Coordonnateur(trice) au développement, Dons majeurs et dons planifiés

La Fondation Douglas est à la recherche d'une personne pour se joindre à son équipe ! Se rapportant à la directrice, dons majeurs et dons planifiés, cette personne jouera un rôle clé de soutien administratif, organisationnel et opérationnel au sein de l’équipe des dons majeurs et des dons planifiés.

Nous sommes une petite équipe avec de grandes ambitions et sommes à la recherche d'une personne talentueuse et enthousiaste pour se joindre à nous afin de bâtir l'espoir pour les millions de Canadiens souffrant de maladie mentale.

LA FONDATION DOUGLAS

La Fondation Douglas a pour mission de recueillir des fonds pour soutenir la recherche et les soins aux patients dans tous les domaines de la santé mentale et des neurosciences, y compris la maladie d'Alzheimer. La Fondation aide au financement et au développement de l'Institut Douglas et du Centre de recherche de Douglas qui est le deuxième plus grand centre de recherche en santé mentale au Canada et le seul hôpital d'enseignement psychiatrique affilié à l'Université McGill.

Sommaire du poste

En collaboration étroite avec les membres du service, cette personne contribue au bon fonctionnement des activités quotidiennes liées à la reconnaissance, à l’engagement et à la sollicitation des donateurs, en offrant un soutien administratif de grande qualité, en coordonnant la logistique et en maintenant l’exactitude des données des donateurs dans la base de données.

En coopération avec la directrice, dons majeurs et dons planifiés, ainsi qu’avec l’ensemble de l’équipe des dons majeurs, le.la coordonnateur(trice) au développement participe au maintien d’une expérience donateur cohérente, professionnelle et alignée avec les orientations de la Fondation.

Le.la coordonnateur(trice) au développement, dons majeurs et dons planifiés s’assure de faire vivre à travers ses actions et dans son travail les principes suivants : honnêteté, confidentialité, respect, équité et égalité.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

• Préparer, personnaliser et assurer le suivi de la correspondance avec les donateurs, incluant les lettres de remerciement, les lettres d’accusé de réception et les communications de reconnaissance.
• Rédiger et mettre en forme des présentations, propositions, rapports et autres documents liés aux activités de dons majeurs et de dons planifiés.
• Maintenir des dossiers de donateurs exacts et à jour dans la base de données, incluant les rapports de contacts, les notes de rencontre et les profils de donateurs.
• Assurer l’intégrité et la cohérence des données dans la base de données des donateurs en saisissant l’information de façon rigoureuse et en temps opportun.
• Traiter et enregistrer les crédits indirects (ex. : CanadaHelps, Benevity) de manière exacte et dans les délais requis.
• Préparer des profils de donateurs, des notes de breffage et des recherches de fond afin de soutenir les rencontres et les sollicitations auprès des donateurs.
• Coordonner et planifier les rencontres avec les donateurs, prospects, bénévoles et parties prenantes internes.
• Appuyer la coordination des visites de donateurs, incluant la planification, la logistique, la coordination interne et le suivi.
• Soutenir la planification et la réalisation des activités d’engagement et de reconnaissance des donateurs (salons, visites, petites réceptions), incluant les invitations, la logistique et le soutien sur place.
• Agir comme personne-ressource principale auprès des équipes internes impliquées dans les activités d’engagement des donateurs.
• Assurer le suivi des actions, des échéanciers et des relances liés à l’engagement des donateurs et aux initiatives de l’équipe.

QUALIFICATIONS ET COMPÉTENCES

Formation et expérience

• Diplôme d’études postsecondaires dans un domaine pertinent (administration, communications, ou dans un domaine connexe).
• Minimum de 1 à 3 ans d’expérience pertinente dans un rôle administratif, de coordination ou de soutien en collecte de fonds (expérience dans le milieu philantropique, un atout).
• Expérience avec des bases de données de donateurs ou des systèmes CRM (ex. : Raiser’s Edge ou équivalent).

Compétences

• Une excellente maîtrise du français, tant à l’oral qu’à l’écrit.
• Une très bonne maîtrise de l’anglais pour être à l’aise de communiquer avec des donateurs anglophones, des chercheurs et employés anglophones de l’Institut Douglas, ainsi que de rédiger du contenu en anglais.
• Excellentes compétences informatiques, incluant une maîtrise de la suite MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
• Sens aigu de l’intégrité personnelle et de la discrétion; capacité à gérer l’information confidentielle avec professionnalisme.
• Excellentes aptitudes organisationnelles et grand souci du détail.
• Capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique.
• Solides compétences interpersonnelles et approche axée sur le service.
• Fiabilité, esprit d’initiative et excellent sens du suivi.

