Finance Assistant // Adjointe ou adjoint aux finances

(le français suit) 

Competition #: 2026-Ext-3

Posting date: June 24, 2026

Closing date: July 22, 2026

Duration: One-year

Classification level: Level 2

Salary: $63,812 – $77,498

Number of positions: 1

Status: Unionized

About the Association

The Canadian Association of Professional Employees (CAPE) is a dynamic and progressive union representing over 25,000 professional employees in the federal public sector. At CAPE, we are committed to fostering an inclusive and equitable environment for all our members.

Our organization offers a:

1. Progressive work environment
2. Flexible Work Model & Remote work opportunities
3. Seamless transition for public servants
4. Great work-life balance

Position Summary

The Finance Assistant provides administrative, coordination, data-entry, documentation, and basic financial processing support to the Finance Department. The position supports the Director of Finance and IT by helping maintain accurate financial records, coordinating documentation for payroll, budgeting, audits, Finance & Audit Committee meetings, and membership-related financial administration. 

The position does not independently approve expenditures, interpret complex financial policy, make payroll entitlement decisions, or exercise supervisory authority. The decisions made by this role are limited and complex financial, payroll, benefit, pension, procurement, budget, or collective agreement interpretation questions are typically escalated. 

Requirements

Education & Experience

• College diploma or certificate in accounting, business administration, office administration, finance, or a related field.
• Two to four years of experience in financial administration, accounting support, payroll support, office administration, or a related role. 

Note: Equivalent combinations of education and/or experience are considered.

Key responsibilities  

• Provides administrative and coordination support to the Director of Finance and IT, including scheduling, tracking deadlines, organizing records, and maintaining finance-related files.
• Follows existing protocols and documentation, while assisting with bank and credit card reconciliation, and the organization of supporting records.
• Supports payroll and leave administration by collecting and organizing documentation, entering or verifying routine information in applicable systems, and identifying missing or incomplete information for follow-up.
• Contributes to the maintenance of employee payroll, leave, benefit, and pension-related records under the direction of the Payroll and Accounting Officer.
• Responds to routine employee inquiries related to forms, deadlines, documentation requirements, and basic finance processes, and refers complex payroll, benefit, collective agreement, or financial policy questions to the appropriate Finance staff member.
• Assists with monthly, quarterly, and year-end finance processes, including organizing spreadsheets, reconciliations, reports, supporting documents, and audit files.
• Provides administrative support for the annual budget process by collecting information from managers, maintaining budget templates, tracking submissions, and organizing draft materials for review.
• Supports preparation for Finance & Audit Committee meetings, including compiling meeting packages, confirming attendance, arranging logistics, coordinating translation or technical services, and preparing draft minutes when assigned.
• Maintains accurate electronic and paper filing systems for financial records, confidential employee files, audit documentation, vendor records, and Finance Committee materials.
• Assists with basic research, data compilation, and report preparation for the Director of Finance and IT, Payroll and Accounting Officer, Finance Committee, or audit purposes.
• Helps ensure that finance documents are stored securely and handled in accordance with confidentiality, privacy, and internal financial control requirements.
• May perform other related duties as assigned.

Other skills and abilities 

• Working knowledge of basic accounting, payroll support, reconciliation, and financial recordkeeping practices. 
• Strong attention to detail and accuracy in data entry, filing, tracking, and document preparation. 
• Ability to handle confidential financial, employee, payroll, and membership information with discretion. 
• Ability to use spreadsheets, word processing, email, database tools, financial systems, and related office software. 
• Ability to organize competing priorities, meet deadlines, and follow established procedures. 
• Sound judgment in identifying issues that require escalation. 
• Strong interpersonal skills and ability to provide professional service to staff, managers, vendors, members, and committee participants. 
• Ability to work independently and as part of a small multidisciplinary team. 

Condition of employment  

• Must meet the language requirement of the position. 

