Member Services Manager / Gestionnaire des services aux membres

About the role:

The Member Services Manager contributes to the CCR’s goal of advancing the rights of refugees and migrants in Canada and beyond by overseeing membership strategy, developing and monitoring member recruitment, retention, and engagement practices for the organization.

Core responsibilities for this role include advancing impactful strategies to recruit and engage members, leading in the annual renewal process for membership, and working with communications staff to ensure creative and engaging communications with members in support of programs and events.

The Member Services Manager collaborates closely with the rest of the CCR team, and is supervised by the Co-Executive Director (Operations and Finance). This is a full-time position (35 hours per week), with opportunities for occasional domestic travel and limited expectations for work on weekends and evenings. The position is based in Montreal and the selected candidate will be expected to work from CCR offices at least one day per week (per the current hybrid work model, subject to change).

About the Canadian Council for Refugees :

The Canadian Council for Refugees is a leading voice for the rights, protection, sponsorship, settlement, and well-being of refugees and migrants, in Canada and globally. CCR is driven by member organizations working with, from, and for these communities from coast to coast to coast.

Committed to social justice and transformation by challenging racism, colonialism and intersecting oppressions, we undertake policy monitoring, advocacy, network building, and public education to empower members and communities to bring about systemic change.

Key responsibilities :

Member Recruitment and Retention

• Develop and implement strategies for recruiting new members, retaining existing ones, and reengaging lapsed ones, with a focus on fostering active engagement and representation within the CCR.
• Manage the membership renewal process, ensuring timely and accurate updates to member statuses.
• Maintain and update the membership fee scale, including the integration of strategies to account for platform fees and other associated costs.
• Develop tailored communications for onboarding new members, including welcome emails, information about working groups, and other resources to enhance their CCR experience.
• Serve as the primary point of contact for membership inquiries, ensuring timely and effective responses, and the review and vetting of membership applications for approval by the Executive Committee.
• Oversee and maintain the membership database software (Wild Apricot) and accompanying database files (e.g. Excel, CCR website), ensuring all member records are accurate, up-to-date, and organized.
• Support the Executive Committee’s Membership Committee to ensure governance oversight of the membership process and to develop outreach strategies that leverage existing relationships and region-specific insights.
• Prepare reports and analysis on membership trends, gaps, and opportunities for growth, including monthly and annual reports on membership status.

Membership Engagement

• Collaborate with the Director of Communications and other staff members to create and disseminate bilingual materials relevant to members, including newsletters, event promotion, one-pagers and other resources that promote engagement and participation in CCR activities.
• Support the Communications staff in maintaining and updating the CCR website with membership-related content.
• Provide leadership in the development and support of specific events, processes and outreach opportunities for member engagement, recruitment and retention
• Contribute to membership-related components of major CCR event organization such as consultations and working group meetings.
• Lead the initial recruitment and convening of the Local Organizing Committee for Consultations (LOC) and oversee general LOC meetings and relevant subcommittees

Membership Access and Participation

• Oversee the Amina Malko Fund for Refugee Participation, including the application and selection process, liaising with recipients, and integrating their perspectives into the Consultations.
• Develop strategies relating to linguistic minority member participation within the CCR, in particular in support of the Francophone committee of the Executive Committee

Skills & Experience :

• 3+ years of experience of related professional experience
• Fluent in English and French with high competency for writing, editing and proofreading in at least one of those
• Experience drafting engaging communications such as newsletters, member mailings, pamphlets, onboarding packages, etc.
• Proficiency in CRM software, database management, and Microsoft Office 365
• Demonstrated commitment to human rights, social justice and anti-oppression
• Excellent interpersonal and networking skills, including the ability to effectively communicate CCR's mission and its benefits to either existing or potential member organisations
• Demonstrated ability to work effectively with volunteers and volunteer committees and with a variety of perspectives and approaches;
• Excellent time management skills with the ability to prioritize multiple tasks or competing deadlines
• Strong organizational ability and attention to detail, including the ability to create workplans and tools to ensure timely and accurate follow-ups
• Ability to compile and analyze data and trends to improve member retention and engagement strategies
• Ability to take initiative, collaborate in multidisciplinary, multicultural settings, and across organizations
• Willingness to work in a small office where staff must be adaptable.

