COORDINATOR, CORPORATE PHILANTHROPY / COORDONNATEUR/COORDONNATRICE, PHILANTHROPIE D'ENTREPRISE

COORDINATOR, CORPORATE PHILANTHROPY

CHEO Foundation, Ottawa, Ontario

Full Time

Reports to: Director, Corporate Philanthropy

What we offer: Competitive non-profit salary range of $52,000 to $56,000 with exceptional benefits including HOOP pension, extended healthcare, and wellness program in a growing mission-driven environment.

Deadline to apply: Posted until filled

About CHEO Foundation

CHEO Foundation is the philanthropic arm of CHEO, CHEO Research Institute and Roger Neilson Children’s Hospice. For over 50 years, the CHEO Foundation has been the link between these respected institutions and the generous community that financially sustains them. CHEO Foundation staff are inspired by donors, and the community, who support pediatric healthcare, cutting-edge research and essential services to ensure children and youth can live their best lives.

We are proud to put the interests of kids at the forefront of our decisions and we are intentional in everything we do. We improve by learning from experiences and by being accountable for our outcomes. We take care of ourselves and each other, embrace equity, diversity, inclusivity and indigeneity, and celebrate successes as a team.

The CHEO Foundation is an equal opportunity employer, and we are committed to practices that support Equity, Diversity, Inclusion and Indigeneity.

Position Summary

The Coordinator, Corporate Philanthropy supports the successful delivery of corporate donor relationships and sponsorship activities by coordinating logistics, preparing stewardship materials, supporting community visits, and ensuring accurate and timely information flow across the Corporate Philanthropy team.

Working closely with the team, the Coordinator helps keep projects moving, supports sponsor follow up, prepares key documents and touchpoints, and maintains accurate data in Raiser’s Edge and Asana. The role is people facing, supporting meaningful interactions with corporate donors, community partners, and internal teams.

The Coordinator plays an essential role in creating smooth experiences for corporate partners and ensuring that the team can operate efficiently and effectively.

About You

You are organized, dependable, and comfortable coordinating multiple moving parts. You enjoy preparing materials, managing details, supporting events or visits, and ensuring the right information is ready at the right time. You communicate clearly, work well with colleagues, and bring a professional presence when interacting with sponsors, volunteers, and community partners.

You take initiative, anticipate the next steps, and follow through on commitments. You value collaboration, accuracy, and consistency, and you are energized by supporting a team whose work directly contributes to donor impact.

Primary Responsibilities

Corporate Donor & Sponsor Coordination

• Coordinate timely follow up with donors and sponsors, including collecting assets, confirming deliverables, and scheduling touchpoints
• Prepare stewardship materials such as thank you letters, recognition summaries, meeting packages, briefing notes, and follow up documents
• Support the team by assembling documents, background information, and presentations needed for meetings or donor interactions

Community Visit & Engagement Support

• Coordinate logistics for corporate and community visits, ensuring managers, volunteers, and internal teams have the information and materials needed
• Prepare schedules, visit outlines, talking points, and supporting materials for on-site or off-site activities

Data & Information Management

• Maintain accurate donor and sponsor information in Raiser’s Edge, including actions, notes, contact updates, coding, and revenue tracking
• Run basic reports or data pulls as needed for stewardship, sponsorship fulfillment, or documentation
• Conduct routine data quality checks to support reliable reporting and donor records

Project & Workflow Coordination

• Monitor tasks, timelines, and key deliverables in Asana; flag upcoming deadlines or issues that require attention
• Organize project files, documentation, and shared materials to support efficient collaboration
• Prepare materials for team meetings, updates, and internal planning sessions

Team & Event Support

• Assist with preparing materials for events or sponsor activities, including checklists, scripts, signage requests, and follow-up notes
• Attend community events or donor visits as needed to support logistics and ensure a positive experience

Qualifications

• Experience in coordination, customer service, fundraising, events, or related roles
• Strong organizational and coordination skills with the ability to manage multiple priorities
• Professional communication skills, both written and verbal
• Ability to interact confidently and warmly with donors, sponsors, community partners, and volunteers in person, virtually, by phone and email
• Proficiency with Microsoft Office Suite
• Comfort learning and working within CRM and project management systems (training provided)
• Ability to attend events outside regular business hours

Desired qualifications

• Bilingual (English and French)
• Experience with Raiser’s Edge/NXT
• Familiarity with Asana or other task management tools
• Experience preparing donor materials, visit briefs, or stewardship content

Application Process

While there is no set closing date, we recommend applying at your earliest convenience to be considered in the early stages of the selection process. Our focus is on finding the best candidate, and we will keep the position open until we identify the ideal match.

