Communications Coordinator // Coordonnatrice ou coordonnateur des Communications

(le français suit) 

Competition #: 2026-Ext-4

Posting date: July 6, 2026

Closing date: August 3, 2026

Duration: Permanent

Classification level: Level 3

Salary: $85,023 – $101,611

Number of positions: 1

Status: Unionized

About the Association

The Canadian Association of Professional Employees (CAPE) is a dynamic and progressive union representing over 25,000 professional employees in the federal public sector. At CAPE, we are committed to fostering an inclusive and equitable environment for all our members.

Our organization offers a:

1. Progressive work environment
2. Flexible Work Model & Remote work opportunities
3. Seamless transition for public servants
4. Great work-life balance

Position Summary

Reporting to the Director of Communications, Public Affairs, and Linguistic Services, the Communications Coordinator plays a key role in supporting CAPE’s communications activities and ensuring members receive clear, accurate, and timely information. As a member of the Communications Team, the Coordinator works collaboratively across the organization to plan, produce, and coordinate communications products and initiatives that strengthen CAPE’s visibility and connection with its membership.

The Communications Coordinator contributes to the development and delivery of a wide range of communications outputs including written content, web and email updates via Action Network, member notices, briefing materials, and promotional collateral for campaigns and events. The role includes coordinating timelines, supporting cross-team workflows, and ensuring that all materials align with CAPE’s strategic priorities, messaging, visual identity, and commitment to accessibility in both official languages.

The Coordinator also assists with preparing and scheduling online content, monitoring member engagement, and supporting the maintenance of CAPE’s website and digital channels.

Additionally, the Communications Coordinator provides planning support for major national initiatives, including the Annual General Meeting (AGM). This includes coordinating communications, production timelines, and collaboration with various teams.

This role requires strong writing and editing abilities in both official languages, exceptional organizational and project coordination skills, and the ability to work proactively and collaboratively in a fast-paced environment. The ideal candidate is detail-oriented, versatile, and comfortable managing multiple priorities while contributing to the clarity, consistency, and impact of CAPE’s communications.

Requirements

Education & Experience

• College diploma in communications, marketing, journalism, public relations, digital media, or a related field.
• Minimum of three (3) of experience in digital communications, marketing, or public affairs, preferably in a bilingual, unionized, non-profit, government or advocacy organization.
• Bachelor’s degree in a related field considered an asset.

Key responsibilities  

1. Digital Content and Copywriting

• Develop, write, and edit bilingual (English/French) digital content for email campaigns, web pages, social media, and online publications.
• Ensure all content is clear, accurate, engaging, and aligned with CAPE’s brand and strategic objectives.
• Translate complex or technical information into compelling narratives for diverse audiences.

2. Member Communications and Email Campaigns

• Manage CAPE’s member email program end-to-end, including drafting, formatting, scheduling, sending, and logging campaigns in Action Network.
• Coordinate with internal contributors to ensure content is reviewed, bilingual, complete, and compliant with CAPE standards.
• Maintain the email planner and tracker to ensure timely approvals and scheduling.
• Monitor delivery, engagement, and performance metrics to support reporting and continuous improvement.

3. Website Management and Maintenance

• Update, maintain, and enhance CAPE’s bilingual website using Drupal (or another CMS), ensuring accuracy, usability, and alignment with organizational priorities.
• Coordinate updates with internal teams to keep web content current and relevant.
• Support improvements to website structure, layout, navigation, SEO, tagging, and metadata to optimize discoverability and member experience.

4. Project Planning, Tracking, and Coordination

• Coordinate digital communications projects, maintaining timelines, production schedules, and task lists.
• Use project-tracking tools to record progress, manage deadlines, and support reporting to leadership.
• Collaborate with internal teams and external partners to ensure deliverables are completed on time and on brand.

5. Cross-Team Collaboration and Support

• Work collaboratively across all teams to support integrated campaigns, corporate communications, events, and member engagement initiatives.
• Provide advice on digital tools and document formatting.

