Executive Director/ Directrice.eur Exécutif.ve

(Le français suit)

DUTIES

Reporting to the At-large and the National Executives, the executive director will be responsible for:

Leadership & Governance: The Executive Director will be responsible for working with the National Executive to develop and execute short- and long-term planning related to the Federation’s internal operations, campaigns and advocacy work, services, and overall political vision for the organization in compliance with member direction and organization Bylaws. They will advise the National Executive on internal and external matters that may impact the organization and provide recommendations on all areas of the organization.

• Collaborate with the National Executive to develop and execute short- and long-term strategic plans that align with the Federation’s internal operations, campaigns, advocacy work, services, and political vision, ensuring compliance with member direction and organizational Bylaws;
• Provide guidance and recommendations to the National Executive on internal and external factors impacting the Federation, advising on policies, strategies, and initiatives.
• Ensure alignment of organizational activities with the Federation’s mission, vision, and strategic priorities;
• Assist the At-Large Executive with Onboarding the National Executive, including providing trainings for all members of the National Executive;
• Ensure all logistical needs such as translation are provided during all meetings;
• Maintain database of all transitional documents provided by the National Executive and At-Large;
• Ensure Federation documents are up -to-date and made accessible to members and staff;
• Provide guidance on the interpretation of all governance documents, bilingualism is an asset;

Human Resource Planning & Management: The Executive Director will lead and provide direction on all human resource matters, including supervising a unionized staff team. Working with the National Executive, the Executive Director will be responsible for developing and implementing HR policies and procedures in accordance with the workplace Collective Agreement and shall work to foster a positive work environment.

• Lead and oversee all human resource activities, including supervising and training a unionized staff team;
• Assist the Management team in the development of a strategic plan;
• Develop, implement, and update HR policies and procedures in compliance with the Collective Agreement and foster a positive and equitable workplace environment.
• Manage recruitment, onboarding, performance reviews, discipline, and termination processes, in collaboration with the Management team;
• Promote professional development opportunities for staff and maintain effective communication within the organization;
• Collaborate with the Management Team to plan and organize staff retreats and training sessions;
• Record and maintain minutes for all management meetings and retreats;
• Research and implement efficient HRIS tools to enhance the utilization and effectiveness of HR softwares;
• Organize All-Staff Meetings and distribute the agenda to all team members in advance;
• Serve as one of the three Management Representatives on the Labour Management Committee;
• Maintain a positive relationship with CUPE 1281;
• Maintain record keeping of all formal and informal relevant documents, including drafts and final documents. Including but not limited to submitted complaints, requests, streams of communication, etc.

Operations Management: The Executive Director will oversee the efficient operation of the Federation, ensuring smooth day-to-day activities and coordination across all areas of the organization. This includes optimizing processes, managing resources, and supporting operational initiatives that align with the strategic vision and goals of the Federation.

• Monitor and improve operational workflow, ensuring deadlines are met and resources are allocated properly;
• Lead operational risk management initiatives, identifying and solving issues with the management team and National Executive;
• Manage and oversee the Federations office operations, including supplies, equipment and technology, etc;
• Assist with the coordination and logistics of organizational events, meetings and conferences, ensuring all operational and accessibility needs are met;
• Manage the development, maintenance and accessibility of internal systems, databases and tools used for tracking and reporting purposes;
• Manage the use of the shared office Google Drive, ensuring all documents are organized and securely stored;

Financial Planning & Management: The Executive Director will ensure proper financial controls, processes and reporting. Working with the National Treasurer, the Executive Director will be responsible for short- and long-term financial planning including the development of the Federation’s budget.

• In collaboration with the Finance Director, ensure sound financial management, including the establishment of proper financial controls, processes, and reporting systems.
• Collaborate with the National Treasurer to develop and monitor short- and long-term financial plans, including the preparation and oversight of the annual budget.
• Maintain compliance with financial policies and regulations, ensuring transparency and accountability in financial operations.
• Review all standing resolutions presented at the annual NGM to leverage opportunities of integration that directly align with the federation and its member locals, within the Federation’s annual budget.
• Collect and provide all receipts and relevant financial documents needed to reconcile credit card statements.

