Gifts Processing Coordinator

Job Title

Gifts processing coordinator

Impact Statement

The Fundraising Department plays a critical role in securing the resources necessary for MSF Canada to deliver humanitarian medical assistance to people affected by conflict, epidemics, disasters, and exclusion from healthcare.

The Gifts Processing Coordinator supports the Fundraising Department by ensuring the accurate and timely processing of donations across multiple fundraising programs. Reporting to the Gifts Processing Unit Manager, the Coordinator contributes to an exceptional donor experience through efficient gift administration, maintains the integrity of fundraising data, and strengthens operational processes through collaboration with colleagues across the Fundraising, Finance, and Administration departments. Through their work, the Coordinator helps ensure that donors receive timely stewardship and that fundraising teams have reliable information to support decision-making and relationship management.

Key Responsibilities

• Manage the timely, accurate and effective administration of all philanthropy gifts from the point of physical or electronic mail to delivery of tax receipts. This includes uploading, managing, and filing records of this information to SharePoint and the Raisers Edge database.
• Ensure Philanthropy data is accurate and up to date, by monitoring data input by the Philanthropy team, updating profiles and working in collaboration with the Fundraising systems - Data and Analysis unit.
• Create and document processes, update existing process documents and provide training to Philanthropy team colleagues.

Job-Specific Competencies

Gift administration; accurate and timely processing of gifts

• In-office gift mail sorting, inputting gift codes, EFT and cheque batching and bank deposits
• Generate gift receipts and gift letter of acknowledgements in English and French
• Communicate with unit coordinators to flag new gifts and donor requests, ensuring 48-hour turnaround time for responses
• Maintain a strong understanding of receipts, acknowledgements, and CRA receipting guidelines
• Manage centralized system of gift tracking and donor acknowledgements 
• Manage data transfer and reconciliation of donor data into CRM database in collaboration with unit coordinators
• Manage and coordinate the various letters of acknowledgement and tax receipting for philanthropy donors.
• Assist with gift processes of Third-Party Aggregators (Benevity, CAF, Double the Donation, Canada Helps)
• Coordinate with external vendors, contacts and internal team members regarding Philanthropy donors and gift data  

Knowledge of database maintenance; Update, edit and validate donor data

• Responsible for data hygiene in Raisers Edge (RE) and constituent entries and profiles are up to date
• Ensure correct gift coding in Raiser’s Edge
• Perform database queries, summarize database findings, and present actionable database insights
• Manage and monitor excel documents for gift tracking
• General knowledge of tax rules and compliance related to receipting in Canada
• Train new Philanthropy colleagues on the RE gift entry processes, acknowledgement process and receipting process relevant to their role
• Stay up to date and maintain ReceipterPro - updating processes as the changes happen
• Stay up to date with RE updates and changes – updating processes as the changes happen   

Administration; Knowledge of administration activities; ability to carry out administration tasks effectively and efficiently support team

• Monitor incoming donations
• Create and regularly update relevant process documentation
• Organize and maintain Philanthropy online and physical gifts files
• Provide administrative support during events and team meetings related to gift entry in collaboration with the Gift processing Unit Manager.
• Organize and schedule meetings, take meeting minutes
• General gifts administrative support for the Philanthropy team 

Knowledge and Experience

• Demonstrated professional experience in the fields of records management, legal assistance, fundraising, or office administration
• Strong computer literacy, including ability to use word processing, spreadsheet and database software, to search the internet for research purposes and to learn new Windows-based programs
• Previous experience with Raiser’s Edge, Salesforce or equivalent database
• Strong interpersonal, written and oral communications skills
• Proven administrative skills including keen attention to detail with ability to track multiple projects at one time
• Organizational and time management skills with a proven ability to prioritize and balance diverse workloads