6. Monitoring, Evaluation, and Continuous Improvement

• Track analytics and performance indicators for email, website, and social media channels.
• Use data insights to refine strategies, improve reach, and strengthen member engagement.
• Stay informed on trends in digital communications, and online advocacy to support continuous improvement.

7. Events and Digital Engagement Support

• Support cross-unit coordination and digital components of major events such as the AGM, town halls, and campaigns.
• Lead or assist with digital promotion before, during, and after events, including live engagement (e.g., chat, Q&A, socials, streaming support).
• Capture and repurpose event content (quotes, visuals, testimonials) for ongoing digital storytelling and engagement.

8. Research, Innovation, and Digital Tools

• Monitor emerging trends and technologies in digital communications, including ethical and responsible uses of AI, automation, and analytics.
• Identify opportunities to enhance CAPE’s digital capacity through new tools, platforms, or workflows.
• Collaborate with internal teams to pilot and implement innovative approaches while upholding CAPE’s standards for privacy, and ethics.

Other skills and abilities 

• Proficiency in Drupal, Action Network, Microsoft Dynamics, and Microsoft Word, Excel and other Microsoft applications, and Canva.
• Ability to manage and navigate social/photo/video media platforms and such as Instagram, Facebook, X, LinkedIn, YouTube, Flickr, among others.
• Up to date on AI tools and innovations shaping the digital communications landscape.
• Strong understanding of digital communications, and social media management.
• Exceptional writing and editing skills in one of Canada’s two official languages, with strong comprehension of the other.
• Superior project management skills and exceptional attention to detail.
• Demonstrated ability to plan, coordinate, and execute digital projects under tight deadlines.
• Strong attention to detail, organization, and quality control.
• Experience working collaboratively across teams in a bilingual, unionized, or advocacy-driven environment is an asset.

Condition of employment  

• Must meet the language requirement of the position. 

Additional information  

• Candidates must be fluently bilingual in both English and French at the time of application. This position requires advanced proficiency in both spoken and written English and French, and candidates should be prepared to demonstrate this fluency during the recruitment process.
• If you are a member of an equity-deserving group, we encourage you to self-declare in this recruitment process. This self-declaration information may be factored into selection decisions and to address CAPE’s commitment to increase representation of these groups.
• CAPE is committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, starting with the hiring process. Should you require accommodation during any phase of the evaluation process, please contact rh-hr@acep-cape.ca. All information received in relation to accommodation requests will be kept confidential except when required to implement accommodation.
• An eligibility list of applicants may be established from this process to staff similar positions within CAPE.  
• Acknowledgment of receipt of applications will be sent, and we will contact applicants when the screening or interview phases are completed.
• The recruitment committee reserves all rights to use any methods that they deem appropriate to evaluate applicants, including artificial intelligence.
• Communication for this process will be sent via email. It is the responsibility of the applicant to ensure that accurate contact information is provided and updated as required and to update their personal information when it changes. Applicants who apply to this selection process should include an email address that accepts email from unknown users (some email systems block these types of email).
• Time-sensitive correspondence may be transmitted via email, and it will be the applicant's responsibility to check their email regularly. Failure to respond to communications may result in elimination from this process.
• CAPE may decide to use top-down or random selection or any other additional qualification to determine the number of applicants who will be considered for the next stage of the evaluation. 
• Beyond skills and experience, we’re looking for someone who’s the right fit for our team: a good communicator, adaptable, and passionate about the association’s mission of defending the rights of our members.
• Proof of Canadian citizenship, permanent residency documentation, or a valid work permit or open work visa will be requested to ensure that candidates are eligible to work in Canada without restrictions.  
• Applicants are required to disclose any potential conflicts of interest that may arise from their employment in this position. A conflict of interest may include, but is not limited to, personal or financial relationships with individuals or organizations that could affect, or be perceived to affect, the impartiality of your work.
• If you believe you may be in a conflict of interest, please include a brief statement in your application outlining the nature of the potential conflict. This information will be reviewed confidentially and will not necessarily disqualify you from consideration.

