Implementation Project Coordinator

Implementation Project Coordinator

Reports to: Director, Implementation

Status: Permanent, full-time

Location: Remote work, Anywhere in Canada

ORGANIZATIONAL BACKGROUND

Funded by Veterans Affairs Canada, the Atlas Institute for Veterans and Families (formerly the Centre of Excellence on Post Traumatic Stress Disorders) was established in 2019 to provide better access to information, research, tools and expertise on PTSD and related mental health problems and illnesses. The goal of Atlas is to create knowledge networks with researchers, service providers, Veterans and their Families across Canada to increase expertise on military and Veteran mental health, suicide prevention and substance use disorders. Atlas will create new knowledge on Veteran mental health treatments that work and place it directly into the hands of mental health professionals and others working with veterans on a daily basis. Atlas will share evidence-based treatment protocols and best practices among the Veterans Affairs Canada network of Operational Stress Injury Clinics, the Canadian Forces Health Services, and with mental health professionals across the country.

First responders, their families and other Canadians living with and affected by PTSD or a related mental health problem will also benefit from the information and knowledge developed at Atlas.

POSITION OVERVIEW

Reporting to the Director of Implementation, the Atlas Institute is seeking an Implementation Project Coordinator, who will support projects and initiatives led by the implementation team. The successful candidate will be responsible for working collaboratively with colleagues and external stakeholders to coordinate the daily tasks of projects related to the development and delivery of online, blended-learning, and/or in-person trainings, webinars, consultations, communities of practice and/or events, and may include the development of resources related to these projects.

DUTIES AND RESPONSIBILITIES

• Coordination of multiple projects within our implementation team. This includes the planning and overseeing coordination of:
  • Cvent, our registration platform
  • virtual and in-person trainings, webinars, communities of practice and events in collaboration with internal colleagues and external partners
  • pilot and full launch of our mental health consultation program in collaboration with a Senior Implementation Specialist
  • support general implementation team improvements including evaluation, cross project tracking and consistency among other supports under the supervision of the Director, Implementation.
• Specific duties can include:
  • Schedule coordination: Create detailed project work plans and track progress using Smartsheet and other project management tools. Coordinate dependencies across teams and projects
  • Communication coordination: Plan and coordinate virtual and in-person project team meetings. Prepare meeting documents and reports for project teams. Create project status and communication materials for project teams and relevant members of the leadership team. Communicate with external stakeholders using a variety of platforms
  • Change coordination: Efficient and timely coordination and tracking of project changes. Implement project changes and interventions to achieve project outputs.
  • Risk coordination: Track overall project risks and assist with problem resolution or risk mitigation as needed
  • Data management: Organize, analyze and report on data to inform project and team decision-making
• Work with multiple teams to ensure cross-functional coordination of goals, milestones, and activities.
• Monitor and report on progress of projects to the leadership and executive teams

SKILLS AND ATTRIBUTES

• Demonstrable success working in an ever changing and results oriented environment, in interdisciplinary teams, and in partnership with groups such as mental health service providers, researchers, and those with lived and living experience
• Experience managing data sets across multiple projects
• Demonstrated skill in coordinating various project timelines
• Superior writing ability and the capacity to communicate effectively with a variety of audiences
• Exceptional organizational skills and time management skills
• A self-starter; ability to work with minimal supervision and to ask for help when needed
• Strong attention to detail
• Quick learner; able to pick up new concepts and technologies quickly.
• Demonstrated respect for understanding of the life experiences of Veterans, Families and people living with mental health problems and illnesses and of diverse populations, and experience working with people with first-hand experience of mental health problems/illnesses
• Familiarity with practice, research and policy issues pertinent to the mental health field in Canada

QUALIFICATIONS

• Bachelor’s degree in a mental health focused field
• At least three years of project or program coordination experience
• Being a Veteran or Veteran Family member is a strong asset
• Familiarity and background working with military and RCMP Veterans and Family members is a strong asset
• Fluency in French and English is a strong asset
• CAPM/PMP certification is an asset
• Experience with learning management systems or registration platforms is an asset

COMPENSATION

• Salary range: $65,000 - $74,750 per year
• Competitive benefits package, including 4 weeks of paid vacation and enrollment in the HOOPP Pension Plan
• Other internal benefits include access to professional development funds and organizational trainings as available

WORKING CONDITIONS

• Working standard office hours with start and end time flexibility (37.5 hrs/week). Option for a condensed 4-day work week available upon approval;
• Must be comfortable working in open space and virtual environments;
• Physical/cognitive demands include use of typical office equipment, prolonged periods of sitting and working on a computer/telephone, high degree of concentration and attention to detail;
• Psychological demands include deadline drive requirements, capacity to organize and prioritize own work, adaptable to change and ability to set and work towards performance and development goals.