Education, Certifications, and Languages

• Fluency in spoken and written English
• Proficiency in French is an asset

Working Conditions

• Work is generally carried out during the day, Monday to Friday (9:00 a.m. to 5:00 p.m. Eastern Time)
• Flexible work hours and hybrid work model (in office 3 days per week)
• The office environment is open concept, and workspace is shared with colleagues
• Workstations consist of sit/stand desks, anti-fatigue floor mat, swivel chair, laptop with dock and double monitor
• Work requires long hours in front of a computer/laptop screen
• Interaction with clients/donors and the public at large
• Availability during periods of high gift volume (I.e., end of year and tax season) is highly emphasized

Job Information

Position Level: Individual contributor

Department: Fundraising / Fundraising Systems Unit

Position Status: Temporary

Activity Rate: 100 % (37.5 hours per week)

Location: Toronto

Salary Grade: Level 13 on the MSF Canada Salary Grid, $64,251.00 per year (non-negotiable)

Status: Must be legally authorized to work in Canada; MSF Canada is not in the position to support a work permit process for any applicant outside of Canada.

Benefits: Health Spending Account, Lifestyle Spending Account, group insurance (Life, Dependent Life, AD&D), Peace of Mind plan (i.e. prescription drugs, accidental dental, hospital care, etc.), 5% RRSP contributions (no matching required), starting 4 weeks’ Vacation/year, flexible work hours, annual professional development budget, Employee and Family Assistance Program (EFAP), internal psycho-social resources, and a positive and innovative office culture grounded in our core values of humanity, integrity and results.

Titre du poste

Coordonnateur ou coordonnatrice du traitement des dons

Impact du poste

Le département de la collecte de fonds joue un rôle essentiel dans l'obtention des ressources nécessaires à MSF Canada pour fournir une assistance médicale humanitaire à des personnes touchées par un conflit, une épidémie ou une catastrophe naturelle, ou qui sont privées de soins de santé.

Le coordonnateur ou la coordonnatrice du traitement des dons soutient le département de la collecte de fonds en assurant le traitement précis et rapide des dons pour les divers programmes de collecte de fonds. Relevant de la responsable de l'unité de traitement des dons, la personne à ce poste contribue à offrir aux donateurs et donatrices une expérience exceptionnelle grâce à une administration efficace des dons, à maintenir l'intégrité des données de collecte de fonds et à renforcer les processus opérationnels par la collaboration avec ses collègues des départements de la collecte de fonds, des finances et de l'administration. Grâce à son travail, elle offre aux donateurs et donatrices un service après-don en temps opportun et veille à ce que les équipes de collecte de fonds disposent d'informations fiables pour soutenir la prise de décision et la gestion des relations.

Principales responsabilités

• Gérer avec rapidité, précision et efficacité l'administration de tous les dons philanthropiques, depuis la réception du courrier physique ou électronique jusqu'à l'envoi des reçus fiscaux. Cela inclut le téléchargement, la gestion et le classement des documents contenant ces informations dans SharePoint et la base de données Raiser's Edge.
• S'assurer que les données liées aux dons philanthropiques sont exactes et à jour, en surveillant l'entrée des données par l'équipe de la philanthropie, en mettant à jour les profils et en travaillant en collaboration avec l'unité de stratégie des données au sein du groupe Systèmes de collecte de fonds.
• Créer et documenter les processus, mettre à jour les documents de processus existants et donner de la formation aux collègues de l'équipe de la philanthropie.

