to create impact stories.
• Review program materials and prepare synthesis documents summarizing key information, results, success stories, decisions, and recommendations for team discussions.
• Research specific topics of interest to the program to enrich the knowledge of team members and to move the program forward. Play a key role in applying the Catalyste+ learning agenda within the MEL team, including: sharing program successes and information; integrating team-based learning; preparing required reports based on lessons learned; and collaborating with the MEL team to produce impact stories that highlight program outcomes and achievements.

Marketing

• In collaboration with the Marketing team and other Catalyste+ staff, assist in the drafting and editing of reports, special papers, newsletter articles, and other documents for publication or presentation. Coordinate with the Marketing team and ICTs to identify and organize marketing materials needed to support program implementation.
• In collaboration with the Marketing team, prepare and/or coordinate written, graphic, and visual materials, as well as social media content for public presentation/dissemination (for networking, public relations or revenue generation).
• Support Catalyste+'s participation in activities and engagements—virtual or in person—by providing requested information and preparing briefing notes on program outputs for any audience, including technical, academic, policy, or general public stakeholders.

General Administration

• Follow up on the program’s pipeline of activities throughout the year, including tracking of allocation targets.
• Act as the program's document gatekeeper, ensuring key documents are organized, available, and accessible.
• Leverage tools and applications (e.g. Quickbase) to retrieve and aggregate project information in support of the program’s reporting requirements.

KNOWLEDGE AND SKILL REQUIREMENTS

• Professional degree in International Development, International Relations, Economics, Business Administration, or a related field;
• Minimum three years of relevant experience in supporting or implementing international programs in a donor-funded setting;
• Demonstrated knowledge of international trade and economic development concepts;
• Field experience in Sub-Saharan Africa, Latin America, Asia, or the Caribbean is an asset;
• Experience working with volunteers in the not-for-profit sector is an asset;
• Full proficiency in English is required (speaking, listening, reading, and writing); working proficiency in French is an asset;
• Excellent interpersonal, intercultural communication, and analytical skills;
• Strong collaboration skills, with demonstrated ability to work effectively with diverse, cross-functional teams and manage stakeholders;
• Culturally sensitive and capable of preserving confidential or sensitive information;
• Ability to readily adapt to change, multi-task, coordinate, and prioritize day-to-day workload to meet tight timelines;
• Highly organized and able to manage large volumes of emails, meetings, and data/information in a dynamic environment;
• Ability to work proactively and independently with a solution oriented mindset;
• Proficient in Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook); Google applications (Docs, Sheets, Slides, Meet, etc); and database management;
• Comfortable using digital collaboration tools and open to learning new applications.

WHAT’S IN IT FOR YOU

Salary Range: $55,000 – $65,000, commensurate with experience.

At Catalyste+, we take a people-first approach to compensation, offering a comprehensive total rewards package designed to support our team while they do meaningful, impactful work. Our benefits include:

• Comprehensive health benefits plan
• Employer-matched pension plan
• Work-life balance (hybrid), vacation and sick leave
• Holiday and December end of year office closure
• Mental health and wellness programs
• Internal training, professional development and Mentorship opportunities
• An innovative, collaborative, diverse, and inclusive work environment

If you would like to apply, please click on the link below.

https://catalysteplus.bamboohr.com/careers/65?source=aWQ9MjI%3D

Application deadline: July 24, 2026

Catalyste+ is an equal opportunity employer who subscribes to the principle of equal access to employment. We thank all applicants for their interest, but only those selected for an interview will be contacted.

In the spirit of peace, friendship and respect, we recognize that our work takes place on traditional Indigenous territories across Canada. We also wish to acknowledge that the Catalyste+ office in Toronto is located on the traditional Indigenous territory of the Huron-Wendat, Haudenosaunee, the Anishnabeg, the Chippewa and the territory of the Mississaugas of the New Credit. In Montreal, our office is located on the unceded territory of the Kanien’kehá:ka.

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Chargé(e) de projet

RÉSUMÉ

Le/la chargé(e) de projet contribue à la mise en œuvre efficace des programmes et projets au sein de l'organisation. Ce rôle implique la coordination avec diverses équipes internes et externes, le respect des politiques organisationnelles et la réalisation des objectifs généraux des programmes.