How to Apply 

To be considered for this position, applicants must submit the following to rh-hr@acep-cape.ca by August 3, 2026:

1. Cover Letter (mandatory):

• Clearly demonstrate how your education and professional experience meet the minimum qualifications outlined in the job description (e.g., college diploma in communications, marketing, journalism, public relations, digital media, or a related field, and three to five years of experience in digital communications, marketing, or public affairs).
• Provide specific examples that illustrate your ability to carry out the key responsibilities of the role (e.g., developing and editing bilingual digital content, managing email campaigns in Action Network, maintaining a bilingual website using Drupal or a CMS, and coordinating digital communications projects).
• Highlight your proficiency with digital tools and platforms such as Drupal, Action Network, Canva, Microsoft Office, and social media platforms (Instagram, Facebook, X, LinkedIn, YouTube).
• Explain why you want to work with CAPE and how your skills align with the organization's mandate.

2. Resume (mandatory): 

• Ensure your resume is up to date and includes detailed work experience with dates, job titles, and descriptions of duties.
• Emphasize experience in digital communications, web content management, email marketing, social media management, and project coordination.
• Clearly list any relevant training, certifications, or projects.
• Include your language proficiency (English and French). 

3. Format and Submission: 

• Submit your application as a single PDF file containing both your cover letter and resume.
• Indicate “Application – 2026-Ext-4” in the subject line of your email.

**********************************************************************

Numéro de concours : 2026-Ext-04

Date de publication : 06 juillet 2026

Date de clôture : 03 Août 2026

Durée : Permanent

Niveau de classification : Niveau 3

Salaire : 85,023$ – 101,611$

Nombre de postes : 1

Statut : Syndiqué

À propos de l’Association

L’Association canadienne des employés professionnels (ACEP) est un syndicat dynamique et progressiste qui représente plus de 25 000 fonctionnaires professionnelles et professionnels du secteur public fédéral. Nous tenons à assurer un environnement inclusif et équitable pour l’ensemble de nos membres.

Notre organisation offre un :

1. Un milieu de travail progressif ;
2. Un modèle de travail flexible et la possibilité de télétravailler ;
3. Une transition sans problème pour les fonctionnaires ;
4. Un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

Résumé des fonctions

Relevant de la directrice des Communications, des Affaires publiques et des Services linguistiques, la coordonnatrice ou le coordonnateur des communications joue un rôle clé dans le soutien des activités de communication de l’ACEP et veille à ce que les membres reçoivent de l’information claire, exacte et transmise en temps opportun. À titre de membre de l’équipe des communications, la personne titulaire de ce poste collabore avec l’ensemble de l’organisation en vue de planifier, de produire et de coordonner des produits et des initiatives de communication qui renforcent la visibilité de l’ACEP et ses liens avec ses membres.

La personne titulaire contribue à l’élaboration et à la diffusion d’un large éventail de produits de communication, notamment des contenus écrits, des mises à jour sur le Web et par courriel via Action Network, des avis aux membres, des documents d’information et du matériel promotionnel pour les campagnes et les événements. Elle a notamment pour responsabilités de coordonner des échéanciers, d’apporter un soutien au travail interéquipes, et de veiller à la conformité de tous les textes et documents aux priorités stratégiques, aux messages organisationnels, à l’identité visuelle de l’ACEP ainsi qu’à l’engagement de l’Association en matière d’accessibilité dans les deux langues officielles.

Elle aide également à préparer et à programmer les contenus en ligne, à surveiller l’engagement des membres et à entretenir le site Web et les canaux numériques de l’ACEP.

De plus, elle apporte un soutien à la planification des grandes initiatives nationales, notamment l’assemblée générale annuelle (AGA), ce qui comprend la coordination des communications, les échéanciers de production et la collaboration entre les différentes équipes.

