National Human Resources Coordinator/ Coordonnatrice ou coordonnateur national des ressources humaines

POSITION SUMMARY

Reports to: National Vice President, Operations

Job status: Part Time 15 hours per week

Language requirement: English, French an asset

Location: Remote

Salary: $23,400 to $27,300 per year

Start date: The posting will be live until the position is filled, or a candidate has been identified

Vacancy Declaration: This job posting is for an existing position.

Big Brothers Big Sisters of Canada (BBBSC) is seeking an HR Coordinator who supports the organization’s operational and people-focused priorities by delivering key human resources services across the employee lifecycle. Reporting to the Vice-President, Operations, this part-time role (15 hours per week) is responsible for leading full-cycle recruitment, supporting onboarding and offboarding, and ensuring HR processes are efficient, compliant, and aligned with organizational needs.

The HR Coordinator plays a central role in fostering a positive and engaging workplace by supporting performance management, maintaining accurate employee records, and coordinating employee programs such as Canada Summer Jobs. This role also contributes to employee engagement initiatives by analyzing survey data, supporting training and policy orientation, and providing recommendations that enhance the employee experience and strengthen BBBSC’s overall operations.

Why BIG BROTHERS BIG SISTERS OF CANADA?

For over 110 years, BBBSC has been championing the health and wellbeing of young people across the country by supporting over 80 member agencies in a united Federation. The BBBSC national office provides the Federation with support, resources, and guidance, including a national quality assurance program, pan-Canadian mentoring programs, centralized data-collection, shared technology infrastructure, and national fundraising and advocacy campaigns. Together, we mobilize thousands of volunteers, who in turn mentor 33,000 children and youth.

IDEAL CANDIDATE

As the HR Coordinator, you are a detail-oriented and proactive professional with experience supporting key HR functions across the employee lifecycle, including recruitment, onboarding, and HR administration. You are highly organized, able to manage multiple priorities, and comfortable working both independently and collaboratively.

You communicate effectively, build strong relationships with stakeholders, and handle confidential information with professionalism. You are also analytical and solutions-focused, using data and insights to support a positive employee experience.

If you are motivated by meaningful work in a mission-driven organization, we’d love to hear from you!

RESPONSIBILITIES AND DUTIES
This is a part time position that reports to the National Vice President, Operations. As our National Human Resources Coordinator, you will:

Recruitment:

• Administer full-cycle recruitment and selection of potential candidates, including drafting and posting job descriptions, managing talent pool, screening applicants, conducting interviews, and preparing job offers;
• Onboard and offboard team members;
• Maintain and update job advertisements and job descriptions for all positions;
• Facilitate the annual Canada Summer Jobs Program to ensure compliance with program guidelines. Liaise with senior leadership and directors to identify needs and develop role descriptions.
• Supports all aspects of the employee lifecycle;

Engagement and Administration:

• Support the performance management process to ensure performance evaluations and individual work objectives are completed;
• Analyze survey data from employee engagement surveys to identify trends and provide recommendations for improvement;
• Research annual COLA increases and make recommendations;
• Maintain employee records and ensure any changes in employment status are captured and securely archived;
• Orient new staff to HR policies and ensure any required training is completed by all employees (e.g. workplace violence and harassment awareness);
• Liaise with the health and dental insurance broker and administer benefits;
• Participate in and support committees focused on enhancing employee engagement initiatives
• Performs other tasks, as necessary.

KNOWLEDGE AND SKILLS

In addition to being a collaborative team player, quick learner, and highly organized professional, the ideal candidate will have the following qualifications:

• Post-secondary education in Human Resources, Business Administration, or a related field
• Foundational knowledge of HR principles, employment standards, and best practices
• 2–4 years of relevant HR experience, with a proven ability to support core functions such as recruitment, onboarding, and employee records management
• Experience supporting recruitment, onboarding, and HR administration
• Strong organizational and time management skills, with the ability to manage multiple priorities and meet deadlines
• Excellent written and verbal communication skills
• High attention to detail and accuracy, particularly when maintaining employee records
• Ability to handle confidential information with discretion and professionalism
• Proficiency Microsoft Office applications
• Experience supporting employee engagement initiatives and HR programs is an asset
• Ability to work both independently and collaboratively within a team environment

APPLICATION PROCESS

Big Brothers Big Sisters of Canada is committed to principles of anti-oppression and employment equity. We strongly encourage persons with disabilities and members of Indigenous, Black, racialized, 2SLGBTQIA+, Francophone, and other equity-seeking groups to apply and to self-identify. French and English, both oral and written, is required for this role.

