Program Assistant / Adjoint ou adjointe de programme

Universities Canada is the voice of Canadian universities, at home and abroad. We are a membership organization providing university presidents with a unified voice for higher education, research and innovation. Universities Canada advances the mission of our member institutions to transform lives, strengthen communities and find solutions to the most pressing challenges facing our world.

Scholarship Partners Canada, a division of Universities Canada, has offered unmatched scholarship services for over sixty years and is considered the leading Canadian service provider in the field of scholarship management. Our unique educational expertise and proven methodologies provide customized scholarship design, implementation and management.

Scholarship Partners Canada is looking for a dynamic program assistant to join its team. As the first point of contact for Scholarship Partners Canada, you will be responsible for handling incoming applications, telephone calls and email inquiries from scholarship applicants.

If you are right for this opportunity, you will possess the education and experience listed below:

Education and experience

• College diploma in office administration.
• Two years of prior similar experience.
• Prior experience in processing a large volume of electronic documentation.
• Prior experience working with a database.
• Experience on a customer service team or call centre is an asset.

Abilities/Qualities

• Good oral communication skills in both official languages.
• Proficiency in data entry management.
• Ability to organize and prioritize work and meet deadlines.
• Ability to deal effectively with stakeholders.
• High degree of accuracy and high level of attention to detail.

The position is based in Ottawa. Universities Canada has adopted a hybrid work model where employees are expected to work in the office a minimum of two days a week.

The salary range for this position starts at $43,355 depending on experience. Candidates who do not meet all of the position requirements may be considered in an underfill capacity, in which case the candidate would be hired at a lower level than the position level.

Universities Canada is a National Capital Region Top Employer. We offer a comprehensive benefit package which includes three weeks of vacation, an attractive pension plan, group insurance, free gym membership and scholarships for children of our employees.

Interested candidates are asked to submit their curriculum vitae and a cover letter to the human resources service, Universities Canada, 1610-350 Albert Street, Ottawa, Ontario K1R 1A4 by August 3, 2025. Email address: careers@univcan.ca.

To learn more about us, visit us at www.univcan.ca or find us on social media.

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While all responses will be appreciated and handled in strictest confidence, only those being considered for interviews will be acknowledged.

Universities Canada promotes the principles of diversity and inclusion and adheres to the tenets of the Canadian Human Rights Act and the Ontario Human Rights Code. We encourage applications from women, Indigenous peoples and persons of all races, ethnic origins, religions, abilities, sexual orientations, and gender identities and expressions. Universities Canada provides accommodation during all parts of the hiring process, upon request, to applicants with disabilities. If contacted to proceed to the selection process, please advise us if you require any accommodation.

Universities Canada respectfully acknowledges that our offices are situated on the traditional lands of the Algonquin Anishinaabeg people.

Adjoint ou adjointe de programme, Bourses d’études postsecondaires

Universités Canada est le porte-parole des universités canadiennes au pays et à l’étranger. À titre d’organisation mutuelle, Universités Canada offre aux recteurs une voix unie pour l’enseignement supérieur, la recherche et l’innovation. Elle appuie ses établissements membres dont la mission consiste à transformer des vies, à renforcer les collectivités et à trouver des solutions aux problèmes les plus pressants du monde.

Partenaires en bourses d’études Canada offre depuis plus de 60 ans, au nom d’Universités Canada, des services d’une qualité inégalée en matière de bourses d’études, et représente le plus important prestataire de services de gestion de bourses d’études au pays. La connaissance du domaine de l’éducation et les méthodes éprouvées de l’équipe permettent de concevoir, de mettre en place et de gérer des programmes de bourses d’études personnalisés.

Partenaires en bourses d’études Canada procède actuellement au recrutement d’un adjoint ou d’une adjointe de programme pour joindre son équipe. Le ou la titulaire du poste agira comme premier point de contact du Programme en répondant aux appels téléphoniques et à la correspondance adressée par les étudiants ou les étudiantes et les parents, ainsi qu’en régissant toutes les interactions avec les clients ou clientes.
La personne idéale pour ce poste répondra aux exigences suivantes :

Études et expérience

• Diplôme d’études collégiales en gestion de bureau
• Deux années d’expérience pertinente
• De l’expérience reconnue à traiter un grand volume de documents électroniques
• De l’expérience de travail avec une base de données
• De l’expérience du service à la clientèle ou dans un centre d’appel, un atout

Compétences

• De bonnes habiletés en communication orale en anglais et en français
• De bonnes compétences en gestion de données
• Habileté à organiser et à prioriser sa charge de travail ainsi que de rencontrer les échéances
• Capacité de traiter efficacement avec les clients
• Capacité de travailler avec exactitude et de la minutie

La ou le titulaire du poste devra travailler à partir d’Ottawa. Universités Canada a adopté un modèle de travail hybride selon lequel les membres du personnel doivent se rendre au bureau à raison de deux (2) fois par semaine.

L’échelle de traitement à l’embauche débute à 43 355 $, selon l’expérience. Les personnes qui ne satisfont pas à toutes les exigences du poste pourraient être classées à un niveau inférieur.

Universités Canada est l’un des meilleurs employeurs de la région de la capitale nationale. Elle offre un excellent programme d’avantages sociaux comprenant un congé annuel de trois semaines, un régime de retraite intéressant, un régime d’assurances collectives, un abonnement gratuit au gymnase et un programme de bourses d’études pour les enfants des employées et employés.

Les personnes intéressées devront faire parvenir leur curriculum vitae au Service des ressources humaines, Universités Canada, 350, rue Albert, bureau 1610, Ottawa (Ontario) K1R 1A4 d’ici le 3 août 2025. Courriel : emplois@univcan.ca.

Pour obtenir un complément d’information, veuillez consulter le www.univcan.ca ou suivre l’association sur les médias sociaux.

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Toutes les candidatures qui nous parviendront seront prises en considération et traitées dans la plus stricte confidentialité, mais nous n’enverrons un accusé de réception qu’aux personnes retenues pour l’entrevue.

Universités Canada tient à promouvoir les principes de diversité et d’inclusion. Elle se conforme à la Loi canadienne sur les droits de la personne et au Code des droits de la personne de l’Ontario. Nous encourageons les femmes, les peuples autochtones et toutes les personnes, quelles que soient leurs races, leurs origines ethniques, leurs religions, leurs aptitudes, leurs orientations sexuelles, leurs identités sexuelles et leurs expressions de genre, à présenter leur candidature. Universités Canada offre, sur demande et pendant tout le processus d’embauche, des mesures d’adaptation aux personnes handicapées qui présentent une demande d’emploi. Si l’on vous contacte parce que vous avez été retenue ou retenu pour la prochaine étape de la sélection, veuillez nous indiquer si vous avez besoin de mesures d’adaptation.

Universités Canada reconnaît respectueusement que ses bureaux sont situés sur les territoires ancestraux du peuple anichinabé algonquin.

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Les personnes intéressées devront faire parvenir leur curriculum vitae au emplois@univcan.ca.