IM and IT Coordinator // Coordonnatrice ou coordonnateur de la GI-TI

(le français suit) 

Competition #: 2026-EXT-19

Posting date: August 27, 2026

Closing date: September 24, 2026

Duration: One year (with possibility of extension)

Classification level: Level 4

Salary: $97,004 – $114,298

Number of positions: 1

Status: Unionized

About the Association

The Canadian Association of Professional Employees (CAPE) is a dynamic and progressive union representing over 25,000 professional employees in the federal public sector. At CAPE, we are committed to fostering an inclusive and equitable environment for all our members.

Our organization offers a:

1. Progressive work environment
2. Flexible Work Model & Remote work opportunities
3. Seamless transition for public servants
4. Great work-life balance

Position Summary

The IM and IT Coordinator provides information management (IM), information technology (IT) coordination and administrative services to the management and staff of CAPE, under the direction of the Director of Finance and Information Technology.

Requirements

Education & Experience 

• College diploma or undergraduate post-secondary degree in Information Management, Information Technology or a related discipline in a relevant field.
• 2 to 4 years of experience in the Information Management and Information Technology field.

Note: Equivalent combinations of education and/or experience are considered.

Key responsibilities  

• Serves as the CAPE Headquarters focal point on IM and IT management and coordination, and the principal advisor to the Director of Finance and Information Technology and CAPE management on the management and resolution of IM and IT issues.
• Provides IM technical analysis and assistance to CAPE management and staff to help with the resolution of membership issues and other related tasks
• Develop functionalities for staff and members (e.g., power apps, etc.)
• Applies IM expertise and analysis to administer SharePoint for the CAPE staff to:
• Ensure users are in the appropriate roles for security access, as approved and signed off by the Director of Finance and Information Technology;
• Work with the General Counsel and Director of Policy to establish document storage methodology, guidelines on document management and following protocols on auditing, etc.
• Serves as the CAPE senior technical expert on the administration of Microsoft Dynamics (MD); as the key person, with the Director of Finance and Information Technology, on managing functionalities for all staff (Events, membership management and case management); and as the provider of technical expertise to CAPE management and staff users with support, training and access to modules within MD.
• Carries out IM/IT technical and administrative analysis for tracking all software used within CAPE.
• Monitors the dates and conditions for the renewal of software and other licences required for operational purposes.
• Works in collaboration with the Payroll and Accounting Assistant to ensure that vendors are paid and costs are tracked.
• Contributes expert IT project management and administrative advice to help implement tracking progress of projects, including:
• Installing and updating software; providing training to new users; digitizing old documents and establishing protocols for digital library; helping with vote processing for the Association; addressing IM-related issues and other various IM-related ad-hoc requests.
• Willing/able to provide their services outside of the normal working day (evenings and weekends).
• May perform other duties as assigned.

Other skills and abilities 

• Strong organizational, interpersonal, project management, and critical thinking skills.
• Ability to provide CAPE users with support, training and access to modules within Microsoft Dynamics (MD).
• Professional, in-depth knowledge of the theories, principles and practices of computer science, in particular of IM and IT.
• Professional, in-depth knowledge of Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint) and other software used by CAPE.
• Professional, in-depth knowledge of SharePoint, MD, and their application and potential for CAPE’s operational requirements.
• Professional, in-depth knowledge of the IM/IT community of the unions representing employees in the federal government and in the broader union network across Canada, as well as the IM/IT community of the Public Service.
• Professional knowledge of operational procedures of CAPE’s National Office and of the respective responsibilities of staff members.
• Knowledge of the vision, mandate, objectives, culture, and governance structure of CAPE.

Condition of employment  

• Must meet the language requirement of the position. 

