Operations Manager / Responsable des opérations

Version française ci-dessous!

Job Posting Summary

Job Title:Operations ManagerLocation:

Remote, anywhere in Canada; able to travel within Canada 1-2 times/year.

Candidates based in Montreal will have access to an optional co-working space.

Reports to: Vice President of Projects, Small Change Fund

Contract: Part-time; permanent

Start Date: January 5, 2027 (flexible)

Starting Salary: $30-35,000 per year, including access to extended health and dental benefits and paid sick leave. 3 weeks’ annual vacation (pro-rated to 0.5FTE), + 3 weeks scheduled whole-office closure (1 week in summer and 2 in December).

Work Hours:20 hours per week; must work Mondays, otherwise flexible hours.

About Us

The Organizing Hub / Le Hub de Mobilisation (Le Hub) is a project of the Small Change Fund. Le Hub is a bilingual activist training centre designed around the needs of grassroots social movement organizers across so-called Canada & Québec. Through interactive workshops, 1:1 coaching, in-person community organizing training camps, and other strategic offerings, our team of grassroots movement-embedded organizers is dedicated to supporting climate and social justice organizers to build & leverage power for systemic change.

Small Change Fund acts as a catalyst for individuals and grassroots organizations. We work together with partners to improve the environment; reduce poverty; and promote reconciliation efforts across Canada including, working with Indigenous Peoples to support the protection of their lands, waters and communities. We are a capacity support engine and have helped more than 325 organizations across the country, raising over $30 million for projects, the majority of which tackle environmental and climate-related issues. Small Change Fund is a registered charity.

About the Role

Social movements need all kinds of people, including those with skills in numbers, systems, and data! We are looking for somebody to join Le Hub’s team as our Operations Manager who is passionate about the ways in which strong internal systems can help a group work well together and create powerful outcomes that are aligned with our values.

Our Operations Manager must have a background in community organizing and/or grassroots social movements, and must be:

• Impeccably organized;
• Good with spreadsheets and digital systems;
• A data management whiz;
• A wise financial thinker with grounded integrity and sound judgment;
• A clear and compassionate communicator and leader of internal processes.

Overall: The Operations Manager is responsible for overseeing, maintaining, and strengthening Le Hub’s internal financial, informational, and administrative systems. Working alongside staff, the Director, and partners at Small Change Fund, the Operations Manager will be responsible for ensuring that Le Hub team’s internal operations are organized, clear, humane, and supportive of the broader mission of the organization!

Responsibilities:

Financial Management and Administration (50%):

• Manage monthly budget reconciliation.
• Collect and file program and team expense receipts.
• Process and file contracts, honoraria, invoices, and reimbursements.
• Work with the Programs Lead and Coaching & Curriculum Leads to monitor project expenses in line with program budgets.
• Develop, strengthen, and manage internal financial policies and procedures as needed.
• Clearly summarize and communicate Le Hub’s up-to-date financial information to the Director for use in grant expenditure reports to donors.
• Work with the Director to track fundraising progress, monitor cash flow, and align revenue projections with programming needs.

Internal Systems & General Operational Support (30%):

• Work with the Director to review and update organizational systems, policies, and procedures to ensure organizational efficiency and alignment with current and future needs.
• Refine and maintain digital filing and information systems to enhance team productivity and collaboration, mainly in Google Drive and Cryptpad.
• Working closely with the Director, update digital security management protocols as needed.
• Work with the Director to address emerging team operational needs and contribute to overall operational effectiveness as needed.

Program Data Management (20%):

• Work with the Director and other Hub staff to create a comprehensive program evaluation plan for The Organizing Hub / Le Hub de Mobilisation.
• Manage program data in a centralized location for use in ongoing reporting, program goal tracking, and program evaluation.
• Clearly summarize and communicate Le Hub’s program activities and outcomes to the Director for use in reporting to donors.