Please note Artificial Intelligence is not used to screen applicants. This posting is for a current vacancy.

The Atlas Institute for Veterans and Families is committed to principles of equity and inclusion. We strive to create a workplace that reflects the communities we serve and where everyone feels safe and empowered. We will be prioritizing applications from individuals with diverse backgrounds, including First Nations, Inuit, and Métis, racialized populations, Veterans, 2SLGBTQ+, people with lived-experience, and family members of people with lived experience.

Coordonnatrice ou coordonnateur de projets de mise en œuvre

Relève de : Directrice, Mise en œuvre

Statut : Permanent à temps plein

Lieu : Télétravail, partout au Canada

APERÇU GÉNÉRAL DE L’ORGANISME

Financé par Anciens Combattants Canada, l’Institut Atlas pour les vétérans et leur famille (anciennement le Centre d’excellence sur le trouble de stress post-traumatique) a été créé en 2019 pour faciliter l’accès à l’information, à la recherche, aux outils et à l’expertise sur le trouble de stress post-traumatique (TSPT) et les problèmes de santé mentale et maladies connexes. L’objectif de l’Institut Atlas est de créer des réseaux de connaissances avec des chercheurs, des fournisseurs de services, des vétérans et leur famille partout au Canada afin d’accroître l’expertise sur la santé mentale des militaires et des vétérans, la prévention du suicide et les troubles liés à l’utilisation de substances. L’Institut Atlas acquerra de nouvelles connaissances sur les traitements efficaces en matière de santé mentale des vétérans et les mettra directement entre les mains des professionnels de la santé mentale et d’autres personnes qui travaillent quotidiennement avec les vétérans. L’Institut Atlas échangera des protocoles de traitement fondés sur des données probantes et des pratiques exemplaires avec le réseau des cliniques pour blessures de stress opérationnel d’Anciens Combattants Canada, les Services de santé des Forces canadiennes et des professionnels de la santé mentale partout au pays.

Les premiers intervenants, leur famille et d’autres Canadiens qui vivent avec ou sont affectés par le TSPT ou des problèmes de santé mentale connexes bénéficieront également des connaissances et des renseignements élaborés par l’Institut Atlas.

APERÇU DU POSTE

L’Institut Atlas est à la recherche d’une coordonnatrice ou d’un coordonnateur de projets de mise en œuvre qui relèvera de la directrice, Mise en œuvre, et qui appuiera les initiatives et les projets dirigés par l’équipe de mise en œuvre. La personne retenue devra travailler en collaboration avec des collègues et des intervenants externes pour coordonner les tâches quotidiennes des projets liés à l’élaboration et à la prestation de formations en ligne ou en mode hybride, ou de formations, de webinaires, de consultations, de communautés de pratique ou d’événements en personnes. Les tâches peuvent comprendre l’élaboration de ressources liées à ces projets.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

• Coordonner plusieurs projets au sein de notre équipe de mise en œuvre. Ces tâches comprennent la planification et la supervision de la coordination des éléments suivants :
  • Cvent, notre plateforme d’inscription
  • Formations, webinaires, communautés de pratique et événements virtuels et en personne, en collaboration avec des collègues internes et des partenaires externes
  • Mise à l’essai et lancement complet de notre programme de consultation en santé mentale en collaboration avec un spécialiste principal de mise en œuvre
  • Soutien des améliorations générales de l’équipe de mise en œuvre, notamment l’évaluation, le suivi entre les projets et la cohérence d’autres soutiens sous la supervision de la directrice, Mise en œuvre
• Les tâches particulières peuvent comprendre :
  • La coordination du calendrier : Créer des plans de travail détaillés pour les projets et suivre les progrès à l’aide de Smartsheet et d’autres outils de gestion de projets. Coordonner les dépendances entre les équipes et les projets.
  • La coordination des communications : Planifier et coordonner les réunions virtuelles et en personne des équipes de projet. Préparer les documents et les rapports de réunion pour les équipes de projet. Créer des documents de communication et sur l’état d’avancement des projets pour les équipes de projet et les membres concernés de l’équipe de direction. Communiquer avec des intervenants externes au moyen de diverses plateformes.
  • La coordination du changement : Coordonner et suivre efficacement et en temps opportun les changements apportés aux projets. Mettre en œuvre des changements aux projets et des interventions pour atteindre les résultats visés.
  • La coordination des risques : Suivre les risques globaux des projets et aider à la résolution des problèmes ou à l’atténuation des risques, au besoin.
  • La gestion des données : Organiser et analyser les données et en faire rapport pour éclairer le processus décisionnel de l’équipe et celui lié aux projets.
• Travailler avec plusieurs équipes pour assurer la coordination interfonctionnelle des objectifs, des jalons et des activités
• Surveiller l’avancement des projets et en faire rapport aux équipes de direction

