Executive Assistant - 24-month contract

Position Description:

The Higher Education Quality Council of Ontario (HEQCO) is an agency of the Ontario government which brings evidence-based research to the continued improvement of the province’s postsecondary education system. HEQCO is looking for an executive assistant (24-month contract) to provide executive services and support to the president and chief executive officer and to provide secretariat support to the board of directors of the agency.

Responsibilities:

• Provide executive support to the president and chief executive officer to ensure timely and accurate information is prioritized, researched, analyzed and summarized on current and emerging issues in support of decision making in the management of HEQCO.
• Serve as the focal point of contact between the president and chief executive officer and the board of directors, government officials and stakeholders across the postsecondary sector in order to manage linkages and protocols and to ensure seamless coordination of matters within the office of the president and chief executive officer.
• Manage the flow of communications to and from the office to facilitate the prioritization, coordination and response to all requests for information and to ensure the president and chief executive officer is properly briefed in all significant matters.
• Manage the scheduling of the president and chief executive officer’s meetings, speaking engagements and presentations and coordinates the preparation and/or compilation of background materials.
• Plan and manage all board-related matters in support of board governance and the provision of secretariat services, including scheduling and coordination of board meetings, preparation, quality assurance and distribution of agendas, presentation materials and minutes and follow-up of all decisions, policies and directions by the board.
• Plan and administer the governance of HEQCO’s board of directors, including the cyclical review of board policies and procedures (e.g., code of conduct, conflict of interest, board and committee mandates, committees’ terms of reference, work plans).
• Lead and participate on a variety of projects as assigned by the president and chief executive officer, including working with the communications team in stakeholder and outreach logistics, material preparation and distribution.
• Actively participate in and support all HEQCO programs, services and activities.

Qualifications:

Education and Experience

• College diploma in an executive administrative or related field.
• 4–6 years of experience in providing executive-level services and support to an executive within a public sector setting with expertise in prioritizing and managing competing priorities and deadlines.

Knowledge and Skills

• Knowledge of executive office protocols and administrative systems, directives and procedures within a government environment.
• Knowledge of and skills in board governance to provide secretariat services to a board of directors.
• Political acuity and effective stakeholder-management skills.
• Skilled in managing work processes, adapting procedures and providing optimum services.
• Oral and written communication skills to liaise with a range of contacts in government and across the postsecondary sector and to prepare board-related and other materials.
• Competency in both official languages is an asset.
• Experience supporting a not-for-profit or agency board of directors or law office is an asset.

HEQCO is strongly committed to developing an equitable and inclusive community. We believe that diversity strengthens our work and our workplaces, and we encourage applications from racialized persons/persons of colour, women, Indigenous Peoples, persons with disabilities, the LGBTQ2S+ community and others who may contribute to the diversification of our perspectives and ideas.

HEQCO currently operates remotely, and therefore work is conducted 100% from home using several online communication and collaboration tools. During the term of this contract, work may include up to 50% in office.

This position will remain open until filled; however, a review of applications will begin at the end of February. Candidates are strongly encouraged to submit their cover letter and resume to hr@heqco.ca by February 20, 2026. Please attach your cover letter and résumé as one (1) PDF or Word document using the following file naming format: LastNameFirstName 2025_HEQCO_EA. We thank all applicants but only those selected for an interview will be contacted. HEQCO complies with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act, 2005 and its regulations. If you are contacted for an interview and you are a person with a disability who requires technical aids or alternative arrangements, please inform us of your needs and how we can be of assistance.

Hiring range: $70,181 to $82,574 per annum + defined benefit pension plan

In compliance with Ontario’s 2026 regulations, HEQCO confirms that no artificial intelligence (AI) is used to screen, assess or select applicants for this position.

To request HEQCO material in alternative formats, please contact info@heqco.ca.

Description du poste :

Le Conseil ontarien de la qualité de l’enseignement supérieur (COQES) est un organisme du gouvernement de l’Ontario qui s’appuie sur des recherches fondées sur des données probantes pour améliorer en permanence le système d’enseignement postsecondaire de la province. Le COQES recherche un adjoint de direction (contrat de 24 mois) pour fournir des services de direction et un soutien au président et directeur général et pour assurer le secrétariat du conseil d’administration de l’agence.

