Executive and Governance Coordinator / Coordonnateur ou Coordonnatrice de la direction et la gouvernance

The Canadian Chiropractic Examining Board is looking for a trusted, governance-minded professional to take on one of the most consequential roles in a small national organization. The Executive and Governance Coordinator will be the operational backbone behind the CCEB’s CEO and Board of Governors , coordinating the materials, systems, and relationships that keep governance running cleanly and executive leadership focused on what matters. The CCEB develops and administers the entry-to-practice licensing examinations for Chiropractors across Canada, delivering both written and clinical exams several times a year. It is lean, mission-driven, and national in reach, and this role sits right at the centre of it.

In this role, you will own the full governance cycle in support of the CEO and Board: preparing agendas, motions, and briefing notes; writing and maintaining accurate minutes; coordinating venues and logistics for in-person board meetings; and keeping governance documentation current and accessible. You will also manage the CEO’s calendar, prepare correspondence and presentations, and support strategic planning and annual reporting. Beyond the boardroom, you will contribute to the planning and delivery of the national clinical examination, cross-train with your coordinator colleagues, and assist with volunteer expense processing and recognition. The work spans the full year, with exam-period responsibilities intensifying in delivery cycles.

The right candidate brings the professional maturity to earn the confidence of senior leadership and the precision to handle complex governance materials without supervision. You operate with integrity and discretion as a baseline, not because you’re reminded to, but because that is simply how you work. You are collaborative by instinct, comfortable working across a small, distributed team where everyone’s contribution matters and no task is beneath the role. And you bring enough initiative to anticipate needs before they’re named and move on them without waiting to be asked.

What makes this role genuinely meaningful is its reach. When you prepare a well-constructed board package, the CCEB’s Governors can focus on the decisions that shape chiropractic licensure across the country. When you maintain governance documentation with care, the organization meets its regulatory and accountability obligations without friction. When you show up at the clinical examination and learn the operation end-to-end, you make the whole team more resilient. This is a role with real influence on the credibility of a national organization, and on the quality of the governance that underpins everything it does.

We are looking for candidates with a minimum of three years’ recent experience providing senior administrative or executive support, ideally in a governance, nonprofit, regulatory, or professional association environment. Experience coordinating board materials (agendas, briefing notes, minutes) is essential. Fluent bilingualism in both official languages is required. Proficiency with SharePoint and the MS Office Suite, strong written communication skills, and the ability to manage competing priorities in a fast-paced environment will set you apart. A post-secondary degree or diploma in a related field, or an equivalent combination of experience and skills, is expected. The role requires willingness to travel interprovincially approximately five times per year.

To apply, please submit your résumé and a cover letter that speaks to your governance experience and why the CCEB’s mission resonates with you to admin1@cceb.ca with the subject line Executive and Governance Coordinator. Applications will be reviewed on a rolling basis. The CCEB is committed to fostering an inclusive, equitable, and accessible workplace and welcomes applications from all qualified candidates, including those from historically marginalized groups, including but not limited to Indigenous peoples, racialized people, persons with disabilities, and 2SLGBTQ+ people. Accommodations are available upon request throughout the hiring process.

Remote / Hybrid if located in Calgary, AB

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Le Conseil canadien des examens chiropratiques (CCEB) cherche à recruter un professionnel de confiance, soucieux de la gouvernance, pour occuper l'un des postes les plus importants au sein d'une petite organisation nationale. Le ou la coordonnateur(trice) de la direction et la gouvernance sera le pilier opérationnel de la Directrice générale et au Conseil des gouverneurs du CCEB, assurant la coordination des ressources, des systèmes et des relations qui permettent à la gouvernance de fonctionner sans heurts et à la direction de se concentrer sur l'essentiel. Le CCEB élabore et administre les examens qui font partie des exigences d’entrée à la pratique chiropratique au Canada, organisant les examens écrits et cliniques objectifs structurés plusieurs fois par an. Il s’agit d’une organisation allégée, axée sur sa mission et d’envergure nationale, et ce poste en est le pivot.