Team Culture and Strategy (15%):

• Commit strongly to the values and principles of social justice, anti-racism, and Indigenous self-determination.
• Support Le Hub’s Director and other staff in executing our 2026/2027 strategic plan.
• Attend and contribute to rotating facilitation and note-taking at weekly team meetings.
• Participate in a shared culture of learning through monthly team sense-making meetings about the current state of organizing in Canada and Quebec, as well as periodic team trainings.
• Contribute to a team culture of respect, collaboration, and ongoing professional development.
• Design operational systems that support and align with the team’s interpersonal, cognitive, and emotional needs.

What we’re looking for:

• A demonstrated commitment to social and environmental justice movements, including experience in unpaid community organizing. Please speak to these experiences in your cover letter.
• Ability to work confidently in an English-speaking professional environment; at least intermediate-level written and oral proficiency in French.*
• Passion for stewarding organizational systems that contribute to a culture of care and shared success in a values-driven organization.
• 2+ years of experience in financial management (ideally in a non-profit or charitable context); 1-3+ years preferred across all other core areas of the role.
• Demonstrated experience in Microsoft Excel and Google Drive.
• Demonstrated experience reliably and proactively setting, tracking, and meeting deadlines, especially related to fiscal responsibilities.
• Demonstrated experience with handling sensitive and/or confidential information with care.
• Excellent ability to make and steward organizational decisions rooted in strategy, values, and sound judgment.
• Outstanding organizational skills and attention to detail in both project management and written and numerical work.
• Comfortable working largely independently and remotely, with opportunities to work collaboratively with a close-knit team.
• Be a Canadian citizen, permanent resident, or person to whom refugee protection has been conferred under the Immigration and Refugee Protection Act for the duration of the employment.
• Have a valid Social Insurance Number at the start of employment and be legally entitled to work in Canada in accordance with relevant provincial or territorial legislation and regulations.

* Please note: Candidates whose first language is French are strongly encouraged to apply. We serve both Anglophone and Francophone communities, and it is an asset to our team culture to have a diversity of language backgrounds informing our work.

Bonus qualifications:

• Certification in accounting, finance administration, business administration, or Indigenous financial management.
• Experience with program evaluation and program data management.
• Experience managing digital information security processes and using encrypted file management software like Cryptpad.
• Experience with grant applications, grant reporting, grant fund allocations within organizational budgeting, and other components of charitable fundraising.
• Experience creating or using grant calendars to track complex application and reporting timelines.
• Experience with accounting software like Quickbooks.
• Experience developing and/or running trainings for grassroots activists on financial management, systems management, and/or data management.

We recognize that candidates may bring relevant skills and experiences that don’t fit nearly within the criteria; if you do not meet all of the listed qualifications, we still encourage you to apply! We strongly welcome racialized people, Indigenous people, people with disabilities, and LGBTQ+ people to apply to this role.

Recruitment Process & Timeline

Because the person we are seeking for this role has a unique combination of skills, experiences, and values, we will be accepting applications and interviewing candidates on a rolling basis until we find the right person. Our goal is to complete the hiring process by end-of-year in 2026 so that our new Operations Manager can start in January 2027.

How to Apply

Please submit a resume and cover letter by email to Remy Klein (they/them), Director at Le Hub – remy@lehub.ca.

We can find your employment & volunteer history in your resume, so please use your cover letter as an opportunity to communicate who you are and why you care about this work. In particular, in your 1-page cover letter we would love to read about:

1. your values related to this work (i.e. why do strong financial systems and internal operations matter in an organization that supports social movements?), and
2. your experience with community organizing and/or participation in movements for social and environmental justice (which may or may not be representable on a traditional resume).

You are welcome to include relevant unpaid experiences on your resume if you feel they help paint a stronger picture of your qualifications for this position.

Due to the volume of applications typically received, only those selected for an interview will be contacted. When contacted for an interview, we will welcome you to share any accommodations that will enable you to participate comfortably and fully in the process. Thank you for taking the time to apply!

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Résumé de l’offre d’emploi

Poste:Responsable des opérationsLieu de travail:

Télétravail, partout au Canada; disponible pour voyager au Canada une à deux fois par an.