Please send a CV and cover letter to our Human Resources department at HRBBBSC@bigbrothersbigsisters.ca

BBBSC does not use AI to screen, assess, or select applicants. The posting will be live until the position is filled, or until a candidate has been identified. We thank all applicants for your interest. Only those selected for an interview will be contacted.

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Coordonnatrice ou coordonnateur national des ressources humaines

SOMMAIRE DU POSTE

Relève de: Vice-présidente nationale, Opérations

Statut du poste : Temps partiel, 15 heures par semaine

Exigences linguistiques: Anglais, français un atout

Lieu : Télétravail

Salaire: $23,400 to $27,300 per year

Date d’entrée en fonction : L’affichage sera en ligne jusqu’à ce que le poste soit pourvu ou qu’une candidature soit retenue

Déclaration de poste vacant : Le présent affichage de poste concerne un poste existant.

Grands Frères Grandes Sœurs du Canada (GFGSC) est à la recherche d’une coordonnatrice ou d’un coordonnateur des ressources humaines qui soutient les priorités opérationnelles et axées sur les personnes de l’organisation en fournissant des services clés en ressources humaines tout au long du cycle de vie des employées et employés. Relevant de la vice-présidente, Opérations, ce poste à temps partiel (15 heures par semaine) est responsable de diriger le recrutement complet, de soutenir l’accueil et le départ des employées et employés, et de s’assurer que les processus de ressources humaines sont efficaces, conformes et alignés sur les besoins organisationnels.

La coordonnatrice ou le coordonnateur des ressources humaines joue un rôle central dans la promotion d’un milieu de travail positif et stimulant en soutenant la gestion du rendement, en maintenant des dossiers du personnel précis et en coordonnant les programmes pour les employées et employés tels qu’Emplois d’été Canada. Ce rôle contribue également aux initiatives d’engagement des employées et employés en analysant les données des sondages, en soutenant l’orientation en matière de formation et de politiques, et en formulant des recommandations qui améliorent l’expérience des employées et employés et renforcent les opérations globales du GFGSC.

POURQUOI GRANDS FRÈRES GRANDES SŒURS DU CANADA?

Depuis plus de 110 ans, GFGSC défend la santé et le bien-être des jeunes partout au pays en soutenant plus de 80 organismes membres au sein d’une fédération unie. Le Bureau national du GFGSC fournit à la fédération du soutien, des ressources et des orientations, y compris un programme national d’assurance de la qualité, des programmes de mentorat pancanadiens, une collecte de données centralisée, une infrastructure technologique partagée et des campagnes nationales de collecte de fonds et de défense des intérêts. Ensemble, nous mobilisons des milliers de bénévoles qui, à leur tour, accompagnent 33 000 enfants et jeunes par le mentorat.

PROFIL RECHERCHÉ

En tant que coordonnatrice ou coordonnateur des ressources humaines, vous êtes une personne professionnelle soucieuse du détail et proactive, possédant de l’expérience dans le soutien des fonctions clés de ressources humaines tout au long du cycle de vie des employées et employés, y compris le recrutement, l’accueil et l’administration des ressources humaines. Vous êtes une personne très organisée, capable de gérer plusieurs priorités simultanément et à l’aise de travailler tant de manière autonome qu’en collaboration.

Vous communiquez efficacement, établissez des relations solides avec les parties prenantes et traitez les renseignements confidentiels avec professionnalisme. Vous êtes également une personne analytique et axée sur les solutions, utilisant les données et les connaissances pour soutenir une expérience positive des employées et employés.

Si vous êtes motivé par un travail porteur de sens au sein d’une organisation guidée par sa mission, nous aimerions vous connaître!

