Coordinator, Sponsorship & Donations | Coordonnateur(-trice), parrainage et dons

Position: Coordinator, Sponsorship & Donations

Reports to: Director, Brand & Commercial

Status: Full-time, Permanent

Working Hours: 37.5 hrs/week with some work on nights and weekends, as required.

Location: Remote, must be located in Canada.

Equestrian Canada (EC), the national governing body for equestrian sport and industry, is seeking a dynamic sponsorship professional to join our team. In the pivotal role of Coordinator, Sponsorship & Donations, you’ll have the opportunity to cultivate meaningful partnerships and secure vital support that strengthens our organization. You’ll play a key role in supporting sponsorship and fundraising initiatives, nurturing donor relationships, and advancing the growth of equestrian sport. As a proactive, relationship-focused professional, we invite you to join us in making a meaningful impact on the social, physical, and economic well-being of the equestrian community in Canada.

PURPOSE

The Coordinator, Sponsorship & Donations plays a key role in building meaningful partnerships that advance our mission. This position connects purpose‑driven organizations and donors with opportunities to make a lasting impact, ensuring every contribution strengthens our programs and expands our reach within the equestrian community.

In this role, the Coordinator, Sponsorship & Donations is responsible for stewarding sponsorships and donations that support the organization’s strategic priorities. This includes cultivating and maintaining strong relationships with sponsors, donors, and partners; managing sponsorship assets and deliverables; supporting fundraising initiatives; and ensuring a positive, professional, and engaging donor experience. Success in this position requires exceptional communication, relationship‑building skills, organizational strength, and a results‑oriented approach that contributes to the growth and sustainability of equestrian sport.

The Coordinator, Sponsorship & Donations ensures the seamless delivery of sponsorship commitments and donor recognition initiatives by supporting contractual obligations, nurturing partner relationships, and collaborating with internal teams to execute all elements effectively and on time.

KEY AREAS OF RESPONSIBILITY

Sponsorship Servicing & Deliverables (25%)

• Support the implementation of all sponsor agreements, ensuring benefits and deliverables are fulfilled in a timely and professional manner.
• Act as a primary point of contact for designated sponsors regarding day-to-day coordination of benefits.
• Coordinate the activation of sponsor assets including branding, recognition, events, digital exposure, and on-site visibility at competitions and programs.
• Work closely with Marketing & Communications to ensure sponsor logos, messaging, and acknowledgements are properly executed across platforms.
• Assist with preparation of sponsorship reports, updates, and impact summaries for partners.

Donor Recognition & Stewardship (25%)

• Support the development and execution of donor recognition programs.
• Ensure accurate and timely acknowledgement of gifts, including thank-you letters, certificates, and recognition materials.
• Maintain and update donor recognition lists for events, publications, and digital platforms.
• Assist with donor communications, impact stories, and annual reporting materials.
• Support planning and delivery of donor appreciation events or experiences.

Tracking & Administration (15%)

• Support the development and execution of donor recognition programs.
• Ensure accurate and timely acknowledgement of gifts, including thank-you letters, certificates, and recognition materials.
• Maintain and update donor recognition lists for events, publications, and digital platforms.
• Assist with donor communications, impact stories, and annual reporting materials.
• Support planning and delivery of donor appreciation events or experiences.

Internal Coordination & Collaboration (10%)

• Support the development and execution of donor recognition programs.
• Ensure accurate and timely acknowledgement of gifts, including thank-you letters, certificates, and recognition materials.
• Maintain and update donor recognition lists for events, publications, and digital platforms.
• Assist with donor communications, impact stories, and annual reporting materials.
• Support planning and delivery of donor appreciation events or experiences.

Event & Program Support (10%)

• Support the development and execution of donor recognition programs.
• Ensure accurate and timely acknowledgement of gifts, including thank-you letters, certificates, and recognition materials.
• Maintain and update donor recognition lists for events, publications, and digital platforms.
• Assist with donor communications, impact stories, and annual reporting materials.
• Support planning and delivery of donor appreciation events or experiences.

Reporting & Evaluation (15%)

• Assist in measuring the impact of sponsorship and donor engagement activities.
• Support preparation of year-end reports, dashboards, or case studies demonstrating value to partners.
• Gather feedback from sponsors and donors to improve future engagement.