Additional information  

• Candidates must be fluently bilingual in both English and French at the time of application. This position requires advanced proficiency in both spoken and written English and French, and candidates should be prepared to demonstrate this fluency during the recruitment process.
• If you are a member of an equity-deserving group, we encourage you to self-declare in this recruitment process. This self-declaration information may be factored into selection decisions and to address CAPE’s commitment to increase representation of these groups.
• CAPE is committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, starting with the hiring process. Should you require accommodation during any phase of the evaluation process, please contact rh-hr@acep-cape.ca. All information received in relation to accommodation requests will be kept confidential except when required to implement accommodation.
• An eligibility list of applicants may be established from this process to staff similar positions within CAPE.  
• We will contact applicants when the screening and interview phases are completed.
• The recruitment committee reserves all rights to use any methods that they deem appropriate to evaluate applicants, including artificial intelligence.
• Communication for this process will be sent via email. It is the responsibility of the applicant to ensure that accurate contact information is provided and updated as required and to update their personal information when it changes. Applicants who apply to this selection process should include an email address that accepts email from unknown users (some email systems block these types of email).
• Time-sensitive correspondence may be transmitted via email, and it will be the applicant's responsibility to check their email regularly. Failure to respond to communications may result in elimination from this process.
• CAPE may decide to use top-down or random selection or any other additional qualification to determine the number of applicants who will be considered for the next stage of the evaluation. 
• Beyond skills and experience, we’re looking for someone who’s the right fit for our team: a good communicator, adaptable, and passionate about the association’s mission of defending the rights of our members.
• Proof of Canadian citizenship, permanent residency documentation, or a valid work permit or open work visa may be requested to ensure that candidates are eligible to work in Canada without restrictions.  
• Applicants are required to disclose any potential conflicts of interest that may arise from their employment in this position. A conflict of interest may include, but is not limited to, personal or financial relationships with individuals or organizations that could affect, or be perceived to affect, the impartiality of your work. If you believe you may be in a conflict of interest, please include a brief statement in your application outlining the nature of the potential conflict. This information will be reviewed confidentially and will not necessarily disqualify you from consideration.

How to Apply 

To be considered for this position, applicants must submit the following documents to rh-hr@acep-cape.ca by September 24, 2026:

1. A cover letter outlining how their education, experience, and competencies meet the requirements of the position; and
2. an up-to-date résumé/curriculum vitae.
   

Applicants are encouraged to clearly demonstrate in their application how they meet the following key qualifications:

• post‑secondary education in IM/IT and 2-4 years of related professional experience;
• experience administering enterprise systems such as SharePoint and Microsoft Dynamics, including user access, functionality development, and staff support;
• strong IM/IT advisory and technical analysis skills supporting management, staff, document governance, and digital information practices;
• experience managing software lifecycles including licence tracking, renewals, vendor coordination, and operational compliance;
• strong project management and user‑support capabilities, and
• bilingual proficiency in English and French.

Format and Submission: 

• Submit your application as a single PDF file containing both your cover letter and resume.
• Indicate “Application – 2026-Ext-19” in the subject line of your email.

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Numéro de concours : 2026-EXT-19

Date de publication : 27 août 2026

Date de clôture: 24 septembre 2026

Durée : Un an (avec possibilité de prolongation)

Niveau de classification : Niveau 4

Salaire : 97 004 $ – 114 298 $

Nombre de postes : 1

Statut : Syndiqué

À propos de l’Association

L’Association canadienne des employés professionnels (ACEP) est un syndicat dynamique et progressiste qui représente plus de 25 000 fonctionnaires professionnelles et professionnels du secteur public fédéral. Nous tenons à assurer un environnement inclusif et équitable pour l’ensemble de nos membres.

Notre organisation offre un :

1. Un milieu de travail progressif ;
2. Un modèle de travail flexible et la possibilité de télétravailler ;
3. Une transition sans problème pour les fonctionnaires ;
4. Un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

Résumé des fonctions

La coordonnatrice ou le coordonnateur de la GI-TI fournit des services de gestion de l’information (GI) et de technologies de l’information (TI) ainsi que des services administratifs pour la direction et le personnel de l’ACEP, et travaille sous la direction de la directrice des finances et des technologies de l’information.

Exigences

Études et expérience

• Diplôme d’études collégiales ou diplôme universitaire de premier cycle en gestion de l’information, en technologies de l’information ou dans une discipline connexe et pertinente.
• Deux à quatre ans d’expérience dans le domaine de la gestion de l’information et des technologies de l’information.

Remarque : Toute combinaison équivalente d’études et/ou d’expérience sera prise en compte. 

