International Engagement Specialist / Spécialiste, Activités internationales

Universities Canada (UC) is the voice of Canadian universities, at home and abroad. We are a membership organization providing university presidents with a unified voice for higher education, research and innovation. Universities Canada advances the mission of our member institutions to transform lives, strengthen communities and find solutions to the most pressing challenges facing our world. As one of Canada’s premier advocacy organizations, we are seeking an accomplished results-oriented International Engagement Specialist.

Reporting to the Assistant Director, International Relations and Engagement, the International Engagement Specialist leads end-to-end project delivery, overseeing logistics, budgets, vendor management, and operational coordination with universities, diplomatic missions, host organizations, and service providers. The role ensures operational excellence, protocol compliance, and high‑quality participant experiences aligned with Universities Canada’s strategic objectives and member value proposition. The position works closely with senior leaders at member institutions and supports the implementation of Universities Canada’s international engagement framework.

Key Responsibilities

• Lead the end‑to‑end planning and delivery of international missions, inbound delegations, and global sector events in priority regions.
• Develop comprehensive project plans, including budgets, timelines, risk assessments, and mitigation strategies.
• Manage procurement, vendor negotiations, contracts, and service delivery across venues, travel, accommodation, AV, interpretation, and related services.
• Ensure operational excellence, fiscal accountability, and compliance with funding agreements and internal policies.
• Serve as the primary operational point of contact for participating universities, global partners, host organizations, and service providers.
• Coordinate closely with embassies, high commissions, and diplomatic missions on logistics, protocol, and bilateral engagements.
• Support senior leadership with international protocol, including VIP engagement, cultural considerations, and diplomatic standards.
• Oversee participant registration, travel logistics, accommodation, and on‑site/virtual coordination to ensure seamless, high‑quality experiences.
• Prepare detailed programs, agendas, briefing materials, and participant toolkits (digital and print).
• Collaborate with communications colleagues on event branding, promotional materials, and participant communications.
• Lead technical planning calls and event walk‑throughs with internal teams, members, and external speakers.
• Design and analyze post‑event evaluations to measure impact, satisfaction, and outcomes.
• Document insights, lessons learned, and recommendations to strengthen future engagements.

Key requirements

Education:

• Bachelor’s degree preferably in event management, international business, internal relations, or a related field;
• Certified Meeting Professional (CMP) designation is an asset.

Knowledge and Experience:

• At least 3 years of experience planning and managing complex international events, missions or similar initiatives with international components and high-profile stakeholders.
• Experience working with higher education institutions, diplomatic missions, government or other high-profile stakeholders.
• Experience in vendor, contract and budget management.
• Knowledge of international protocol, cross-cultural engagement, VIP protocol, government relations etiquette and industry best practices.
• Prior experience in a membership organization is an asset.
• Knowledge of international post-secondary education sector an asset.

Abilities:

• Advanced project and event management skills with ability to manage multiple deadlines.
• Strong organizational skills and attention to detail.
• Strong interpersonal, relationship building skills and client-service orientation.
• Problem-solving skills and adaptability in complex, international contexts.
• Excellent presentation, oral and written communication skills in both official languages.
• Good judgment, tact, diplomacy and initiative.
• Ability to travel occasionally.
• Ability to lift, carrying or move objects up to 25lbs.

The position is based in Ottawa. Universities Canada has adopted a hybrid work model where employees are expected to work in the office a minimum of two days a week.

The hiring range for this position is from $78,807 to $90,000; with the ability to progress to a maximum of $108,361. To ensure fair and equitable pay at Universities Canada, placement on the salary range will be based on years of experience, skills, and qualifications relevant to the position. Candidates who do not meet all of the position requirements may be considered in an underfill capacity, in which case the candidate would be hired at a lower level than the position level.

Universities Canada is a National Capital Region Top Employer. We offer a comprehensive benefit package which includes four weeks of vacation, an attractive pension plan, group insurance, free gym membership and scholarships for children of our employees.

Interested candidates are asked to submit their curriculum vitae and a cover letter to the human resources service, Universities Canada, via email at careers@univcan.ca by May 8, 2026.

***************************

Universités Canada est la porte-parole des universités canadiennes au pays et à l’étranger. À titre d’organisation mutuelle au service des rectrices et recteurs, elle offre une voix unie au profit de l’enseignement supérieur, de la recherche et de l’innovation. Universités Canada appuie ses établissements membres dans l’exercice de leur mission qui consiste à transformer des vies, à renforcer les collectivités et à trouver des solutions aux problèmes les plus pressants du monde. En tant qu’organisation nationale de promotion d’intérêts de premier plan, Universités Canada est à la recherche d’une personne accomplie et axée sur les résultats pour se joindre à son équipe à titre de spécialiste des activités internationales.

Relevant de la directrice adjointe ou du directeur adjoint, Relations et activités internationales, la ou le spécialiste des activités internationales gère tous les aspects des projets, de la logistique au budget, en passant par la coordination avec les universités, les missions diplomatiques, les organisations hôtes et les prestataires de services. La ou le titulaire est responsable de veiller au maintien de l’excellence opérationnelle et au respect des protocoles, ainsi que d’offrir une expérience de grande qualité aux personnes participantes, en cohérence avec les objectifs stratégiques et la proposition de valeur d’Universités Canada. Cette personne collabore étroitement avec la haute direction des établissements membres et appuie la mise en œuvre du cadre de collaboration internationale d’Universités Canada.