An asset if you have:

• Familiarity with the refugee and immigrant sector
• Previous experience working in a membership-led organisation
• Experience working with Wild Apricot
• Experience with website management, including the ability to troubleshoot independently to solve problems
• Experience with design software such as Canva and InDesign

What We Offer:

• The salary scale for this position is $ 60 060 to $ 69 160 commensurate with experience
• 4 weeks’ vacation, as well as additional office-wide two weeks off during the winter holidays
• 18 days combined sick/personal days
• Group health insurance plan
• 4% RRSP contribution per year, and the option to join the VRSP plan.

Application Process:

The CCR encourages and prioritizes applications from members of equity-seeking groups and will prioritize those with lived experience as refugees or migrants.

Please note that candidates must be eligible to work in Canada.

To apply, please send a resume and cover letter in a single pdf document to recruitment@ccrweb.ca, with the subject line “Member Services Manager”. The position will be open until filled, with an initial shortlisting process undertaken with CVs collected by February 25, 2026.

Please note that only shortlisted candidates will be contacted.

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À propos du poste :

La personne responsable des services aux membres contribue à l’objectif du CCR de faire progresser les droits des personnes réfugiées et migrantes au Canada et ailleurs en supervisant la stratégie d’adhésion, ainsi que l’élaboration, la mise en œuvre et le suivi des pratiques de recrutement, de fidélisation et de mobilisation des membres de l’organisation.

Les principales responsabilités liées à ce poste consistent à mettre en œuvre des stratégies efficaces pour recruter et mobiliser les membres, à diriger le processus annuel de renouvellement des adhésions et à collaborer avec le personnel chargé de la communication afin d'assurer une communication créative et engageante avec les membres pour soutenir les programmes et les événements.

La personne responsable des services aux membres travaille en étroite collaboration avec le reste de l'équipe du CCR et est supervisé par la Codirectrice générale (Opérations et finances). Il s’agit d’un poste à temps plein (35 heures par semaine), comportant des possibilités de déplacement occasionnel à l’échelle nationale et des attentes limitées en matière de travail les week-ends et les soirs. Le poste est basé à Montréal et la personne dont la candidature sera retenue devra travailler depuis les bureaux du CCR au moins un jour par semaine (selon le modèle de travail hybride actuel, qui peut être modifié).

À propos du CCR :

Le Conseil canadien pour les réfugiés est un chef de file dans la défense des droits, la protection, le parrainage, l’établissement et le bien-être des personnes réfugiées et migrantes, au Canada et à l’international. Le CCR est au service des organismes membres qui travaillent avec et pour ces communautés d’un océan à l’autre.

Engagé en faveur de la justice et de la transformation sociale en luttant contre le racisme, le colonialisme et les formes d’oppressions entrecroisées, nous assurons le suivi des politiques, la défense des droits, la création de réseaux et l’éducation du public afin de donner les moyens aux membres et aux communautés d’apporter des changements systémiques.

Principales responsabilités :

Recrutement et fidélisation des membres

• Élaborer et mettre en œuvre des stratégies pour recruter de nouveaux membres, fidéliser les membres existants et mobiliser les membres inactifs, en mettant l'accent sur la promotion d'une participation et d'une représentation actives au sein du CCR.
• Gérer le processus de renouvellement des adhésions, en veillant à ce que le statut des membres soit mis à jour de manière précise et en temps opportun.
• Tenir et mettre à jour le barème des cotisations, notamment en intégrant des stratégies permettant de prendre en compte les frais de plateforme et autres coûts associés.
• Servir de point de contact principal pour les demandes de renseignements sur les adhésions, en veillant à ce que les réponses soient rapides et efficaces, et en examinant et en vérifiant les demandes d'adhésion pour approbation par la direction.
• Superviser et maintenir le logiciel de base de données des membres (Wild Apricot) et les fichiers de base de données qui l'accompagnent (par exemple, Excel), en veillant à ce que tous les dossiers des membres soient exacts, à jour et organisés.
• Soutenir le comité des membres du comité exécutif afin d'assurer une supervision de la gouvernance liée au processus d'adhésion et d'élaborer des stratégies de sensibilisation qui tirent parti des relations existantes et des connaissances spécifiques à chaque région.
• Préparer des rapports et des analyses sur les tendances, les lacunes et les possibilités de croissance en matière d'adhésion, y compris des rapports mensuels et annuels sur l'état des adhésions.

