DP Refonte du site internet / RFP Website Rebuild

*The English version will follow

DEMANDE DE PROPOSITIONS

Refonte du site internet – Conception, développement et gestion de contenu

L’Association canadienne des sages-femmes / Canadian Association of Midwives (ACSF/ CAM) invite les soumissionnaires à présenter une proposition conforme aux exigences de la présente demande. Les propositions doivent être reçues par l’ACSF/CAM au plus tard à la date indiquée ci-dessous :

Date de publication:

10 avril 2026

Date limite de soumission:

8 mai 2026

Les questions écrites et les propositions doivent être envoyées par courriel à :

Dave Musonge

Adjoint administratif à l’approvisionnement

Courriel: dmusonge@canadianmidwives.org

Objet : Questions – Refonte du site internet – Conception, développement et gestion de contenu

Table des matières

SECTION I – CONTEXTE ET OBJECTIF .................................................................................................... 3

SECTION II – OBJECTIFS ET PORTÉE DES TRAVAUX .......................................................................... 3

1. OBJECTIF .......................................................................................................................................... 3
2. PORTÉE DES TRAVAUX ..................................................................................................................... 3
3. RÉUNIONS D’INFORMATION ............................................................................................................ 5
4. DATES DE RÉALISATION ................................................................................................................... 5

SECTION III – INSTRUCTIONS, CONDITIONS ET AVIS AUX SOUMISSIONNAIRES ............................. 5

1. EXIGENCES RELATIVES AU CONTENU DE LA PROPOSITION ............................................................. 5
2. EXIGENCES OPÉRATIONNELLES ET DOCUMENTAIRES ..................................................................... 6

SECTION IV – CRITÈRES D’ÉVALUATION ............................................................................................... 6

1. INFORMATIONS GÉNÉRALES ............................................................................................................ 6
2. CRITÈRES ET PROCESSUS D’ÉVALUATION ........................................................................................ 6
3. ATTRIBUTION ET AVIS GÉNÉRAL .................................................................................................... 10

ANNEXE A : PAGE DE COUVERTURE DE LA PROPOSITION .............................................................. 11

ANNEXE B – RÉFÉRENCES / EXPÉRIENCE ANTÉRIEURE .................................................................. 12

SECTION I – CONTEXTE ET OBJECTIF

L’Association canadienne des sages-femmes (ACSF/CAM) est l’association professionnelle nationale représentant les sages-femmes inscrit·es à travers le Canada. L’ACSF/CAM défend la profession de sage-femme en tant que profession de santé réglementée, soutient le développement professionnel de ses membres et œuvre à favoriser un accès équitable aux soins de sage-femme pour toutes les personnes au Canada, y compris les communautés autochtones, rurales et éloignées. Ses programmes sont financés par des ministères et organismes du gouvernement du Canada (p. ex. Santé Canada, Affaires mondiales Canada), des bailleur·euses de fonds privés, des agences des Nations Unies et des fonds de fonctionnement.

L’ACSF/CAM exploite actuellement un site internet bilingue (FR/EN) à l’adresse canadianmidwives.org, construit sur WordPress avec l’intégration CiviCRM. Le site s’est développé de manière organique au fil du temps, ce qui nécessite aujourd’hui une mise à jour de l’architecture de l’information, un meilleur alignement du contenu bilingue et une expérience utilisateur reflétant les priorités stratégiques et l’identité de marque renouvelée de l’organisation.

L’ACSF/CAM a récemment effectué une refonte de son image de marque et entreprend maintenant une refonte complète de son site internet afin de mieux répondre aux besoins de ses publics, de respecter les exigences actuelles en matière d’accessibilité et de bilinguisme, et d’offrir une plateforme numérique moderne, flexible et gérable de manière autonome par du personnel non technique. Cette refonte couvre trois propriétés numériques : le site public principal (canadianmidwives.org), un portail membre (members.canadianmidwives.org), un portail du personnel (staff.canadianmidwives.org).

SECTION II – OBJECTIFS ET PORTÉE DES TRAVAUX

A. OBJECTIF

L’ACSF/CAM souhaite retenir les services d’un·e fournisseur·euse qualifié pour réaliser une refonte complète de sa présence numérique dans l’infrastructure existante WordPress et CiviCRM. Le résultat attendu est un site entièrement bilingue (FR/EN) conforme aux normes WCAG 2.1 AA moderne, intuitif et gérable par du personnel non technique.

La plateforme reconstruite desservira trois groupes principaux d’utilisateur·rices : (1) le grand public, les bailleur·euses de fonds et les personnes souhaitant devenir membres, à la recherche d’information sur la pratique sage-femme et les programmes de l’ACSF/CAM; (2) les membres inscrit·es accédant à des ressources exclusives et à des outils de développement professionnel; et (3) le personnel de l’ACSF/CAM ayant besoin d’outils opérationnels internes et de documentation.

