Member Services and Administrative Coordinator, Faculty Bargaining Services / Coordonnatrice ou coordonnateur des services aux membres et de l’administration, Services d'appui à la négociation avec le corps professoral

Le texte français suit le texte anglais.

CAUBO Opportunity

Founded in 1937, CAUBO is a non-profit professional organization representing the chief administrative and financial officers at over 100 universities and affiliated colleges in Canada. CAUBO provides a national perspective on matters related to higher education administration. It strengthens the capacity of leaders in the sector by connecting them with peers and information, enabling them to pursue opportunities and create solutions for shared issues. Supported by a vibrant community of volunteers, CAUBO offers a wide array of programs and services, which includes Faculty Bargaining Services (FBS). FBS supports Canadian universities in matters related to academic bargaining and contract administration.

Scope and Objective of Position

The incumbent plays a key role in the successful delivery of FBS programs and services, related to academic labour relations, through operational and administrative support requiring strong organizational, communications and interpersonal skills.

Primary Functions and Responsibilities

Provide administrative, logistical, technical, and editorial support for FBS staff, consultants and committees as prioritized by the FBS Director.

This support includes but is not limited to:

• Schedule and coordinate internal and committee meetings, assist with preparing document packages, and ensure the timely distribution of meeting materials.
• Support the delivery of FBS events, including webinars, roundtables, and regional meetings.
• Attend meetings, document discussion points and track the progress of action items.
• Provide support for the annual FBS conference, including administrative assistance during the content development phase and on-site registration.

Support the membership database and web application:

• Implement membership directory changes, as requested.
• Develop distribution lists for communications initiatives as requested by CAUBO staff and Field Representatives.
• Process web application access requests.
• Assist the Senior Analyst, FBS in web application product management activities.

As directed by the FBS Director, liaise with FBS Subject Matter Experts (SMEs) and authors (FBS Director, Senior Analyst, FBS Field Representatives) to provide the following support for FBS’ various publications, research reports, website, newsletters, marketing collateral and communications aimed at members and volunteers:

• Ensure a consistent look, feel, brand voice, and quality for all FBS communications, publications, and materials, in alignment with FBS branding guidelines.
• Secure FBS Director approval for all FBS outputs prior to translation or design
• Coordinate the development and production process for FBS publications, including formatting, design, proofreading and editing with SMEs, translation with the outsourced translator, publishing (as required) and distribution.
• Prioritize the flow of documents, often with competing deadlines, among stakeholders to ensure that project timelines are met.

Oversee the upload and organization of resources in the FBS web app’s Resource Centre.

• Review collective agreement dates in the FBS Resource Centre to verify dates, ensure documents are current, and maintain an accurate inventory.
• Upload on-demand webinars to the FBS web app and verify that links and descriptions are correct.
• Support the Senior Analyst in maintaining the FBS newsfeed with up-to-date events, releases, and member communications.

Act as the liaison with CAUBO shared services on portfolios requiring their support.

• Participate in regular meetings with the shared services related to FBS events and provide FBS Director and FBS team with status of portfolios.
• Consolidate, delegate and report on event and communications action items ensuring that deadlines are met.
• Conduct yearly review of membership database prior to membership invoicing.
• Manage all supplier invoicing processes and follow-up.

Support other FBS activities as identified by the FBS Director.

Education and Experience

• College diploma in administration or office management or a combination of relevant experience
• 2-3 years of experience in a similar role

Management/Supervisory Responsibility

Direct Supervision:

• No direct reports

Working Conditions

• Virtual office environment
• Sensitive and confidential information

Skills and Abilities

• Excellent written and verbal communication skills in English; ability to communicate in French is an asset.
• Embraces innovation and new technologies; demonstrates adaptability and a desire to learn and grow.
• Proficiency in Microsoft Word, Excel, Outlook and Mailchimp; experience hosting webinars with Microsoft Teams and using Adobe InDesign is considered an asset.
• Excellent attention to detail.
• Ability to multi-task, prioritize and balance competing deadlines and demands.
• Ability to take initiative and work independently, as well as collaboratively as part of a team.
• Ability to handle confidential materials with discretion and tact.

CAUBO offers a comprehensive fringe benefit package, including:

• Participation in defined contribution pension plan with 140% employer match.
• Health, dental and vision plan.
• Life insurance.
• LTD (paid by employee).
• Paid leave (vacation, sick, special leave).
• Fitness subsidy.
• Health care spending account.

The salary range for this position is $48,894 to $65,701. Hours: Full-Time (35 hours per week). Anticipated Start date: January 5, 2026. Location: Currently, CAUBO is a remote-first organization with team members primarily located in Ottawa. Candidates must reside within 200km of downtown Ottawa in order to meet in person as required (typically once a month).

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Offre d’emploi ACPAU

Créée en 1937, l’ACPAU est une organisation professionnelle à but non lucratif qui représente les principaux cadres administratifs et financiers de plus de 100 universités et collèges affiliés au Canada. L’ACPAU fournit un point de vue national sur des enjeux liés à l’administration de l’enseignement supérieur. Elle renforce les capacités des leaders du secteur en les mettant en contact avec leurs pairs et en leur donnant de l’information, leur permettant ainsi de tirer parti des occasions qui se présentent et de créer des solutions à des problèmes communs. Appuyée par une communauté de bénévoles dynamiques, l’ACPAU offre un vaste éventail de programmes et services, tels que les Services d’appui à la négociation avec le corps professoral (SANCP). Les SANCP soutiennent les universités canadiennes en relations de travail avec le personnel académique.

