Coordinator, Step Up Step Down

Job Description

Location: Ottawa, Ontario

Reports to: Assistant Director, Mental Health

Employment Status: Full time permanent

Bargaining Unit Status: Included

Annual Salary: $83,075.20- $98,280.00

Language requirements: English is essential; French is essential

Bona Fide occupational requirement (BFOR): N/A

Schedule: 40 hours per week - Monday to Friday, On-call

Reference Number: 25-135

Closing Date: December 31st, 2025

Vacancy: Yes

Posting Stage: Internal and external

About us:

Founded in 1960, the Youth Services Bureau of Ottawa (YSB) is one of the largest and most comprehensive non-profit agencies in Ottawa and a registered charity. It provides mental health services, employment programs, emergency shelter, community, health and housing services, and justice programs to youth in the Ottawa area, serving between 2,500 and 3,000 at‑risk individuals aged 12+ and their families every month. YSB employs 400 caring professionals in a unionized environment in over 21 locations across Ottawa.

CHEO, The Royal, Le Cap and Youth Services Bureau have partnered to develop an integrated intensive Youth Mental Health Live in Treatment Program to address the needs of youth and their families who are experiencing complex and persistent mental health issues. The treatment team, Step Up Step Down, provides integrated and intensive treatment and services in a live-in community setting. The services are designed to help avert hospitalization and support an intensive program to support youth to stabilize with mental health goals. The goal of The Step-Up Step-Down Program is to address the existing gap in focused services for youth 12-17 years. The Program is Licensed by the Ministry of Children, Community and Social Services.

Reporting to the Assistant Director, Operations the Coordinator is responsible for the overall functioning and operation of the Step Up Step Down program in accordance with the policies and procedures established by the Youth Services Bureau.

What you will do:

Staff & Program Related

• Support the effective recruitment, orientation, supervision, evaluation & training of unit personnel and student placement as assigned by Director/Assistant director
• Provide individual and group supervision on a monthly, biweekly and/or weekly basis as required
• Provide clinical consultation to SUSD team and monitor client files
• Provide clinical supervision to the SUSD psychotherapist
• Complete annual employee performance review and work plan for assigned staff
• Oversee and ensure the smooth day to day operations of the SUSD unit including the delegation of and coordination of essential daily activities.
• Facilitate unit staff meetings, client case reviews and team huddles to assess program and client needs/outcomes
• Ensure timely preparation of staff schedules and that scheduling needs are fulfilled
• Coordinate all assigned project activities
• Participate in and or deliver public education on program services & issues related to youth mental health
• Liaise with other services within YSB and within the community and participate in meetings as required
• Contribute to program evaluation & service development including the identification of trends with program area
• Contribute to Quality Assurance activities and reports and participate in research activities as required.
• In conjunction with Director or Assistant Director, works with Program Funders on program related activities
• Ensure safe working practices are followed as established by YSB and the Program
• Ensure compliance with Agency Policies and Procedures, Program Policies, Licensing, Collective Agreement and relevant legislation
• Participate in regularly scheduled on call services
• Coordinate distribution of marketing materials to clients, partner agencies and community

Clinical/Client

• Oversee and monitor effective clinical case management, treatment and transition plans of SUSD clients
• Provide direct clinical services to clients as required including admission/transition planning
• Support programs as required including emergency floor coverage for unplanned staffing shortages
• Ensure proper completion of serious Occurrences, CAS reports, Incident Report
• Ensure follow-up on client complaints
• Facilitate client case review meetings
• Facilitate and coordinate client referrals with partner organizations
• Oversee High Risk/ imminent risk assessment and ensure proper safety plans and follow-up plans are in place

Central Services/Administration

• Ensure all administrative tasks are completed on time and in accordance with unit & YSB policies, including preparation of schedules, shift summaries, discrepancy reports, submission of payroll and approvals of time off requests
• Prepare reports & statistical report documentation or other reports as required by director or program funders
• Ensure electronic and physical files are maintained and current within established guidelines
• Participate in the selection of staff with Human Resources
• Support the administration of budget & be accountable for spending
• Prepare for licensing and accreditation as required
• Maintain petty cash, bus ticket and taxi chits supply for program/client needs
• Maintain inventory supplies
• Maintain physical plant and equipment
• Maintain the program’s policies and procedures
• Support with all Ministry requirements

This opportunity may be right for you if you have:

• Master’s Degree in Social Work or relevant field coupled with registration in good standing with a college authorized to practice the Controlled Act of Psychotherapy
• Minimum 5 years clinical experience working with youth experiencing symptoms of mental illness.
• Minimum 2 years’ experience in a supervisory role in a related setting or field
• Possess qualified training or certificate of standing for the act of clinical supervision as described by their college or meets the criteria to obtain this certification
• Ability to collaborate effectively in a leadership role within the context of an interdisciplinary team
• Knowledge of ministries, guidelines, legislations, regulations and requirements
• Demonstrated decision making and problem-solving skills.
• Proven organizational and administrative skills
• Strong written and verbal communication skills
• Knowledge of community partnerships and child and youth mental health and youth addiction services
• Knowledge of various therapeutic approaches as well as intervention strategies and techniques
• Knowledge of mental health and behavioral issues in youth
• Knowledge of YSB Programs and Activities as well as Policies and Procedures
• Oral and written fluency in English and French are essential
• Availability and ability to work evenings, flexible hours and assume on-call responsibilities as required
• Demonstrated computer skills, including Outlook and PowerPoint
• Access to a vehicle.

Additional Qualifications:

• Successful applicants will be required to provide a clear Vulnerable Sector Check or Broad Police check obtained within the past six (6) months, as a condition of employment with YSB.
• To confirm language proficiency required for this position, successful candidates may be requested to undergo an oral and written assessment conducted by a third-party provider, arranged by YSB. Candidates must meet the minimum required linguistic profile before their employment start date.

Disclaimer:

This job description indicates the general nature and level of work expected of the incumbent. It is not designed to cover or contain a comprehensive listing of activities, duties or responsibilities required of the incumbent. Incumbent may be asked to perform other duties as required. Candidates are encouraged to apply as soon as they become interested in this role. YSB reserves the rights to conduct interviews before the closing date.

What we offer:

• An opportunity to join a vibrant team and be part of truly meaningful and rewarding work;
• 15 days of annual vacation + 1 personal day;
• 100% YSB-paid group health benefits;
• Pension plan from Day 1;
• A team where you get to be yourself everyday and where you have the freedom to innovate.

Join us!

If you think this vacancy is a good fit, we would love to hear from you. Please visit the career section of our website to submit your resume and one-page cover letter. Don’t just tell us what we want to hear, tell us your story and why you would make a great addition to our team.

We know applying to a job takes time and thank all candidates for their interest. While we are not able to get back to every candidate, we will ensure shortlisted applicants are aware of their status and will do our best to provide feedback if that can be helpful. Please be advised that although ADP has embedded AI functions YSB does not use this AI function to make hiring decisions. All recruitment decisions including the screening of applications are made by our hiring team, who review each application with care and consideration. We value the individuality and potential of each applicant and strive to create an inclusive hiring experience. If you have any questions about our recruitment practices, we encourage you to reach out to our Talent Acquisition Coordinator.

At YSB, we are committed to building a workforce that reflects the diversity of our community. We encourage applications from Indigenous peoples, racialized people, people with disabilities, people from the LGBTQ community and/or people with intersectional identities. Accommodation will be made available for applicants with a disability throughout the hiring process, kindly make your needs known in advance.

All interested candidates are encouraged to apply. In the event a qualified candidate is not found, candidates that do not meet the qualifications indicated on the posting may be considered. Qualified candidates may be contacted at any time throughout the application window, upon the closing date.

(French Description)….

Job Description

Emplacement : Ottawa, Ontario

Relève du : Directrice adjointe, santé mentale

Statut d’emploi : Temps plein permanent

Statut d’unité de négociation : Inclus

Salaire annuel : $83,075.20- $98,280.00

Exigences linguistiques : L’anglais est essentiel; le français est essentiel

Exigence professionnelle justifiée (EPJ) : Aucune

Horaire : 40 heures par semaine - du lundi au vendredi, sur appel

Numéro de référence: 25-135

Date de clôture: 31 Decembre 2025

Vacances: Oui

Étape de l’affichage : Interne et externe

À propos de nous :

Le CHEO, le Royal, Le Cap et le Bureau des services à la jeunesse se sont associés pour mettre sur pied un programme intégré et intensif de traitement en santé mentale pour les jeunes, afin de répondre aux besoins des jeunes et de leurs familles aux prises avec des problèmes de santé mentale complexes et persistants. L’équipe de traitement, Relais-Départ, offre des traitements et des services intégrés et intensifs en milieu communautaire. Ces services visent à éviter l’hospitalisation et à soutenir un programme intensif visant à aider les jeunes à se stabiliser et à atteindre leurs objectifs en matière de santé mentale. Le programme Relais-Départ vise à combler le manque de services ciblés pour les jeunes de 12 à 17 ans. Il est agréé par le ministère des Services à l’enfance et des Services sociaux et communautaires.