Mobilisation des membres

• Collaborer avec la direction des communications et les autres membres du personnel afin de créer et de diffuser du matériel bilingue destiné aux membres, notamment des infolettres, des promotions d’événements, des fiches synthèse et d’autres ressources favorisant la participation aux activités du CCR.
• Aider l’équipe des communications à maintenir et à mettre à jour le site web du CCR avec du contenu destiné aux membres.
• Offrir un leadership dans le développement et le soutien d’événements, de processus et d’initiatives de rayonnement visant la mobilisation, le recrutement et la rétention des membres.
• Contribuer aux aspects liés à l’adhésion dans l’organisation des grands événements du CCR, notamment les consultations et les réunions des groupes de travail.
• Diriger le recrutement initial et la convocation du comité organisateur local des consultations (COL), ainsi que la supervision des réunions générales du COL et des sous-comités pertinents.

Accès et participation des membres

• Superviser le Fonds Amina Malko pour la participation des réfugiés, y compris le processus de demande et de sélection, la liaison avec les personnes bénéficiaires et l’intégration de leurs perspectives aux consultations.
• Élaborer des stratégies visant à favoriser la participation des membres issus de minorités linguistiques au sein du CCR.

Compétences et expérience :

• Au moins 3 ans d'expérience professionnelle dans un domaine connexe
• Maîtrise de l'anglais et du français avec un haut niveau de compétence en rédaction, révision et relecture dans au moins l'une de ces langues
• Expérience dans la rédaction de communications telles que des bulletins d'information, des courriers aux membres, des brochures, des kits d’intégration, etc.
• Maîtrise des logiciels GRC, de la gestion de bases de données et de Microsoft Office 365
• Engagement démontré en faveur des droits humains, de la justice sociale et de la lutte contre l'oppression
• Excellentes compétences interpersonnelles et relationnelles, y compris la capacité à communiquer efficacement la mission du CCR et ses avantages aux organisations membres existantes ou potentielles
• Capacité démontrée à travailler efficacement avec des bénévoles, ainsi que des comités de bénévoles, avec une variété de perspectives et d'approches ;
• Excellentes compétences en gestion du temps, avec la capacité de hiérarchiser plusieurs tâches ou des échéances concurrentes
• Solides capacités d'organisation et souci du détail, y compris la capacité à créer des plans de travail et des outils pour assurer un suivi rapide et précis.
• Capacité à compiler et à analyser des données et des tendances afin d'améliorer les stratégies de fidélisation et d'engagement des membres.
• Capacité à prendre des initiatives, à collaborer dans des environnements multidisciplinaires et/ou multiculturels, ainsi qu’entre différentes organisations.
• Disposition à travailler dans un petit bureau où le personnel doit faire preuve d'adaptabilité.

Atouts supplémentaires utiles pour ce poste :

• Connaissance du secteur des réfugiés et des immigrants.
• Expérience préalable dans une organisation dirigée par ses membres.
• Expérience avec Wild Apricot.
• Expérience dans la gestion de sites web, y compris la capacité à résoudre des problèmes de manière autonome.
• Expérience avec des logiciels de conception tels que Canva et InDesign.

Ce que nous offrons :

• L’échelle salariale pour ce poste est de 60 060 $ à 69 160 $
• 4 semaines de vacances, ainsi que deux semaines de congés supplémentaires pour l’ensemble du personnel lors des vacances d’hiver
• 18 jours de congés de maladie/de congés personnels combinés
• Assurances collectives de soins de santé
• Une cotisation à un REER de 4 % par année, et la possibilité de souscrire à un RVEP

Processus de candidature :

Le CCR encourage et privilégie les candidatures de membres de groupes visés par l’équité en matière d’emploi, en particulier les personnes qui ont vécu l’expérience de réfugiés ou de migrants.

Veuillez noter que les candidats doivent avoir le droit de travailler au Canada.

Pour transmettre votre candidature, veuillez envoyer votre curriculum vitae et votre lettre de présentation dans un seul document PDF à recruitment@ccrweb.ca, avec comme objet « Gestionnaire des services aux membres ». Le poste sera ouvert jusqu’à ce que le processus de présélection soit lancé à partir des CV qui auront été reçus avant le 25 février 2026.

Veuillez noter que seuls les candidats présélectionnés seront contactés.