Event & Administrative Assistant (Term - Maternity Leave / Soutien administratif et aux événements (temporaire - congé de maternité)

Le texte français suit le texte anglais.

CAUBO Opportunity

Founded in 1937, CanadaUBO is a non-profit professional organization representing the chief administrative and financial officers at over 100 universities and affiliated colleges in Canada. CAUBO provides a national perspective on matters related to higher education administration. It strengthens the capacity of leaders in the sector by connecting them with peers and information, enabling them to pursue opportunities and create solutions for shared issues. Supported by a vibrant community of volunteers, CAUBO offers a wide array of programs and services, such as the Faculty Bargaining Services. FBS supports Canadian universities in matters related to academic bargaining and contract administration.

1. POSITION IDENTIFICATION – MATERNITY LEAVE REPLACEMENT

Position Title: Event & Administrative Assistant (Term – Maternity Leave)

Salary Range: $49,000 to $61,000

Immediate Supervisor: Event Coordinator

Term: 1.0 FTE (35 hours/week) term position. Start date between March 23 and March 30, 2026; end date April 30, 2027.

2. POSITION DESCRIPTION

SCOPE AND OBJECTIVE

The Event & Administrative Assistant provides administrative support for CAUBO’s professional development events—including conferences, workshops, seminars, webinars, online courses, and virtual roundtables—under the direction of the Event Coordinator. They may also support broader organizational initiatives as needed. Key responsibilities include managing registration processes (excluding the CAUBO annual conference and functional seminars) and providing administrative support to speakers, sponsors, and participants. The role works closely with the Professional Development Coordinator once programming and speaker details are finalized, and functions as part of the operations team responsible for communications, event logistics, and IT. The assistant is expected to engage professionally and efficiently with colleagues, members, volunteers, and content contributors.

3. POSITION DESCRIPTION

EVENT/PD SUPPORT

CAUBO & FBS Conferences

Speaker Support

• Maintain an updated conference content database, including speaker details and session descriptions, and communicate changes to the operations team.
• With Event Coordinator oversight, liaise with confirmed speakers/panelists, sending confirmation messages, deliverable deadlines, and reminders using approved templates. Manage speaker inquiries and escalate follow-ups to the appropriate staff
• Track delivery of all speaker materials (technical requirements, bios, presentations, handouts, special requests), share with relevant team members for review, and flag bottlenecks to the Event Coordinator.
• Assist in creating event evaluations in the survey tool.

Sponsorship & Exhibitor Services

• Assist with developing, testing, and launching the sponsorship registration process, including preparing materials, data entry, and issue flagging.
• Update sponsor communications templates (launch notices, reminders, registration emails)
• Maintain accurate sponsor records in the conference database and help track budget commitments, sold opportunities, and payments. Send reminders for outstanding sponsorship payments.
• Provide logistical and administrative support to confirmed sponsors, including answering routine questions and managing deliverables.
• Handle basic inquiries from sponsors, escalating complex questions as needed.

On-site Support

• Registration management (FBS Conference only)
• Conference materials/supplies shipments
• Speaker liaison
• Assist in directing delegates to the meeting rooms as required
• Any other support as required

Registration (FBS Annual Conference Only)

• Build the registration platform in PheedLoop and test the system in both English and French.
• Provide bilingual pre-conference registration support (email/phone), including record updates, re-sending invoices/receipts/confirmations, and managing cancellations or ticket changes.
• Ensure all registrants receive electronic confirmations and assist those who need them resent.
• Maintain the accuracy of the registration database (contact details, institution names, fee validation).
• Generate registration, payment, and session reports; provide weekly stats and fulfill additional report requests promptly.
• Lead onsite badge preparation, including tags, tickets, and ribbons; prepare badges for shipping and manage onsite badge/ticket updates at the registration desk.

Call for Proposals (CAUBO Conference only)

• Using established templates, build, maintain, and update bilingual (EN/FR) Call for Proposals (CFP) content and submission workflows in PheedLoop, ensuring accuracy and a smooth user experience.
• Configure and administer the proposal review and rating process, including reviewer setup, process documentation, and support materials (updating existing step-by-step guides with screenshots).
• Produce and deliver required CFP reporting (e.g., proposal and reviewer rating reports) to support decision-making and program development.