B. PORTÉE DES TRAVAUX

La portée des travaux comprend notamment, sans s’y limiter, les éléments suivants :

1. Mise en œuvre du thème et intégration de la marque : Concevoir/adapter et mettre en œuvre un nouveau thème WordPress entièrement conforme aux lignes directrices de la marque mise à jour de l’ACSF/CAM. La conception adaptée et la conformité aux normes WCAG 2.1 AA doivent être intégrés dès le départ et non ajoutés a posteriori.
2. Refonte du site internet principal (canadianmidwives.org) : Reconcevoir et développer le site internet public principal avec une architecture de l’information mise à jour et un contenu bilingue. Le·a fournisseur·euse soutient la migration du contenu ; l’ACSF/CAM fournit le contenu finalisé. Les actualités et le contenu dynamique doivent être gérables via le CMS sans intervention du·de la développeur·euse.
3. Portail membre (members.canadianmidwives.org) : Concevoir un portail bilingue réservé aux membres comprenant une base de connaissances consultable et un centre de ressources. Le portail doit s’intégrer à CiviCRM pour l’authentification des membres et la gestion des accès selon les rôles.
4. Portail du personnel (staff.canadianmidwives.org) : Optimiser le portail du personnel existant pour en améliorer l’utilisation et l’engagement interne, avec des permissions de gestion du contenu basées sur les rôles.
5. Stratégie analytique et mise en œuvre : Mettre en place une stratégie GA4 sur les trois plateformes, incluant le suivi des conversions d’événements, des partenariats de financement et des lignes directrices de production de rapports pour le personnel non technique.
6. SEO et visibilité des partenariats : Élaborer et mettre en œuvre une stratégie de référencement (SEO) ciblant les partenaires de financement nationaux et internationaux, incluant la définition d’indicateurs clés de performance (KPI) et le suivi des conversions via GA4.
7. Gestion du contenu bilingue : Mettre en place un cadre complet FR/EN permettant le basculement linguistique avec équivalence des pages, l’édition indépendante par langue, l’identification du contenu non traduit et la gestion relative aux traductions.
8. Conformité en matière d’accessibilité : Assurer la conformité aux normes WCAG 2.1 niveau AA dès le départ — et non ajoutée a posteriori. Fournir un sommaire de conformité à la livraison incluant les résultats des tests automatisés et manuels.
9. Performance et sécurité : L’hébergement actuel de l’ACSF/CAM est géré dans le cadre d’un contrat distinct avec Symbiotic et ne fait pas partie de la présente DP. Le·a fournisseur·euse retenu·e devra travailler dans cet environnement. Proposer des optimisations pour des temps de chargement rapides (mise en cache, optimisation des images, configuration CDN) dans l’infrastructure existante.
10. Intégrations : Les intégrations pour la gestion des permissions entre la base de données, WordPress et la plateforme d’apprentissage sont déjà en place et doivent être maintenues. Le·a fournisseur·euse retenu travaillera dans l’architecture existante pour l’inscription aux événements et la gestion des accès. Décrire l’approche proposée pour travailler avec ces intégrations. Toutes les hypothèses liées aux API doivent être documentées.
11. Documentation, formation et transfert : Fournir du matériel de formation CMS (écrit et/ou enregistré) destiné au personnel non technique. Définir clairement le soutien post-lancement et proposer un plan ainsi qu’un budget incluant la maintenance régulière, les mises à jour et les améliorations au besoin. L’ACSF/CAM prévoit des besoins de soutien technique à court et à long terme. Les coûts de maintenance post-lancement sont distincts du coût du projet et seront financés à partir du budget opérationnel de l’ACSF/CAM. Les fournisseurs·euses doivent proposer : (a) un taux horaire pour la maintenance continue et le soutien technique, (b) une disponibilité mensuelle estimée (heures par mois), (c) une brève description des services inclus (p. ex. corrections de bogues, mises à jour de sécurité, améliorations mineures, soutien au contenu). L’ACSF/CAM conserve l’entière propriété du code, des éléments de conception, du contenu, du nom de domaine et des comptes d’hébergement.

Remarque : Si l’ensemble de la portée ne peut pas être complété dans le budget de 45 000 $ CAD, la proposition doit clairement identifier les éléments hors portée et proposer une approche de mise en œuvre par phases.

C. RÉUNIONS D’INFORMATION

L’ACSF/CAM tiendra une (1) séance d’information virtuelle à l’intention des fournisseurs·euses inscrit·es après la publication de la présente DP. La participation est facultative, mais recommandée. Les détails seront communiqués à toutes les parties inscrites. Les questions peuvent également être soumises par écrit avant la date limite indiquée. Les réponses officielles seront transmises à toutes les parties inscrites.

D. DATES DE RÉALISATION

Le projet devrait débuter en juin 2026. Le calendrier prévu pour le projet est : Attribution du contrat

(1er juin 2026) ; Lancement et phase de découverte (juin 2026) ; Fin de la découverte (juillet 2026) ;

Conception et développement (août à décembre 2026) ; Tests et assurance qualité (novembre 2026) Mise en ligne et transfert (février 2027) ; Soutien post-lancement (minimum 30 jours, selon la proposition). Les dates exactes des jalons seront confirmées avec le·a fournisseur·euse retenu·e après l’attribution du contrat.

SECTION III – INSTRUCTIONS, CONDITIONS ET AVIS AUX SOUMISSIONNAIRES

A. EXIGENCES RELATIVES AU CONTENU DE LA PROPOSITION

La proposition des soumissionnaires doit inclure les éléments suivants :