Responsabilités et tâches

Il s’agit d’un poste à temps partiel qui relève de la vice-présidente nationale, Opérations. En tant que coordonnatrice ou coordonnateur national des ressources humaines, vous devrez :

Recrutement:

• Administrer le recrutement complet et la sélection de candidates et candidats potentiels, y compris la rédaction et l’affichage des descriptions de poste, la gestion du bassin de talents, le tri des candidatures, la conduite des entrevues et la préparation des offres d’emploi;
• Accueillir et accompagner le départ des membres de l’équipe;
• Maintenir et mettre à jour les affichages d’emploi et les descriptions de poste pour tous les postes;
• Faciliter le programme annuel Emplois d’été Canada afin d’assurer la conformité aux lignes directrices du programme. Communiquer avec la haute direction et les directrices et directeurs pour déterminer les besoins et élaborer les descriptions de rôles.
• Soutenir tous les aspects du cycle de vie des employées et employés;

Engagement et administration:

• Soutenir le processus de gestion du rendement afin de s’assurer que les évaluations du rendement et les objectifs de travail individuels sont complétés;
• Analyser les données des sondages d’engagement des employées et employés afin de déterminer les tendances et formuler des recommandations d’amélioration;
• Effectuer des recherches sur les augmentations annuelles liées à l’indice du coût et de la vie et formuler des recommandations;
• Maintenir les dossiers du personnel et s’assurer que tout changement de statut d’emploi est consigné et archivé de manière sécuritaire;
• Orienter les nouvelles employées et nouveaux employés en matière de politiques de ressources humaines et s’assurer que toute formation requise est complétée par l’ensemble du personnel (p. ex. : sensibilisation à la violence et au harcèlement en milieu de travail);
• Communiquer avec la courtière ou le courtier d’assurance maladie et dentaire et administrer les avantages sociaux;
• Participer aux comités axés sur l’amélioration des initiatives d’engagement des employées et employés et les soutenir
• Effectuer d’autres tâches, au besoin.

CONNAISSANCES ET COMPÉTENCES

En plus d’être une personne collaborative qui apprend rapidement et qui est très organisée, la candidate ou le candidat idéal possédera les qualifications suivantes:

• Formation postsecondaire en ressources humaines, en administration des affaires ou dans un domaine connexe
• Connaissances de base des principes de ressources humaines, des normes d’emploi et des pratiques exemplaires
• De deux à quatre ans d’expérience pertinente en ressources humaines, avec une capacité démontrée à soutenir les fonctions essentielles telles que le recrutement, l’accueil et la gestion des dossiers du personnel
• Expérience en soutien au recrutement, à l’accueil et à l’administration des ressources humaines
• Solides compétences en organisation et en gestion du temps, avec la capacité de gérer plusieurs priorités et de respecter les échéanciers
• Excellentes compétences en communication écrite et verbale
• Grand souci du détail et de la précision, particulièrement dans le maintien des dossiers du personnel
• Capacité de traiter les renseignements confidentiels avec discrétion et professionnalisme
• Maîtrise des applications Microsoft Office
• Expérience dans le soutien aux initiatives d’engagement des employées et employés et aux programmes de ressources humaines, un atout
• Capacité de travailler tant de manière autonome qu’en collaboration au sein d’une équipe

Processus de candidature

Grands Frères Grandes Sœurs du Canada s’engage à respecter les principes de lutte contre l’oppression et d’équité en matière d’emploi. Nous encourageons vivement les personnes en situation de handicap et les membres des communautés autochtones, noires, racisées, 2ELGBTQIA+, francophones et d’autres groupes en quête d’équité à postuler et à s’identifier. Le français et l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit, sont requis pour ce poste.

Veuillez envoyer votre curriculum vitæ et votre lettre de présentation au service des ressources humaines à l’adresse HRBBBSC@bigbrothersbigsisters.ca
Le GFGSC n’utilise pas l’intelligence artificielle pour filtrer, évaluer ou sélectionner les candidatures. L’affichage sera en ligne jusqu’à ce que le poste soit pourvu ou qu’une candidature soit retenue. Nous remercions toutes les personnes candidates de leur intérêt. Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.