Webinars (CAUBO/FBS)

• Maintains the registration database and produces lists of registered delegates upon request
• First point of contact for prospective and confirmed participants
• Provides administrative support to the PD Coordinator and contracted SMEs as required
• Supports set-up of webinar platform as directed by the PD Coordinator
• Provides technical support to participants with log-in issues during the event and attends dry-run sessions as required
• Supports the development of event evaluations in the survey tool

Online courses (CAUBO)

• Provides administrative support to the PD Coordinator as follows:
  • Sends calendar invites all participants and SMEs
  • Assists with participant email communications and formatting/updating support material as needed
  • Assists with waitlist reach out activities (emails and tracking)
  • Creates certificates of completion and sends to participants

OTHER

• Provides administrative support for the CAUBO Awards programs
• Performs other duties to satisfy or to assist the office in general
• Some travel is required

4. KNOWLEDGE & SKILLS

Knowledge

• Fluently bilingual (English and French)
• High proficiency in MS Office Suite (Word, Excel and PowerPoint)
• High proficiency in database management
• Experience with online meeting and webinar tools would be an asset (Teams Meeting and webinar) as well as a high degree of comfort level learning new tools such as event platforms (e.g., PheedLoop)
• Experience working in a not-for-profit environment considered an asset

Skills

• Strong attention to detail Works independently as well as part of a team
• Strong communication skills (both written and verbal)
• Ability to manage multiple projects and deadlines simultaneously and is well-organized
• Adaptable and flexible
• Well-developed service orientation

5. CAUBO OFFERS A COMPREHENSIVE FRINGE BENEFIT PACKAGE, INCLUDING:

• Participation in defined contribution pension plan with 140% employer match
• Health, dental and vision plan
• Life insurance
• LTD (paid by employee)
• Paid leave (vacation, sick, special leave)
• Fitness subsidy
• Health care spending account

The salary range for this position is $49,000 – $61,000. Hours: Term contract 1.0 FTE (35 hours/week) term position. Start date between March 23 and March 30, 2026; end date April 30, 2027. Location: Currently, CAUBO is a remote-first organization with team members primarily located in Ottawa. Candidates must reside withing 200km of downtown Ottawa to meet in person as required (typically once a month).

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Offre d’emploi ACPAU

Créée en 1937, l’ACPAU est une organisation professionnelle à but non lucratif qui représente les principaux cadres administratifs et financiers de plus de 100 universités et collèges affiliés au Canada. L’ACPAU fournit un point de vue national sur des enjeux liés à l’administration de l’enseignement supérieur. Elle renforce les capacités des leaders du secteur en les mettant en contact avec leurs pairs et en leur donnant de l’information, leur permettant ainsi de tirer parti des occasions qui se présentent et de créer des solutions à des problèmes communs. Appuyée par une communauté de bénévoles dynamiques, l’ACPAU offre un vaste éventail de programmes et services, tel que les services d’appui à la négociation avec le corps professoral (SANCP). Les SANCP soutiennent les universités canadiennes en relations de travail avec le personnel académique.

1. IDENTIFICATION DU POSTE – REMPLACEMENT DE CONGÉ DE MATERNITÉ

Titre du poste : Soutien administratif et aux événements (temporaire – congé de maternité)

Fourchette salariale : Entre 49 000 $ et 61 000 $

Supérieure immédiate : Coordonnatrice d’événements

Durée : Temporaire, temps plein à 35 heures par semaine avec une date d’entrée en fonction entre le 23 mars et le 30 mars 2026. Le contrat prendra fin le 30 avril 2027.

