Digital & Program Support Assistant | Adjoint.e en soutien numérique et aux programmes

Job Title: Digital & Program Support Assistant

Location: Ottawa, Ontario (Hybrid Work Arrangement)

Position Type: Summer Student – 16‑Week Contract

Reports To: Manager, Alumni Relations and Community Engagement

Job Vacancy Status: Existing Vacancy – 2 Positions Available

Supervisory: No

Anticipated Start Date: May 4, 2026

About the Rideau Hall Foundation

The Rideau Hall Foundation (RHF) is an independent and non-partisan charitable organization established to amplify the impact of the office of the Governor General as a central institution of Canadian democracy, and to better serve Canadians through a range of initiatives linked to learning, leadership, giving and innovation.

By working in partnership across all sectors, the RHF celebrates excellence while creating opportunities and connecting communities, all towards the shared purpose of a better Canada.

For more information about the RHF, please visit: https://www.rhf-frh.ca/

About the Role

We are seeking a motivated and detail‑oriented summer student to support the Learning Team on a range of digital, administrative, and research-focused projects. This role offers hands‑on experience in data organization, knowledge mobilization, and internal systems within a collaborative, mission‑driven environment.

Key Responsibilities

• Support digital organization across the Learning Team by helping standardize files, folders, and archives.
• Assist with cleaning and migrating data across Salesforce and other internal systems.
• Contribute to knowledge‑mobilization activities such as uploading, categorizing, and auditing internal resources.
• Review program survey data to help identify trends and inform program improvements.
• Provide general administrative and creative support to various Learning Team initiatives as needed.
• Carry out other duties as assigned by the manager.

Qualifications & Experience

• Be between 18 and 30 years of age (funding requirement) and have completed at least one year of post‑secondary studies.
• Experience organizing digital files, folders, or cloud‑based systems (e.g., OneDrive, SharePoint, Google Drive).
• Experience managing tasks, timelines, or small projects independently.
• Exposure to CRM systems, databases, or project‑management tools is an asset (introductory experience welcome).
• Experience with and/or knowledge of Indigenous cultures within Canada an asset.
• Experience working in or with the non-profit or charitable sector is considered an asset.

Core Competencies & Skills

• Strong proficiency in Microsoft Word, Excel, and Outlook.
• Strong English written and verbal communication skills; French and/or an Indigenous language are considered assets.
• Ability to collaborate effectively within a team and work independently when needed.
• High attention to detail, accuracy, and strong organizational skills.
• Comfort working with data and digital tools.
• Discretion and professionalism when handling sensitive information.
• A resourceful, problem‑solving mindset and basic research abilities.
• Willingness to learn new platforms and ask questions when needed.

Compensation

• Hourly Wage: $21.74 per hour
• Standard Work Week: 37.5 hours

Application Process

• Apply through the Rideau Hall Foundation's career portal by March 24, 2026. Candidates must successfully pass all required security clearances.

The Rideau Hall Foundation is an equal opportunity employer. We strongly encourage applications from all qualified candidates, including those who are Indigenous, Black, racialized, LGBTQ2S+, women, persons with disabilities, members of visible minorities and other equity-seeking groups. We seek to build a workforce that reflects the communities we serve.

The Rideau Hall Foundation will provide accommodations upon request during the recruitment, selection and assessment process for candidates with a disability.

We thank all candidates for their interest; however, only those selected for an interview will be contacted.

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Titre du poste: Adjoint.e en soutien numérique et aux programmes

Lieu: Ottawa, Ontario (possibilité de travail en mode hybride)

Type de poste: Stage d’été – Contrat de 16 semaines

Supérieur.e immédiat.e: Gestionnaire, relations avec les ancien.ne.s participant.e.s et engagement communautaire

Vacance du poste: Postes vacants – 2 emplois disponibles

Supervision: Non

Date de début prevue: 4 mai 2026

À propos de la Fondation Rideau Hall

La Fondation Rideau Hall (FRH) est un organisme caritatif indépendant et apolitique qui a pour but d’optimiser l’influence du Bureau du gouverneur général à titre d’institution clé de la démocratie canadienne et de mieux servir les Canadiens et Canadiennes par l’intermédiaire d’initiatives axées sur l’apprentissage, le leadership, le don et l’innovation.