Les candidat·es basé·es à Montréal auront accès à un espace de travail partagé (optionnel).

Relève de:Vice-président·e des projects, Small Change Fund

Contrat:Temps partiel; permanent

Date d’entrée en fonction:5 janvier 2027 (flexible)

Salaire de départ: $30-35,000 par année, incluant l'accès à une assurance médicale et dentaire complémentaire ainsi que des congés de maladie payés. 3 semaines de vacances annuelles (calculées au prorata à 0,5 ETP), + 3 semaines de fermeture prévue pour l'ensemble du bureau (1 semaine en été et 2 en décembre).

de travail:20 heures par semaine; doit travailler les lundis, heures flexibles le reste de la semaine.

À propos

The Organizing Hub / Le Hub de Mobilisation (Le Hub) est un projet de Small Change Fund. Le Hub est un centre de formation militant bilingue conçu pour répondre aux besoins des organisateur·trices de mouvements sociaux de base à travers ce qu’on appelle le Canada et le Québec. Grâce à des ateliers interactifs, à du mentorat individuel, à des camps de formation en organisation communautaire en personne et à d’autres initiatives stratégiques, notre équipe d’organisateur·trices ancré·es dans les mouvements de base s’engage à soutenir les militant.es pour le climat et la justice sociale afin qu’ils puissent renforcer et mobiliser leur pouvoir en faveur d’un changement systémique.

Small Change Fund agit comme catalyseur pour les particuliers et les organismes communautaires. Nous collaborons avec nos partenaires pour améliorer l’environnement, réduire la pauvreté et promouvoir les efforts de réconciliation partout au Canada, notamment en travaillant avec les peuples autochtones pour soutenir la protection de leurs terres, de leurs eaux et de leurs collectivités. Nous sommes un moteur de renforcement des capacités et avons aidé plus de 325 organismes à travers le pays, en recueillant plus de 30 millions de dollars pour des projets, dont la plupart portent sur des enjeux environnementaux et liés au climat. Le Small Change Fund est un organisme de bienfaisance enregistré.

À propos du poste

Les mouvements sociaux ont besoin de personnes de tous horizons, y compris de celles qui possèdent des compétences en mathématiques, en systèmes et en analyse de données! Nous recherchons une personne pour se joindre à l’équipe de Le Hub en tant que responsable des opérations, une personne passionnée par la manière dont des systèmes internes solides peuvent aider un groupe à bien fonctionner ensemble et à obtenir des résultats significatifs, en accord avec nos valeurs.

Notre responsable des opérations doit posséder une expérience dans le domaine de l'organisation communautaire et/ou des mouvements sociaux de base, et doit être:

• Impeccablement organisé·e;
• À l’aise avec les feuilles de calcul et les systèmes numériques;
• Un·e as de la gestion des donnés;
• Une personne judicieuse en matière de finances, dotée d’une intégrité inébranlable et d’un jugement sûr;
• Une personne qui communique de manière claire et bienveillante, ainsi qu’un.e chef de file dans la gestion des processus internes.

Dans l’ensemble : Le·la responsable des opérations est chargé·e de superviser, d’entretenir et de renforcer les systèmes financiers, informatiques et administratifs internes de Le Hub. En collaboration avec le personnel, la direction et les partenaires du Small Change Fund, la personne responsable des opérations veillera à ce que les opérations internes de l’équipe de Le Hub soient organisées, claires, humaines et qu’elles soutiennent la mission globale de l’organisation!

Responsabilités:

Gestion financière et administration (50%):

• Gérer le rapprochement budgétaire mensuel.
• Recueillir et classer les reçus relatifs aux dépenses du programme et de l'équipe.
• Traiter et classer les contrats, les honoraires, les factures et les remboursements.
• Collaborer avec le·la responsable des programmes et les responsables de l'encadrement et des programmes d'études afin de surveiller les dépenses liées aux projets conformément aux budgets des programmes.
• Élaborer, renforcer et gérer les politiques et procédures financières internes selon les besoins.
• Résumer et communiquer de manière claire les renseignements financiers à jour de Le Hub à la direction, afin qu’elle puisse les utiliser dans les rapports sur les dépenses liées aux subventions destinés aux donateurs.
• Collaborer avec la direction pour suivre l'évolution de la collecte de fonds, surveiller les flux de trésorerie et harmoniser les prévisions de revenus avec les besoins liés aux programmes.