EXPERIENCE & QUALIFICATIONS

• 3 years of experience in sponsorships, fundraising, partnerships, event coordination, sales support, or donor relations.
• Post-secondary education in business, marketing, communications, nonprofit, or sport management, or equivalent practical experience.
• Demonstrated ability to build and maintain professional relationships with sponsors, donors, and stakeholders.
• Experience supporting sponsorship and fundraising initiatives, including proposals, renewals, or campaign coordination.
• Strong written and verbal communication skills, with the ability to communicate professionally with external partners.
• Excellent organizational and time-management skills, with attention to detail and ability to manage multiple priorities.
• Experience tracking sponsorship assets, agreements, and deliverables to ensure fulfilment and accountability.
• Familiarity with CRM systems, donor databases, or spreadsheets is an asset.
• Comfort working in a collaborative environment, supporting senior staff and organizational goals.
• Interest in sport, community impact, or nonprofit work, with a proactive and results-oriented mindset.
• Bilingual (English/French) preferred and seen as an asset.

ADDITIONAL INFORMATION

The EC office is based out of Ottawa, Ontario, but operations are performed remotely. Normal business hours at EC are from 9:00 a.m. to 5:00 p.m. (ET), Monday through Friday; however, as an organization involved in sport, some night and weekend work may be required.

EC offers meaningful work, a team-based environment, competitive group benefits and an RRSP matching program.

APPLICATION INSTRUCTIONS & DEADLINE

Interested applicants can submit their resume, along with a cover letter detailing suitability for the role. Application link: https://equestrian.applytojobs.ca/

Please ensure that your application is received on or before March 6, 2025.

Our organization does not utilize artificial intelligence, automated screening systems, or algorithm-based decision making in any stage of our recruitment or selection process. All candidate evaluations and hiring decisions are conducted by qualified staff in accordance with our commitment to fairness, equity, and transparency.

COMMITMENT TO DIVERSITY AND ACCESSIBILITY

Equestrian Canada (EC) is an equal opportunity employer committed to fostering an inclusive, diverse, and respectful workplace. We provide equal employment opportunities to all employees and applicants.

EC is dedicated to maintaining barrier‑free recruitment and selection processes, as well as accessible work environments. If you are contacted regarding a job opportunity, please inform the Human Resources Representative as early as possible of any accommodation measures required to ensure you can be assessed in a fair and equitable manner. All information related to accommodation needs will be handled confidentially.

We thank all applicants for their interest in joining EC. Only those selected for an interview will be contacted. We appreciate your understanding.

Poste : Coordonnateur(-trice), parrainage et dons

Relève du (de la) : Directeur(-trice), Marque et affaires commerciales

Statut : Temps plein, permanent

Heures de travail : 37,5 heures/semaine avec quelques heures de travail le soir et le week-end, selon les besoins.

Lieu : À distance, doit être situé au Canada.

Canada Équestre (CE), l’organisme national qui régit les sports et le secteur équestres, est à la recherche d’un(e) professionnel(le) dynamique du parrainage pour se joindre à son équipe. Dans le rôle clé de coordonnateur(-trice), parrainage et dons, vous aurez l’occasion de cultiver des partenariats significatifs et d’obtenir un soutien essentiel. Vous jouerez un rôle clé dans le soutien des initiatives de parrainage et de collecte de fonds, l’entretien des relations avec les donateur(-trice)s et la promotion de la croissance des sports équestres. En tant que professionnel(le) proactif(-ve) et axé(e) sur les relations, nous vous invitons à vous joindre à nous pour avoir un impact significatif sur le bien-être social, physique et économique de la communauté équestre au Canada.

OBJECTIF

Le (la) coordonnateur(-trice), parrainage et dons joue un rôle clé dans l’établissement de partenariats significatifs qui font progresser notre mission. Ce poste met en relation des organisations et des donateur(-trice)s animé(e)s par un objectif commun avec des occasions d’avoir un impact durable, en veillant à ce que chaque contribution renforce nos programmes et élargisse notre portée au sein de la communauté équestre.