1. Présentation narrative : Les soumissionnaires doivent soumettre une proposition complète comprenant tous les éléments suivants. Les propositions qui ne répondent pas à l’ensemble des exigences peuvent être jugées non conformes. Les propositions peuvent être soumises en français ou en anglais. La soumission doit inclure : (1) Profil organisationnel et qualifications de l’équipe — brève présentation incluant les membres clés de l’équipe (chef·fe de projet principal·e, designer UX/UI, développeur·euse WordPress) accompagnée de biographies ou de CV; (2) Portfolio et expérience pertinente — un minimum de trois (3) projets de sites internet comparables réalisés au cours des cinq (5) dernières années, incluant le nom du·de la client·e, une description du projet, le rôle joué, les technologies utilisées, la valeur du contrat et un lien URL actif lorsque disponible; (3) Approche technique et solution proposée — description détaillée couvrant la méthodologie UX/UI, l’architecture WordPress, la mise en œuvre bilingue FR/EN, la configuration du CMS, l’intégration de CiviCRM, la stratégie de performance et la méthodologie de tests conforme aux normes WCAG 2.1 AA; (4) Gestion de projet et échéancier — calendrier proposé aligné sur les jalons de la section II.D, méthodologie de gestion de projet, fréquence des communications et approche de gestion des risques et de la portée; (5) Références — au moins deux (2) références client issues de mandats comparables réalisés au cours des deux (2) dernières années (nom de la personne-ressource, titre, organisation, courriel, téléphone, description du projet, valeur et un exemple de travail ou URL); (6) Déclaration de conflit d’intérêts; (7) Propositions conjointes — les propositions conjointes ou en consortium sont permises, à condition que toutes les parties soient conjointement et solidairement responsables de l’ensemble de la portée des travaux, qu’une entité principale soit désignée comme point de contact et titulaire du contrat, et que la proposition décrive clairement les rôles, responsabilités et qualifications de chaque partie; (8) Proposition financière — ventilation claire des coûts par phase et livrable, avec identification de tout coût hors forfait et application des rabais pour organismes à but non lucratif, le cas échéant.

2. Proposition de coûts : La proposition de coûts doit présenter une ventilation claire de ce qui est inclus dans le contrat, ainsi que de tout service pouvant entraîner des coûts supplémentaires.

   Le cas échéant :

   1. Préciser les rabais offerts, notamment les rabais pour organismes à but non lucratif. Tarification de la maintenance post-lancement (distincte des frais de projet) : fournir (a) un taux horaire proposé pour la maintenance continue et le soutien technique (CAD), (b) une estimation de la disponibilité des heures par mois, (c) la portée des services de maintenance inclus. La maintenance post-lancement sera financée séparément dans le cadre du budget opérationnel de l’ACSF/CAM et n’est pas incluse dans l’enveloppe de 45 000 $.
   2. Joindre un tableau détaillé des coûts.

3. AUTRES EXIGENCES

   Langue des propositions : Les propositions techniques et financières peuvent être soumises en français ou en anglais. Toutefois, la personne consultante doit être en mesure de tenir des réunions, de présenter de l’information et de produire des documents et rapports en anglais.

B. EXIGENCES OPÉRATIONNELLES ET DOCUMENTAIRES

Questions :

Les questions concernant la présente DP peuvent être soumises par écrit, par courriel, au plus tard le 28 avril 2026 à 17 h (HE), à l’attention de Dave Musonge, adjoint administratif à l’approvisionnement, à l’adresse suivante : dmusonge@canadianmidwives.org

Instructions pour la soumission des propositions :

1. Les propositions doivent être reçues au plus tard le 8 mai 2026 à 17 h (HE), par Dave Musonge, adjoint administratif à l’approvisionnement, à l’adresse dmusonge@canadianmidwives.org
2. Pour être prises en considération, veuillez soumettre une copie électronique de votre proposition (de préférence dans un format non modifiable, tel que PDF) avec comme objet Refonte du site

Web – Conception, développement et gestion de contenu et «

NomDuSoumissionnaire_WebsiteRebuild_RFP_AAAAMMJJ ».

3. Veuillez suivre le format fourni à l’Annexe A pour la page de couverture.
4. Veuillez fournir un minimum de deux (2) références client datant des deux dernières années pour des mandats similaires à la portée des travaux de la présente DP. Inclure les coordonnées de chaque personne-ressource. Ce document doit être signé par la personne soumissionnaire. Veuillez suivre le format fourni à l’Annexe B.

Remarque : Toute proposition reçue après la date et l’heure indiquées ci-dessus ne sera pas prise en considération.

SECTION IV – CRITÈRES D’ÉVALUATION

A. INFORMATIONS GÉNÉRALES

L’ACSF/CAM a l’intention d’évaluer les propositions selon les critères suivants et de sélectionner la personne soumissionnaire dont la proposition répond le mieux à ces critères.

B. CRITÈRES ET PROCESSUS D’ÉVALUATION

Les propositions seront évaluées et notées sur un total de 100 points selon les critères ci-dessous. Toutes les propositions conformes seront examinées par un comité d’évaluation. L’ACSF/CAM se réserve le droit de demander des précisions à toute personne soumissionnaire au cours du processus d’évaluation.

A. Portfolio et expérience pertinente (30 points)

Il s’agit du critère technique le plus fortement pondéré. Les évaluateur·rices examineront la profondeur et la pertinence des travaux antérieurs du.de la fournisseur·euse en matière de conception de sites internet, de développement et de stratégie numérique, en accordant une attention particulière aux projets réalisés dans un contexte à but non lucratif, bilingue et axé sur l’accessibilité.

i) Qualité du portfolio (15 points)

Les évaluateur·rices examineront un minimum de trois (3) projets de sites internet comparables soumis dans la proposition. Chaque projet doit inclure le nom du·de la client·e, une description, les technologies utilisées, la valeur du contrat et un lien URL actif ou un exemple de réalisation. Critères d’évaluation :

• Complexité et portée comparables à une refonte multiportail WordPress/CiviCRM
• Preuve de mise en œuvre bilingue (FR/EN)
• Conformité WCAG 2.1 AA ou conception axée sur l’accessibilité
• Expérience auprès d’organisations à but non lucratif ou du secteur public
• Qualité et professionnalisme du design visuel et de l’expérience utilisateur (UX)

ii) Qualifications et expérience de l’organisation/de l’équipe (15 points)