Occuper ces fonctions requiert d’excellentes compétences en rédaction et en révision dans les deux langues officielles, des aptitudes exceptionnelles en matière d’organisation et de coordination de projets, ainsi que la capacité de travailler de manière proactive et collaborative dans un environnement dynamique. La personne idéale est rigoureuse, polyvalente et capable de gérer plusieurs priorités à la fois, tout en contribuant à la clarté, à la cohérence et à l’impact des communications de l’ACEP.

Exigences

Études et expérience

• Diplôme d’études collégiales en communications, en marketing, en journalisme, en relations publiques, en médias numériques ou dans un domaine connexe.
• Minimum de trois (3) ans d’expérience en communications numériques, en marketing ou en affaires publiques, de préférence dans un milieu bilingue, syndiqué, sans but lucratif, gouvernemental ou militant.
• Un diplôme universitaire dans un domaine connexe est considéré comme un atout.

Principales responsabilités 

1. Contenu numérique et rédaction

• Élaborer, rédiger et réviser du contenu numérique bilingue (anglais-français) pour les campagnes par courriel, les pages Web, les médias sociaux et les publications en ligne.
• Veiller à ce que tous les contenus soient clairs, précis, intéressants et conformes à la marque et aux objectifs stratégiques de l’ACEP.
• Vulgariser de l’information complexe ou technique afin de la rendre percutante pour des publics variés.

2. Communication avec les membres et campagnes par courriel

• Gérer de bout en bout le programme d’envoi de courriels aux membres de l’ACEP, y compris la rédaction, la mise en forme, la programmation, l’envoi et l’enregistrement des campagnes dans Action Network.
• Coordonner avec les contributrices et contributeurs internes pour s’assurer que les contenus sont révisés, bilingues, complets et conformes aux normes de l’ACEP.
• Tenir à jour le planificateur et l’outil de suivi des courriels pour s’assurer que les approbations sont obtenues et que les envois sont effectués en temps opportun.
• Surveiller les indicateurs relatifs à la livraison, à l’engagement et au rendement pour faciliter la production de rapports et l’amélioration continue.

3. Gestion et maintenance du site Web

• Mettre à jour, maintenir et améliorer le site Web bilingue de l’ACEP à l’aide de Drupal ou d’un autre système de gestion de contenu (SGC), en veillant à l’exactitude, à la convivialité et à l’alignement sur les priorités organisationnelles.
• Coordonner les mises à jour avec les équipes internes pour que le contenu du site Web reste actuel et pertinent.
• Soutenir les améliorations apportées à la structure, à la mise en page, à la navigation, au référencement, au balisage et aux métadonnées afin d’optimiser la découvrabilité et l’expérience des membres.

4. Planification, suivi et coordination de projets

• Coordonner les projets de communications numériques, en assurant le respect des échéanciers, des calendriers de production et des listes de tâches.
• Utiliser des outils de suivi de projets pour enregistrer les progrès, gérer les délais et aider à la production de rapports à l’intention de la direction.
• Collaborer avec les équipes internes et les partenaires externes pour s’assurer que les produits sont livrés dans les délais et conformément à l’image de marque.

5. Collaboration et soutien interéquipes

• Collaborer avec toutes les équipes de l’organisation dans le cadre des campagnes intégrées, des communications organisationnelles, des événements et des initiatives visant l’engagement des membres.
• Fournir des conseils sur les outils numériques etla mise en forme des documents.

6. Suivi, évaluation et amélioration continue

• Suivre les analyses et les indicateurs de performance pour tous les canaux de communication (courriels, site Web et médias sociaux).
• Utiliser les analyses de données pour affiner les stratégies, améliorer la portée et renforcer l’engagement des membres.
• Se tenir au fait des tendances en matière de communications numériques et de sensibilisation en ligne afin de contribuer à l’amélioration continue.