Campaigns, Research & Government Relations: The Executive Director will work with the National Executive and Advocacy Team to ensure the implementation of the Federation’s campaigns, research and government relations goals. The Executive Director will play a pivotal role in advancing the Federation’s call for free education in Canada.

• Support the work of the Advocacy team with the planning and implementation of campaigns, research initiatives, and government relations strategies in alignment with the Federation’s goals.
• Play a central role in advancing the Federation’s advocacy for free education in Canada, collaborating with the National Executive and staff.
• Ensure campaigns are impactful, well-resourced, and effectively communicated to member organizations and partners.

Membership Development and Outreach: The Executive Director will support the Membership Team and support efforts to expand the Federation’s membership across the country, in the aim of furthering student demands and providing high quality services. The Executive Director will work with the Director of Membership Relations to coordinate member education, empowerment, and engagement strategies.

• Develop and implement an internal strategy to recruit additional student unions as members of the federation;
• In collaboration with the Membership team create outreach training to be delivered to all staff;
• Serve as the primary point of contact for legal matters related to membership fees;
• Work with the Treasurer and Director of Finance to ensure all membership fees are remitted in a timely manner;
• Book and coordinate travel on behalf of staff for outreach and other federation initiatives;
• Ensure that membership development initiatives align with the Federation’s broader mission and objectives;
• Ensure a review of potential member locals grievances and coordinate strategies that strengthen the Federations membership and good standing among member locals

Services Delivery: The Executive Director will work with the National Executive and the Director of Services to ensure the success of the Federation’s services including striving to improve value and service delivery for member local students’ unions and students.

• Collaborate with the Director of Services to evaluate and enhance service offerings to ensure they provide value and meet the needs of member local students’ unions and students;
• Regularly assess service performance and implement improvements to maintain high standards of delivery;
• As required, attend meetings with service partners;
• Continuously identify opportunities to enhance or update services to better align with student needs;
• Actively seek out partnership opportunities to enhance the utilization of the ISIC card;

Building Community Partnerships & Relationships:

The Executive Director will be responsible for cultivating and maintaining strong relationships with external partners, including community organizations and business partners. They will work to foster partnerships that align with the Federation’s goals, enhance the organization’s influence, and broaden its impact. The Executive Director and/or delegate will also identify opportunities for collaboration that advance the interests of students, build community support, and strengthen the Federation’s position as a key advocate for students across Canada.

• Cultivate and maintain relationships with external partners, including community organizations, government agencies, and business partners, to further the Federation’s mission.
• Represent the Federation in external forums, advocating for students’ interests and building support for the organization’s initiatives.
• Identify and pursue opportunities for collaboration that benefit students and strengthen the Federation’s role as a key advocate for students across Canada.

Conflict resolution and human resources management:

The CFS's executive director is the operational pillar that ensures the smooth running of the organization through effective human resource management and proactive conflict resolution, allowing elected leaders to focus on policy direction and student representation. It acts as chief personnel manager in matters relating to human resources management. Its responsibilities include:

• Recruitment and Hiring: It plans staffing needs, creates job postings, and manages the entire hiring process, from posting positions to recommending candidates.
• Onboarding and Training: It ensures that new employees are welcomed and trained on the organization's culture, and it identifies the team's skill development needs.
• Performance Management: They set clear objectives for each employee, regularly evaluate their performance, and manage feedback interviews and disciplinary measures when necessary.
• Administration and Compliance: Oversees legal administrative aspects (payroll, benefits) and ensures full compliance with labor laws and regulations.
• Organizational Culture: Responsible for creating and maintaining a positive, motivating, and inclusive work environment that reflects the values of the CFS.
• In terms of internal and external conflict management, the Executive Director is often the first point of contact for conflicts and must act as a mediator and decision-maker in:

1. Internal conflicts (among staff and elected management):

Informal mediation: Serving as a neutral mediator in disagreements between staff members or between an employee and an elected member of the Board.