Les évaluateur·rices examineront les qualifications de l’équipe proposée, notamment :

• Nombre d’années d’expérience dans la réalisation de projets comparables
• Expertise démontrée en développement de thèmes WordPress et intégration CiviCRM
• Capacité en conception UX/UI avec preuve d’une approche centrée sur les utilisateur·rices
• Expérience en gestion de contenu bilingue (FR/EN) et en matière de traduction
• Expérience dans le soutien au personnel non technique pour la formation au CMS et le transfert de connaissances

B. Approche technique et solution proposée (30 points)

Les évaluateur·rices évalueront la compréhension du projet par le·a fournisseur·euse ainsi que la qualité de la solution technique proposée. La description doit couvrir l’ensemble des éléments de la portée des travaux (Section II.B).

i) Méthodologie UX/UI et architecture de l’information (8 points)

Approche proposée pour la phase de découverte, la recherche utilisateur, la conception de maquettes (wireframes) et les itérations de design; clarté de l’architecture de l’information pour le site principal, le portail membre et le portail du personnel.

ii) Architecture WordPress et intégration CiviCRM (8 points)

Solidité technique de l’architecture du thème WordPress proposé; qualité de l’approche d’intégration CiviCRM, incluant l’authentification des membres, la gestion des accès par rôle et les hypothèses de documentation API.

iii) Accessibilité, bilinguisme et performance (7 points)

Niveau de détail et crédibilité de la méthodologie de conformité WCAG 2.1 AA; approche de mise en œuvre du cadre FR/EN; stratégie proposée en matière de performance, de sécurité et d’hébergement conforme aux exigences canadiennes en matière de protection des données.

iv) Analytique, SEO et intégrations (7 points)

Stratégie GA4 proposée et approche de suivi des conversions; méthodologie SEO; approche des intégrations tierces avec documentation claire des hypothèses.

C. Gestion de projet et échéancier (15 points)

Les évaluateur·rices examineront l’approche de gestion de projet ainsi que la crédibilité de l’échéancier proposé.

i) Méthodologie de projet et calendrier (8 points)

Échéancier proposé aligné sur les jalons de la section II.D (attribution du contrat le 1er juin 2026; lancement en février 2027); phasage réaliste des livrables; utilisation d’une méthodologie de gestion de projet structurée.

ii) Communication, gestion des risques et de la portée (7 points)

Fréquence des communications et approche de reddition de comptes; identification des risques du projet et mesures d’atténuation proposées; clarté du processus de gestion des changements et de la portée.

D. Évaluation du rendement antérieur — Références (10 points)

Les personnes soumissionnaires doivent fournir un minimum de deux (2) références professionnelles issues de mandats comparables réalisés au cours des trois (3) dernières années. L’ACSF/AM peut communiquer avec les références uniquement pour les fournisseurs·euses présélectionné·es.

Chaque référence doit inclure :

• Nom et titre de la personne-ressource
• Nom de l’organisation/entreprise
• Adresse courriel et numéro de téléphone
• Nom du projet et brève description
• Dates du projet (début et fin) et valeur du contrat
• Rôle du·de la fournisseur·euse dans le projet
• Exemple de travail ou URL (si disponible)

Les références seront évaluées selon :

• La pertinence de l’engagement par rapport à la portée de la présente DP (reconstruction web multiportail, contexte d’organisme sans but lucratif ou bilingue privilégié).
• La qualité et l’exhaustivité des informations fournies
• Les commentaires des client·es (si contacté·es)

E. Évaluation financière (15 points)

i) Proposition de coûts (8 points)

Les propositions financières seront évaluées selon une formule comparative. L’offre conforme la plus basse obtient le score maximal; les autres sont évaluées proportionnellement.

Formule : Ponctuation financier = (offre conforme la plus basse ÷ offre du·de la soumissionnaire) × 10 Notes importantes :

• L’offre conforme la plus basse obtient automatiquement le maximum de points (8)
• Les offres plus élevées obtiennent proportionnellement moins de points
• Seules les propositions conformes sont prises en compte
• Les offres anormalement basses peuvent être jugées non conformes ii) Transparence budgétaire (4 points)

Les évaluateur·rices évalueront la proposition financière selon les sous-critères suivants (évaluation manuelle) :

• 0–1,5 points : Ventilation claire et détaillée des coûts par phase et par livrable (découverte, conception, développement, tests, mise en ligne, soutien post-lancement)
• 0–1,5 points : Identification claire des éléments hors portée et des services optionnels avec une tarification distincte
• 0–1,0 point : Application d’un rabais pour organisme à but non lucratif ou justification fournie si non applicable
• 0–1,0 point : Options de facturation flexibles (p. ex. paiements par jalons)

iii) Tarification de la maintenance post-lancement (3 points)

Les évaluateur·rices évalueront les modalités proposées pour la maintenance post-lancement selon les éléments suivants : compétitivité du taux horaire proposé (0–1 point), pertinence de la disponibilité mensuelle par rapport aux besoins de l’ACSF/CAM (0–1 point), clarté et exhaustivité de la description de la portée des services de maintenance (0–1 point).

Remarques :

• L’ACSF/CAM privilégiera toujours le meilleur rapport qualité-prix.
• L’ACSF/CAM est un organisme à but non lucratif. Les soumissionnaires doivent proposer tous les rabais applicables en fonction de ce statut.
• L’ACSF/CAM peut, au cours du processus d’évaluation, communiquer avec toute personne soumissionnaire afin d’obtenir des précisions ou de demander des informations révisées ou complémentaires.
• À la suite de l’examen des propositions, les fournisseurs·euses peuvent être invité·es à participer à une présentation ou à une entrevue virtuelle. Le cas échéant, cette étape peut contribuer à la note finale.