2. DESCRIPTION DU POSTE

PORTÉE DES RESPONSABILITÉS ET OBJECTIF DU POSTE

Sous la direction de la coordonnatrice d’événements, vous aurez pour rôle principal d’apporter un soutien dans les tâches administratives liées aux activités et événements de perfectionnement professionnel de l’ACPAU (congrès, ateliers, séminaires, webinaires, cours en ligne, tables rondes virtuelles). Vous contribuerez également à d’autres initiatives organisationnelles, au besoin. Vos principales responsabilités comprendront la gestion des processus d’inscription (excepté pour le congrès annuel de l’ACPAU et les séminaires sectoriels) et l’encadrement administratif des conférenciers, des commanditaires et des participants. Vous épaulerez la coordonnatrice du perfectionnement professionnel une fois que les détails concernant le programme et les conférenciers seront confirmés; vous ferez aussi partie de l’équipe des opérations, chargée des communications, de la logistique événementielle et des technologies de l’information. Vous interagirez toujours avec professionnalisme et efficacité dans vos rapports avec vos collègues, les membres de l’Association, les bénévoles et les collaborateurs au contenu.

3. DESCRIPTION DES TÂCHES

SOUTIEN AUX ÉVÉNEMENTS ET AU PERFECTIONNEMENT PROFESSIONNEL

Congrès (ACPAU et SANCP)

Soutien aux conférenciers

• Tenir à jour la base de données des congrès, y compris mettre à jour les renseignements sur les conférenciers et les descriptions de séances, et communiquer toute modification à l’équipe des opérations.
• Sous la supervision de la coordonnatrice d’événements, agir comme agent de liaison auprès des conférenciers et panélistes confirmés (envoi de messages de confirmation, communication des échéances pour les livrables et transmission de rappels au moyen des modèles approuvés). Répondre aux questions des conférenciers et transférer à la personne appropriée toute question nécessitant un suivi.
• Assurer le suivi pour le matériel des conférenciers (exigences techniques, notices biographiques, présentations, documentation, demandes spéciales). Transmettre les éléments reçus aux membres de l’équipe qui pourront faire les validations requises, et signaler les goulots d’étranglement à la coordonnatrice d’événements.
• Contribuer à la création d’évaluations pour les événements dans l’outil de sondage.

Services aux commanditaires et aux exposants

• Contribuer au développement, à la mise à l’essai et au lancement du processus d’inscription des commanditaires, y compris la préparation du matériel, l’entrée de données et le signalement des problèmes.
• Mettre à jour les modèles des communications écrites destinées aux commanditaires (avis de lancement, rappels, courriels d’inscription).
• Tenir à jour les renseignements sur les commanditaires dans la base de données des congrès et aider à assurer le suivi des engagements budgétaires, des ventes et des paiements. Envoyer des rappels pour les soldes à payer, le cas échéant.
• Fournir un soutien logistique et administratif aux commanditaires confirmés, y compris répondre aux questions courantes et gérer les livrables.
• Répondre aux demandes de base des commanditaires et relayer les questions complexes au besoin.

Soutien sur place

• Gérer les inscriptions (congrès des SANCP seulement).
• Veiller à la réception du matériel et de l’équipement pour les congrès.
• Agir comme agent de liaison pour les conférenciers.
• Aider à orienter les congressistes vers les salles appropriées.
• Apporter tout autre type de soutien nécessaire.

Inscription (congrès des SANCP seulement)

• Créer la plateforme d’inscription au congrès sur PheedLoop, et mettre les versions anglaise et française à l’essai.
• Fournir un soutien bilingue par courriel et par téléphone pour l’inscription au congrès, y compris la mise à jour des dossiers et l’envoi de factures, de reçus et de confirmations. Gérer les annulations et les changements d’inscription.
• Veiller à ce que chaque participant reçoive une confirmation par courriel, et l’envoyer de nouveau lorsque nécessaire.
• Maintenir à jour la base de données des inscriptions (coordonnées, noms d’établissements, validation du coût d’inscription).
• Produire des rapports sur les inscriptions, les paiements et les conférences. Fournir les statistiques hebdomadaires et répondre promptement à toute autre demande de rapport.
• Diriger la préparation des porte-noms sur place (étiquettes, billets, rubans), préparer la distribution et gérer les modifications sur place au bureau d’inscription.

