Grants & University Chairs Manager / Gestionnaire des dons et des chaires universitaires

Grants & University Chairs Manager Position

The Jarislowsky Foundation

Located in Montreal, the Jarislowsky Foundation was created in 1991, and provides grants to charitable initiatives across Canada. Our mission is to promote, support, and foster excellence and ethics in the areas of education, medicine, the arts and the environment. The Jarislowsky Foundation has endowed fifty University Chairs across the country and supports more than 150 organizations annually through grant-making.

Job Description

The Grants & University Chair Manager’s main responsibility will be to oversee the annual donations process from intake and processing of grants to monitoring, evaluation and reporting on impact to the Foundation’s Board. The Manager will also be responsible for coordinating and overseeing the annual review process for Jarislowsky University Chairs, with support from our Administrative Coordinator. We are looking for a new colleague who has experience and confidence, is creative and can adapt easily to change. The ideal candidate will be ethical, autonomous, have sound judgement, be organized, detail-oriented, and enjoy working in-office, in a small, collaborative team.

This is a new position, and the responsibilities are likely to evolve over time.

Responsibilities

Annual Granting Process

• Lead the annual grants process from application review to due diligence and selection of grantees (including review of proposals, reports, financial statements and regular follow-up).
• Provide guidance and support to grantees throughout the grant lifecycle, ensuring compliance with funding requirements and objectives.
• Evaluate the effectiveness and impact of grants, making recommendations for continued development.
• Use the Foundation's database management system, working with and supervising the Administrative Coordinator to ensure accurate and up-to-date records of grants, programs, and stakeholders while tracking metrics and generating reports as needed.
• Support Jarislowsky Foundation Board Members with sub-committee meetings and Board discretionary giving.
• Collaborate with other foundations on shared granting.
• Collaborate with the Executive Director and Director of Grants and Programs to develop board materials, presentations, proposal briefs and updates and outcome reports related to grants and programs.

University Chairs Coordination

• Oversee the management and coordination of annual committee meetings for Chairholders (including attending meetings, mandate renewal follow-ups, evaluating progress, and other correspondence as required).
• Foster relationships with Chairholders and institutional stakeholders to ensure alignment with the Foundation's strategic objectives.
• Meet with institutions to discuss potential new Chairs and Chair-related granting, prepare recommendations for the Board and negotiate terms of agreement with institutional partners.

Skills & Qualifications

• A university degree is preferable, in a field relevant to the position.
• Five (5) years relevant experience and knowledge of philanthropy and the work of registered charities acquired from either working at a foundation or within fund development in the non-profit sector.
• Experience in administration, project management and budgeting skills.
• Excellent knowledge of spoken and written French and English are required.
• Experience working with universities is an asset.
• Advanced knowledge of MS Office, especially Outlook, Word and Excel, and strong general IT skills.
• Demonstrated experience in using a database (Salesforce experience is a strong asset).
• Attention to detail and ability to meet deadlines and complete tasks in a timely manner.
• Proactive, resourceful team player, who can also work autonomously.
• Excellent interpersonal skills, strong integrity and discretion.

How to apply

This is a full-time position, with a minimum of 80% of the work being done in person, at our office in Montreal.

To apply for the Grants & University Chairs Manager position, please submit your CV and a cover letter in one document via email, detailing your relevant experience and why you are the ideal candidate. Please include the title of the position (Grants and University Chairs Manager) in the subject line of your email.

Email address for submission: hr@jarislowsky.ca

Deadline to submit: October 15, 2026.

Please note that the information we receive will be kept confidential. Only retained candidates will be contacted. We look forward to hearing what you can bring to the Foundation’s team!

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Poste de gestionnaire des dons et des chaires universitaires

La Fondation Jarislowsky

Située à Montréal, la Fondation Jarislowsky a été créée en 1991 et accorde des subventions à des initiatives caritatives partout au Canada. Notre mission est de promouvoir, de soutenir et de favoriser l’excellence et l’éthique dans les domaines de l’éducation, de la médecine, des arts et de l’environnement. La Fondation Jarislowsky a doté cinquante chaires universitaires à travers le pays et soutient chaque année plus de 150 organismes.