Résumé de l’évaluation

Catégorie d’évaluation

Sous-critères

Points

A. Portfolio et expérience pertinente

i. Qualité du portfolio

15

ii. Qualifications et expérience de l’équipe

15

B. Approche technique et solution proposée

i. Méthodologie UX/UI et architecture de l’information

8

ii. Architecture WordPress et intégration

CiviCRM

8

iii. Accessibilité, bilinguisme et performance

7

iv. Analytique, SEO et intégrations

7

C. Gestion de projet et échéancier

i. Méthodologie de projet et calendrier

8

ii. Communication, gestion des risques et de la portée

7

D. Rendement antérieur — Références

Qualité et pertinence des références

10

E. Évaluation financière

i. Proposition de coûts (formule comparative)

8

ii. Transparence budgétaire (évaluation manuelle)

4

iii. Tarification de la maintenance postlancement (évaluation manuelle)

3

TOTAL

100

C. ATTRIBUTION ET AVIS GÉNÉRAL

Le contrat pour la prestation de services de refonte du site internet – conception, développement et gestion de contenu sera attribué à la personne soumissionnaire retenue.

La publication de la présente demande de propositions ne constitue pas un engagement de la part de l’ACSF/CAM à attribuer un contrat, ni à rembourser les coûts engagés par les soumissionnaires pour la préparation et la soumission de leur proposition.

L’ACSF/CAM se réserve le droit de retenir une proposition en totalité ou en partie, ou de ne retenir aucune proposition, selon ce qui correspond le mieux à ses intérêts.

ANNEXE A : PAGE DE COUVERTURE DE LA PROPOSITION

Nom de l’entreprise:

Nom de la personne-ressource à contacter pour toute question relative à la présente proposition :

Numéro de téléphone de la personne-ressource :

Adresse courriel de la personne-ressource :

Nom de la personne autorisée à signer des contrats au nom de l’entreprise susmentionnée :

Titre de la personne autorisée :

Attestation :

En signant ci-dessous, je certifie que les informations fournies sont véridiques et exactes, qu’elles demeureront valides pour une période minimale de 90 jours et que je suis autorisé·e à répondre à la présente demande au nom de l’entreprise susmentionnée. Je comprends également que l’ACSF/CAM se réserve le droit de rejeter, en tout ou en partie, toute soumission pour quelque raison que ce soit.

Signature de la personne autorisée

Date

Page

ANNEXE B – RÉFÉRENCES / EXPÉRIENCE ANTÉRIEURE

Veuillez fournir des renseignements pour au moins deux (2) client·es actuel·les ou passé·es pour lesquel·les votre entreprise a fourni des services similaires à ceux visés par la présente proposition. Les client·es mentionné·es doivent être disponibles pour échanger avec un·e membre du personnel de l’ACSF/CAM dans le cadre du processus d’évaluation.

Signature de la personne soumissionnaire (obligatoire) :

Nom de

l’entreprise cliente

(actuelle ou passée)

Nom de la personne-

ressource chez le·la client·e

Coordonnées

(téléphone et courriel) de la personneressource

Langue de préférence de la personneressource

Adresse de l’entreprise

Description des services fournis

Dates de réalisation des travaux

REQUEST FOR PROPOSAL

Website Rebuild – Design, Development & Content Management

The Canadian Association of Midwives/Association canadienne des sages-femmes (CAM/ACSF) invites you to submit a proposal in accordance with the requirements of the following solicitation. Proposals must be received by CAM/ACSF no later than the due date indicated in the table below:

Issue Date:

April 10, 2026

Proposal Due Date:

May 8, 2026

Written questions and proposals should be submitted via email to:

Dave Musonge, Procurement Admin. Assistant Email: dmusonge@canadianmidwives.org

Subject: Questions: Website Rebuild – Design,

Development & Content Management

Table of Contents

SECTION I – BACKGROUND AND PURPOSE .......................................................................................... 3

SECTION II – OBJECTIVES & SCOPE OF WORK .................................................................................... 3

1. OBJECTIVE ........................................................................................................................................ 3
2. SCOPE OF WORK .............................................................................................................................. 3
3. INFORMATION MEETINGS ............................................................................................................... 4
4. DATES OF SERVICE ........................................................................................................................... 4

SECTION III – INSTRUCTIONS, CONDITIONS, AND NOTICES TO OFFERORS .................................... 4

1. PROPOSAL CONTENT REQUIREMENTS ............................................................................................ 5
2. OPERATIONAL AND DOCUMENTATION REQUIREMENTS ................................................................ 5

SECTION IV – EVALUATION CRITERIA .................................................................................................... 6

1. GENERAL INFORMATION ................................................................................................................. 6
2. EVALUATION CRITERIA AND PROCESS ............................................................................................. 6
3. AWARD AND GENERAL DISCLAIMER ................................................................................................ 9

ATTACHMENT A: PROPOSAL COVER SHEET ...................................................................................... 10

ATTACHMENT B – REFERENCES/PAST PERFORMANCE ................................................................... 11

SECTION I – BACKGROUND AND PURPOSE

The Canadian Association of Midwives/Association canadienne des sages-femmes (CAM/ACSF) is the national professional association representing registered midwives across Canada. CAM/ACSF advocates for midwifery as a regulated health profession, supports member professional development, and works to advance equitable access to midwifery care for all people in Canada, including Indigenous, rural, and remote communities. Our programming is funded by Government of Canada departments and agencies (e.g., Health Canada, Global Affairs Canada), private donors, UN agencies, and operational funding.