Attitude recherchée

• Minutieux(se) et orienté(e) vers les détails
• Style de communication professionnel et courtois
• Excellentes capacités d’organisation et de planification
• Esprit d’équipe et collaboration
• Flexible, adaptable et orienté(e) vers les solutions

Caractéristiques du poste

• Permanent à temps complet
• 35h par semaine
• Horaire flexible du lundi au vendredi
• Le poste permet le travail hybride
• Assurance collective
• Régime de retraite simplifié (RRS) collectif
• Des jours de congé payés pendant la période des Fêtes, en plus des jours fériés
• Horaire allégé en été
• Un environnement de travail dynamique et des collègues fort sympathiques !
• Salaire annuel entre 45 000 $ et 55 000 $, selon l’expérience
• Date d’entrée en fonction : dès que possible

Tu as le profil recherché ? Envoie-nous ton CV ! On a hâte de s’entretenir avec toi !

Merci d’acheminer ta candidature à l’adresse fondation@douglas.mcgill.ca en mentionnant ton nom, prénom et poste visé en objet.

Prendre note que seules les candidatures sélectionnées seront contactées.
La Fondation Douglas se veut promouvoir un environnement de travail inclusif et respectueux. Nous croyons fermement en la force des parcours et perspectives diversifiées.

—

Development Coordinator – Major Gifts & Legacy Giving

The Douglas Foundation is seeking a new team member! Reporting to the Director of Major and Planned Gifts, this individual will play a key administrative, organizational, and operational support role within the Major and Planned Gifts team.

We are a small team with big ambitions and are looking for a talented and enthusiastic individual to join us in building hope for the millions of Canadians living with mental illness.

DOUGLAS FOUNDATION

The Douglas Foundation's mission is to raise funds to support research and patient care in all areas of mental health and neuroscience, including Alzheimer's disease. The Foundation helps fund and develop the Douglas Institute and the Douglas Research Centre, which is the second largest mental health research centre in Canada and the only psychiatric teaching hospital affiliated with McGill University.

Job Summary

Working closely with team members, this individual contributes to the smooth day-to-day operation of activities related to donor recognition, engagement, and solicitation by delivering high-quality administrative support, coordinating logistics, and ensuring the accuracy of donor data in the database.

In close collaboration with the Director of Major Gifts and Planned Giving, as well as with the entire Major Gifts team, the Development Coordinator helps maintain a donor experience that is consistent, professional, and aligned with the Foundation’s strategic directions.

The Development Coordinator ensures that the following principles are reflected in their actions and work: honesty, confidentiality, respect, equity, and equality.

MAIN RESPONSIBILITIES

• Prepare, customize, and track donor correspondence, including thank-you letters, acknowledgment letters, and stewardship communications.
• Draft and format presentations, proposals, reports, and other materials related to major and legacy giving activities.
• Maintain accurate and up-to-date donor records in the donor database, including contact reports, meeting notes, and donor profiles.
• Ensure data integrity and consistency within the donor database by entering information in a timely and accurate manner.
• Process and record soft credits (e.g., CanadaHelps, Benevity) in a timely and accurate manner.
• Prepare donor profiles, briefing notes, and background research to support donor meetings and solicitations.
• Coordinate and schedule meetings with donors, prospects, volunteers, and internal stakeholders.
• Assist with the coordination of donor tours, including scheduling, logistics, internal coordination, and follow-up.
• Support the planning and execution of donor engagement and stewardship events (salons, tours, small gatherings), including invitations, logistics, and on-site support.
• Serve as a key point of contact for internal teams involved in donor engagement activities.
• Track action items, timelines, and follow-ups related to donor engagement and team initiatives.
• Support and manage special projects and other duties as assigned by the Director, Major Gifts & Legacy Giving.

QUALIFICATIONS AND SKILLS

Education and Experience

• Post-secondary education in a relevant field (administration, communications, nonprofit management, or related discipline).
• Minimum of 1–3 years of relevant experience in an administrative, coordination, or fundraising support role (nonprofit experience an asset).
• Experience working with donor databases or CRM systems (e.g., Raiser’s Edge or similar).

Skills

• Fully bilingual in French and English (spoken and written).
• Strong computer skills, including proficiency with MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
• Strong sense of personal integrity and discretion; ability to manage confidential information professionally.
• Excellent organizational skills and attention to detail.
• Ability to manage multiple priorities in a fast-paced environment.
• Strong interpersonal skills and a service-oriented mindset.
• Reliability, initiative, and strong follow-through.

Attitude

• Meticulous and detail-oriented
• Professional and courteous communication style
• Strong organizational and planning skills
• Collaborative team player
• Flexible, adaptable, and solutions-oriented

Position Details

• Permanent, full-time position
• 35 hours per week
• Flexible schedule, Monday to Friday
• Hybrid work arrangement available
• Group insurance plan
• Group Simplified Pension Plan (RSP)
• Paid time off during the holiday season, in addition to statutory holidays
• Summer reduced schedule
• A dynamic work environment with wonderful colleagues!
• Annual salary between $45,000 and $55,000, depending on experience
• Start date: As soon as possible

Do you have the profile we're looking for? Send us your resume! We look forward to speaking with you!

Please send your application to fondation@douglas.mcgill.ca, including your first and last name and the position you are applying for in the subject line.

Please note that only shortlisted candidates will be contacted.

The Douglas Foundation is committed to fostering an inclusive and respectful work environment. We firmly believe in the power of diverse backgrounds and perspectives.