Principales responsabilités

• Diriger tout le processus entourant la planification et la réalisation de missions internationales, de l’accueil de délégations internationales et d’activités sectorielles dans les régions prioritaires.
• Élaborer des plans de projet détaillés comprenant les budgets, les échéanciers, l’évaluation des risques et les stratégies d’atténuation.
• S’occuper des achats, des négociations avec les fournisseurs, des contrats et de la prestation des services pour l’ensemble des projets (sites, déplacements, hébergement, services audiovisuels, d’interprétation et autres).
• Veiller au maintien de l’excellence opérationnelle, à la responsabilité financière et à la conformité aux ententes de financement ainsi qu’aux politiques internes.
• Servir de principal point de contact pour les universités participantes, les partenaires mondiaux, les organisations hôtes et les fournisseurs de services.
• Collaborer étroitement avec les ambassades, les hauts-commissariats et les missions diplomatiques quant à la logistique, aux protocoles à suivre et aux engagements bilatéraux.
• Soutenir la haute direction dans l’application des protocoles internationaux, y compris ceux régissant les interactions avec des personnes de haut rang, les considérations culturelles et les normes diplomatiques.
• Superviser le processus d’inscription aux activités, l’organisation des déplacements, l’hébergement et la coordination sur place et en ligne afin d’offrir une expérience de grande qualité aux personnes participantes.
• Préparer des programmes détaillés, des ordres du jour, des documents d’information et des trousses pour les personnes participantes (numériques et imprimées).
• Collaborer avec l’équipe des Communications sur le contenu visuel et promotionnel des activités, ainsi que sur les communications aux personnes participantes.
• Organiser les appels de planification technique et de présentation du déroulement des activités avec les équipes internes, les membres et les conférencières et conférenciers externes
• Concevoir des formulaires de rétroaction et en analyser les réponses pour mesurer les retombées et les résultats des activités, ainsi que la satisfaction des personnes participantes.
• Documenter les observations, les leçons apprises et les recommandations afin d’améliorer les activités futures.

Exigences du poste

Études :

• Baccalauréat en gestion d’événements, en commerce international, en relations internationales ou dans un domaine connexe
• Une désignation professionnelle en planification d’événements (CMP) est un atout

Connaissances et expérience :

• Au moins trois ans d’expérience dans la planification et la gestion d’activités, de missions ou d’autres initiatives internationales complexes à fortes composantes internationales et s’adressant à des parties prenantes de haut rang.
• De l’expérience de travail auprès d’établissements d’enseignement supérieur, de missions diplomatiques, de gouvernements ou d’autres parties prenantes de haut niveau.
• De l’expérience en gestion de fournisseurs, de contrats et de budgets.
• Connaissance des protocoles internationaux, des particularités culturelles, des protocoles régissant les interactions avec des personnes de haut rang, des règles d’étiquette concernant les relations gouvernementales et des pratiques exemplaires de l’industrie.
• De l’expérience au sein d’une organisation mutuelle est un atout.
• La connaissance du secteur de l’éducation postsecondaire internationale est un atout.

Aptitudes :

• Compétences avancées en gestion de projets et d’événements, et capacité à gérer plusieurs échéances simultanément
• Solides compétences organisationnelles et souci du détail
• Solides compétences interpersonnelles, aptitude à tisser des liens et souci de la satisfaction de la clientèle
• Compétences en résolution de problèmes et capacité à s’adapter à des contextes internationaux complexes
• Excellentes compétences en présentation, ainsi qu’en communication orale et écrite dans les deux langues officielles
• Jugement, tact, diplomatie et initiative
• Disponibilité pour effectuer des déplacements occasionnels
• Capacité de soulever, porter ou déplacer des objets pouvant peser jusqu’à 25 lb

La ou le titulaire du poste devra travailler à partir d’Ottawa. Universités Canada a adopté un modèle de travail hybride selon lequel les membres du personnel doivent se rendre au bureau à raison d’au moins deux (2) fois par semaine.

L’échelle de traitement à l’embauche va de 78 807 $ à 90 000 $, selon l’expérience. Le salaire maximum de l’échelle salariale du poste est de 108 361 $. Dans un souci d’équité salariale et de transparence, le niveau de rémunération sera fixé en fonction des années d’expérience, des compétences et des qualifications pertinentes pour le poste. Les personnes qui ne satisfont pas à toutes les exigences du poste pourraient être classées à un niveau inférieur.

Universités Canada compte parmi les meilleurs employeurs de la région de la capitale nationale. Elle offre un excellent programme d’avantages sociaux comprenant un congé annuel de quatre semaines, un régime de retraite intéressant, un régime d’assurances collectives, un abonnement gratuit au centre de conditionnement physique de l’immeuble et un programme de bourses d’études pour les enfants des membres du personnel.

Les personnes intéressées doivent faire parvenir leur curriculum vitae et une lettre de présentation au Service des ressources humaines d’Universités Canada avant le 8 mai 2026 par courriel à emplois@univcan.ca.