Relevant du directeur adjoint, opérations, le coordonnateur ou la coordonnatrice est responsable du fonctionnement général du programme Relais-Départ, conformément aux politiques et procédures établies par le Bureau des services à la jeunesse.

Fonctions principales :

Personnel et programmes

• Soutenir le recrutement, l’orientation, la supervision, l’évaluation et la formation efficaces du personnel de l’unité et des stagiaires, selon les directives du directeur/directeur adjoint.
• Assurer une supervision individuelle et de groupe mensuelle, bimensuelle et/ou hebdomadaire, selon les besoins.
• Fournir des consultations cliniques à l’équipe de Relais-Départ et assurer le suivi des dossiers clients.
• Assurer la supervision clinique du psychothérapeute de Relais-Départ.
• Réaliser l’évaluation annuelle du rendement des employés et établir le plan de travail du personnel affecté.
• Superviser et assurer le bon fonctionnement quotidien de l’unité de Relais-Départ, y compris la délégation et la coordination des activités quotidiennes essentielles. Animer les réunions du personnel de l’unité, les examens des dossiers clients et les rencontres d’équipe afin d’évaluer les besoins et les résultats du programme et des clients.
• Veiller à la préparation ponctuelle des horaires du personnel et à la satisfaction des besoins en matière d’horaires.
• Coordonner toutes les activités de projet assignées.
• Participer à la sensibilisation du public au service du programme et aux enjeux liés à la santé mentale des jeunes.
• Assurer la liaison avec les autres services du Bureau des services à la jeunesse et de la communauté, et participer aux réunions au besoin.
• Contribuer à l’évaluation et au développement des services, notamment en identifiant les tendances dans le domaine.
• Contribuer aux activités et rapports d’assurance de la qualité et participer aux activités de recherche au besoin.
• Collaborer avec le directeur ou le directeur adjoint sur les activités liées au programme avec les bailleurs de fonds.
• Veiller au respect des pratiques de travail sécuritaires établies par le Bureau des services à la jeunesse et le programme.
• Veiller au respect des politiques et procédures de l’organisme, des politiques du programme, des permis d’exercice, de la convention collective et de la législation en vigueur.
• Participer aux services sur appel réguliers.
• Coordonner la distribution du matériel de marketing aux clients, aux organismes partenaires et à la communauté.

Clinique/Client

• Superviser et contrôler l’efficacité de la gestion des dossiers cliniques, des plans de traitement et de transition des clients de Relais-Départ.
• Fournir des services cliniques directs aux clients, selon les besoins, y compris la planification de l’admission et de la transition.
• Soutenir les programmes, selon les besoins, y compris la couverture des urgences en cas de pénurie de personnel imprévue.
• Veiller à la bonne réalisation des rapports d’incidents graves, des rapports à la Société de l’aide à l’enfance et des rapports d’incident.
• Assurer le suivi des plaintes des clients.
• Animer les réunions d’examen des dossiers des clients.
• Exécuter et coordonner l’orientation des clients vers des organismes partenaires.
• Superviser l’évaluation des risques élevés/imminents et s’assurer de la mise en place de plans de sécurité et de suivi appropriés.

Services centraux/Administration

• S’assurer que toutes les tâches administratives sont effectuées dans les délais et conformément aux politiques de l’unité et du Bureau des services à la jeunesse, y compris la préparation des horaires, les résumés des quarts de travail, les rapports d’anomalies, la soumission des paies et l’approbation des demandes de congés.
• Préparer les rapports, les statistiques ou autres rapports requis par le directeur ou les bailleurs de fonds du programme.
• S’assurer que les dossiers électroniques et physiques sont tenus à jour et conformes aux directives établies.
• Participer à la sélection du personnel du service des personnes et de la culture.
• Soutenir la gestion du budget et être responsable des dépenses.
• Préparer les demandes de permis et d’agrément, le cas échéant.
• Gérer la petite caisse, les billets de bus et les bons de taxi pour les besoins du programme et des clients.
• Gérer l’inventaire.
• Entretenir les installations et l’équipement.
• Respecter les politiques et procédures du programme.
• Soutenir toutes les exigences du ministère.