Additional information  

• Candidates must be fluently bilingual in both English and French at the time of application. This position requires advanced proficiency in both spoken and written English and French, and candidates should be prepared to demonstrate this fluency during the recruitment process.
• If you are a member of an equity-deserving group, we encourage you to self-declare in this recruitment process. This self-declaration information may be factored into selection decisions and to address CAPE’s commitment to increase representation of these groups.
• CAPE is committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, starting with the hiring process. Should you require accommodation during any phase of the evaluation process, please contact rh-hr@acep-cape.ca. All information received in relation to accommodation requests will be kept confidential except when required to implement accommodation.
• An eligibility list of applicants may be established from this process to staff similar positions within CAPE.  
• Acknowledgment of receipt of applications will be sent, and we will contact applicants when the screening or interview phases are completed.
• The recruitment committee reserves all rights to use any methods that they deem appropriate to evaluate applicants, including artificial intelligence.
• Communication for this process will be sent via email. It is the responsibility of the applicant to ensure that accurate contact information is provided and updated as required and to update their personal information when it changes. Applicants who apply to this selection process should include an email address that accepts email from unknown users (some email systems block these types of email).
• Time-sensitive correspondence may be transmitted via email, and it will be the applicant's responsibility to check their email regularly. Failure to respond to communications may result in elimination from this process.
• CAPE may decide to use top-down or random selection or any other additional qualification to determine the number of applicants who will be considered for the next stage of the evaluation. 
• Beyond skills and experience, we’re looking for someone who’s the right fit for our team: a good communicator, adaptable, and passionate about the association’s mission of defending the rights of our members.
• Proof of Canadian citizenship, permanent residency documentation, or a valid work permit or open work visa will be requested to ensure that candidates are eligible to work in Canada without restrictions.  
• Applicants are required to disclose any potential conflicts of interest that may arise from their employment in this position. A conflict of interest may include, but is not limited to, personal or financial relationships with individuals or organizations that could affect, or be perceived to affect, the impartiality of your work.
• If you believe you may be in a conflict of interest, please include a brief statement in your application outlining the nature of the potential conflict. This information will be reviewed confidentially and will not necessarily disqualify you from consideration.

How to Apply 

To be considered for this position, applicants must submit the following to rh-hr@acep-cape.ca by July 22, 2026:

1. Cover Letter (mandatory):

• Clearly demonstrate how your education and professional experience meet the minimum qualifications outlined in the job description (e.g., college diploma or certificate in accounting, business administration, office administration, finance, or a related field, and two to four years of experience in financial administration, accounting support, payroll support, or office administration).
• Provide specific examples that illustrate your ability to carry out the key responsibilities of the role (e.g., supporting payroll and leave administration, assisting with reconciliations and audits, coordinating documentation for budgeting and Finance & Audit Committee meetings, and maintaining accurate financial records).
• Highlight your attention to detail, your ability to handle confidential financial information with discretion, and your experience using spreadsheets, financial systems, and related office software.
• Explain why you want to work with CAPE and how your skills align with the organization’s mandate.

2. Resume (mandatory): 

• Ensure your resume is up to date and includes detailed work experience with dates, job titles, and descriptions of duties.
• Emphasize experience in financial administration, accounting support, payroll support, and recordkeeping.
• Clearly list any relevant training, certifications, or projects.
• Include your language proficiency (English and French). 

3. Format and Submission: 

• Submit your application as a single PDF file containing both your cover letter and resume.
• Indicate “Application – 2026-Ext-3” in the subject line of your email.

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Numéro de concours : 2026-Ext-03

Date de publication : 24 juin 2026

Date de clôture: 22 juillet 2026

Durée : Un an

Niveau de classification : Niveau 2

Salaire : 63,812$ – 77,498$

Nombre de postes : 1

Statut : Syndiqué

À propos de l’Association

L’Association canadienne des employés professionnels (ACEP) est un syndicat dynamique et progressiste qui représente plus de 25 000 fonctionnaires professionnelles et professionnels du secteur public fédéral. Nous tenons à assurer un environnement inclusif et équitable pour l’ensemble de nos membres.

Notre organisation offre un :

1. Un milieu de travail progressif ;
2. Un modèle de travail flexible et la possibilité de télétravailler ;
3. Une transition sans problème pour les fonctionnaires ;
4. Un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

Résumé des fonctions

L’adjointe ou adjoint aux finances apporte son soutien au service des finances dans les domaines de l’administration, de la coordination, de la saisie de données, de la documentation et des opérations financières de base. La personne titulaire de ce poste appuie la directrice des Finances et des TI en contribuant à la tenue de registres financiers précis et en coordonnant la documentation relative à la paye, au budget, aux vérifications, aux réunions du Comité de vérification, ainsi qu’à la gestion financière des cotisations des membres.

Elle n’est pas habilitée à approuver de manière autonome les dépenses, à interpréter des politiques financières complexes, à prendre des décisions concernant les droits à la rémunération, ni à exercer une autorité hiérarchique. Les décisions relevant de ce poste sont limitées, et les questions complexes liées aux finances, à la paye, aux avantages sociaux, aux régimes de retraite, à l’approvisionnement, au budget ou à l’interprétation des conventions collectives sont généralement transmises à un niveau hiérarchique supérieur.

Exigences

Études et expérience

• Diplôme d’études collégiales ou certificat en comptabilité, en administration des affaires, en administration de bureau, en finances ou dans un domaine connexe.
• Deux à quatre ans d’expérience en administration financière, en soutien à la comptabilité, en soutien au traitement de la paye, en gestion de bureau ou dans un domaine connexe.