Compétences spécifiques à l'emploi

Administration des dons; traitement précis et rapide des dons

• Trier le courrier comportant des dons; faire la saisie des codes de dons, le groupage des télévirements et des chèques, ainsi que les dépôts bancaires; ces tâches s'effectuent au bureau
• Produire les reçus pour les dons, ainsi que les accusés de réception, en français et en anglais
• Communiquer avec le personnel de coordination de l'unité pour signaler les nouveaux dons et les demandes reçues de donateurs et donatrices, en veillant à ce qu'on leur réponde dans un délai de 48 heures
• Maintenir une bonne compréhension de la production des reçus et des accusés de réception, ainsi que des lignes directrices de l'ARC relativement à la production de reçus
• Gérer un système centralisé de suivi des dons et des accusés de réception  
• Gérer le transfert et le rapprochement des données des donateurs et donatrices dans la base de données CRM en collaboration avec le personnel de coordination de l'unité
• Gérer et coordonner les différentes lettres (accusés de réception et reçus fiscaux) envoyées aux donateurs et donatrices philanthropiques.
• Soutenir les processus de dons des agrégateurs tiers (Benevity, CAF, Double the Donation, Canada Helps)
• Travailler en collaboration avec les fournisseurs externes, les contacts et les membres de l'équipe interne pour les dons philanthropiques et les données associées

Connaissance de la maintenance des bases de données; mettre à jour, modifier et valider les données des donateurs et donatrices

• Endosser la responsabilité de l'hygiène des données dans Raiser's Edge et veiller à ce que les entrées et profils soient à jour
• S'assurer que les codes de dons sont correctement entrés dans Raiser's Edge
• Effectuer des requêtes dans la base de données, résumer les résultats et présenter des informations exploitables
• Gérer et surveiller les documents Excel servant au suivi des dons
• Connaissance générale des règles fiscales et de la conformité liées à la délivrance des reçus au Canada
• Former les collègues de la philanthropie (nouvelles embauches) sur les processus pertinents pour le rôle : saisie des dons dans Raiser's Edge, accusés de réception et production de reçus
• Se tenir au fait des mises à jour dans ReceipterPro et en assurer la maintenance – mettre à jour les processus dès que les changements se produisent
• Se tenir au fait des mises à jour et changements dans Raiser's Edge – mettre à jour les processus dès que les changements sont apportés   

Administration; connaissance des activités d'administration; capacité à effectuer des tâches administratives et à soutenir l'équipe de manière efficace et efficiente

• Surveiller les dons entrants
• Créer et mettre à jour régulièrement la documentation pertinente sur les processus
• Organiser et maintenir des fichiers numériques et physiques sur les dons philanthropiques
• Fournir un soutien administratif lors des événements et des réunions d'équipe en ce qui a trait à la saisie des dons en collaboration avec la responsable de l'unité de traitement des dons.
• Organiser et programmer des réunions, rédiger les procès-verbaux
• Soutien administratif général en lien avec les dons pour l'équipe de la philanthropie 

Connaissances et expériences

• Expérience professionnelle démontrée dans les domaines de la gestion des documents, de l'assistance juridique, de la collecte de fonds ou de l'administration.
• Solides connaissances en informatique, y compris la capacité à utiliser les logiciels de traitement de texte, de feuilles de calcul et de base de données, à naviguer sur Internet à des fins de recherche et à apprendre à utiliser de nouveaux programmes sous Windows
• Expérience avec Raiser's Edge, Salesforce ou une base de données équivalente
• Solides compétences en relations interpersonnelles et en communication écrite et orale
• Compétences administratives avérées, y compris une grande attention aux détails, avec une capacité à suivre plusieurs projets à la fois
• Aptitudes organisationnelles et compétences en gestion du temps avec une capacité éprouvée à établir des priorités et à maintenir un équilibre entre les diverses charges de travail

Éducation, certifications et langues

• Maîtrise de l'anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit
• Maîtrise du français, un atout

Conditions de travail

• Les horaires de travail sont généralement du lundi au vendredi, de 9 h à 17 h, heure de l'Est.
• Horaires de travail flexibles et modèle de travail hybride (au bureau 3 jours par semaine)
• Un bureau dans un espace ouvert, partagé avec d’autres collègues
• Le poste de travail comprend un bureau assis/debout, un tapis anti-fatigue, une chaise pivotante, un ordinateur portable avec station d'accueil et un deuxième écran
• Fonctions exigeant de passer de longues heures devant un écran d'ordinateur.
• Interaction avec les clients et clientes, les donateurs et donatrices et le grand public
• À noter qu’il est obligatoire d’être disponible pendant les périodes de grand volume de dons (c.-à-d., fin de l'année et saison des déclarations de revenus)