Relevant du directeur de programme, le/la chargé(e) de projet travaille en collaboration avec les autres membres de l’équipe Catalyste+ pour soutenir l’ensemble du cycle de gestion du programme, incluant sa mise en œuvre, les missions des conseillers Catalyste+, le suivi, l’évaluation et l’apprentissage, ainsi que la gestion financière. L’une de ses principales responsabilités est de veiller à ce que toutes les activités et tous les rapports du programme soient réalisés selon des normes élevées, conformément aux politiques de l’organisation et en optimisant l’utilisation des ressources. Le/la chargé(e) de projet travaille en étroite collaboration avec le personnel du programme, les conseillers Catalyste+ et les membres de l’équipe nationale dans le cadre de la réalisation quotidienne des missions et effectue d’autres tâches ponctuelles au besoin. Ce poste est basé à Toronto ou à Montréal.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Soutien aux programmes

• Appuyer la planification et la mise en œuvre des programmes, y compris la conception, l'exécution et le suivi des tâches et des activités, conformément aux politiques et procédures, afin d'atteindre les objectifs.
• Examiner les demandes de nouveaux partenariats, de missions et toute autre soumission, afin d'en assurer l'exhaustivité, la clarté et la conformité avec les stratégies nationales, les objectifs des programmes et les politiques organisationnelles, et assurer la liaison avec les équipes concernées pour répondre aux questions ou demander des informations supplémentaires.
• Collaborer avec les autres équipes pour s'assurer que tous les documents de mise en œuvre du programme (tels que les accords de financement, les formulaires de suivi et d'évaluation, les rapports de dépenses et autres documents pertinents) sont complets, exacts, à jour et correctement classés conformément aux politiques de l'organisation.
• Collaborer à la préparation des documents de programme — y compris les plans de travail et les rapports annuels, les supports de communication, les notes d'information sur le programme, les présentations et autres rapports ou contenus pertinents — à destination des donateurs ou de l'organisation, à la demande du directeur de programme.
• Entretenir des relations de travail efficaces ; collaborer avec les autres pour organiser des activités communes et assurer le bon déroulement des travaux.
• Participer activement aux réunions et aux discussions ; recommander des améliorations aux processus et aux opérations afin d'améliorer l'efficacité globale du programme et de l'organisation.
• Planifier et coordonner les réunions de programme, les ateliers, les réunions internationales et les conférences avec les partenaires et les autres parties prenantes ; préparer les documents de référence et les ordres du jour, fournir un soutien logistique et documenter les discussions, les décisions et les points d'action afin de garantir l'efficacité et la qualité de la documentation des réunions.
• Participer à la préparation des notes conceptuelles et des propositions destinées aux bailleurs de fonds externes et fournir des mises à jour périodiques du programme, selon les besoins.

Gestion des connaissances

• Participer aux évaluations de programme, analyser les résultats obtenus afin d'alimenter les discussions d'apprentissage au sein de l'équipe et orienter les améliorations pour les programmes futurs. Compiler les résultats, les livrables et les enseignements tirés du projet en vue d'une diffusion plus large au sein et à l'extérieur de Catalyste+.
• Collaborer avec l'équipe MEL et/ou Marketing pour créer des récits d'impact.
• Examiner les documents du programme et préparer des documents de synthèse résumant les informations clés, les résultats, les réussites, les décisions et les recommandations pour les discussions d'équipe.
• Effectuer des recherches sur des sujets spécifiques pertinents pour le programme afin d'enrichir les connaissances des membres de l'équipe et de faire progresser le programme. Jouer un rôle clé dans la mise en œuvre du programme d'apprentissage Catalyste+ au sein de l'équipe SEL, notamment : partager les réussites et les informations relatives au programme ; intégrer l'apprentissage collaboratif ; préparer les rapports requis en fonction des enseignements tirés ; et collaborer avec l'équipe SEL pour produire des récits d'impact mettant en lumière les résultats et les réalisations du programme.

Marketing

• En collaboration avec l'équipe marketing et les autres membres du personnel de Catalyste+, participer à la rédaction et à la révision de rapports, de documents de synthèse, d'articles de newsletter et d'autres documents destinés à la publication ou à la présentation. Coordonner avec l'équipe marketing et les services informatiques l'identification et l'organisation des supports marketing nécessaires à la mise en œuvre du programme.
• En collaboration avec l'équipe marketing, préparer et/ou coordonner les supports écrits, graphiques et visuels, ainsi que le contenu des médias sociaux pour la présentation/diffusion publique (à des fins de réseautage, de relations publiques ou de génération de revenus).
• Soutenir la participation de Catalyste+ aux activités et engagements – virtuels ou en personne – en fournissant les informations demandées et en préparant des notes d'information sur les résultats du programme pour tout public, y compris les parties prenantes techniques, universitaires, politiques ou du grand public.