COMPÉTENCES ET QUALITÉS

• Réussite démontrée dans un environnement en constante évolution et axé sur les résultats, au sein d’équipes interdisciplinaires et en partenariat avec des groupes comme les fournisseurs de services de santé mentale, les chercheurs et les personnes ayant une expérience vécue
• Expérience de la gestion d’ensembles de données dans le cadre de projets multiples
• Compétences avérées de la coordination de divers calendriers de projets
• Excellentes capacités rédactionnelles et aptitude à communiquer efficacement avec divers publics
• Compétences exceptionnelles en organisation et en gestion du temps
• Esprit d’initiative; capacité de travailler avec un minimum de supervision et de demander de l’aide au besoin
• Grand souci du détail
• Apprentissage rapide; capacité d’apprendre rapidement les nouveaux concepts et technologies
• Respect manifeste de la compréhension des expériences de vie des vétérans, des familles de vétérans et des personnes vivant avec des problèmes de santé mentale et des maladies connexes ainsi que des populations diversifiées, et expérience de travail directe avec des personnes ayant des problèmes de santé mentale et des maladies connexes
• Connaissance des questions de pratique, de recherche et de politique en lien avec le domaine de la santé mentale au Canada

QUALIFICATIONS

• Baccalauréat dans un domaine axé sur la santé mentale
• Au moins trois ans d’expérience de la coordination de projets ou des programmes
• Être un vétéran ou membre de la famille d’un vétéran représente un atout important
• Connaissance et expérience de travail auprès de vétérans des forces armées et de la Gendarmerie royale du Canada et de leur famille représente un atout important
• Maîtrise du français et de l’anglais représente un atout important
• Désignation Certified Associate in Project Management ou Project Management Professional représente un atout
• Expérience des systèmes de gestion de l’apprentissage ou des plateformes d’inscription représente un atout

RÉMUNÉRATION

• Échelle salariale : 65 000 $ à 74 750 $ salaire annuel
• Ensemble d’avantages sociaux concurrentiels, notamment quatre semaines de vacances payées et l’adhésion au Healthcare of Ontario Pension Plan
• Les autres avantages internes comprennent l’accès à des fonds de perfectionnement professionnel et à des formations organisationnelles, le cas échéant

CONDITIONS DE TRAVAIL

• Le travail sera effectué pendant les heures normales de bureau, en accordant une certaine souplesse quant aux heures de début et de fin (pour un total de 37,5 heures par semaine). Il existe une option d’une semaine de travail condensée de quatre jours disponible sur approbation.
• La personne retenue doit être à l’aise de travailler dans des espaces ouverts et dans un environnement virtuel.
• Les exigences physiques et cognitives comprennent l’utilisation du matériel de bureau habituel, des périodes prolongées en position assise et le travail à l’ordinateur ou au téléphone, un degré de concentration élevé et le souci du détail.
• Les exigences psychologiques comprennent les exigences liées aux délais, la capacité d’organiser et d’accorder la priorité à son propre travail, l’adaptabilité au changement et la capacité à établir des objectifs de rendement et de perfectionnement et à y travailler.

Veuillez noter que l’intelligence artificielle n’est pas utilisée pour filtrer les personnes candidates. Cet affichage concerne un poste vacant actuel.

L’Institut Atlas pour les vétérans et leur famille adhère aux principes d’équité et d’inclusion. Nous nous efforçons de créer un milieu de travail qui reflète les collectivités que nous servons et où tout le monde se sent en sécurité et habilité. Nous accorderons la priorité aux demandes provenant de personnes d’origines diverses, notamment des membres des Premières Nations, des Inuits et des Métis, des populations racisées, des vétérans, des personnes 2SLGBTQIA+, des personnes ayant une expérience vécue et des membres de la famille de personnes ayant une expérience vécue.