Policy enforcement: Intervene and enforce internal policies on harassment, discrimination, and the code of conduct.

Complaint management: Establish a confidential process for receiving and handling employee complaints.

Liaison with the national executive: Inform the Board of major conflicts that could affect the governance or reputation of the organization and recommend actions.

2. External Conflicts (with members, universities, or other organizations):

Member Relations Management: When a student member (a local student association) has a dispute with CFS (e.g., dues, political positions), the Executive Director is often responsible for negotiating and finding a resolution.

Official representation: Representing CFS in sometimes tense discussions with university administrations, government representatives, or other partners.

Crisis management: In the event of a public crisis (e.g., media controversy, a protest that escalates), the Executive Director works with the National Executive to manage communication and conflict resolution.

Supplier relationship management: Resolving contractual disputes with service providers.

Other: Other duties as assigned by the National Executive, the Executive Committee, and/or in accordance with the Canadian Federation of Students By-Laws and Policies.

KNOWLEDGE, SKILLS, AND QUALIFICATIONS

• University degree (1st or 2nd cycle) in management, business administration, law and justice, HR management, public administration; (a combination of degrees and experience may be considered sufficient).
• Current and in-depth knowledge of the Canadian Federation of Students and the representation and services provided to students across the country;
• Minimum 5+ years experience in student, social justice, labour, partisan and/or environmental political organizing;
• Experience developing short- and long-term campaigns on a wide range of issues;
• Current and in-depth knowledge of the federal and provincial governments and the Canadian political process, and issues facing the student movement across the country;
• Experience operating member services in a non-profit setting;
• Strong and demonstrated leadership skills and experience managing both unionized and non-unionized staff;
• Experience with non-profit, labour, and general contract law;
• Experience working in a not-for-profit setting and with boards of directors;
• Ability to meet deadlines and a strong attention to detail;
• The ability to develop budgets and manage day-to-day finances;
• Strong written and oral communication skills in both official languages
• Experience using the Adobe, Humi, Asana and Microsoft Office Suite;
• Hold a certification in governance or organizational conflict resolution.
• Experience working within an anti-oppression framework;
• Willingness to travel, work some evenings and weekends;
• Formal experience in student or labour union education will be considered an asset;
• Experience at a member local of the Federation and/or its provincial components will be considered an asset;
• The candidate must be perfectly bilingual (fluent in both official languages). A language test will be required to determine the candidate's level of communication and writing skills.
• Being able to communicate in an indigenous language will be considered an asset;
• Certification in Human Resources and/or a degree in a Business related field will be considered an asset;
  

Must be a permanent resident or Canadian citizen.

The CFS is committed to providing and maintaining a safe and respectful work environment. We do not tolerate any harassment, coercion, or abuse in any form. We recognize that these behaviours are often rooted in an abuse of power, which goes against the CFS’s mission to create a more equitable world.

The CFS is an equal opportunity employer. We strongly believe in the equality and diversity of races, genders, sexual orientations, religions, ethnic and national origins, disabilities, and all other grounds protected under the Ontario Human Rights Code.

We welcome applications from individuals of all backgrounds and abilities and are committed to providing an accessible application experience.

To request an accommodation or adjustment in the selection process or beyond, please contact jobs@cfs-fcee.ca

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RESPONSABILITÉS:

Leadership et Gouvernance

La direction exécutive sera chargée de collaborer avec l'Exécutif national pour élaborer et exécuter des plans à court et à long terme liés aux opérations internes de la Fédération, aux campagnes et activités de plaidoyer, aux services, et à la vision politique globale de l'organisation, conformément aux directives des membres et aux statuts de l'organisation.

Elle conseillera l'Exécutif national sur les questions internes et externes susceptibles d'avoir un impact sur l'organisation et formulera des recommandations sur tous les aspects de celle-ci.