Portée des responsabilités et objectif du poste

Par l’offre d’un soutien opérationnel et administratif reposant sur de solides compétences organisationnelles, communicationnelles et interpersonnelles, le ou la titulaire du poste jouera un rôle pivot dans la prestation des programmes et services des Services d’appui à la négociation avec le corps professoral (SANCP) liés aux relations de travail avec le personnel enseignant.

Fonctions et responsabilités principales

Offrir du soutien administratif, logistique, technique et éditorial au personnel, aux consultants et aux comités des SANCP, en fonction des priorités établies par le directeur des SANCP.

Il faudra entre autres :

• Programmer et coordonner les réunions internes et les réunions de comités, aider à la préparation des documents et assurer la distribution en temps utile de la documentation nécessaire aux réunions.
• Soutenir l’organisation des activités des SANCP, notamment les webinaires, tables rondes et réunions régionales.
• Assister aux réunions, en assurer le compte rendu, et faire le suivi des différents points et mesures.
• Fournir un soutien pour la Conférence annuelle des SANCP, notamment un soutien administratif durant l’élaboration de la programmation et l’inscription sur place.

Gérer les applications Web et la base de données des membres.

• Reporter les modifications effectuées au répertoire des membres.
• Préparer les listes de distribution pour les initiatives de communication, à la demande du personnel de l’ACPAU et des représentants régionaux.
• Traiter les demandes d’accès à l’application Web.
• Appuyer l’analyste principale des SANCP dans les activités de gestion de produit de l’application Web.

Sous la gouverne du directeur des SANCP, se coordonner avec les experts des SANCP et les auteurs (directeur des SANCP, analyste principale, représentants régionaux des SANCP) pour appuyer et faire le suivi de divers écrits (publications, rapports de recherche, sites Web, infolettres, matériel promotionnel, communications à l’intention des membres et des bénévoles) :

• Assurer la cohérence de la présentation, de l’expression de la marque et de la qualité des communications, publications et ressources des SANCP, en accord avec les lignes directrices des SANCP en matière de valorisation de la marque.
• Soumettre à l’approbation du directeur des SANCP le contenu de toutes les productions des SANCP avant de les envoyer à la traduction ou à la conception.
• Coordonner le processus de développement et de production des publications des SANCP, y compris le formatage, la conception, la révision par les experts, la traduction envoyée à l’externe, la publication (le cas échéant) et la distribution.
• Ordonnancer, dans le respect d’échéances souvent similaires, le flux des documents entre les parties prenantes de manière à assurer l’avancement des projets selon les échéanciers prévus.

Surveiller le téléchargement et l’organisation des ressources dans le centre de ressources de l’application Web des SANCP.

• Vérifier les dates des conventions collectives dans le centre de ressources des SANCP, vérifier que les documents sont à jour et maintenir un inventaire précis.
• Télécharger les webinaires à la demande sur l’application Web des SANCP et vérifier que les liens et les descriptions sont corrects.
• Aider l’analyste principale à alimenter le fil d’actualité des SANCP avec des annonces d’activités, des communiqués et des communications aux membres.

Assurer la liaison avec les services partagés de l’APCAU sur les portefeuilles requérant du soutien.

• Participer aux réunions avec les services partagés liés aux événements des SANCP et présenter au directeur et à l’équipe des SANCP une mise à jour sur les portefeuilles.
• Rassembler, déléguer et consigner les points et mesures concernant les événements et les communications, et veiller au respect des échéances fixées.
• Réviser annuellement la base de données des membres avant d’envoyer les factures d’adhésion.
• Gérer tous les processus de facturation des fournisseurs et effectuer les suivis.

Apporter son soutien à d’autres activités liées aux SANCP demandées par le directeur des SANCP.

Formation et expérience

• Diplôme universitaire en administration ou en gestion administrative, ou combinaison d’expériences pertinentes.
• De 2 à 3 ans d’expérience dans un poste similaire.

Responsabilités de gestion ou de supervision.

Supervision immédiate :

• Aucune

Conditions de travail

• Environnement de travail virtuel.
• Information confidentielle et de nature délicate.

Compétences et habiletés

• Excellentes aptitudes à la communication écrite et orale en anglais; savoir communiquer en français est un plus.
• Penchant marqué pour l’innovation et les nouvelles technologies; adaptabilité et désir d’apprendre et de progresser.
• Maîtrise de Microsoft Word, Excel, Outlook ainsi que de Mailchimp; posséder de l’expérience dans l’organisation de webinaires avec Microsoft Teams et l’utilisation d’Adobe InDesign est un plus.
• Grande minutie.
• Capacité à mener plusieurs tâches de front, à établir adéquatement ses priorités et à respecter des échéances et des demandes concurrentes.
• Capacité à prendre des initiatives et à travailler en autonomie ainsi qu’en collaboration au sein d’une équipe.
• Capacité à manipuler des documents confidentiels avec discrétion et tact.

L’ACPAU offre un programme d’avantages sociaux des plus complets :

• Régime de retraite à cotisations déterminées, auquel l’employeur contribue à 140 %.
• Assurance pour les soins de santé, dentaires et de la vue.
• Assurance vie.
• Assurance invalidité de longue durée (payée par l’employé).
• Congés payés (vacances, maladie, congés spéciaux).
• Subvention à l’exercice physique.
• Compte de dépenses pour les soins de santé.

La plage salariale pour ce poste va de 48 894 $ à 65 701 $. Horaire : Temps plein (35 heures par semaine). Date de début prévue : 5 janvier 2026. Lieu : Actuellement, l’ACPAU est en mode télétravail, mais les membres de l’équipe sont principalement à Ottawa. Les personnes qui envoient leur candidature doivent demeurer dans un rayon de 200 km du centre-ville d’Ottawa afin de pouvoir assister aux rencontres en personne (généralement une fois par mois).