Please send your resume with a cover letter to apply@cheofoundation.com with the position title in the subject line. Although we appreciate the interest of all candidates, only candidates invited for interviews will be contacted. No phone calls please.

The CHEO Foundation is an equal opportunity employer. Should you require any accommodations during the application process, please notify Human Resources as per the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.

COORDONNATEUR/COORDONNATRICE, PHILANTHROPIE D'ENTREPRISE

Foundation du CHEO, Ottawa, Ontario

Permanent, Temps Plein

Se rapporte à : Directrice, Philanthropie corporative

Ce que nous offrons: Salaire concurrentiel dans le secteur sans but lucratif de 52 000 $ à 56 000 $, avec des avantages sociaux exceptionnels, incluant le régime de retraite HOOPP, une assurance santé complémentaire et des programmes de mieux-être au sein d'un environnement en pleine croissance, axé sur une mission inspirante.

Date limite pour postuler: Affiché jusqu’à ce que le poste soit pourvu

À propos de la Fondation du CHEO

La Fondation du CHEO est la branche philanthropique du CHEO, de l’Institut de recherche du CHEO et de Roger Neilson, soins palliatifs pour enfants. Depuis plus de 50 ans, la Fondation du CHEO est le lien entre ces institutions respectées et la généreuse communauté qui les soutient financièrement.

Le personnel de la Fondation du CHEO est inspiré par les donateurs et la communauté qui appuient les soins de santé pédiatriques, la recherche de pointe et les services essentiels pour que les enfants et les adolescents puissent vivre pleinement.

Nous sommes fiers de placer les intérêts des enfants au premier plan de nos décisions. Tout ce que nous faisons est intentionnel. Nous évoluons en tirant les leçons de nos expériences et en rendant compte de nos résultats. Nous prenons soin de nous-mêmes et des autres, nous prônons l’équité, la diversité, l’inclusion et l’indigénéité, et nous célébrons nos succès en équipe.

La Fondation du CHEO est un employeur souscrivant au principe de l’égalité des chances et avons pris l’engagement de nous conformer aux meilleures pratiques appuyant l’équité, la diversité, l’inclusion et l’indigénéité.

Aperçu du poste

La coordonnatrice ou le coordonnateur, philanthropie d’entreprise appuie la mise en oeuvre réussie des relations avec les donateurs corporatifs et des activités de commandite en coordonnant la logistique, en préparant les outils de reconnaissance, en soutenant les visites communautaires et en assurant une circulation de l’information exacte et en temps opportun au sein de l’équipe de la philanthropie d’entreprise.

En étroite collaboration avec l’équipe, la coordonnatrice ou le coordonnateur contribue à faire avancer les projets, assure le suivi auprès des commanditaires, prépare des documents et des points de contact clés et maintient des données exactes dans Raiser’s Edge et Asana. Le poste est axé sur les relations humaines et soutient des interactions significatives avec les donateurs corporatifs, les partenaires communautaires et les équipes internes.

La coordonnatrice ou le coordonnateur joue un rôle essentiel dans la création d’expériences harmonieuses pour les partenaires corporatifs et veille à ce que l’équipe puisse fonctionner de manière efficace et efficiente.

À propos de vous

Vous êtes une personne organisée, fiable et à l’aise de coordonner plusieurs éléments à la fois. Vous aimez préparer du matériel, gérer les détails, soutenir des événements ou des visites et vous assurer que l’information appropriée est prête au bon moment. Vous communiquez clairement, travaillez bien avec vos collègues et faites preuve de professionnalisme dans vos interactions avec les commanditaires, les bénévoles et les partenaires communautaires.

