MSF Canada Board Legal Officer

DOCTORS WITHOUT BORDERS

MEDECINS SANS FRONTIERES CANADA

Job Description for Board Legal Officer

Function:

The MSF Canada Legal Officer is a voluntary officer position on the Board of Directors. The Legal Officer can be an elected director, or can be appointed co-opted for terms which are not to exceed one year but which can be renewed annually. The position is not mandated by the MSF Canada bylaws, but rather is filled at the discretion of the Board.

The role of the Legal Officer is to assist the Board with legal questions that arise, to support the proper functioning of the Board, and contribute a perspective rooted in experience of legal practice. The legal officer is expected to contribute to Board discussions broadly and not to be confined to issues requiring legal expertise. However, when asked for guidance regarding matters of procedure, the legal officer is expected to provide a fair and objective opinion maintaining detachment from the legal officer’s views on the substance of the matter under discussion. The position is essentially an advisory role and does not entail formal legal representation of the Board or the organization. The Legal Officer is ordinarily expected to serve on the Governance Committee.

Duties:

• Assists the Board in the performance of its oversight role to ensure legal compliance by MSF Canada

• Remains watchful for possible legal issues affecting the Board or MSF Canada and identifies any concerns to the Board or the appropriate individuals

• Assists new Board members with orientation to their role and responsibilities and helps the Board to function in the model of an effective governance Board

• Provides guidance to the Board on procedural matters including proper conduct of Board meetings

• If requested, provides guidance to the Association membership on procedural matters arising at the AG or other meetings of the members and on proper conduct of meetings

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• Develops familiarity with the MSF Canada bylaws and the formal policies and procedures of the Board for purposes of advising the Board and, where appropriate, assists in drafting of new policies and procedures

• Subject to any professional constraints, addresses legal questions or problems that arise from the Board, Board subcommittees, the Executive Director and (with the approval of the Executive Director) members of the management team

• Assists MSF Canada in respect of involvement of external counsel, if requested, including: assessing when it would be appropriate to retain external counsel, selecting and formally retaining external counsel; and liaising with counsel.

• Supports the FICTA department regarding legal document retention and other administrative functions with a legal aspect

• Supports the President, the Executive Director, and the Executive Committee as requested on legally sensitive matters

• Contributes a legal perspective to Board deliberations, particularly given that most Board members tend to be elected for their medical qualifications and field experience

Requirements:

• May not be actively involved in or employed by the executive of any MSF section

• Must actively participate in MSF Canada Board meetings (typically 4 face-to-face meetings per year plus 8 video conference meetings per year)

Qualifications:

• Lawyer licensed in Canada with five or more years of experience in legal practice

• Knowledgeable about the workings of Canadian charities or other not-for-profit organizations, including reporting and compliance requirements and practice and procedure relating to governance

• Demonstrated interest in humanitarian affairs

• Ability to challenge and bring new perspectives to executives and Board

Approval Date/Review:

1) This job description was approved by the Board on 31 May 2024.

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Description du poste de juriste du Conseil d’administration :

Fonction : Le poste de juriste de MSF Canada est un poste bénévole au sein du Conseil d'administration (CA). Cette personne peut être élue comme administratrice ou administrateur, ou être nommée par cooptation pour un mandat qui ne doit pas dépasser un an, mais pouvant être renouvelé chaque année. Cette fonction n’est pas prévue par les statuts de MSF Canada, mais relève de la libre appréciation du CA.

La mission de juriste consiste à apporter son assistance au CA pour toute question d’ordre juridique, à soutenir son bon fonctionnement et à apporter un point de vue fondé sur l'expérience de la pratique juridique. Il est attendu que la personne en poste contribue aux discussions générales du CA, sans se limiter aux questions nécessitant une expertise juridique. Toutefois, lorsque son avis est sollicité sur des questions de procédure, elle est tenue de fournir des conseils impartiaux et objectifs, en s’abstenant d’exprimer ses propres opinions quant au fond du sujet discuté. Cette fonction revêt essentiellement un caractère consultatif et n'implique aucune représentation juridique officielle du CA ou de l'organisation. La personne occupant le poste doit normalement siéger au Comité de gouvernance.

Responsabilités :

• Assister le CA dans l'exercice de sa mission de surveillance afin de garantir la conformité juridique de MSF Canada.

• Anticiper les éventuelles questions juridiques susceptibles d’affecter le CA ou MSF Canada, et signaler toute préoccupation au CA ou aux personnes compétentes.

• Participer à l'orientation des nouveaux membres du CA concernant leur rôle et de leurs responsabilités, et aider le CA à exercer ses fonctions conformément aux principes de gouvernance efficace.

• Conseiller le CA sur les questions de procédure, y compris la bonne conduite des réunions du CA.

• En cas de besoin, conseiller les membres de l'Association sur les questions de procédure soulevées lors de l'Assemblée générale ou d'autres réunions des membres, ainsi que sur la bonne conduite des réunions.

• Se familiariser avec les règlements de MSF Canada ainsi qu’avec les politiques et procédures officielles du CA afin de conseiller ce dernier. Le cas échéant, l'aider à rédiger de nouvelles politiques et procédures.

• Sous réserve de ses contraintes professionnelles, traiter les questions ou problèmes juridiques émanant du CA, de ses sous-comités, de la Direction générale et des membres de l'Équipe de direction (avec l'approbation de la Direction générale).

• En cas de besoin, assister MSF Canada en matière de recours à une assistance juridique externe, notamment pour : évaluer les situations où le recours à une assistance externe serait adapté, sélectionner et retenir formellement cette assistance, et assurer la liaison avec celle-ci.

• Soutenir le service des Finances, de l’Informatique et de l’Administration pour la conservation des documents juridiques et d'autres fonctions administratives ayant un aspect juridique.

• En cas de besoin, apporter son soutien aux personnes à la Présidence de l’organisation, à la Direction générale et siégeant au Comité exécutif pour toute question juridique particulière.

• Apporter un éclairage juridique lors des délibérations du CA, d’autant plus que la majorité des membres sont généralement élus pour leurs compétences médicales et leur expérience de terrain.

Exigences du poste :

• Ne pas faire partie de l’équipe de direction de l'un des bureaux de MSF, et ne pas

avoir de contrat de travail avec l’un d’entre eux

• Participer activement aux réunions du Conseil d'administration de MSF Canada (généralement jusqu'à quatre réunions en présentiel par an, ainsi que huit réunions par visioconférence par an)

Qualifications :

• Être titulaire d'une licence d’avocat·e au Canada et avoir au moins cinq ans

d'expérience dans la pratique juridique

• Connaître le fonctionnement des organisations caritatives ou à but non lucratif au Canada, les exigences en matière d’établissement de rapports et de conformité, ainsi que les pratiques et procédures relatives à la gouvernance.

• Faire preuve d’un intérêt pour les enjeux humanitaires

• Posséder un esprit critique et la capacité d’apporter de nouvelles perspectives à

l'Équipe de direction et au CA.

Date d'approbation/révision : 1) Cette description de poste a été approuvée par le Conseil d'administration le 31 mai 2024.

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• Date d'approbation/révision :