Responsabilités :

• Fournir un soutien de direction au président et directeur général afin de s’assurer que des renseignements précis et opportuns sur les questions actuelles et émergentes sont classés par priorité, recherchés, analysés et résumés pour soutenir la prise de décision dans le cadre de la gestion du COQES.
• Servir de point de contact entre le président et directeur général et le conseil d’administration, les représentants du gouvernement et les intervenants du secteur de l’enseignement postsecondaire afin de gérer les liens et les protocoles, et d’assurer une coordination sans faille des questions au sein du bureau du président et directeur général.
• Gérer le flux des communications à destination et en provenance du bureau afin de faciliter l’établissement des priorités, la coordination et la réponse à toutes les demandes d’information, et de veiller à ce que le président et directeur général soient correctement informés de toutes les questions importantes.
• Gérer la programmation des réunions, des allocutions et des présentations du président et directeur général, et coordonner la préparation et/ou la compilation des renseignements généraux.
• Planifier et gérer toutes les questions liées au conseil d’administration en vue de soutenir sa gouvernance et de fournir des services de secrétariat, y compris la programmation et la coordination des réunions du conseil d’administration, la préparation, l’assurance qualité et la distribution des ordres du jour, des documents de présentation et des procès-verbaux, ainsi que le suivi de toutes les décisions, politiques et directives du conseil d’administration.
• Planifier et gérer la gouvernance du conseil d’administration du COQES, y compris la révision cyclique de ses politiques et procédures (par exemple, code de conduite, conflits d’intérêts, mandats du conseil d’administration, mandats des comités, et plans de travail).
• Diriger et participer à divers projets confiés par le président et directeur général, notamment en collaborant avec l’équipe des communications à la logistique des intervenants et des activités de sensibilisation, ainsi qu’à la préparation et à la distribution des documents.
• Participer activement à tous les programmes, services et activités du COQES et les soutenir.

Qualification :

Formation et expérience

• Diplôme collégial dans le domaine des cadres et personnel administratifs ou dans un domaine connexe.
• De quatre à six ans d’expérience dans la prestation de services et de soutien à l’intention des cadres dans le secteur public, avec une expertise dans l’établissement de priorités et la gestion de priorités et d’échéances concurrentes.

Connaissances et compétences

• Connaissance des protocoles de bureau de direction et des directives, procédures et systèmes administratifs dans un environnement gouvernemental.
• Connaissances et compétences en matière de gouvernance de conseil d’administration afin de fournir des services de secrétariat à un conseil d’administration.
• Acuité politique et compétences en matière de gestion des intervenants.
• Compétences en matière de gestion des processus de travail, d’adaptation des procédures et de fourniture de services optimaux.
• Compétences en matière de communication orale et écrite pour assurer la liaison avec un éventail de contacts au sein du gouvernement et dans l’ensemble du secteur de l’enseignement supérieur, et pour préparer des documents liés au conseil d’administration et d’autres documents.
• La maîtrise des deux langues officielles est un atout.
• Une expérience de soutien du conseil d’administration d’une organisation sans but lucratif ou d’une agence, ou d’un cabinet d’avocats est un atout.

Le COQES s’engage fermement à développer une communauté équitable et inclusive. Nous pensons que la diversité renforce notre travail et nos milieux de travail, et nous invitons les personnes racisées, les personnes de couleur, les femmes, les personnes autochtones, les personnes handicapées, les membres de la communauté LGBTQ2S+ et les autres personnes susceptibles de contribuer à la diversification de nos perspectives et de nos idées à soumettre leur candidature.

Le COQES exerce actuellement ses activités à distance et, par conséquent, le travail est effectué à 100 % à partir du domicile à l’aide de plusieurs outils de communication et de collaboration en ligne. Pendant la durée du contrat, le travail peut comprendre jusqu’à 50 % de travail au bureau.

Ce poste demeurera ouvert jusqu’à ce qu’il soit pourvu. L’examen des candidatures commencera toutefois à la fin du mois de février. Nous encourageons vivement les candidats à envoyer leur lettre de présentation et leur curriculum vitæ à hr@heqco.ca avant le 20 février 2026. Joignez votre lettre de présentation et votre curriculum vitæ dans un (1) même document PDF ou Word en utilisant le format d’appellation suivant : NomPrénom 2025___AD_COQES. Nous remercions tous les candidats, mais nous ne communiquerons qu’avec les personnes sélectionnées pour une entrevue. Le COQES se conforme à la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario et à ses règlements. Si l’on communique avec vous pour une entrevue et que vous êtes une personne handicapée qui a besoin d’aides techniques ou d’autres dispositions, veuillez nous informer de vos besoins et de la manière dont nous pouvons vous aider.

Fourchette salariale à l’embauche : de 70 181 $ à 82 574 $ par année + régime de pension à prestations déterminées

Conformément à la réglementation de 2026 de l’Ontario, le COQES confirme qu’aucune intelligence artificielle (IA) n’est utilisée pour présélectionner, évaluer ou sélectionner les candidats à ce poste.

Pour demander les documents du COQES dans un média substitut, veuillez envoyer un courriel à info@heqco.ca.