Vous faites preuve d’initiative, anticipez les prochaines étapes et respectez vos engagements. Vous valorisez la collaboration, l’exactitude et la constance, et le soutien d’une équipe dont le travail contribue directement à l’impact auprès des donateurs vous motive.

Responsabilités principales

Coordination des donateurs et commanditaires corporatifs

• Assurer un suivi en temps opportun auprès des donateurs et des commanditaires, notamment la collecte des éléments requis, la confirmation des retombées et la planification des points de contact;
• Préparer des outils de reconnaissance tels que des lettres de remerciement, des sommaires de reconnaissance, des trousses de rencontre, des notes d’information et des documents de suivi;
• Soutenir l’équipe en rassemblant les documents, l’information de contexte et les présentations nécessaires aux rencontres ou aux interactions avec les donateurs.

Soutien aux visites et à l’engagement communautaire

• Coordonner la logistique des visites corporatives et communautaires en veillant à ce que les gestionnaires, les bénévoles et les équipes internes disposent de l’information et du matériel nécessaires;
• Préparer les horaires, les plans de visite, les points de discussion et le matériel de soutien pour les activités sur place ou à l’extérieur.

Gestion des données et de l’information

• Maintenir des renseignements exacts sur les donateurs et les commanditaires dans Raiser’s Edge y compris les actions, les notes, les mises à jour de contacts, le codage et le suivi des revenus;
• Produire des rapports de base ou extraire des données au besoin pour la reconnaissance, le respect des ententes de commandite ou la documentation;
• Effectuer des vérifications régulières de la qualité des données afin d’assurer des rapports fiables et des dossiers de donateurs exacts.

Coordination des projets et des flux de travail

• Surveiller les tâches, les échéanciers et les éléments à produire dans Asana, signaler les échéances à venir ou les enjeux nécessitant une attention particulière;
• Organiser les dossiers de projet, la documentation et le matériel partagé afin de favoriser une collaboration efficace;
• Préparer le matériel pour les réunions d’équipe, les mises à jour et les séances de planification interne.

Soutien à l’équipe et aux événements

• Aider à la préparation du matériel pour les événements ou les activités des commanditaires, y compris les listes de vérification, les scripts, les demandes de signalisation et les notes de suivi;
• Assister aux événements communautaires ou aux visites de donateurs au besoin afin de soutenir la logistique et garantir une expérience positive.

Compétences

• Expérience en coordination, service à la clientèle, collecte de fonds, organisation d’événements ou dans des rôles similaires;
• Solides compétences organisationnelles et de coordination, avec la capacité de gérer plusieurs priorités;
• Compétences professionnelles en communication, tant à l’écrit qu’à l’oral;
• Capacité d’interagir avec assurance et chaleur avec les donateurs, commanditaires, partenaires communautaires et bénévoles, en personne, virtuellement, par téléphone et par courriel;
• Maîtrise de la suite Microsoft Office;
• Aisance à apprendre et à travailler dans des systèmes de gestion de la relation client (CRM) et de gestion de projets (formation offerte);
• Disponibilité pour participer à des événements en dehors des heures normales de travail.

Compétences souhaitées

• Bilinguisme (anglais et français);
• Expérience avec Raiser’s Edge/NXT;
• Connaissance d’Asana ou d’autres outils de gestion des tâches;
• Expérience dans la préparation de matériel pour les donateurs, de notes de visite ou de contenu de reconnaissance.

Processus de soumission des candidatures

Bien qu’aucune date limite ne soit fixée, nous vous recommandons de postuler le plus tôt possible pour être considéré(e) dans les premières étapes du processus de sélection. Notre objectif est de trouver la meilleure personne pour le poste, et nous maintiendrons l’affichage jusqu’à ce que nous ayons trouvé le ou la candidate idéale.

Veuillez envoyer votre curriculum vitae accompagné d’une lettre d’intérêt à l’adresse apply@cheofoundation.com en indiquant le titre du poste dans l’espace objet. Bien que nous appréciions l’intérêt de tous les candidats, seuls les candidats invités à un entretien seront contactés. Veuillez ne pas communiquer avec nous par téléphone.

La Fondation du CHEO est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de demande, veuillez en informer les ressources humaines conformément à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario.