Executive & Administrative Assistant / Adjoint(e) de direction et administratif(ve)

Black Opportunity Fund (BOF) is a community-led registered Canadian Charitable organization, whose mandate is to dismantle anti-Black racism by establishing a sustainable pool of capital to fund Black led businesses and Black led not for profits and charities, in order to improve the social and economic well-being of Canada’s Black communities. The fund will catalyze the cultural, socio-economic, institutional and political change required to enable Canada’s diverse Black communities to thrive.

BOF is seeking an energetic and motivated team player for the role of the Executive & Administrative Assistant. This role is integral to the efficiency of the CEO's Office and our Leadership team, requiring a candidate who excels in a dynamic environment.

Key Responsibilities

• Communication & Correspondence
  • Prepare standard correspondence and assist with internal and external communications
  • Monitor, screen, and respond to incoming communications, distributing as necessary
  • Maintain strong professional relationships and serve as a key contact for internal and external clients
• Meeting & Event Coordination
  • Managing calendars, including scheduling meetings and proactively addressing any conflicts for the CEO, Board, and leadership team
  • Provide logistical and administrative support for leadership, board and committee meetings
  • Assist in developing meeting agendas and taking accurate notes during sessions
  • Book travel arrangements including flights, accommodation, transportation and itineraries as required
• Documentation & Reporting
  • Assist with special projects, data gathering, report preparation, and general administrative tasks to ensure meeting readiness
  • Maintain and update leadership and board portals with relevant materials
  • File, retrieve, and manage records and reports efficiently
• Administrative Support
  • Work closely with the CEO and leadership team providing high level administrative support
  • Complete monthly expense reports, ensuring compliance with company policies
  • Manage correspondence, filing, various assignments and general administrative duties as required
  • Assist in documenting and maintaining desk processes to improve efficiency

Candidate Profile

• Minimum 5-7 years of experience as an Executive Assistant or in a similar administrative role
• Exceptional written and verbal communication skills with strong attention to detail
• Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook, PowerPoint), SharePoint, and social media platforms
• Experience with expense management systems
• Strong organizational and time-management skills with the ability to meet deadlines independently
• Ability to conduct research and produce high-quality reports and presentations
• High level of discretion, integrity, and sound judgment
• Proactive problem-solving and decision-making abilities
• Quick learner with adaptability to new information and systems
• Bilingual (French/English) is an asset

Education

• Post-secondary education in Business Administration, Social Sciences, Communications, or related fields

Employee Benefits

• Extended health benefits: medical, dental, vision, life insurance, mental health support, physio, massage, and other specialist services
• Hybrid work arrangements: 2 days per week in office
• Non-traditional time off benefits
• Opportunity to contribute to an organization with a meaningful social impact mandate

Black Opportunity Fund is committed to fostering a collegial work culture grounded in diversity and inclusiveness. We strive to build a team that reflects the diversity of the community we work in and serve, so we encourage applications from traditionally marginalized groups such as Black, Indigenous and racialized persons, persons with a disability, women, persons of a minority sexual orientation and/or gender identity, and all candidates who would contribute to the diversity of our community.

Accommodation is available on request for candidates taking part in all aspects of the selection process.

To Apply

Please email your resume and cover letter in a single file with the subject line:
Re: Executive & Administrative Assistant
to: BOF_HR@blackopportunityfund.org

We sincerely appreciate all applications and note that only candidates selected for an interview will be contacted directly by the hiring department.

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Le Fonds de prospérité pour l’avancement des communautés noires (FPACN) est un organisme de bienfaisance canadien enregistré, dirigé par la communauté, dont le mandat est de démanteler le racisme anti-Noir en créant un fonds commun durable pour financer les entreprises, les organismes sans but lucratif et les organismes de bienfaisance dirigés par des Noirs, afin d'améliorer le bien-être social et économique des communautés noires du Canada. Le fonds catalysera les changements culturels, socio-économiques, institutionnels et politiques nécessaires pour permettre aux diverses communautés noires du Canada de prospérer.

Le FPACN recherche une personne dynamique et motivée, capable de travailler en équipe, pour occuper le poste d'adjoint(e) de direction et administratif(ve). Ce poste est essentiel au bon fonctionnement du bureau du directeur général et de notre équipe de direction. Il requiert un(e) candidat(e) capable d'exceller dans un environnement dynamique.

