Executive Assistant / Adjointe ou adjoint de direction

Universities Canada is the voice of Canadian universities, at home and abroad. We are a membership organization providing university presidents with a unified voice for higher education, research and innovation. Universities Canada advances the mission of our member institutions to transform lives, strengthen communities and find solutions to the most pressing challenges facing our world.

We are seeking an Executive Assistant for the office of the President and CEO.

Reporting to the Corporate and Board Secretary, the Executive Assistant performs a wide range of administrative and operational responsibilities to ensure smooth functioning of the President and CEO’s Office. Primary responsibilities include managing the President and CEO’s complex calendar, coordinating events and travel arrangements, managing documents, processing expenses and facilitating communication with stakeholders.

The Executive Assistant handles sensitive and confidential information and ensures a high degree of confidentiality with data in correspondence, e-mail, conversations and official documents.

Key Responsibilities

• Provide administrative and operational support to the President and CEO’s Office, ensuring efficient and effective operations.
• Facilitate cross collaboration and handle requests from internal and external stakeholders with tact and discretion.
• Create systems of work, anticipate and manage workload, workflows and processes.
• Implement an effective and accessible e-filing system for documents.
• Manage communications and requests; screening, prioritizing, redirecting and responding as appropriate.
• Coordinate logistics for special events and meetings, including preparing agenda, scheduling invitations, managing guest lists, booking facilities and catering.
• Research, prepare, review and coordinate translation for documents, reports, meeting materials, presentations and other correspondence on behalf of the President and CEO.
• Manage the President and CEO’s complex calendar, including scheduling meetings, appointments and events, proactively resolving conflicts and ensuring alignment with organizational priorities.
• Prepare detailed Business Expense Claims (BECs), submit Request for Payments (RFPs) for the President and CEO’s office.
• Participate in annual and mid-year budget planning exercises to ensure budget is on track and to maintain financial accountability.
• Oversee special projects and initiatives as assigned by the President and CEO and Corporate and Board Secretary.
• Attend various ad-hoc meetings with the President and CEO and record decisions and action items.

Requirements:

• College degree preferably in office administration, office management or a related field.
• 3+ years of progressive experience providing administrative support to an executive office.
• Strong experience and proficiency with MS office suite.
• Strong interpersonal and communication skills in both official languages.
• High level of tact, professionalism, and diplomacy, with a strong understanding of protocols when engaging with diverse stakeholders.
• Ability to work in fast-paced environment with competing deadlines and demands.
• Strong organizational skills, accuracy and attention to detail.
• Good judgement, initiative and discretion.
• Ability to work effectively independently and as a team member.

The position is based in Ottawa. Universities Canada has adopted a hybrid work model where employees are expected to work in the office a minimum of two days a week .

The hiring range for this position is $58,452 to $68,000; with the ability to progress to a maximum of $80,372. To ensure fair and equitable pay at Universities Canada, placement on the salary range will be based on years of experience, skills, and qualifications relevant to the position. Candidates who do not meet all of the position requirements may be considered in an underfill capacity, in which case the candidate would be hired at a lower level than the position level.

Universities Canada is a National Capital Region Top Employer. We offer a comprehensive benefit package which includes four weeks of vacation, an attractive pension plan, group insurance, free gym membership and scholarships for children of our employees.

Interested candidates are asked to submit their curriculum vitae and a cover letter to the human resources service, Universities Canada, via email at careers@univcan.ca by December 15, 2025.

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Universités Canada est la porte-parole des universités canadiennes au pays et à l’étranger. À titre d’organisation mutuelle au service des rectrices et recteurs, elle offre une voix unie au profit de l’enseignement supérieur, de la recherche et de l’innovation. Universités Canada appuie ses établissements membres dans l’exercice de leur mission qui consiste à transformer des vies, à renforcer les collectivités et à trouver des solutions aux problèmes les plus pressants du monde.

L’association est actuellement à la recherche d’une adjointe ou d’un adjoint de direction pour le bureau de la présidence-direction générale.