En nouant des partenariats dans tous les secteurs, la FRH célèbre l’excellence tout en ouvrant des horizons et en unissant les collectivités dans le but commun de bâtir un Canada meilleur.

Pour en savoir plus sur la FRH, visitez le https://rhf-frh.ca/fr.

Rôle

Nous cherchons des personnes motivées et minutieuses pour soutenir notre équipe de l’apprentissage avec ses projets numériques, administratifs et liés à la recherche. Cet emploi d’été propose une expérience concrète dans l’organisation des données, la mobilisation des connaissances et les systèmes internes, tout ça dans un milieu où la collaboration et la mission occupent une place centrale.

Principales responsabilités

• Participer à l’organisation de l’environnement numérique en uniformisant le classement des fichiers, des dossiers et des archives pour l’équipe de l’apprentissage.
• Aider à nettoyer et à transférer les données entre Salesforce et les autres systèmes internes.
• Prendre part à la mobilisation des connaissances, notamment en téléversant, en classant et en évaluant des ressources internes.
• Examiner les données de sondage sur les programmes pour cibler les tendances et orienter les améliorations à apporter.
• Fournir un soutien administratif et créatif à l’équipe de l’apprentissage pour diverses initiatives.
• Endosser d’autres responsabilités à la demande de sa supérieure.

Qualifications et expérience

• Avoir de 18 à 30 ans (exigence du financement) et avoir complété au moins une année d’études postsecondaires.
• Expérience en organisation de fichiers et de dossiers numériques ou en systèmes infonuagiques (OneDrive, SharePoint, Google Drive, etc.).
• Expérience en gestion autonome de tâches, d’échéances et de projets modestes.
• Expérience minimale avec les systèmes CRM, les bases de données ou les outils de gestion de projets (un atout).
• Connaissance ou expérience des cultures autochtones du Canada (un atout).
• Expérience de travail associée au secteur caritatif ou sans but lucratif (un atout).

Aptitudes et compétences essentielles

• Maîtrise des applications Microsoft Word, Excel et Outlook.
• Excellentes aptitudes de communication orale et écrite en anglais; les aptitudes en français et en langues autochtones sont un atout.
• Aptitude à travailler efficacement en solo ou en équipe au besoin.
• Rigueur, minutie et grand sens de l’organisation.
• Aptitude à travailler avec les données et les outils numériques.
• Discrétion et professionnalisme relativement aux informations délicates.
• Aptitudes en résolution de problèmes et en recherche de base; débrouillardise.
• Volonté à apprendre de nouvelles plateformes et à poser des questions au besoin.

Rémunération

• Taux horaire : 21,74 $/heure
• Semaine de travail normale : 37,5 heures

Pour postuler

• Postulez via le portail des emplois de la Fondation Rideau Hall d’ici le 24 mars 2026. Les candidat.e.s doivent obtenir toutes les autorisations de sécurité requises.

La Fondation Rideau Hall est un employeur qui souscrit au principe d’égalité des chances. Nous encourageons fortement toute personne qualifiée à postuler, y compris les personnes autochtones, noires et racialisées, les membres de la communauté LGBTQ2S+, les femmes, les personnes en situation de handicap, les personnes faisant partie d’une minorité visible et les membres d’autres groupes en quête d’équité. Nous cherchons à bâtir une équipe qui reflète les communautés que nous servons.

Des mesures d’adaptation seront offertes aux personnes en situation de handicap qui en font la demande, à toutes les étapes du processus de recrutement, de sélection ou d’évaluation.

Nous remercions toutes les personnes qui manifesteront leur intérêt, mais seules celles retenues pour une entrevue seront contactées.