Principales responsabilités 

• Faire office de point de contact au siège de l’ACEP pour la gestion et la coordination de la GI-TI et être la principale personne-ressource auprès de la directrice des finances et des technologies de l’information et de la direction de l’ACEP pour la gestion et la résolution des problèmes liés à la GI-TI.
• Effectuer des analyses techniques en GI et aider la direction et le personnel de l’ACEP à régler les problèmes concernant les membres et à accomplir d’autres tâches connexes.
• Développer des fonctionnalités pour le personnel et les membres (par exemple, des applications dans Power Apps).
• Mettre en pratique son expertise et ses talents d’analyse en GI pour administrer SharePoint et les comptes du personnel de l’ACEP afin de :
• s’assurer que les utilisatrices et utilisateurs ont les rôles appropriés quant à l’accès sécurisé, tels qu’approuvés et validés par la directrice des finances et des technologies de l’information;
• collaborer avec l’avocate générale et directrice des Politiques en vue d’établir, entre autres, une méthodologie de stockage des documents et des lignes directrices pour la gestion de documents et le respect des protocoles de vérification.
• Occuper les fonctions d’experte technique principale ou expert technique principal de l’ACEP pour l’administration de Microsoft Dynamics (MD); jouer un rôle clé, aux côtés de la directrice des finances et des technologies de l’information, dans la gestion des fonctionnalités destinées à l’ensemble du personnel (événements, gestion des membres et gestion des cas); et apporter son expertise technique à la direction de l’ACEP ainsi qu’aux membres du personnel qui utilisent MD en leur fournissant une assistance, des formations et un accès aux modules de MD.
• Effectuer des analyses techniques et administratives en matière de GI-TI pour le suivi de tous les logiciels utilisés par l’ACEP.
• Surveiller les dates et les modalités de renouvellement des licences de logiciels et d’autres licences nécessaires à des fins opérationnelles.
• Travailler en collaboration avec l’adjointe ou adjoint à la paye et à la comptabilité afin de s’assurer que les fournisseurs sont payés et que les coûts sont suivis.
• Contribuer grâce à ses conseils et à ses connaissances de la gestion et de l’administration de projets informatiques à la mise en œuvre de suivis de l’avancement des projets, notamment :
• l’installation et la mise à jour de logiciels, la formation de nouvelles personnes, la numérisation d’anciens documents et l’établissement de protocoles pour la bibliothèque numérique, le traitement des votes pour l’Association, le règlement de problèmes de GI et d’autres demandes ponctuelles en matière de GI.
• Être disposé·e et capable d’offrir des services en dehors de la journée de travail normale (les soirs et les fins de semaine).
• Effectuer d’autres tâches qui lui sont confiées.

Autres compétences et habiletés 

• Compétences étendues en matière d’organisation, de relations interpersonnelles, de gestion de projets et de pensée critique.
• Capacité à fournir aux utilisatrices et utilisateurs de l’ACEP de l’assistance, de la formation et l’accès aux modules de Microsoft Dynamics (MD).
• Connaissance professionnelle et approfondie des théories, principes et pratiques de l’informatique, en particulier de la gestion de l’information et des technologies de l’information.
• Connaissance professionnelle et approfondie de la suite logicielle Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) et des autres logiciels utilisés par l’ACEP.
• Connaissance professionnelle et approfondie de SharePoint et de MD, ainsi que de leurs applications et de leur potentiel pour les besoins opérationnels de l’ACEP.
• Connaissance professionnelle et approfondie de la communauté GI-TI des syndicats représentant les fonctionnaires du gouvernement fédéral et du réseau syndical à l’échelle du Canada, ainsi que de la communauté GI-TI de la fonction publique.
• Connaissance professionnelle des procédures opérationnelles du Bureau national de l’ACEP et des responsabilités respectives des membres du personnel.
• Connaissance de la vision, du mandat, des objectifs, de la culture et de la structure de gouvernance de l’ACEP.

Condition d’emploi 

• Doit répondre aux exigences linguistiques du poste. 