• Collaborer avec l'Exécutif national pour élaborer et mettre en œuvre des plans stratégiques à court et à long terme alignés sur les opérations internes, les campagnes, les activités de plaidoyer, les services et la vision politique de la Fédération, tout en respectant les directives des membres et les statuts de l'organisation ;
• Fournir des conseils et des recommandations à l'Exécutif national sur les facteurs internes et externes ayant un impact sur la Fédération, en apportant des orientations sur les politiques, stratégies et initiatives ;
• Assurer l'alignement des activités organisationnelles sur la mission, la vision et les priorités stratégiques de la Fédération ;
• Soutenir l'Exécutif général dans l'intégration des membres de l'Exécutif national, notamment en dispensant des formations à tous les membres de l'Exécutif national ;
• Veiller à ce que tous les besoins logistiques, tels que les services de traduction, soient assurés lors de toutes les réunions ;
• Maintenir une base de données contenant tous les documents de transition fournis par l'Exécutif national et général ;
• Veiller à ce que les documents de la Fédération soient à jour et accessibles aux membres et au personnel ;
• Fournir des conseils sur l'interprétation de tous les documents de gouvernance, le bilinguisme étant un atout.

Planification et gestion des ressources humaines

La direction exécutive dirigera et orientera toutes les questions liées aux ressources humaines, y compris la supervision d'une équipe syndiquée. En collaboration avec l'Exécutif national, elle sera responsable de l'élaboration et de la mise en œuvre des politiques et procédures RH conformément à la convention collective, tout en travaillant à favoriser un environnement de travail positif.

• Diriger et superviser toutes les activités liées aux ressources humaines, y compris la supervision et la formation d'une équipe syndiquée ;
• Aider l'équipe de gestion dans l'élaboration d'un plan stratégique ;
• Élaborer, mettre en œuvre et actualiser les politiques et procédures RH, en conformité avec la convention collective, pour favoriser un environnement de travail positif et équitable ;
• Gérer les processus de recrutement, d'intégration, d'évaluation des performances, de discipline et de cessation d'emploi en collaboration avec l'équipe de gestion ;
• Promouvoir des opportunités de développement professionnel pour le personnel et maintenir une communication efficace au sein de l'organisation ;
• Collaborer avec l'équipe de gestion pour planifier et organiser des retraites et des séances de formation pour le personnel ;
• Documenter et conserver les procès-verbaux de toutes les réunions de gestion et retraites ;
• Rechercher et mettre en œuvre des outils RH efficaces pour améliorer l'utilisation et l'efficacité des logiciels RH ;
• Organiser des réunions avec l'ensemble du personnel et distribuer l'ordre du jour à l'avance à tous les membres de l'équipe ;
• Servir en tant que l'un des trois représentants de la direction au sein du Comité de gestion syndicale ;
• Maintenir une relation positive avec le CUPE 1281 ;
• Assurer la tenue de dossiers pour tous les documents formels et informels pertinents, y compris les brouillons et documents finaux. Cela inclut, mais ne se limite pas, aux plaintes déposées, aux demandes, et aux communications.

Gestion des opérations:

La direction exécutive supervisera les activités quotidiennes de la Fédération pour assurer une coordination efficace dans tous les domaines de l’organisation. Cela inclut l’optimisation des processus, la gestion des ressources et le soutien aux initiatives opérationnelles alignées sur la vision stratégique et les objectifs de la Fédération.

• Surveiller et améliorer les flux de travail opérationnels, en veillant au respect des délais et à l’allocation appropriée des ressources.
• Diriger les initiatives de gestion des risques opérationnels, en identifiant et résolvant les problèmes avec l’équipe de gestion et l’Exécutif national.
• Gérer et superviser les opérations des bureaux de la Fédération, y compris les fournitures, équipements, technologies, etc.
• Aider à la coordination et à la logistique des événements, réunions et conférences de l’organisation, en répondant à tous les besoins opérationnels et d’accessibilité.
• Gérer le développement, la maintenance et l’accessibilité des systèmes internes, bases de données et outils utilisés pour le suivi et les rapports.
• Superviser l’utilisation du Google Drive partagé, en veillant à ce que tous les documents soient organisés et stockés en toute sécurité.