Information sur le poste

Niveau du poste : Contributeur individuel

Département : Collecte de fonds /Unité des systèmes de collecte de fonds

Statut du poste : Temporaire

Taux d'activité : 100 % (37,5 heures par semaine)

Lieu de travail : Toronto

Salaire : Niveau 13 sur la grille salariale de MSF Canada, soit 64 251 $ par année (non négociable)

Statut : Il faut être légalement autorisé·e à travailler au Canada; MSF Canada n'est pas en mesure de soutenir un processus de permis de travail pour tout·e candidat·e provenant de l'extérieur du Canada.

Avantages sociaux : un compte soins de santé, un compte de dépenses personnel, une assurance collective (vie personnelle et personnes à charge, assurance en cas de décès ou de mutilation accidentels, assurance invalidité longue durée), le plan Tranquillité d'esprit (médicaments sur ordonnance, soins dentaires accidentels, soins hospitaliers, etc.), 5 % de cotisations à un REER (aucune cotisation équivalente requise), des vacances à partir de 4 semaines/an, des horaires de travail flexibles, un budget annuel de perfectionnement professionnel, le Programme d'aide aux employés et aux familles (PAEF), des ressources de l'unité interne de santé psychosociale et une culture organisationnelle positive et novatrice fondée sur nos valeurs fondamentales d'humanité, l'intégrité et les résultats.

Information supplémentaire

Organisation humanitaire axée sur les gens, MSF Canada est fière d’offrir un milieu de travail diversifié, collaboratif et inclusif. Nous croyons fermement que cette approche valorise notre travail. Nous souscrivons aussi au principe de l’équité en matière d’emploi. L’organisation cherche à attirer et à embaucher les professionnelles et professionnels les plus compétents et à entretenir avec ces personnes des relations de travail fructueuses, productives et durables. Nous aimons collaborer avec des gens qui ont des motivations et des parcours diversifiés et qui démontrent une passion manifeste pour la mission sociale de MSF.

MSF Canada reconnaît l'existence de l'oppression et du racisme systémiques, et s'engage à maintenir et à intensifier ses efforts de lutte contre le racisme et l'oppression. Alors que MSF Canada continue de grandir et de travailler à l'élimination des obstacles dans ses bureaux ici au pays et dans les projets MSF à l'étranger, nous encourageons les individus ayant des expériences uniques d'oppression intersectionnelle sur la base de leurs marqueurs sociaux, tels que l'identité ethnoraciale, l'âge, l'identité de genre, l'éducation, le statut socioéconomique ou le lieu d'origine, à poser leur candidature. Nous encourageons les personnes noires, autochtones, de couleur, en situation de handicap ou s'identifiant à la communauté LGBTQIA2S+, ainsi que toute personne méritant l'équité, à postuler.

Conformément à l'engagement pris par MSF en décembre 2021 visant à réduire nos émissions de carbone de 50 % d'ici 2030 par rapport à notre niveau de référence de 2019, nous encourageons tout le monde à adopter et à intégrer des pratiques durables et respectueuses du climat. En examinant nos activités dans une optique climatique et sanitaire mondiale, nous pouvons diminuer notre impact opérationnel. En utilisant nos activités opérationnelles pour face aux changements climatiques et à la dégradation de l'environnement en misant sur l'atténuation et l'adaptation, nous réduirons notre dépendance aux combustibles fossiles, atténuerons notre empreinte écologique et aiderons à protéger la santé humaine. Il faut que nous tous, autant que nous sommes, à tous les niveaux et avec toutes nos compétences, mettions l'épaule à la roue pour affronter la menace mondiale des changements climatiques.