Dans le cadre de ses fonctions, le (la) coordonnateur(-trice), parrainage et dons est chargé de gérer les commandites et les dons qui soutiennent les priorités stratégiques de l’organisation. Cela comprend le développement et le maintien de relations solides avec les commanditaires, les donateur(-trice)s et les partenaires, la gestion des actifs et des livrables liés aux commandites, le soutien aux initiatives de collecte de fonds et la garantie d’une expérience positive, professionnelle et engageante pour les donateur(-trice)s. Pour réussir à ce poste, il faut posséder des compétences exceptionnelles en matière de communication et de création de relations, un sens aigu de l’organisation et une approche axée sur les résultats qui contribue à la croissance et à la pérennité du sport équestre.

Le (la) coordonnateur(-trice), parrainage et dons veille à la bonne exécution des engagements de commandites et des initiatives de reconnaissance des donateur(-trice)s en soutenant les obligations contractuelles, en entretenant les relations avec les partenaires et en collaborant avec les services internes afin de mettre en œuvre tous les éléments de manière efficace et dans les délais impartis.

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

Services et prestations liés au parrainage (25 %)

• Soutenir la mise en œuvre de tous les accords de parrainage, en veillant à ce que les avantages et les prestations soient fournis en temps voulu et de manière professionnelle.
• Servir de point de contact principal pour les commanditaires désignés en ce qui concerne la coordination quotidienne des avantages.
• Coordonner l’activation des actifs des commanditaires, notamment l’image de marque, la reconnaissance, les événements, l’exposition numérique et la visibilité sur place lors des compétitions et des programmes.
• Travailler en étroite collaboration avec le service du marketing et des communications afin de s’assurer que les logos, les messages et les remerciements des commanditaires soient correctement diffusés sur toutes les plateformes.
• Aider à la préparation des rapports de parrainage, des mises à jour et des résumés d’impact pour les partenaires.

Reconnaissance et gestion des donateur(-trice)s (25 %)

• Soutenir le développement et la mise en œuvre de programmes de reconnaissance des donateur(-trice)s.
• Veiller à ce que les remerciements pour les dons soient précis et opportuns, notamment les lettres de remerciement, les certificats et les documents de reconnaissance.
• Tenir à jour et mettre à jour les listes de reconnaissance des donateur(-trice)s pour les événements, les publications et les plateformes numériques.
• Aider à la communication avec les donateur(-trice)s, aux témoignages d’impact et aux documents de rapport annuel.
• Soutenir la planification et la mise en œuvre d’événements ou d’expériences visant à remercier les donateur(-trice)s.

Suivi et administration (15 %)

• Soutenir le développement et la mise en œuvre de programmes de reconnaissance des donateur(-trice)s.
• Veiller à ce que les remerciements pour les dons soient précis et envoyés en temps opportun, notamment les lettres de remerciement, les certificats et les documents de reconnaissance.
• Tenir à jour et mettre à jour les listes de reconnaissance des donateur(-trice)s pour les événements, les publications et les plateformes numériques.
• Aider à la communication avec les donateur(-trice)s, aux témoignages d’impact et aux documents de rapport annuel.
• Soutenir la planification et la mise en œuvre d’événements ou d’expériences visant à remercier les donateur(-trice)s.

Coordination et collaboration internes (10 %)

• Soutenir le développement et la mise en œuvre de programmes de reconnaissance des donateur(-trice)s.
• Veiller à ce que les remerciements pour les dons soient précis et envoyés en temps opportun, notamment les lettres de remerciement, les certificats et les documents de reconnaissance.
• Tenir à jour et mettre à jour les listes de reconnaissance des donateur(-trice)s pour les événements, les publications et les plateformes numériques.
• Aider à la communication avec les donateur(-trice)s, aux témoignages d’impact et aux documents de rapport annuel.
• Soutenir la planification et la mise en œuvre d’événements ou d’expériences visant à remercier les donateur(-trice)s.

Soutien aux événements et aux programmes (10 %)

• Soutenir le développement et la mise en œuvre de programmes de reconnaissance des donateur(-trice)s.
• Veiller à ce que les remerciements pour les dons soient précis et envoyés en temps opportun, notamment les lettres de remerciement, les certificats et les documents de reconnaissance.
• Tenir à jour et mettre à jour les listes de reconnaissance des donateur(-trice)s pour les événements, les publications et les plateformes numériques.
• Aider à la communication avec les donateur(-trice)s, aux témoignages d’impact et aux documents de rapport annuel.
• Soutenir la planification et la mise en œuvre d’événements ou d’expériences visant à remercier les donateur(-trice)s.