Planification et gestion financière :

La direction exécutive veillera à la mise en place de contrôles financiers appropriés, de processus efficaces et de systèmes de rapport conformes. En collaboration avec le ou la trésorier·ère national·e, elle sera responsable de la planification financière à court et à long terme, y compris l’élaboration du budget de la Fédération.

• En collaboration avec la direction des finances, assurer une gestion financière saine en établissant des contrôles financiers appropriés et en maintenant des systèmes de rapport transparents.
• Collaborer avec le ou la trésorier·ère national·e pour élaborer et surveiller les plans financiers à court et à long terme, y compris la préparation et la supervision du budget annuel.
• Maintenir la conformité aux politiques financières et réglementations, tout en assurant la transparence et la responsabilité dans les opérations financières.
• Examiner toutes les résolutions permanentes présentées lors de l’Assemblée générale nationale pour maximiser leur intégration et alignement avec le budget annuel de la Fédération et les besoins des membres locaux.

Campagnes, recherche et relations gouvernementales :

La direction exécutive œuvre les campagnes, initiatives de recherche et stratégies de relations gouvernementales de la Fédération. Elle joue un rôle clé dans la promotion de l’éducation gratuite au Canada.

• Soutenir le travail de l’équipe de plaidoyer dans la planification et la mise en œuvre de campagnes, initiatives de recherche et stratégies de relations gouvernementales alignées sur les objectifs de la Fédération.
• Jouer un rôle central dans la promotion de l’éducation gratuite au Canada, en collaboration avec l’Exécutif national et le personnel.
• Veiller à ce que les campagnes soient percutantes, bien dotées en ressources et efficacement communiquées aux organisations membres et partenaires.

Développement et mobilisation des membres :

La direction exécutive soutiendra l’équipe des membres et les efforts visant à élargir l’adhésion à la Fédération à travers le pays, dans le but de promouvoir les revendications étudiantes et d’offrir des services de haute qualité.

• Développer et mettre en œuvre une stratégie interne pour recruter des associations étudiantes supplémentaires comme membres de la Fédération.
• En collaboration avec l’équipe des membres, créer des formations de sensibilisation à destination du personnel.
• Servir de point de contact principal pour les questions juridiques liées aux cotisations des membres.
• Collaborer avec le ou la trésorier·ère et le·la directeur·rice des finances pour veiller à ce que toutes les cotisations des membres soient versées en temps opportun.
• Réserver et coordonner les déplacements du personnel pour les activités de sensibilisation et autres initiatives de la Fédération.
• Veiller à ce que les initiatives de développement des membres soient alignées sur la mission et les objectifs plus larges de la Fédération.
• Examiner les griefs des membres locaux potentiels et coordonner des stratégies pour renforcer l’adhésion et le maintien d’une bonne relation avec les membres locaux.

Prestations de services :

La direction exécutive travaillera avec l’Exécutif national et le ou la directeur·rice des services pour garantir le succès des services de la Fédération, en cherchant à améliorer leur valeur et leur prestation pour les associations étudiantes membres et les étudiantes et étudiants.

• Collaborer avec le ou la directeur·rice des services pour évaluer et améliorer les offres de services afin qu’elles apportent une valeur ajoutée et répondent aux besoins des associations étudiantes membres et des étudiantes et étudiants.
• Évaluer régulièrement la performance des services et mettre en œuvre des améliorations pour maintenir des normes élevées de prestation.
• Participer, au besoin, aux réunions avec les services partenaires.
• Identifier en continu des opportunités pour améliorer ou mettre à jour les services afin qu’ils correspondent mieux aux besoins des étudiantes et étudiants.
• Rechercher activement des opportunités de partenariat pour améliorer l’utilisation de la carte ISIC.