CAM/ACSF currently operates a bilingual (English/French) website at canadianmidwives.org, built on WordPress with CiviCRM integration. The site has grown organically over time, resulting in a need to update information architecture, align bilingual content, and create a user experience that reflects the organization’s evolving strategic priorities and updated brand identity.

CAM/ACSF has recently completed a brand refresh and is undertaking a website rebuild to better serve its audiences, meet current accessibility and bilingual requirements, and provide a modern, flexible digital platform that non-technical staff can manage independently. The rebuild encompasses three digital properties: the main public-facing website (canadianmidwives.org), a member portal

(members.canadianmidwives.org), and a staff portal (staff.canadianmidwives.org).

SECTION II – OBJECTIVES & SCOPE OF WORK

A. OBJECTIVE

CAM/ACSF seeks a qualified vendor to deliver a comprehensive rebuild of its digital presence within the existing WordPress and CiviCRM infrastructure. The engagement will result in a fully bilingual (EN/FR), WCAG 2.1 AA-compliant website and two associated portals that are modern, intuitive, and manageable by non-technical internal staff.

The rebuilt platform will serve three primary user groups: (1) the general public, funders and prospective members seeking information about midwifery and CAM/ACSF programs; (2) registered members accessing exclusive resources and professional development tools; and (3) CAM/ACSF staff requiring internal operational tools and documentation.

B. SCOPE OF WORK

The scope of work includes, but is not limited to, the following:

1. Theme Implementation & Brand Integration: Design/adapt and implement a new WordPress theme fully aligned with CAM/ACSF’s updated brand guidelines. Responsive design and WCAG 2.1 AA compliance must be integrated from the outset, not retrofitted.
2. Main Website Rebuild (canadianmidwives.org): Redesign and develop the main public-facing website with updated information architecture and bilingual content. Vendor supports content migration; CAM/ACSF provides finalized content. News and dynamic content must be manageable via CMS without developer intervention.
3. Member Portal (members.canadianmidwives.org): Build a bilingual member-only portal with a searchable knowledge base and resource centre. Member portal must integrate with CiviCRM for member authentication and role-based access.
4. Staff Portal (staff.canadianmidwives.org): Optimize the existing staff portal for usability and internal engagement, with role-based content management permissions.
5. Analytics Strategy & Implementation: Implement a GA4 strategy across all three properties including event conversion tracking, conversion tracking for funding partnerships, and reporting guidance for non-technical staff.
6. SEO & Partnership Visibility: Develop and implement an SEO strategy targeting national and global funding partners, including KPI definition and GA4 conversion tracking.
7. Bilingual Content Management: Implement a full EN/FR framework supporting language toggling with page-level equivalency, independent per-language editing, identification of untranslated content, and linked translation management.
8. Accessibility Compliance: Ensure WCAG 2.1 AA compliance throughout — not retrofitted. Provide a compliance summary at handover including automated and manual testing results.
9. Performance & Security: CAM/ACSF's existing hosting is managed under a separate contract with Symbiotic and is out of scope for this RFP. The selected vendor must work within the current hosting environment. Propose optimizations for fast load times via caching, image optimization, and CDN configuration within the existing infrastructure.
10. Integrations: Integrations for permission management between the database, WordPress, and the learning platform are already in place and must be maintained. The selected vendor will work within the existing integration architecture for event registration and access management. Describe the proposed approach to working with these existing integrations. All API assumptions must be documented.
11. Documentation, Training & Handover: Provide written and/or recorded CMS training materials for non-technical staff. Clearly scope post-launch support and propose a plan and budget for such support, including regular maintenance, updates, and improvements as needed. CAM foresees a need for both short and long-term support for technical issues. Post-launch maintenance costs are separate from the project fee and will be funded under CAM’s operational budget. Vendors must propose: (a) an hourly rate for ongoing maintenance and technical support, (b) estimated monthly availability (hours per month), and (c) a brief description of services included (e.g., bug fixes, security updates, minor enhancements, content support).CAM/ACSF retains full ownership of codebase, design assets, content, domain, and hosting accounts.

Note: If the full scope cannot be delivered within the $45,000 CAD budget, the proposal must clearly identify out-of-scope elements and present a recommended phased delivery approach.

C. INFORMATION MEETINGS

CAM/ACSF will host one (1) virtual information session for registered vendors following issuance of this RFP. Attendance is optional but recommended. Details will be circulated to all registered parties. Questions may also be submitted in writing by the questions deadline indicated in the cover table. Official written responses will be circulated to all registered parties.

D. DATES OF SERVICE

This project is scheduled to start in June 2026. The anticipated project schedule is as follows: Contract Award (June 1, 2026); Kickoff & Discovery (June 2026); Discovery Complete (July 2026); Design & Development (August–December 2026); Testing & QA (November 2026); Website Launch & Handover (February 2027); Post-Launch Support (minimum 30 days, as proposed). Exact milestone dates to be confirmed with the selected vendor following contract award.