7. Événements et mobilisation numérique

• Contribuer à la coordination interservices et aux volets numériques des grands événements, comme l’assemblée générale annuelle, les assemblées de membres et les campagnes.
• Diriger ou faciliter la promotion numérique avant, pendant et après les événements, y compris les interactions en direct (p. ex. clavardage, questions et réponses, médias sociaux, soutien à la diffusion en continu).
• Recueillir et réutiliser les contenus des événements (citations, éléments visuels, témoignages) à des fins de narration et de mobilisation numériques continues.

8. Recherche, innovation et outils numériques

• Suivre les tendances et les technologies émergentes en communications numériques, y compris l’utilisation éthique et responsable de l’intelligence artificielle (IA), de l’automatisation et des outils d’analyse.
• Identifier des possibilités d’accroître la capacité numérique de l’ACEP grâce à de nouveaux outils, de nouvelles plateformes ou de nouvelles façons de fonctionner.
• Collaborer avec les équipes internes pour tester et mettre en œuvre des approches novatrices, tout en respectant les normes de l’ACEP en matière de protection de la vie privée et d’éthique.

Autres compétences et habiletés 

• Maîtrise de Drupal, Action Network, Microsoft Dynamics, Microsoft Word, Excel et d’autres applications Microsoft, ainsi que Canva.
• Habileté à gérer et à utiliser des plateformes de médias sociaux, photo et vidéo telles qu’Instagram, Facebook, X, LinkedIn, YouTube et Flickr.
• Connaissances à jour sur les outils d’IA et d’innovation qui façonnent le paysage des communications numériques.
• Excellente compréhension des communications numériques et de la gestion des médias sociaux.
• Compétences exceptionnelles en rédaction et en révision dans l’une des deux langues officielles du Canada ainsi qu’une très bonne compréhension de l’autre.
• Excellentes aptitudes en gestion de projets et souci exceptionnel du détail.
• Capacité démontrée à planifier, à coordonner et à exécuter des projets numériques dans des délais serrés.
• Grand souci du détail, de l’organisation et du contrôle de la qualité.
• L’expérience de travail en équipe dans un environnement bilingue, syndiqué ou axé sur la défense des droits est un atout.

Condition d’emploi 

• Doit répondre aux exigences linguistiques du poste. 