Description du poste/Qualifications :

• Une maîtrise en travail social ou dans un domaine connexe, ainsi qu’une inscription en règle auprès d’un ordre professionnel autorisé à pratiquer l’acte autorisé de psychothérapie.
• Au moins 5 ans d’expérience clinique auprès de jeunes présentant des problèmes de santé mentale.
• Au moins 2 ans d’expérience en supervision dans un milieu ou un domaine connexe.
• Une formation ou un certificat d’aptitude à la supervision clinique, tel que décrit par votre ordre professionnel, ou répondant aux critères d’obtention de cette certification.
• Une capacité à collaborer efficacement dans un rôle de leadership au sein d’une équipe interdisciplinaire.
• Une connaissance des ministères, des directives, des lois, des règlements et des exigences.
• Des compétences avérées en prise de décision et en résolution de problèmes.
• Compétences organisationnelles et administratives avérées.
• Excellentes compétences en communication écrite et orale.
• Connaissance des partenariats communautaires et des services de santé mentale et de lutte contre la toxicomanie pour les enfants et les adolescents.
• Connaissance de diverses approches thérapeutiques ainsi que de stratégies et techniques d’intervention.
• Connaissance des problèmes de santé mentale et de comportement chez les jeunes.
• Connaissance des programmes et activités du Bureau des services à la jeunesse, ainsi que de ses politiques et procédures.
• La maîtrise de l’anglais et du français, à l’oral comme à l’écrit, est essentielle.
• Disponibilité et capacité à travailler le soir, selon un horaire flexible et à assumer des responsabilités sur appel, au besoin.
• Compétences informatiques démontrées, notamment avec Outlook et PowerPoint.
• Accès à un véhicule.

Qualifications supplémentaires :

• Les candidats retenus devront fournir une vérification de casier judiciaire vierge, une vérification des antécédents en vue d’un travail auprès de personnes vulnérables ou une vérification policière générale obtenue au cours des six (6) derniers mois, comme condition d’emploi au BSJ.
• Afin de confirmer les compétences linguistiques requises pour ce poste, les candidats retenus pourraient être invités à se soumettre à une évaluation orale et écrite menée par un fournisseur tiers, organisé par le BSJ. Les candidats doivent satisfaire au profil linguistique minimal requis avant leur date d’entrée en fonction. Une formation scolaire peut être considérée comme une preuve suffisante de compétence linguistique, mais elle est sujette à évaluation.

Avis de non-responsabilité

Cette description de poste indique la nature générale et le niveau de travail attend du candidat retenu. Elle ne vise pas à couvrir ou contenir une liste exhaustive d’activités, de tâches ou de responsabilités requises du candidat retenu. Ce dernier pourrait se voir demander d’exécuter d’autres fonctions, le cas échéant.

Ce que nous proposons :

• Une occasion de rejoindre une équipe dynamique et d’effectuer un travail vraiment significatif et enrichissant ;
• 15 jours de vacances annuelles + 1 jour personnel ;
• Assurance maladie collective payée à 100 % par le BSJ ;
• Régime de retraite dès le premier jour ;
• Une équipe où l’on est soi-même au quotidien et où l’on a la liberté d’innover.

Rejoignez-nous !

Si vous pensez que ce poste vous convient, nous serions ravis de vous entendre. Veuillez visiter la section carrière de notre site Web pour soumettre votre curriculum vitae et votre lettre de motivation d’une page. Ne vous contentez pas de nous dire ce que nous voulons entendre, racontez-nous votre histoire et pourquoi vous feriez un excellent ajout à notre équipe.

Nous savons que postuler un emploi prend du temps et remercions tous les candidats pour leur intérêt. Bien que nous ne soyons pas en mesure de répondre à chaque candidat, nous veillerons à ce que les candidats présélectionnés soient informés de leur statut et ferons de notre mieux pour fournir des commentaires si cela peut être utile.

Veuillez noter que, bien qu’ADP ait intégré des fonctions d’IA, le BSJ n’utilise pas cette fonction pour prendre des décisions d’embauche. Toutes les décisions de recrutement, y compris la présélection des candidatures, sont prises par notre équipe de recrutement, qui examine chaque candidature avec soin et attention. Nous valorisons l’individualité et le potentiel de chaque candidat et nous nous efforçons de créer une expérience d’embauche inclusive. Pour toute question concernant nos pratiques de recrutement, nous vous invitons à contacter notre coordonnateur de recrutement de talents.

Au BSJ, nous nous engageons à constituer un effectif qui reflète la diversité de notre communauté. Nous encourageons les candidatures des peuples autochtones, des personnes racisées, des personnes handicapées, des personnes de la communauté LGBTQ et/ou des personnes ayant des identités intersectionnelles. Des logements seront mis à la disposition des candidats handicapés tout au long du processus d’embauche.

Tous les candidats intéressés sont encouragés à postuler. Si aucun candidat qualifié n’est trouvé, les candidats ne répondant pas aux qualifications indiquées dans l’offre d’emploi pourront être pris en considération. Les candidats qualifiés pourront être contactés à tout moment pendant la période de candidature, à compter de la date limite.