SECTION III – INSTRUCTIONS, CONDITIONS, AND NOTICES TO OFFERORS

A. PROPOSAL CONTENT REQUIREMENTS

Offerors’ Proposal shall include the following:

1. Narrative: Offerors are required to submit a complete proposal including all of the following components. Proposals that do not address all required elements may be deemed non-compliant. Proposals may be submitted in English or French. The submission must include: (1) Organizational Profile & Team Qualifications — brief introduction including key personnel (lead PM, UX/UI designer, WordPress developer) with bios or CVs; (2) Portfolio & Relevant Experience — minimum three (3) comparable website projects from the past five (5) years with client name, description, role, technologies, value, and live URL where available; (3) Technical Approach & Proposed Solution — detailed narrative covering UX/UI methodology, WordPress architecture, bilingual EN/FR implementation, CMS configuration, CiviCRM integration, performance strategy, and WCAG 2.1 AA testing methodology; (4) Project Management & Timeline — proposed schedule aligned to Section II.D milestones, project methodology, communication cadence, and risk/scope management approach; (5) References — minimum two (2) client references from comparable engagements within the past two (2) years (contact name, title, organization, email, phone, project description, value, and one work sample or URL); (6) Conflict of Interest Declaration; (7) Joint Proposals — joint or consortium proposals are permitted, provided all parties are jointly and severally accountable for the full scope of work, a lead entity is identified as the primary contact and contract holder, and the proposal clearly describes the roles, responsibilities, and qualifications of each party; (8) Financial Proposal — clear fee breakdown by phase and deliverable, with any costs outside the fixed fee identified and non-profit discounts applied.
2. Cost Proposal: The cost proposal should provide a clear breakdown of what is included under the contract, along with any services that would incur additional costs.

If applicable, please:

1. Specify any discounts offered or non-profit discounts. Post-Launch Maintenance Pricing (separate from project fee): provide (a) proposed hourly rate for ongoing maintenance and technical support (CAD), (b) estimated monthly availability in hours, and (c) scope of maintenance services included. Post-launch maintenance will be funded separately under CAM’s operational budget and is not included in the $45,000 project envelope.
   1. Attach a detailed pricing chart.
2. OTHER

Language of Proposals: The technical and cost proposals may be in English or French languages. However, the consultant must be able to hold meetings, present information, and produce documents and reports in English.

B. OPERATIONAL AND DOCUMENTATION REQUIREMENTS

Questions:

Questions regarding the current RFP may be submitted in writing via e-mail no later than April 28, 2026 at

5:00 PM EST, to Dave Musonge, Procurement Administrative Assistant, at: dmusonge@canadianmidwives.org

Instructions for Submission of Proposals:

1. Proposals must be received no later than May 8, 2026 at 5:00 PM EST, by Dave Musonge, Procurement Administrative Assistant, at dmusonge@canadianmidwives.org
2. To be considered, please submit an electronic copy of your proposal (preferably in a non-editable format, as PDF format) with the subject line Website Rebuild – Design, Development & Content Managementand “OfferorName_WebsiteRebuild_RFP_YYYYMMDD.
3. Please follow the format provided in Attachment A for the cover sheet.
4. Please provide a minimum of two (2) client references from the past two years for activities like the current RFP’s Scope of Work. Include contact information for each reference. This document must be signed by the offeror.

Please follow the format provided in Attachment B.

Note: Any proposal received after the above date and time will not be considered.

SECTION IV – EVALUATION CRITERIA

A. GENERAL INFORMATION

CAM/ACSF intends to evaluate proposals in accordance with the following criteria and select the offeror whose proposal best fits the evaluation criteria.

B. EVALUATION CRITERIA AND PROCESS

Offers will be evaluated and scored out of 100 points based on the following criteria. All compliant proposals will be assessed by an evaluation panel. CAM/ACSF reserves the right to request clarifications from any proponent during the evaluation process.

A. Portfolio & Relevant Experience (30 points)

This is the most heavily weighted technical criterion. Evaluators will assess the depth and relevance of the vendor’s prior work in website design, development, and digital strategy — with particular attention to nonprofit, bilingual, and accessibility-focused engagements.

i) Portfolio Quality (15 points)

Evaluators will review a minimum of three (3) comparable website projects submitted as part of the proposal. Each project should include the client name, project description, technologies used, contract value, and a live URL or work sample. Assessment criteria:

• Complexity and scope comparable to a multi-portal WordPress/CiviCRM rebuild
• Evidence of bilingual (EN/FR) implementation
• WCAG 2.1 AA compliance or accessibility-forward design
• Non-profit or public sector client experience
• Quality and professionalism of visual and UX design

ii) Organizational/Team Qualifications & Experience (15 points)

Evaluators will review the qualifications of the proposed project team. The following will be assessed:

• Years of experience delivering comparable web development projects
• Demonstrated expertise in WordPress theme development and CiviCRM integration
• UX/UI design capability with evidence of human-centred design practice
• Bilingual (EN/FR) content management and translation framework experience
• Experience supporting non-technical staff with CMS training and handover

B. Technical Approach & Proposed Solution (30 points)

Evaluators will assess how well the vendor understands the project requirements and the quality of their proposed technical solution. The narrative must clearly address all components of the Scope of Work (Section II.B).

i) UX/UI Methodology & Information Architecture (8 points)

Proposed approach to discovery, user research, wireframing, and design iteration; clarity of information architecture for main site, member portal, and staff portal.

ii) WordPress Architecture & CiviCRM Integration (8 points)

Technical soundness of the proposed WordPress theme architecture; quality of the CiviCRM integration approach including member authentication, role-based access, and API documentation assumptions.

iii) Accessibility, Bilingualism & Performance (7 points)

Detail and credibility of the WCAG 2.1 AA compliance methodology; EN/FR framework implementation approach; proposed performance, security, and hosting strategy meeting Canadian data privacy requirements.

iv) Analytics, SEO & Integrations (7 points)

Proposed GA4 strategy and event conversion tracking approach; SEO methodology; approach to thirdparty integrations with assumptions clearly documented.