Informations supplémentaires 

• Les candidates et candidats doivent être parfaitement bilingues, en anglais et en français, au moment de leur candidature. Ce poste requiert une maîtrise avancée de l’anglais et du français, tant à l’oral qu’à l’écrit, et les candidat·es doivent être prêt·es à démontrer cette maîtrise au cours de la procédure de recrutement.
• Si vous êtes membre d’un groupe méritant l’équité, nous vous encourageons à le déclarer dans le cadre du processus de recrutement. Ces informations pourront être prises en compte dans les décisions de sélection et dans l’engagement de l’ACEP à accroître la représentation de ces groupes.
• L’ACEP s’engage à offrir un milieu de travail inclusif et sans obstacle, en commençant par le processus d’embauche. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation au cours d’une phase quelconque du processus d’évaluation, veuillez communiquer avec nous à l’adresse rh-hr@acep-cape.ca. Toutes les informations reçues concernant les demandes de mesures d’adaptation resteront confidentielles, sauf si leur divulgation est nécessaire pour leur mise en œuvre.
• Une liste d’admissibilité des candidat·es peut être établie à partir de ce processus pour pourvoir des postes similaires au sein de l’ACEP. 
• Un accusé de réception des candidatures sera envoyé, et nous communiquerons avec les candidat·es une fois les phases de présélection ou d’entrevue terminées.
• Le comité de recrutement se réserve le droit d’utiliser toutes les méthodes qu’il juge appropriées pour évaluer les candidat·es, y compris l'intelligence artificielle.
• Les communications relatives à ce processus seront envoyées par courrier électronique. Il incombe à la personne candidate de s’assurer que ses coordonnées sont exactes et mises à jour, au besoin, et de mettre à jour ses renseignements personnels en cas de changement. Les candidat·es qui s’inscrivent à ce processus de sélection doivent indiquer une adresse électronique qui accepte les courriels provenant d’utilisateurs inconnus (certains systèmes de messagerie bloquent ces types de courriels).
• Les communications urgentes peuvent être transmises par courrier électronique, et il incombe à la personne candidate de consulter régulièrement sa messagerie électronique. L’absence de réponse pourrait entraîner son exclusion du processus de sélection.
• L’ACEP peut décider de recourir à une sélection descendante ou aléatoire ou à tout autre critère supplémentaire pour déterminer le nombre de candidat·es qui seront pris·es en considération pour la prochaine étape de l’évaluation.
• Au-delà des compétences et de l’expérience, nous recherchons une personne qui s’intégrera parfaitement à notre équipe : dotée de solides aptitudes en communications, capable de s’adapter et animée par la mission de l’Association, qui consiste à défendre les droits de nos membres.
• Une preuve de citoyenneté canadienne, un document attestant du statut de résident permanent ou un permis de travail ou un visa de travail ouvert valide sera demandé afin de s'assurer que les candidats sont autorisés à travailler au Canada sans restriction.
• Les candidats sont tenus de signaler tout conflit d'intérêts potentiel pouvant découler de leur emploi à ce poste. Un conflit d'intérêts peut inclure, sans s'y limiter, des relations personnelles ou financières avec des personnes ou des organisations qui pourraient affecter, ou être perçues comme affectant, l'impartialité de votre travail.
• Si vous pensez être en situation de conflit d'intérêts, veuillez inclure dans votre candidature une brève déclaration décrivant la nature du conflit potentiel. Cette information sera examinée de manière confidentielle et ne vous empêchera pas nécessairement d'être pris en considération.

Comment postuler 
Pour que leur candidature soit prise en considération, les candidats doivent envoyer les documents suivants à rh-hr@acep-cape.ca avant le 03 août 2026: 

1. Lettre de motivation (obligatoire) :

• Démontrer clairement en quoi votre formation et votre expérience professionnelle satisfont aux qualifications minimales décrites dans la description de poste (p. ex., diplôme d'études collégiales en communications, en marketing, en journalisme, en relations publiques, en médias numériques ou dans un domaine connexe, et de trois à cinq ans d'expérience en communications numériques, en marketing ou en affaires publiques).
• Fournir des exemples précis illustrant votre capacité à assumer les principales responsabilités du poste (p. ex., élaboration et révision de contenus numériques bilingues, gestion de campagnes par courriel dans Action Network, maintenance d'un site Web bilingue avec Drupal ou un autre SGC, et coordination de projets de communications numériques).
• Mettre en valeur votre maîtrise des outils et plateformes numériques tels que Drupal, Action Network, Canva, Microsoft Office et les plateformes de médias sociaux (Instagram, Facebook, X, LinkedIn, YouTube).
• Expliquez pourquoi vous souhaitez travailler avec l'ACEP et en quoi vos compétences correspondent au mandat de l'organisation.

2. CV (obligatoire): 

• Assurez-vous que votre CV est à jour et qu'il comprend une description détaillée de votre expérience professionnelle avec les dates, les titres de poste et les descriptions de fonctions.
• Mettre en évidence l'expérience en communications numériques, en gestion de contenu Web, en marketing par courriel, en gestion des médias sociaux et en coordination de projets.
• Indiquez clairement toute formation, certification ou tout projet pertinent.
• Indiquez vos compétences linguistiques (anglais et français). 

3. Format et soumission: 

• Soumettez votre candidature sous la forme d'un seul fichier PDF contenant votre lettre de motivation et votre CV.
• Indiquez « Candidature 2026-Ext-04 » dans l'objet de votre courriel.