Rapports et évaluations (15 %)

• Aider à mesurer l’impact des activités de parrainage et d’engagement des donateur(-trice)s.
• Soutenir la préparation des rapports de fin d’année, des tableaux de bord ou des études de cas démontrant la valeur ajoutée pour les partenaires.
• Recueillir les commentaires des commanditaires et des donateur(-trice)s afin d’améliorer l’engagement futur.

EXPÉRIENCE ET COMPÉTENCES

• Trois (3) ans d’expérience dans le domaine du parrainage, de la collecte de fonds, des partenariats, de la coordination d’événements, du soutien à la vente ou des relations avec les donateurs.
• Formation postsecondaire en commerce, marketing, communication, gestion d’organismes à but non lucratif ou gestion sportive, ou expérience pratique équivalente.
• Capacité avérée à établir et à entretenir des relations professionnelles avec les commanditaires, les donateur(-trice)s et les parties prenantes.
• Expérience dans le soutien d’initiatives de parrainage et de collecte de fonds, y compris les propositions, les renouvellements ou la coordination de campagnes.
• Solides compétences en communication écrite et orale, avec la capacité de communiquer de manière professionnelle avec des partenaires externes.
• Excellentes compétences en matière d’organisation et de gestion du temps, avec le souci du détail et la capacité de gérer plusieurs priorités.
• Expérience dans le suivi des actifs, des accords et des livrables liés au parrainage afin d’assurer leur exécution et la reddition de comptes.
• La connaissance des systèmes CRM, des bases de données de donateur(-trice)s ou des tableurs est un atout.
• A l’aise dans un environnement collaboratif, capable de soutenir les cadres supérieurs et les objectifs organisationnels.
• Intérêt pour le sport, l’impact communautaire ou le travail à but non lucratif, avec un état d’esprit proactif et axé sur les résultats.
• Le bilinguisme (anglais-français) est préférable et considéré comme un atout.

INFORMATION COMPLÉMENTAIRE

Le bureau de CE est situé à Ottawa, en Ontario, mais les opérations sont effectuées à distance. Les heures normales de bureau chez CE sont de 9 h à 17 h (HE), du lundi au vendredi ; toutefois, en tant qu’organisation impliquée dans le sport, il peut être nécessaire de travailler certains soirs et week-ends.

CE offre un travail enrichissant, un environnement de travail en équipe, des avantages sociaux compétitifs et un programme de cotisation équivalente à un REER.

INSTRUCTIONS ET DATE LIMITE DE DÉPÔT DES CANDIDATURES

Les candidat(e)s intéressé(e)s peuvent envoyer leur CV, accompagné d’une lettre de motivation détaillant leur aptitude à occuper le poste. Lien pour postuler: https://equestrian.applytojobs.ca/

Veuillez vous assurer que votre candidature soit reçue au plus tard le 6 mars 2025.

Notre organisation n’utilise pas d’intelligence artificielle, de systèmes de sélection automatisés ou de prise de décision basée sur des algorithmes à aucun stade de notre processus de recrutement ou de sélection. Toutes les évaluations des candidat(e)s et les décisions d’embauche sont effectuées par du personnel qualifié, conformément à notre engagement en faveur de l’équité, de l’égalité et de la transparence.

ENGAGEMENT EN FAVEUR DE LA DIVERSITÉ ET DE L’ACCESSIBILITÉ

Canada Équestre (CE) est un employeur souscrivant au principe de l’égalité d’accès à l’emploi qui s’engage à favoriser un milieu de travail inclusif, diversifié et respectueux. Nous offrons des chances égales d’emploi à tous nos employés et candidats.

CE s’engage également à mettre en place des processus de sélection et des environnements de travail inclusifs et sans obstacle. Si vous êtes contacté(e) dans le cadre d’une offre d’emploi, veuillez informer notre représentante des ressources humaines en temps utile de toute mesure d’adaptation qui doit être prise pour vous permettre d’être évalué(e) de manière juste et équitable. Les informations reçues concernant les mesures d’adaptation seront traitées de manière confidentielle.

Nous remercions tous (toutes) les candidat(e)s de l’intérêt qu’ils (elles) portent à CE. Seules les personnes sélectionnées pour un entretien seront contactées. Nous vous remercions de votre compréhension.