C. Project Management & Timeline (15 points)

Evaluators will assess the vendor’s project management approach and the credibility of the proposed schedule.

i) Project Methodology & Schedule (8 points)

Proposed schedule aligned to Section II.D milestones (contract award June 1, 2026; launch February 2027); realistic phasing of deliverables; use of structured project management methodology.

ii) Communication, Risk & Scope Management (7 points)

Communication cadence and stakeholder reporting approach; identification of project risks and proposed mitigations; clarity of change order and scope management process.

D. Past Performance Evaluation — References (10 points)

Applicants must provide a minimum of two (2) professional references from comparable engagements completed within the past three (3) years. CAM/ACSF may contact references for shortlisted vendors only.

Each reference must include the following:

• Contact Name and Title
• Organization/Company Name
• Email Address and Phone Number
• Project Name and Brief Description
• Project Dates (start and end) and Contract Value
• Vendor’s Role in the Project
• Work Sample or Live URL (where available) References will be evaluated on:
• Relevance of the engagement to this RFP’s scope (multi-portal web rebuild, non-profit or bilingual context preferred)
• Quality and completeness of reference information provided
• Client feedback (if references are contacted)

E. Financial Evaluation (15 points) i) Cost Proposal (8 points)

Financial proposals will be evaluated using a relative pricing formula. The lowest compliant bid receives the maximum score; other bids are scored proportionally.

Formula: Financial Score = (Lowest Compliant Bid ÷ Proponent’s Bid) × 10 Important Notes:

• The lowest compliant bid automatically receives maximum points (8)
• Higher bids receive proportionally fewer points
• Only compliant proposals meeting all mandatory requirements are included in the calculation
• Unreasonably low bids may be deemed non-compliant if they cannot sustainably deliver the required quality

ii) Budget Transparency (4 points)

Evaluators will assess the financial proposal on the following sub-criteria (manually scored):

• 0–1.5 pts: Clear, itemized cost breakdown by phase and deliverable (discovery, design, development, testing, launch, post-launch support)
• 0–1.5 pts: Out-of-scope items and optional services clearly identified with separate pricing
• 0–1.0 pt: Non-profit discount applied or rationale provided if not applicable
• 0–1.0 pt: Flexible invoicing options (e.g., milestone-based payments)

iii) Post-Launch Maintenance Pricing (3 points)

Evaluators will assess the proposed post-launch maintenance terms on: competitiveness of proposed hourly rate (0–1 pt), reasonableness of monthly availability relative to CAM’s needs (0–1 pt), clarity and completeness of maintenance scope description (0–1 pt).

Notes:

• CAM/ACSF will always consider the best value for money.
• CAM/ACSF is a non-profit organization. Offerors should provide all discounts available based on its non-profit status.
• CAM/ACSF may during the evaluation process contact any proponent to clarify responses or request revised or additional information.
• Following the review of proposals, shortlisted vendors may be invited to participate in a virtual presentation or interview. If held, this may contribute to final scoring.

Evaluation Summary

Evaluation Category

Sub-Criteria

Points

A. Portfolio & Relevant Experience

i. Portfolio Quality

15

ii. Team Qualifications & Experience

15

B. Technical Approach & Proposed Solution

i. UX/UI Methodology & Information

Architecture

8

ii. WordPress Architecture & CiviCRM

Integration

8

iii. Accessibility, Bilingualism & Performance

7

iv. Analytics, SEO & Integrations

7

C. Project Management & Timeline

i. Project Methodology & Schedule

8

ii. Communication, Risk & Scope Management

7

D. Past Performance — References

Reference Quality & Relevance

10

E. Financial Evaluation

i. Cost Proposal (relative formula)

8

ii. Budget Transparency (manual)

4

iii. Post-Launch Maintenance Pricing

(manual)

3

TOTAL

100

C. AWARD AND GENERAL DISCLAIMER

The successful bidder will be awarded a contract for the provision of Website Rebuild – Design, Development & Content Management.

Issuance of this request for proposals does not constitute an award commitment on the part of CAM/ACSF nor does it commit CAM/ACSF to pay for costs incurred by the bidders for the preparation and submission of a proposal.

CAM/ACSF reserves the right to select a proposal in whole or in part, or not to select a proposal, in accordance with the best interests of CAM/ACSF.

ATTACHMENT A: PROPOSAL COVER SHEET

Company Name:

Name of Person to be Contacted in Case of Questions Regarding this Proposal:

Telephone of Contact Person Named Above:

Email of Contact Person Named Above:

Name of Individual Authorized to Sign Contracts on Behalf of Company Named Above:

Title of Authorized Individual:

Certification:

By signing below, I certify that the information provided is true and correct, that it shall remain valid for a minimum of 90 days, and that I am authorized to respond to this solicitation on behalf of the Company named above. I further understand that CAM / ACSF retains the right to reject, in whole or in part, all bids for any reason.

Signature of Authorized Individual Date

Page

ATTACHMENT B – REFERENCES/PAST PERFORMANCE

Complete the table below providing information for at least 2 past/current customers for whom your company provided services like the ones for which you are submitting a proposal. Past customers listed below must be available to speak with a CAM/ACSF staff member during the evaluation process.

Offeror Signature (Mandatory):

Past/ Current customer’s company name

Past / Current

Customer Contact

Person

Phone & Email

Information for

Contact Person

Language of

Preference for

Contact Person

Company Adress

Description of Services Provided

Dates of Work

Performed