Développement des partenariats et relations communautaires :

La direction exécutive sera responsable de cultiver et maintenir des relations solides avec les partenaires externes, y compris les organisations communautaires et partenaires commerciaux. Elle travaille à développer des partenariats alignés sur les objectifs de la Fédération, renforçant l’influence de l’organisation et élargissant son impact.

• Cultiver et maintenir des relations avec des partenaires externes, y compris des organisations communautaires, des agences gouvernementales et des partenaires commerciaux, pour soutenir la mission de la Fédération.
• Représenter la Fédération dans des forums externes, en plaidant pour les intérêts des étudiantes et étudiants et en favorisant le soutien aux initiatives de l’organisation.
• Identifier et poursuivre des opportunités de collaboration qui profitent aux étudiantes et étudiants et renforcent le rôle de la Fédération comme principal·e défenseur·e des droits étudiants au Canada.

Règlement de conflit et gestion des ressources humaines :

La direction de l'exécutif de la FCÉÉ est le pilier opérationnel qui assure le bon fonctionnement de l'organisation par une gestion humaine efficace et la résolution proactive des conflits, permettant ainsi aux leaders élus de se concentrer sur l'orientation politique et la représentation des étudiants, elle agit comme gestionnaire en chef du personnel dans ce qui a trait avec la gestion des ressources humaines ses responsabilités inclus :

1. Recrutement et Embauche : Il planifie les besoins en personnel, crée les offres d'emploi et manage tout le processus d'embauche, de la publication des postes à la recommandation des candidats.
2. Intégration et Formation : Il s'assure que les nouveaux employés sont bien accueillis et formés sur la culture de l'organisation, et il identifie les besoins en développement des compétences de l'équipe.
3. Gestion de la Performance : Il fixe des objectifs clairs pour chaque employé, évalue régulièrement leurs performances et gère les entretiens de feedback ainsi que les mesures disciplinaires si nécessaire.
4. Administration et Conformité : Il supervise les aspects administratifs légaux (paie, avantages sociaux) et veille au respect intégral du code du travail et des lois en vigueur.
5. Culture organisationnelle : Il est responsable de créer et maintenir un environnement de travail positif, motivant et inclusif qui reflète les valeurs de la FCÉÉ.

Dans le volet de la gestion des conflits interne et externes, le directeur exécutif est souvent le premier point de contact pour les conflits et doit agir en tant que médiateur et décideur dans :

1. Conflits Internes (au sein du personnel et de la direction élue) :

• Médiation informelle : Servir de médiateur neutre dans les désaccords entre membres du personnel ou entre un employé et un membre élu du Conseil.
• Application des politiques : Intervenir et appliquer les politiques internes sur le harcèlement, la discrimination, et le code de conduite.
• Gestion des plaintes : Mettre en place un processus confidentiel pour recevoir et traiter les plaintes des employés.
• Lien avec l'exécutif national : Informer le Conseil des conflits majeurs qui pourraient affecter la gouvernance ou la réputation de l'organisation et recommander des actions.
• Gestion des relations avec les membres : Lorsqu'un membre étudiant (une association étudiante locale) a un différend avec la FCÉÉ (ex. : cotisations, positions politiques), le directeur exécutif est souvent chargé de négocier et de trouver une résolution.
• Représentation officielle : Représenter la FCÉÉ dans des discussions parfois tendues avec des administrations universitaires, des représentants gouvernementaux ou d'autres partenaires.
• Gestion de crise : En cas de crise publique (ex. : une controverse médiatique, une manifestation qui dégénère), le directeur exécutif travaille avec l’exécutif national pour gérer la communication et la résolution du conflit.
• Gestion des relations avec les fournisseurs : Résoudre les litiges contractuels avec des prestataires de services.

Autres responsabilités :

Toutes autres tâches assignées par l’Exécutif national, le Comité exécutif et/ou conformément aux règlements et politiques de la Fédération canadienne des étudiantes et étudiants.

Exigences requises:

• Diplôme universitaire (1er ou 2e cycle) en gestion, administration des affaires, droit et justice, gesti