Systèmes internes et soutien opérationnel général (30%):

• Collaborer avec la direction afin d’examiner et de mettre à jour les systèmes, les politiques et les procédures organisationnelles, dans le but d’assurer l’efficacité de l’organisation et son adaptation aux besoins actuels et futurs.
• Améliorer et assurer la maintenance des systèmes de classement numérique et d’information afin d’accroître la productivité et la collaboration au sein de l’équipe, principalement sur Google Drive et Cryptpad.
• En étroite collaboration avec la direction, mettre à jour les protocoles de gestion de la sécurité numérique au besoin.
• Collaborer avec la direction pour répondre aux besoins opérationnels émergents de l'équipe et contribuer à l'efficacité opérationnelle globale, au besoin.

Gestion des données du programme (20%):

• Collaborer avec la direction et les autres membres du personnel du Hub afin d’élaborer un plan d’évaluation complet du programme pour The Organizing Hub / Le Hub de Mobilisation.
• Gérer les données relatives aux programmes à partir d’un emplacement centralisé afin de les utiliser pour la production de rapports réguliers, le suivi des objectifs et l’évaluation des programmes.
• Résumer et présenter clairement les activités et les résultats du programme de Le Hub à la direction, afin qu’elle puisse en rendre compte aux donateurs.

Culture d'équipe et stratégie (15%):

• S’engager fermement en faveur des valeurs et des principes de justice sociale, de lutte contre le racisme et d’autodétermination des peuples autochtones.
• Appuyer la direction de Le Hub et les autres membres du personnel dans la mise en œuvre de notre plan stratégique 2026-2027.
• Participer et contribuer à la facilitation et à la prise de notes à tour de rôle lors des réunions d'équipe hebdomadaires.
• Participer à une culture d’apprentissage collective grâce à des réunions mensuelles d’équipe consacrées à l’analyse de la situation actuelle du mouvement syndical au Canada et au Québec, ainsi qu’à des formations périodiques au sein de l’équipe.
• Contribuer à instaurer une culture d'équipe fondée sur le respect, la collaboration et le développement professionnel continu.
• Concevoir des systèmes opérationnels qui répondent et s’adaptent aux besoins interpersonnels, cognitifs et émotionnels de l’équipe.

Ce que nous recherchons:

• Un engagement manifeste envers les mouvements en faveur de la justice sociale et environnementale, y compris une expérience dans l'organisation communautaire bénévole. Veuillez mentionner ces expériences dans votre lettre de motivation.
• Capacité à travailler en toute assurance dans un milieu professionnel anglophone; maîtrise du français à un niveau égal ou supérieur à intermédiaire, tant à l'écrit qu'à l'oral.*
• Passion pour la gestion des systèmes organisationnels qui favorisent une culture de bien-être et de réussite partagée au sein d’une organisation guidée par des valeurs.
• Au moins 2 ans d'expérience en gestion financière (de préférence dans le secteur sans but lucratif ou caritatif); une expérience de 1 à 3 ans ou plus est souhaitable dans tous les autres domaines clés du poste.
• Expérience attestée dans l'utilisation de Microsoft Excel et de Google Drive.
• Expérience attestée dans la mise en place, le suivi et le respect rigoureux et proactif des échéances, notamment en matière de responsabilités financières.
• Expérience attestée dans le traitement rigoureux de renseignements sensibles et/ou confidentiels.
• Excellente capacité à prendre et à mettre en œuvre des décisions organisationnelles fondées sur la stratégie, les valeurs et un jugement avisé.
• Excellentes compétences organisationnelles et souci du détail, tant en gestion de projet que dans le travail écrit et numérique.
• À l’aise pour travailler de manière largement autonome et à distance, tout en ayant l’occasion de collaborer avec une équipe soudée.
• Être citoyen·ne canadien·ne, résident·e permanent·e ou personne à qui la protection des réfugié·es a été accordée en vertu de la Loi sur l’immigration et la protection des réfugié·es pendant toute la durée de l’emploi.
• Détenir un numéro d’assurance sociale valide au début de l’emploi et être légalement autorisé·e à travailler au Canada, conformément aux lois et règlements provinciaux ou territoriaux applicables.

