Coordinator, Pan-Canadian Engagement Team / Coordonnateur, Équipe d'engagement pancanadien

To provide excellent support and administrative services to ensure timely flow of communication, successful meetings and event logistical support to build strong client relationships with internal and external clients and stakeholders.

Core Functions

In collaboration with the Manager, Pan-Canadian Engagement, the Coordinator is responsible for

Administrative support and coordination

• General administration and coordination to support ongoing communication with the Councils/tables/workgroup/taskforces etc. that Pan-Canadian Engagement manages
• Preparing drafts of Record of Decision and meeting notes
• Arranging and coordinating translation documents.
• Updating and maintaining internal filing system
• Updating and maintaining correct membership lists for Councils, tables, working group, task forces
• Ensuring up to date information pertaining to the ICCS public and members’ only website.
• Providing support in the scheduling of meetings/teleconference as required
• Ensuring timely flow of correspondence as directed by Manager, Pan-Canadian Engagement
• Responding to inquiries from members and their staff daily.

Administration, Coordination and logistical support for event management

• Participates in planning and providing logistical support
• Provides research support related to venues, suppliers and other external stakeholders required.
• Requests and obtains quotes from required event suppliers such as: reception and dinner venues, caterers, charter bus, audio visual, interpretation, print houses, etc. Prepares reports to the Manager based on the proposals received.
• Manages the registration site in both English and French, reviews content and tests registration site.

Assembles E-binders

• Coordinates and tracks jurisdictional Information sharing and scans with multi-tiered deadlines
• Manages registration table for the duration of the meetings
• Provides collaboration (such as Zoom, Teams and many others) channel support as required
• Analyzes data from the meeting evaluations and prepares relevant reports
• Ongoing repositories maintenance of meetingsand sub-committees / working groups
• Liaises with the Webmaster on the content and documents when necessary.

Customer Relationship Management

• Manages and maintains the Customer Relationship Management (CRM) on a regular basis.

Other related duties as assigned

Core Competencias

Client Service, Relationship Building, Supports Organizational Learning and Growth, Upholds Integrity and Respect

Position Competencies

Communication, Flexibility, Project Management

Education and Experience

Willingness to learn is a must

A diploma in administration, business or a related field

Two years of experience OR an equivalent combination of education is a plus

Knowledge and Skills

• Ability to communicate effectively
• Event design and planning skills
• Excellent organizational, multi-tasking and attention to detail
• Flexible and results oriented
• Problem Solving
• Written and oral communication skills
• Proficient in English (French is an asset)
• Proficiency in Microsoft productivity suites

Working Conditions

Work is typically performed in a remote environment. Must be able to travel for meetings and ICCS business as required. Willingness to work overtime and/or working on weekends as required during peak periods or due to business requirements.

******

Fournir d'excellents services de soutien et d'administration afin d'assurer une communication fluide, le bon déroulement des réunions et le soutien logistique des événements, dans le but d'établir de solides relations avec les clients internes et externes et les principaux intervenants.

Fonctions principales

En collaboration avec le gestionnaire, engagement pancanadien, le coordonnateur est chargé de :

Soutien administratif et coordination

• Administration générale et coordination pour soutenir la communication continue avec les conseils, tables rondes, groupes de travail, groupes spécialisés, etc. gérés par l'équipe d'engagement pancanadien.
• Préparation des ébauches des comptes rendus de décision et des notes de réunion.
• Organisation et coordination de la traduction des documents.
• Mise à jour et maintenance du système de classement interne.
• Mise à jour et maintenance des listes d'adhésion correctes pour les conseils, tables rondes, groupes de travail et groupes spécialisés.
• Veiller à ce que les informations relatives au site web public et réservé aux membres de l'ISAC soient à jour.
• Fournir un soutien pour la planification des réunions/téléconférences, selon les besoins
• Veiller à ce que la correspondance soit traitée en temps utile, conformément aux instructions du responsable de l'engagement pancanadien
• Répondre quotidiennement aux demandes de renseignements des membres et de leur personnel.

Administration, coordination et soutien logistique pour la gestion d'événements

• Participe à la planification et fournit un soutien logistique
• Fournit un soutien à la recherche concernant les lieux, les fournisseurs et autres intervenants externes nécessaires.
• Demande et obtient des devis auprès des fournisseurs nécessaires à l'événement, tels que les lieux de réception et de dîner, traiteurs, location de bus, audiovisuel, interprétation, imprimeries, etc. Prépare des rapports à l'intention du responsable sur la base des propositions reçues.
• Gère le site d'inscription en anglais et en français, examine le contenu et teste le site d'inscription.

Assemble les classeurs électroniques

• Coordonne et assure le suivi du partage d'informations juridictionnelles et des numérisations avec des délais à plusieurs niveaux
• Gère le tableau d'inscription pendant toute la durée des réunions
• Fournit une assistance pour les canaux de collaboration (tels que Zoom, Teams et bien d'autres) selon les besoins
• Analyse les données provenant des évaluations des réunions et prépare les rapports pertinents
• Assure la maintenance continue des référentiels des réunions et des sous-comités/groupes de travail
• Assure la liaison avec le responsable du site web pour le contenu et les documents, si nécessaire.

Gestion de la relation client

• Gère et assure la maintenance régulière du système de gestion de la relation client.

Autres tâches connexes assignées

Compétences clés

Service à la clientèle, établissement de relations, soutien à l'apprentissage et à la croissance organisationnels, intégrité et respect

Compétences requises pour le poste

Communication, flexibilité, gestion de projet

Formation et expérience

La volonté d'apprendre est indispensable.

Diplôme en administration, en commerce ou dans un domaine connexe.

Deux ans d'expérience OU une combinaison équivalente de formation est un atout.

Connaissances et compétences

• Capacité à communiquer efficacement.

• Compétences en conception et planification d'événements.

• Excellentes capacités d'organisation, de multitâche et d'attention aux détails.

• Flexibilité et orientation vers les résultats.

• Résolution de problèmes.

• Compétences en communication écrite et orale.

• Maîtrise de l'anglais (le français est un atout)

• Maîtrise des suites bureautiques Microsoft

Conditions de travail

Le travail s'effectue généralement à distance. Doit être capable de se déplacer pour des réunions et des activités de l'ISAC si nécessaire. Disposition à faire des heures supplémentaires et/ou à travailler le week-end si nécessaire pendant les périodes de pointe ou en raison des exigences de l'entreprise.