Responsabilités principales

• Communication et correspondance
  • Préparer la correspondance standard et aider à la communication interne et externe
  • Surveiller, filtrer et répondre aux communications entrantes, en les distribuant si nécessaire
  • Tenir à jour et gérer les listes de contacts externes
• Coordination de réunions et d'événements
  • Gérer les calendriers, notamment planifier les réunions et résoudre de manière proactive tout conflit pour le PDG, le conseil d'administration et l'équipe de direction.
  • Fournir un soutien logistique et administratif pour les réunions de la direction, du conseil d'administration et des comités.
  • Contribuer à l'élaboration des ordres du jour des réunions et prendre des notes précises pendant les sessions.
  • Réserver les voyages, y compris les vols, l'hébergement, le transport et les itinéraires, selon les besoins.
• Documents et rapports
  • Participer à des projets spéciaux, à la collecte de données, à la préparation de rapports et à des tâches administratives générales afin de garantir le bon déroulement des réunions.
  • Tenir à jour et mettre à jour les portails destinés à la direction et au conseil d'administration avec les documents pertinents.
  • Classer, récupérer et gérer efficacement les dossiers et les rapports.
• Soutien administratif
  • Travailler en étroite collaboration avec le PDG et l'équipe de direction en fournissant un soutien administratif de haut niveau.
  • Remplir les notes de frais mensuelles, en veillant au respect des politiques de l'entreprise.
  • Gérer la correspondance, le classement, diverses tâches et les tâches administratives générales selon les besoins.
  • Contribuer à documenter et à maintenir les processus administratifs afin d'améliorer l'efficacité.

Profil du/de la candidat(e)

• Au moins 5 à 7 ans d'expérience en tant qu'assistant(e) de direction ou dans un poste administratif similaire
• Excellentes compétences en communication écrite et orale, avec un sens aigu du détail
• Maîtrise de Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook, PowerPoint), SharePoint et des plateformes de réseaux sociaux
• Expérience avec les systèmes de gestion des dépenses
• Solides compétences en matière d'organisation et de gestion du temps, avec la capacité de respecter les délais de manière autonome
• Capacité à mener des recherches et à produire des rapports et des présentations de grande qualité
• Grand sens de la discrétion, intégrité et bon jugement
• Capacités proactives de résolution de problèmes et de prise de décision
• Capacité d'apprentissage rapide et d'adaptation aux nouvelles informations et aux nouveaux systèmes
• Le bilinguisme (français/anglais) est un atout

Études

• Études postsecondaires en administration des affaires, sciences sociales, communications ou dans un domaine connexe

Avantages sociaux

• Avantages sociaux étendus : assurance médicale, dentaire, optique, assurance vie, soutien en santé mentale, physiothérapie, massages et autres services spécialisés
• Modalités de travail hybrides : 2 jours par semaine au bureau
• Avantages sociaux non traditionnels en matière de congés
• Possibilité de contribuer à une organisation ayant une mission sociale importante

Le FPACN s'engage à favoriser une culture de travail collégiale fondée sur la diversité et l'inclusion. Nous nous efforçons de constituer une équipe qui reflète la diversité de la communauté dans laquelle nous travaillons et que nous servons. Nous encourageons donc les candidatures de groupes traditionnellement marginalisés, tels que les Noirs, les autochtones et les personnes appartenant à des groupes raciaux visibles, les personnes handicapées, les femmes, les personnes ayant une orientation sexuelle minoritaire et/ou une identité de genre, ainsi que tous les candidats susceptibles de contribuer à la diversité de notre communauté.

Un hébergement est disponible sur demande pour les candidats participant à toutes les étapes du processus de sélection.

Postuler

Veuillez envoyer votre CV et votre lettre de motivation dans un seul fichier par courriel avec pour objet :
Objet : Adjoint(e) de direction et administratif(tive)
À : BOF_HR@blackopportunityfund.org

Nous apprécions sincèrement toutes les candidatures et précisons que seuls les candidats sélectionnés pour un entretien seront contactés directement par le service chargé du recrutement.