Relevant de la ou du secrétaire de l’association et du conseil d’administration, l’adjointe ou l’adjoint de direction accomplit une variété de tâches administratives et opérationnelles pour s’assurer du bon déroulement des activités du bureau de la présidence-direction générale. Ses principales responsabilités comprennent la gestion de l’emploi du temps chargé de la présidence-direction générale, la coordination des activités et des déplacements, la gestion de documents, le traitement des demandes de remboursement et la facilitation des échanges avec les parties prenantes.

La ou le titulaire du poste traite des informations sensibles et assure leur confidentialité dans la correspondance, les courriels, les conversations et les documents officiels.

Principales responsabilités

• Fournir un soutien administratif et opérationnel au bureau de la présidence-direction générale et veiller au bon déroulement des activités.
• Faciliter la collaboration avec les autres équipes de l’association et répondre aux demandes des parties prenantes internes et externes avec tact et discrétion.
• Concevoir des systèmes de travail, et prévoir et gérer la charge de travail, l’organisation des tâches et les processus.
• Mettre en place un système de gestion des documents efficace et convivial.
• Gérer les communications et les demandes, c’est-à-dire les filtrer, les hiérarchiser, les rediriger et y répondre de manière appropriée.
• Coordonner la logistique des activités et des réunions spéciales, y compris la préparation de l’ordre du jour, l’envoi des invitations et leur suivi, ainsi que la réservation des installations et du service de traiteur.
• Revoir et préparer les documents, rapports, documents de réunion, présentations et correspondances à envoyer au Service de traduction au nom de la présidence-direction générale.
• Gérer l’emploi du temps chargé de la présidence-direction générale, ce qui comprend la planification de ses réunions, rendez-vous et activités ainsi que la résolution des conflits d’horaire, tout en veillant au respect des priorités organisationnelles.
• Préparer et soumettre les demandes de remboursement de dépenses d’affaires et demandes de paiement pour le personnel du bureau de la présidence-direction générale.
• Participer aux exercices annuels et semestriels de planification budgétaire afin de veiller au respect du budget établi et au maintien de la responsabilité financière.
• Superviser les initiatives et projets spéciaux selon les instructions de la présidence-direction générale et du secrétariat de l’association et du conseil d’administration.
• Assister à diverses réunions spéciales avec la présidence-direction générale et consigner les décisions et les mesures à prendre.

Exigences

• Diplôme collégial en administration ou en gestion de bureau ou dans un domaine connexe.
• Plus de trois ans d’expérience de travail avec des responsabilités croissantes en soutien administratif dans des bureaux de direction.
• Maîtrise des logiciels de la suite Microsoft.
• Solides compétences interpersonnelles et en communication dans les deux langues officielles.
• Tact, professionnalisme et diplomatie; excellentes connaissances des protocoles à suivre lors des interactions avec diverses parties prenantes.
• Capacité à travailler dans un environnement où les activités se déroulent à un rythme rapide tout en composant avec une multitude de demandes ayant les mêmes échéances.
• Solides compétences organisationnelles, minutie et souci du détail.
• Bon jugement, initiative et discrétion.
• Capacité à travailler efficacement de manière autonome et avec d’autres personnes.

La ou le titulaire du poste devra travailler à partir d’Ottawa. Universités Canada a adopté un modèle de travail hybride selon lequel les membres du personnel doivent se rendre au bureau à raison d’au moins deux (2) fois par semaine.

L’échelle de traitement à l’embauche va de 58 452 $ à 68 000 $, selon l’expérience. Le salaire maximum de l’échelle salariale du poste est de 80 372 $. Dans un souci d’équité salariale et de transparence, le niveau de rémunération sera fixé en fonction des années d’expérience, des compétences et des qualifications pertinentes pour le poste. Les personnes qui ne satisfont pas à toutes les exigences du poste pourraient être classées à un niveau inférieur.

Universités Canada compte parmi les meilleurs employeurs de la région de la capitale nationale. Elle offre un excellent programme d’avantages sociaux comprenant un congé annuel de quatre semaines, un régime de retraite intéressant, un régime d’assurances collectives, un abonnement gratuit au centre de conditionnement physique de l’immeuble et un programme de bourses d’études pour les enfants des membres du personnel.

Les personnes intéressées doivent faire parvenir leur curriculum vitae et une lettre de présentation au Service des ressources humaines d’Universités Canada avant le 15 décembre 2025 par courriel à emplois@univcan.ca.