Appel de communications (congrès de l’ACPAU seulement)

• Utiliser les modèles approuvés pour produire, maintenir et mettre à jour le contenu bilingue (anglais-français) de l’appel de communications et le processus de soumission dans PheedLoop, de manière à veiller à l’exactitude de l’information et à la convivialité de l’expérience utilisateur.
• Configurer et diriger le processus d’évaluation des soumissions, y compris la préparation des évaluateurs, la documentation du processus et la mise à jour du matériel d’appoint (en ajoutant une capture d’écran à chaque instruction).
• Produire et soumettre des rapports concernant l’appel de communications (ex. sur les soumissions et les évaluations) pour appuyer la prise de décisions et l’élaboration de programmes.

Webinaires (ACPAU et SANCP)

• Tenir à jour la base de données des inscriptions et produire sur demande la liste des personnes inscrites.
• Agir comme premier point de contact pour les participants potentiels et confirmés.
• Fournir un soutien administratif à la coordonnatrice du perfectionnement professionnel et aux experts dont les services ont été retenus par contrat, selon les besoins.
• Aider à configurer la plateforme des webinaires en suivant les directives de la coordonnatrice du perfectionnement professionnel.
• Fournir un soutien technique aux participants qui rencontrent des problèmes de connexion pendant une activité et participer aux séances d’essai au besoin.
• Contribuer à la création d’évaluations pour les événements dans l’outil de sondage.

Cours en ligne (ACPAU)

• Fournir un soutien administratif à la coordonnatrice du perfectionnement professionnel en effectuant les tâches suivantes :
  • Envoyer des invitations électroniques aux participants et aux experts.
  • Soutenir les communications électroniques avec les participants et faire la mise en forme et la mise à jour du matériel de soutien au besoin.
  • Contribuer aux activités associées à la liste d’attente (courriels et suivi).
  • Produire les attestations de formation et les envoyer aux participants.

AUTRES TÂCHES

• Fournir un soutien administratif aux programmes de prix de l’ACPAU.
• Effectuer d’autres tâches pour aider l’équipe et contribuer à la bonne marche globale du bureau.
• Voyager de temps à autre.

4. CONNAISSANCES ET COMPÉTENCES

Connaissances

• Bilinguisme (aisance à s’exprimer, à écrire et à lire en anglais comme en français)
• Très bonne maîtrise de la suite MS Office (Word, Excel et PowerPoint)
• Solides compétences en gestion de base de données
• Atout : Expérience avec les plateformes et outils de webinaires en ligne (rencontres et webinaires sur Teams), et facilité à apprivoiser et utiliser de nouveaux outils (ex. PheedLoop)
• Atout : Expérience dans un organisme à but non lucratif

Compétences

• Faire preuve d’une grande minutie
• Exceller aussi bien dans le travail d’équipe que dans l’exécution autonome des tâches
• Posséder d’excellentes aptitudes de communication orale et écrite
• Savoir gérer plusieurs projets et échéanciers de front grâce à un bon sens de l’organisation
• Pouvoir s’adapter aux situations et savoir faire preuve de souplesse
• Avoir un grand sens du service à la clientèle

5. L’ACPAU OFFRE UN PROGRAMME COMPLET D’AVANTAGES SOCIAUX :

• Régime de retraite à cotisations déterminées, auquel l’employeur contribue à 140 %
• Assurance pour les soins de santé, dentaires et de la vue
• Assurance vie
• Assurance invalidité de longue durée (payée par l’employé)
• Congés payés (vacances, maladie, congés spéciaux)
• Subvention à l’exercice physique
• Compte de dépenses pour les soins de santé

La fourchette salariale pour ce poste se situe entre 49 000 $ et 61 000 $ par année. Conditions : Contrat temporaire, temps plein à 35 heures par semaine avec une date d’entrée en fonction entre le 23 mars et le 30 mars 2026. Le contrat prendra fin le 30 avril 2027. Lieu de travail : Actuellement, l’ACPAU est en mode télétravail, mais les membres de l’équipe sont principalement à Ottawa. Les personnes qui envoient leur candidature doivent demeurer dans un rayon de 200 km du centre-ville d’Ottawa afin de pouvoir assister aux rencontres en personne (généralement une fois par mois).