À ce poste, vous serez responsable de l'ensemble du cycle de gouvernance aux côtés du Directrice générale (DG) et au Conseil des gouverneurs : vous préparerez les ordres du jour, les motions et les notes d'information ; vous rédigerez et tiendrez à jour des procès-verbaux précis ; vous coordonnerez les lieux et la logistique des réunions du Conseil des gouverneurs en présentiel ; et vous veillerez à ce que la documentation relative à la gouvernance soit à jour et accessible. Vous gérerez également l'agenda du DG, préparerez la correspondance et les présentations, et apporterez votre soutien à la planification stratégique et à l'établissement des rapports annuels. Au-delà de la salle du conseil, vous contribuerez à la planification et à la mise en œuvre de l'examen clinique national, participerez à des formations croisées avec vos collègues coordinateurs, et aiderez au traitement et à la reconnaissance des dépenses des bénévoles. Le travail s'étend sur toute l'année, les responsabilités liées à la période d'examens s'intensifiant pendant les cycles de mise en œuvre.

Le candidat idéal fait preuve d’une maturité professionnelle lui permettant de gagner la confiance de la direction, ainsi que de la rigueur nécessaire pour traiter des documents de gouvernance complexes sans supervision. Vous agissez avec intégrité et discrétion par principe, non pas parce qu’on vous le rappelle, mais parce que c’est tout simplement votre façon de travailler. Vous avez un instinct de collaboration et vous êtes à l’aise au sein d’une petite équipe dispersée où la contribution de chacun compte et où aucune tâche n’est indigne de votre fonction. Vous faites preuve de suffisamment d’initiative pour anticiper les besoins avant même qu’ils ne soient formulés et pour y répondre sans attendre qu’on vous le demande.

Ce qui rend ce poste véritablement significatif, c’est sa portée. Lorsque vous préparez un dossier de réunion du Conseil des gouverneurs bien structuré, les gouverneurs du CCEB peuvent se concentrer sur les décisions qui façonnent l’octroi des licences de chiropratique à travers le pays. Lorsque vous gérez avec soin la documentation relative à la gouvernance, l’organisation remplit ses obligations réglementaires et de responsabilité sans heurts. Lorsque vous vous présentez à l’examen clinique et que vous apprenez le fonctionnement de bout en bout, vous rendez toute l’équipe plus résiliente. Il s’agit d’un poste qui a une réelle influence sur la crédibilité d’une organisation nationale et sur la qualité de la gouvernance qui sous-tend toutes ses activités.

Nous recherchons des candidats justifiant d’au moins trois ans d’expérience récente dans le domaine de l’assistance administrative de haut niveau ou de l’encadrement, de préférence dans un environnement lié à la gouvernance, au secteur associatif, à la réglementation ou aux associations professionnelles. Une expérience dans la coordination des documents destinés au Conseil des gouverneurs (ordres du jour, notes d’information, procès-verbaux) est indispensable. La maîtrise parfaite des deux langues officielles est requise. Une bonne maîtrise de SharePoint et de la suite MS Office, d’excellentes compétences en communication écrite et la capacité à gérer des priorités concurrentes dans un environnement dynamique constitueront un atout. Un diplôme d'études supérieures dans un domaine connexe, ou une combinaison équivalente d'expérience et de compétences, est requis. Le poste nécessite une disponibilité pour voyager d'une province à l'autre environ cinq fois par an.

Pour postuler, veuillez envoyer votre CV et une lettre de motivation décrivant votre expérience en matière de gouvernance et expliquant pourquoi la mission du CCEB vous interpelle à admin1@cceb.ca avec pour objet « Coordonnateur(trice) exécutif(ve) et de la gouvernance ». Les candidatures seront examinées au fur et à mesure. Le CCEB s'engage à promouvoir un milieu de travail inclusif, équitable et accessible, et encourage toutes les personnes qualifiées à postuler, y compris celles issues de groupes historiquement marginalisés, notamment, mais sans s'y limiter, les peuples autochtones, les personnes racialisées, les personnes handicapées et les personnes 2SLGBTQ+. Des mesures d'adaptation sont disponibles sur demande tout au long du processus de recrutement.

Télétravail / Hybride si vous êtes à Calgary, AB (Canada)