Remarque : Toute combinaison équivalente d’études et d’expérience sera prise en compte.

Principales responsabilités 

• Assurer le soutien administratif et la coordination auprès de la directrice des Finances et des TI, notamment en matière de planification, de suivi des échéances, d’organisation des dossiers et de gestion des fichiers financiers.
• Respecter les protocoles et la documentation en vigueur, tout en participant au rapprochement des comptes bancaires et des relevés de carte de crédit, ainsi qu’à l’organisation des pièces justificatives.
• Soutenir la gestion de la paye et des congés par la collecte et le classement de documents, la saisie ou la vérification de données courantes dans les systèmes appropriés, ainsi que le repérage des renseignements manquants ou incomplets aux fins de suivi.
• Contribuer à la tenue des dossiers relatifs à la paye, aux congés, aux avantages sociaux et aux régimes de retraite des employé·es, sous la supervision de l’agent de la paye et de la comptabilité.
• Répondre aux demandes courantes des employé·es concernant les formulaires, les échéances, les exigences en matière de documentation et les procédures financières de base, et diriger les questions complexes relatives à la paye, aux avantages sociaux, aux conventions collectives ou aux politiques financières vers la personne responsable aux Finances.
• Appuyer les processus financiers mensuels, trimestriels et de fin d’exercice, notamment en ce qui a trait à l’organisation des feuilles de calcul, des rapprochements, des rapports, des pièces justificatives et des dossiers d’audit.
• Assurer le soutien administratif du processus budgétaire annuel, notamment en recueillant les données auprès de la direction, en tenant à jour les modèles de budget, en assurant le suivi des propositions et en organisant les ébauches de documents pour examen.
• Prendre part à la préparation des réunions des comités de vérification et des finances, notamment en compilant les dossiers de réunion, en confirmant les présences, en organisant la logistique, en coordonnant les services de traduction ou les services techniques et en préparant les ébauches de procès-verbaux au besoin.
• Assurer la tenue de systèmes d’archivage électronique et papier précis pour les dossiers financiers, les dossiers confidentiels des employé·es, les documents de vérification, les dossiers des fournisseurs et les documents du Comité des finances.
• Contribuer à la recherche de base, à la compilation de données et à la préparation de rapports à l’intention de la directrice des Finances et des TI, de l’agent de la paye et de la comptabilité et du Comité des finances, ou à des fins de vérification.
• Veiller au stockage sécurisé et au traitement des documents financiers, conformément aux exigences de confidentialité, de respect de la vie privée et de contrôle financier interne.
• Effectuer toute autre tâche connexe qui lui est confiée.

Autres compétences et habiletés 

• Connaissances pratiques en comptabilité de base, en soutien au traitement de la paye, en rapprochement comptable et en tenue des registres financiers.
• Grand souci du détail et de la précision dans la saisie des données, le classement, le suivi et la préparation des documents.
• Capacité à traiter avec discrétion des informations confidentielles concernant les finances, les employé·es, les salaires et les membres.
• Capacité à utiliser les tableurs, le traitement de texte, la messagerie électronique, les outils de base de données, les systèmes financiers et les logiciels de bureautique connexes.
• Capacité à gérer des priorités multiples, à respecter les échéances et à suivre les procédures établies.
• Discernement dans l’identification des problèmes qui doivent être soumis à l’autorité supérieure.
• Fortes habiletés interpersonnelles et capacité à fournir un service professionnel aux employé·es, à la direction, aux fournisseurs, aux membres et aux participant·es aux comités.
• Capacité à travailler de manière autonome et au sein d’une petite équipe multidisciplinaire.

Condition d’emploi 

• Doit répondre aux exigences linguistiques du poste. 