Informations supplémentaires 

• Les candidates et candidats doivent être parfaitement bilingues, en anglais et en français, au moment de leur candidature. Ce poste requiert une maîtrise avancée de l’anglais et du français, tant à l’oral qu’à l’écrit, et les candidat·es doivent être prêt·es à démontrer cette maîtrise au cours de la procédure de recrutement.
• Si vous êtes membre d’un groupe méritant l’équité, nous vous encourageons à le déclarer dans le cadre du processus de recrutement. Ces informations pourront être prises en compte dans les décisions de sélection et dans l’engagement de l’ACEP à accroître la représentation de ces groupes.
• L’ACEP s’engage à offrir un milieu de travail inclusif et sans obstacle, en commençant par le processus d’embauche. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation au cours d’une phase quelconque du processus d’évaluation, veuillez communiquer avec nous à l’adresse rh-hr@acep-cape.ca. Toutes les informations reçues concernant les demandes de mesures d’adaptation resteront confidentielles, sauf si leur divulgation est nécessaire pour leur mise en œuvre.
• Une liste d’admissibilité des candidat·es peut être établie à partir de ce processus pour pourvoir des postes similaires au sein de l’ACEP. 
• Nous communiquerons avec les candidat·es une fois les phases de présélection et d’entrevue terminées.
• Le comité de recrutement se réserve le droit d’utiliser toutes les méthodes qu’il juge appropriées pour évaluer les candidat·es, y compris l'intelligence artificielle.
• Les communications relatives à ce processus seront envoyées par courrier électronique. Il incombe à la personne candidate de s’assurer que ses coordonnées sont exactes et mises à jour, au besoin, et de mettre à jour ses renseignements personnels en cas de changement. Les candidat·es qui s’inscrivent à ce processus de sélection doivent indiquer une adresse électronique qui accepte les courriels provenant d’utilisateurs inconnus (certains systèmes de messagerie bloquent ces types de courriels).
• Les communications urgentes peuvent être transmises par courrier électronique, et il incombe à la personne candidate de consulter régulièrement sa messagerie électronique. L’absence de réponse pourrait entraîner son exclusion du processus de sélection.
• L’ACEP peut décider de recourir à une sélection descendante ou aléatoire ou à tout autre critère supplémentaire pour déterminer le nombre de candidat·es qui seront pris·es en considération pour la prochaine étape de l’évaluation.
• Au-delà des compétences et de l’expérience, nous recherchons une personne qui s’intégrera parfaitement à notre équipe : dotée de solides aptitudes en communications, capable de s’adapter et animée par la mission de l’Association, qui consiste à défendre les droits de nos membres.
• Une preuve de citoyenneté canadienne, un document attestant du statut de résident permanent ou un permis de travail ou un visa de travail ouvert valide pourra être demandé afin de s'assurer que les candidats sont autorisés à travailler au Canada sans restriction.
• Les candidats sont tenus de signaler tout conflit d'intérêts potentiel pouvant découler de leur emploi à ce poste. Un conflit d'intérêts peut inclure, sans s'y limiter, des relations personnelles ou financières avec des personnes ou des organisations qui pourraient affecter, ou être perçues comme affectant, l'impartialité de votre travail. Si vous pensez être en situation de conflit d'intérêts, veuillez inclure dans votre candidature une brève déclaration décrivant la nature du conflit potentiel. Cette information sera examinée de manière confidentielle et ne vous empêchera pas nécessairement d'être pris en considération.

Comment postuler 

Pour que leur candidature soit prise en considération, les candidats doivent envoyer les documents suivants à rh-hr@acep-cape.ca d’ici le 24 septembre 2026: 

1. une lettre de présentation démontrant comment leur formation, leur expérience et leurs compétences répondent aux exigences du poste; et
2. un curriculum vitæ à jour.

Les personnes candidates sont encouragées à démontrer clairement dans leur candidature qu’elles possèdent les qualifications clés suivantes :

• un diplôme postsecondaire en GI/TI et 2 à 4 ans d’expérience professionnelle connexe;
• de l’expérience dans l’administration de systèmes organisationnels tels que SharePoint et Microsoft Dynamics, incluant la gestion des accès, le développement de fonctionnalités et le soutien au personnel;
• de solides compétences en conseils GI/TI et en analyse technique pour appuyer la direction, le personnel, la gouvernance documentaire et les pratiques de gestion de l’information numérique;
• de l’expérience en gestion du cycle de vie des logiciels incluant le suivi des licences, les renouvellements, la coordination avec les fournisseurs et la conformité opérationnelle;
• d’excellentes compétences en gestion de projets et en soutien aux utilisateurs; et
• une excellente maîtrise des deux langues officielles, soit le français et l’anglais.

Format et soumission: 

• Soumettez votre candidature sous la forme d'un seul fichier PDF contenant votre lettre de motivation et votre CV.
• Indiquez « Candidature 2026-Ext-19 » dans l'objet de votre courriel.