Finance and Administration Manager / Gestionnaire des finances et de l’administration

Location: The HIV Legal Network is based in Toronto, but we are open to hybrid/remote working situations for the right candidate.
Employment status: Full-time, permanent (after probationary period)
Salary range: $60,000-75,000 plus full benefits, including 3 weeks’ vacation and flexible hybrid working environment
Language requirements: English
Application deadline: Rolling (applications will be assessed as they are received, with the view of having the role filled for March 15, 2026 to ensure overlap with the outgoing manager)

The HIV Legal Network (www.hivlegalnetwork.ca) promotes the human rights of people living with HIV or AIDS and other populations disproportionately affected by HIV, punitive laws and policies, and criminalization, in Canada and internationally. We do this through research and analysis, litigation and other advocacy, public education, and community mobilization.

The Legal Network is seeking a Finance and Administration Manager to oversee the organization’s budgets, financial reporting, and day-to-day financial transactions. The position is part of a four-person Management Team working collaboratively with the Co-Executive Directors and Program Manager.

Specific areas of responsibility include, but are not limited to, the following:

• Performing the day-to-day tasks required with respect to the Legal Network’s finances, including employee payroll and benefits plan, processing expenses, payments and deposits, monthly bank reconciliations, and maintaining the company books;
• Preparing annual operating budget and quarterly budget updates, in consultation with the Management Team;
• Providing quarterly financial reports to the Co-Executive Directors and the Board of Directors;
• Overseeing the annual audit;
• Preparing and submitting of all government reporting requirements;
• Acting as direct contact for organization vendors (i.e. banking, insurance, etc.)
• Creating budgets for funding proposals, and preparing financial reports to funders according to grant agreements’ timelines;
• Identifying grant and other fundraising opportunities; and
• Other duties as assigned by the Co-Executive Directors.

As an ideal candidate, you:

• Have at least 3-5 years experience with organizational or corporate bookkeeping and financial management, including creating and managing budgets, and managing financial reports;
• Have good familiarity and experience with QuickBooks software (familiarity with NationBuilder and Office365 is also an asset);
• Have strong knowledge of accounting requirements and practices for non-profit and charitable organizations;
• Have the ability to work independently and to work collaboratively as part of a team;
• Enjoy working in a fast-paced environment and can work under tight deadlines, with some overtime required on occasion; and
• Resonate with the values of the HIV Legal Network.

Application process

Please email your résumé and a cover letter to hiring@hivlegalnetwork.ca. Applications will be received on a rolling basis.

Desired start date

We would like to fill the position as soon as possible to ensure overlap and training with the outgoing manager, whose term concludes on March 31, 2026.

We thank all applicants for their interest but cannot respond to all inquiries; only those selected for an interview will be contacted.

The HIV Legal Network is strongly committed to building an inclusive and diverse workplace. Applicants from traditionally underrepresented or marginalized groups including people living with HIV, Indigenous people, Black people, other racialized people, LGBTQ2S+ people, and people with disabilities are welcome to self-identify, should they feel comfortable in doing so, in their cover letter.

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Lieu : Le Réseau juridique VIH est établi à Toronto, mais une situation de travail hybride ou à distance est envisageable pour le ou la bon-ne candidat-e.

Statut : Temps plein, permanent (après période de probation)
Échelle salariale : 60 000 – 75 000 $ par année plus avantages sociaux, incluant 3 semaines de vacances et un environnement de travail hybride et flexible
Exigences linguistiques : Anglais
Date limite pour postuler : Candidatures acceptées sur une base continue (et examinéesjusqu’à ce que le poste soit pourvu, d’ici le 15 mars 2026, pour assurer une transition en présence de la gestionnaire actuelle).

Le Réseau juridique VIH (www.hivlegalnetwork.ca/fr) œuvre à la promotion des droits humains des personnes vivant avec le VIH ou le sida et d’autres populations affectées de manière disproportionnée par le VIH, les lois et politiques punitives ainsi que la criminalisation, au Canada et dans le monde, par ses travaux de recherche et d’analyse, de contentieux et d’autre plaidoyer, d’éducation du public et de mobilisation communautaire.

Le Réseau juridique est à la recherche d’un-e gestionnaire des finances et de l’administration pour superviser les budgets, les rapports financiers et les transactions financières courantes de l’organisme. Le poste fait partie d’une équipe de direction composée de quatre personnes qui travaillent en collaboration avec les codirectrices générales et le gestionnaire du soutien aux programmes.

Les domaines de responsabilités incluent les suivants, sans s’y limiter :

• Exécuter les tâches quotidiennes liées aux finances du Réseau juridique, notamment la paie et les avantages sociaux du personnel, le traitement des dépenses, paiements et dépôts, les rapprochements bancaires mensuels et la tenue des livres comptables;
• Préparer le budget de fonctionnement annuel et les mises à jour budgétaires trimestrielles en consultation avec l’équipe de direction;
• Fournir des rapports financiers trimestriels aux codirectrices générales et au conseil d’administration;
• Superviser l’audit annuel;
• Préparer et déposer tous les rapports exigés par le gouvernement;
• Servir de contact direct pour les fournisseurs de l’organisme (banques, assurances, etc.);
• Créer des budgets pour les demandes de financement et préparer des rapports financiers à l’intention des bailleurs de fonds conformément aux échéanciers des ententes de financement;
• Identifier des possibilités de subventions et d’autres possibilités de collecte de fonds; et
• Accomplir d’autres tâches à la demande des codirectrices générales.

Le/la candidat-e idéal-e :

• Possède au moins 3 à 5 ans d’expérience en comptabilité et en gestion financière au sein d’un organisme ou d’une entreprise, notamment dans la création et la gestion de budgets ainsi que la gestion de rapports financiers;
• Est à l’aise et expérimenté-e dans l’utilisation du logiciel QuickBooks (la connaissance de NationBuilder et d’Office365 est également un atout);
• Possède de solides connaissances des exigences et des pratiques comptables d’organismes à but non lucratif et de bienfaisance;
• Est capable de travailler de manière autonome et en collaboration au sein d’une équipe;
• Apprécie le travail dans un environnement dynamique et est capable de respecter des délais serrés, parfois avec des heures supplémentaires; et
• Partage les valeurs du Réseau juridique VIH.

Pour postuler

Veuillez faire parvenir votre curriculum vitæ et une lettre de présentation à hiring@aidslaw.ca. Les candidatures seront examinées sur une base continue.

Date visée d’entrée en poste

Nous aimerions pourvoir ce poste dès que possible afin d’assurer une période de chevauchement pour la transition et une formation avec la gestionnaire sortante, qui quitte ses fonctions le 31 mars 2026.

Nous remercions dès maintenant tou-te-s les candidat-es de leur intérêt, mais communiquerons uniquement avec les personnes que nous désirons rencontrer en entrevue.

Le Réseau juridique est profondément engagé à créer un milieu de travail inclusif et diversifié. Les candidat-es issu-es de groupes habituellement sous-représentés ou marginalisés, y compris les personnes vivant avec le VIH, les Autochtones, les personnes noires et autres personnes racisées, les personnes LGBTQES+ et les personnes handicapées, sont invité-es à s’auto-identifier dans leur lettre de présentation s’ils/elles le souhaitent.