Informations supplémentaires 

• Les candidates et candidats doivent être parfaitement bilingues, en anglais et en français, au moment de leur candidature. Ce poste requiert une maîtrise avancée de l’anglais et du français, tant à l’oral qu’à l’écrit, et les candidat·es doivent être prêt·es à démontrer cette maîtrise au cours de la procédure de recrutement.
• Si vous êtes membre d’un groupe méritant l’équité, nous vous encourageons à le déclarer dans le cadre du processus de recrutement. Ces informations pourront être prises en compte dans les décisions de sélection et dans l’engagement de l’ACEP à accroître la représentation de ces groupes.
• L’ACEP s’engage à offrir un milieu de travail inclusif et sans obstacle, en commençant par le processus d’embauche. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation au cours d’une phase quelconque du processus d’évaluation, veuillez communiquer avec nous à l’adresse rh-hr@acep-cape.ca. Toutes les informations reçues concernant les demandes de mesures d’adaptation resteront confidentielles, sauf si leur divulgation est nécessaire pour leur mise en œuvre.
• Une liste d’admissibilité des candidat·es peut être établie à partir de ce processus pour pourvoir des postes similaires au sein de l’ACEP. 
• Un accusé de réception des candidatures sera envoyé, et nous communiquerons avec les candidat·es une fois les phases de présélection ou d’entrevue terminées.
• Le comité de recrutement se réserve le droit d’utiliser toutes les méthodes qu’il juge appropriées pour évaluer les candidat·es, y compris l'intelligence artificielle.
• Les communications relatives à ce processus seront envoyées par courrier électronique. Il incombe à la personne candidate de s’assurer que ses coordonnées sont exactes et mises à jour, au besoin, et de mettre à jour ses renseignements personnels en cas de changement. Les candidat·es qui s’inscrivent à ce processus de sélection doivent indiquer une adresse électronique qui accepte les courriels provenant d’utilisateurs inconnus (certains systèmes de messagerie bloquent ces types de courriels).
• Les communications urgentes peuvent être transmises par courrier électronique, et il incombe à la personne candidate de consulter régulièrement sa messagerie électronique. L’absence de réponse pourrait entraîner son exclusion du processus de sélection.
• L’ACEP peut décider de recourir à une sélection descendante ou aléatoire ou à tout autre critère supplémentaire pour déterminer le nombre de candidat·es qui seront pris·es en considération pour la prochaine étape de l’évaluation.
• Au-delà des compétences et de l’expérience, nous recherchons une personne qui s’intégrera parfaitement à notre équipe : dotée de solides aptitudes en communications, capable de s’adapter et animée par la mission de l’Association, qui consiste à défendre les droits de nos membres.
• Une preuve de citoyenneté canadienne, un document attestant du statut de résident permanent ou un permis de travail ou un visa de travail ouvert valide sera demandé afin de s'assurer que les candidats sont autorisés à travailler au Canada sans restriction.
• Les candidats sont tenus de signaler tout conflit d'intérêts potentiel pouvant découler de leur emploi à ce poste. Un conflit d'intérêts peut inclure, sans s'y limiter, des relations personnelles ou financières avec des personnes ou des organisations qui pourraient affecter, ou être perçues comme affectant, l'impartialité de votre travail.
• Si vous pensez être en situation de conflit d'intérêts, veuillez inclure dans votre candidature une brève déclaration décrivant la nature du conflit potentiel. Cette information sera examinée de manière confidentielle et ne vous empêchera pas nécessairement d'être pris en considération.

Comment postuler 

Pour que leur candidature soit prise en considération, les candidats doivent envoyer les documents suivants à rh-hr@acep-cape.ca avant le 22 juillet 2026: 
  
1. Lettre de motivation (obligatoire) :

• Démontrez clairement comment vos études et votre expérience professionnelle répondent aux qualifications minimales énoncées dans la description de poste (p. ex., diplôme d'études collégiales ou certificat en comptabilité, en administration des affaires, en administration de bureau, en finances ou dans un domaine connexe, ainsi que deux à quatre ans d'expérience en administration financière, en soutien à la comptabilité, en soutien au traitement de la paye ou en gestion de bureau).
• Donnez des exemples concrets illustrant votre capacité à assumer les principales fonctions du poste (p. ex., soutenir la gestion de la paye et des congés, participer aux rapprochements et aux vérifications, coordonner la documentation pour le processus budgétaire et les réunions du Comité de vérification, et tenir des registres financiers précis).
• Mettez en valeur votre souci du détail, votre capacité à traiter des informations financières confidentielles avec discrétion, ainsi que votre expérience dans l'utilisation des tableurs, des systèmes financiers et des logiciels de bureautique connexes.
• Expliquez pourquoi vous souhaitez travailler avec l'ACEP et en quoi vos compétences correspondent au mandat de l'organisation.
  

2. CV (obligatoire): 

• Assurez-vous que votre CV est à jour et qu'il comprend une description détaillée de votre expérience professionnelle avec les dates, les titres de poste et les descriptions de fonctions.
• Mettez l'accent sur votre expérience en administration financière, en soutien à la comptabilité, en soutien au traitement de la paye et en tenue de registres.
• Indiquez clairement toute formation, certification ou tout projet pertinent.
• Indiquez vos compétences linguistiques (anglais et français). 
  

3. Format et soumission: 

• Soumettez votre candidature sous la forme d'un seul fichier PDF contenant votre lettre de motivation et votre CV.
• Indiquez « Candidature 2026-Ext-03 » dans l'objet de votre courriel.