* Remarque : Nous encourageons vivement les candidats dont la langue maternelle est le français à poser leur candidature. Nous sommes au service des communautés anglophones et francophones, et la diversité des origines linguistiques qui enrichit notre travail constitue un atout pour la culture de notre équipe.

Qualifications supplémentaires:

• Certification en comptabilité, en administration financière, en administration des affaires ou en gestion financière autochtone.
• Expérience en évaluation de programmes et en gestion des données relatives aux programmes.
• Expérience en gestion des processus liés à la sécurité de l’information numérique et en utilisation de logiciels de gestion de fichiers chiffrés, comme Cryptpad.
• Expérience en matière de demandes de subventions, de rapports sur les subventions, d’affectation des fonds de subventions dans le cadre de la budgétisation organisationnelle et d’autres aspects de la collecte de fonds à des fins caritatives.
• Expérience dans la création ou l’utilisation de calendriers de subventions pour suivre les échéanciers complexes liés aux demandes et aux rapports.
• Expérience avec des logiciels de comptabilité tels que QuickBooks.
• Expérience dans l'élaboration et/ou l'animation de formations destinées aux militant·es sur la gestion financière, la gestion des systèmes et/ou la gestion des données.

Nous sommes conscient·es que certain·es candidat·es peuvent posséder des compétences et une expérience pertinentes qui ne correspondent pas tout à fait aux qualifications énumérées. Si c’est votre cas, nous vous encourageons tout de même à poser votre candidature! Nous invitons chaleureusement les personnes issues de minorités ethniques, les Autochtones, les personnes en situation de handicap et les personnes LGBTQ+ à poser leur candidature pour ce poste.

Processus et échéancier de recrutement

La personne que nous recherchons pour ce poste possède une combinaison unique de compétences, d’expériences et de valeurs. À ce titre, nous accepterons les candidatures et mènerons les entrevues de manière continue, jusqu’à ce que nous trouvions la personne idéale. Notre objectif est de mener à bien le processus d’embauche d’ici la fin de l’année 2026, afin que notre nouveau.velle responsable des opérations puisse entrer en poste en janvier 2027.

Comment appliquer

Veuillez envoyer votre curriculum vitae et votre lettre de motivation par courriel à : Remy Klein (iel), à la tête de la direction de Le Hub – remy@lehub.ca.

Votre parcours professionnel et vos expériences de bénévolat figurent déjà dans votre curriculum vitae; nous vous invitons donc à profiter de votre lettre de motivation pour nous faire découvrir qui vous êtes et pourquoi ce poste vous tient à cœur. Plus précisément, dans votre lettre de motivation d’une page, nous aimerions notamment que vous nous parliez de:

1. vos valeurs liées à ce travail (c’est-à-dire : pourquoi est-il important qu’une organisation qui soutient les mouvements sociaux dispose de systèmes financiers et de processus internes solides?), et
2. votre expérience en matière d’organisation communautaire et/ou de participation à des mouvements en faveur de la justice sociale et environnementale (qui peut ou non être représentable dans un CV traditionnel).

N’hésitez pas à mentionner dans votre CV toute expérience non rémunérée pertinente si vous estimez qu’elle permet de mieux mettre en valeur vos compétences pour ce poste.

Compte tenu du nombre important de candidatures que nous recevons habituellement, seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées. Si vous êtes convoqué·e à une entrevue, n’hésitez pas à nous faire part de tout aménagement nécessaire qui vous permettra de participer pleinement et dans les meilleures conditions possibles au processus de sélection. Merci d’avoir pris le temps de postuler!