Description du poste

La principale responsabilité de la personne gestionnaire des subventions et des chaires universitaires sera de superviser le processus annuel de dons de la Fondation, de la réception et du traitement des demandes de subvention jusqu’au suivi, à l’évaluation et à la présentation des résultats et de l’impact au conseil d’administration de la Fondation. La personne sera également responsable de coordonner et de superviser le processus annuel d’examen des chaires universitaires Jarislowsky. Nous recherchons une nouvelle collègue ou un nouveau collègue qui possède de l’expérience et de l’assurance, fait preuve de créativité et s’adapte facilement au changement. La personne idéale sera éthique et autonome, fera preuve de bon jugement, sera organisée et minutieuse, et appréciera le travail au bureau au sein d’une petite équipe collaborative.

Il s’agit d’un nouveau poste, et les responsabilités sont appelées à évoluer au fil du temps.

Responsabilités

Processus annuel d’octroi de subventions

• Diriger le processus annuel d’octroi de subventions et de dons, de l’examen des demandes à la vérification diligente et à la sélection des bénéficiaires (y compris l’analyse des propositions, des rapports, des états financiers ainsi que les suivis nécessaires).
• Offrir des conseils et du soutien aux bénéficiaires tout au long du cycle de vie des subventions, en veillant au respect des exigences et des objectifs de financement.
• Évaluer l’efficacité et l’impact des subventions et formuler des recommandations quant à leur développement continu.
• Utiliser le système de gestion de base de données de la Fondation, en travaillant avec la coordonnatrice administrative et en supervisant son travail afin d’assurer l’exactitude et la mise à jour des dossiers relatifs aux subventions, aux programmes et aux parties prenantes, tout en assurant le suivi des données et en produisant les rapports requis et analyses de données.
• Soutenir les membres du conseil d’administration de la Fondation Jarislowsky lors des réunions de sous-comités et dans le cadre des dons discrétionnaires du conseil.
• Collaborer avec d’autres fondations dans le cadre de subventions conjointes.
• Collaborer avec la directrice générale et la directrice des dons et des programmes afin de préparer la documentation destinée au conseil d’administration, les présentations, les sommaires et mises à jour de propositions ainsi que les rapports de résultats liés aux subventions et aux programmes.

Coordination des chaires universitaires

• Superviser la gestion et la coordination des réunions annuelles des comités des titulaires de chaires (y compris la participation aux réunions, les suivis liés au renouvellement des mandats, l’évaluation des progrès, suivis divers et correspondance requise).
• Développer et entretenir les relations avec les titulaires de chaires et les parties prenantes institutionnelles afin d’assurer l’alignement avec les objectifs stratégiques de la Fondation.
• Rencontrer les établissements afin de discuter de nouvelles chaires potentielles et de subventions liées aux chaires, préparer des recommandations à l’intention du conseil d’administration et négocier les modalités des ententes avec les partenaires institutionnels.

Compétences et qualifications

• Un diplôme universitaire, dans un domaine pertinent pour le poste, est souhaitable.
• Cinq (5) années d’expérience pertinente ainsi qu’une connaissance de la philanthropie et du travail des organismes de bienfaisance enregistrés, acquises au sein d’une fondation ou dans le domaine du développement philanthropique ou dans le secteur sans but lucratif.
• Expérience en administration, en gestion de projets et en gestion budgétaire.
• Excellente maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit.
• Une expérience de travail avec des universités constitue un atout.
• Maîtrise avancée de MS Office, particulièrement Outlook, Word et Excel, ainsi que de solides compétences générales en informatique.
• Expérience démontrée dans l’utilisation d’une base de données (une expérience avec Salesforce constitue un atout important).
• Souci du détail et capacité à respecter les échéances et à accomplir les tâches dans les délais requis.
• Esprit d’équipe, proactivité et débrouillardise, avec la capacité de travailler également de façon autonome.
• Excellentes aptitudes interpersonnelles, grande intégrité et discrétion.

Comment postuler

Il s’agit d’un poste à temps plein, dont au moins 80 % du travail doit être effectué en personne, à nos bureaux de Montréal.

Pour postuler, veuillez transmettre par courriel votre CV et une lettre de présentation réunis dans un seul document, en précisant votre expérience pertinente et les raisons pour lesquelles vous êtes la personne idéale pour ce poste. Veuillez indiquer le titre du poste (Gestionnaire des dons et des chaires universitaires) dans l’objet de votre courriel.

Adresse courriel pour soumettre votre candidature : hr@jarislowsky.ca

Date limite pour soumettre votre candidature : 15 octobre 2026.

Veuillez noter que les renseignements reçus demeureront confidentiels. Seules les personnes retenues seront contactées. Nous avons hâte de découvrir ce que vous pourriez apporter à l’équipe de la Fondation!