Administration générale

• Assurer le suivi des activités du programme tout au long de l'année, y compris le suivi des objectifs d'allocation.
• Assurer la gestion documentaire du programme, en veillant à ce que les documents clés soient organisés, disponibles et accessibles.
• Utiliser des outils et des applications (par exemple Quickbase) pour récupérer et regrouper les informations du projet afin de répondre aux exigences de rapport du programme.

EXIGENCES EN MATIÈRE DE CONNAISSANCES ET DE COMPÉTENCES

• Diplôme professionnel en développement international, relations internationales, économie, administration des affaires ou dans un domaine connexe ;
• Au moins trois ans d’expérience pertinente dans le soutien ou la mise en œuvre de programmes internationaux dans un contexte financé par des donateurs ;
• Connaissance avérée des concepts du commerce international et du développement économique ;
• Une expérience de terrain en Afrique subsaharienne, en Amérique latine, en Asie ou dans les Caraïbes est un atout ;
• L’expérience de travail avec des bénévoles dans le secteur à but non lucratif est un atout ;
• Une parfaite maîtrise de l'anglais est requise (expression orale, compréhension orale, lecture et écriture) ; une bonne maîtrise du français est un atout ;
• Excellentes compétences interpersonnelles, de communication interculturelle et d'analyse ;
• Solides compétences en matière de collaboration, avec une capacité démontrée à travailler efficacement avec des équipes diverses et transversales et à gérer les parties prenantes ;
• Sensible aux différences culturelles et capable de préserver la confidentialité des informations ;
• Capacité à s'adapter rapidement au changement, à effectuer plusieurs tâches simultanément, à coordonner et à prioriser la charge de travail quotidienne afin de respecter des délais serrés ;
• Très organisé et capable de gérer de gros volumes de courriels, de réunions et de données/informations dans un environnement dynamique ;
• Capacité à travailler de manière proactive et indépendante avec un esprit axé sur les solutions ;
• Maîtrise de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) ; des applications Google (Docs, Sheets, Slides, Meet, etc.) ; et de la gestion de bases de données ;
• À l'aise avec les outils de collaboration numérique et ouvert à l'apprentissage de nouvelles applications.

CE QUE CELA VOUS APPORTE

Fourchette salariale : 55 000 $ à 65 000 $, selon l’expérience.

Chez Catalyste+, nous adoptons une approche de la rémunération axée sur les personnes, en proposant un ensemble complet d'avantages sociaux conçu pour soutenir notre équipe dans l'accomplissement d'un travail significatif et percutant.

Nos avantages comprennent

• Un régime complet d'assurance santé
• Un régime de retraite avec abondement de l'employeur
• Équilibre entre vie professionnelle et vie privée (hybride), congés payés et congés maladie
• Fermeture des bureaux pendant les fêtes et à la fin du mois de décembre
• Programmes de santé mentale et de bien-être
• Formations internes, développement professionnel et possibilités de mentorat
• Un environnement de travail innovant, collaboratif, diversifié et inclusif

Si vous souhaitez postuler, veuillez cliquer sur le lien ci-dessous.

https://catalysteplus.bamboohr.com/careers/65?source=aWQ9MjI%3D

Date limite de candidature : 24 juillet 2026

Catalyste+ est un employeur souscrivant au principe de l'égalité d'accès à l'emploi. Nous remercions tous les candidats de leur intérêt, mais seules les personnes retenues pour un entretien seront contactées.

Dans un esprit de paix, d'amitié et de respect, nous reconnaissons que nos activités se déroulent sur les territoires traditionnels des peuples autochtones à travers le Canada. Nous tenons également à souligner que le bureau de Catalyste+ à Toronto est situé sur le territoire traditionnel des peuples autochtones Huron-Wendat, Haudenosaunee, Anishnabeg et Chippewa, ainsi que sur le territoire des Mississaugas de New Credit. À Montréal, notre bureau est situé sur le territoire non cédé des Kanien’kehá:ka.