Board Director 2026, Equestrian Canada (Volunteer Opportunity)

Equestrian Canada (EC)

Director Application Package – 2026 Election Cycle

Invitation to Apply

Equestrian Canada (EC) is now accepting applications for its volunteer Board of Directors.

At EC, we believe that engaged, diverse, and inclusive leadership is essential to ensuring excellence in equestrian sport and building welcoming communities across Canada. We are seeking individuals whose unique skills, experiences, and backgrounds, will strengthen EC’s governance, decision-making, and ability to serve all Canadians involved in equestrian sport, industry, and equine welfare.

As a member of EC’s Board of Directors, you will play an important role in shaping the organization’s future, advancing our mission, and contributing to meaningful work that prioritizes inclusion, accessibility, and the broader social license of equestrian sport.

We invite you to review the information below and consider how your leadership, lived experiences, and professional expertise could help shape EC’s future.

If you have any questions or would like to discuss this opportunity further, please contact the Nominating Committee at nominations@equestrian.ca.

Our Vision

Fostering a love of horses and sport, for life.

Our Mission

Uniting the Canadian equestrian community in the pursuit of excellence while inspiring and serving people and their horses.

Our Core Values

• Responsibility
• Community
• Quality
• Pride

Commitment to an Accessible and Supportive Culture

Equestrian Canada is committed to maintaining an environment where all voices are heard and respected. We believe that open communication and authenticity are key to building trust and collaboration within our board and across the broader equestrian community.

We welcome and encourage applications from candidates of all backgrounds, as well as those with lived experience in rural or underrepresented equestrian communities.

Role of a Director

Serving on EC’s Board of Directors offers an opportunity to contribute to national leadership in sport and governance. Effective governance safeguards EC’s commitment to transparency, accountability, independent decision-making, and equestrian community participation. Directors provide oversight and strategic direction, to ensure EC upholds its vision, mission, and values. Directors must be willing to act as ambassadors for EC’s mission, contribute to an inclusive culture, and represent the interests of the broader equestrian community.

Directors are expected to:

• Commit to an average of 15-20 hours per month toward Board activities.
• Actively participate in at least one Board committee.
• Attend one annual in-person Board meeting.
• Prepare for and attend all scheduled virtual meetings.
• Uphold EC’s Governance Structure and comply with all governance policies including the Code of Conduct and Ethicsand Screening Policy

Competencies and Attributes

Ideal candidates will bring a mix of skills, perspectives, and experiences that enhance EC’s governance capacity and representation of the equestrian community.

Areas of competency may include (but are not limited to):

• Governance, Policy, or Strategic Planning
• Financial Management and Risk Oversight
• Fundraising, Sponsorship, and Partnership Development
• Legal, Regulatory, or Compliance Expertise
• Digital Communication, Technology, Artificial Intelligence (AI) Expertise
• Marketing, Communications, or Community Building
• Equestrian Sport Development and Coaching
• Human Resources, EDI, and Organizational Culture

Eligibility (Per EC Bylaws, Article 4.5)

Equestrian Canada By-law

To be eligible for nomination, candidates must:

• Be legally able to enter into contracts;
• Be qualified to serve as a director of a registered charity;
• Not be employed by Equestrian Canada or any affiliated organizations;
• Be a Canadian citizen or permanent resident of Canada; and
• Not currently serve as a Category Voting Member or on an EC Operational Committee (unless your term has ended or you are resigning upon election).

Key Dates – 2026 Election Cycle

Date Milestone

February 23, 2026

Call for Nominations Opens

March 27, 2026

Call for Nominations Closes

at 4:00 p.m. ET* applications will NOT be accepted after 4:00 pm on Mar. 27, 2026; no exceptions

April 20 to 23, 2026

Candidate Interviews conducted via Video Conference between 5:00 to 9:00 pm ET

April 27, 2026

Final Candidates on the Ballot Announced

April 29, 2026

Final Candidate Recorded Video Interview between 5:00 to 7:00 pm ET

May 26, 2026

Voting and Election Results Announced at EC AGM

May 27, 2026

Election Results Announced to the EC equestrian community

Specific dates will be confirmed annually by the Nominating Committee.

Application Process

1. Review this Director Application Package in full.
2. The following items are required for a complete Director Application package. Submit your package to: nominations@equestrian.ca by the 4:00 p.m. ET on the closing date of March 27, 2026:
   • Letter of Interest (maximum one page / 500 words) – this document is shared with Voting Members.
   • CV (maximum five pages) including contact details, education, work experience, volunteer/community roles, and board experience (be mindful of including any highly personal or confidential information in your CV) – this document is shared with Voting Members.
   • Professional Bio (150-200 words) – this document is shared with Voting Members.
   • Head Shot Photo – Shared with Voting Members and public-facing to the equestrian community, if elected.
   • Completed and signed Director Nomination & Acceptance Form (see pages 5 and 6) – This document is shared with Voting Members.
3. Shortlisted candidates will be contacted to participate in a recorded video interview with the Nominating Committee (maximum five minutes) to address questions provided by the Nominating Committee in advance of the video recorded interview. The video recorded interview will be shared with Voting Members.

Ensure Your Director Application Package Is Complete — Checklist:

☐ Letter of Interest
☐ CV (maximum 5 pages)

☐ Professional Bio

☐ Head Shot Photo
☐ Completed and Signed Director Nomination & Acceptance Form (pages 5 and 6)

Contact Information

For all questions or to submit your completed application: Email: nominations@equestrian.ca
Attention: Chair, Nominating Committee

Equestrian Canada thanks all applicants for their interest and commitment to advancing equestrian sport, industry, equine welfare, and governance in Canada.

Successful Candidates Elected to the EC Board of Directors Must:

☐ Attend the Board’s annual in-person meeting, June 4-5-6-7, 2026 (inclusive).

☐ Complete Board onboarding, including the Non-Disclosure Agreement (NDA).

☐ Complete Government of Canada Safe Sport requirements.

☐ Uphold EC’s Governance Structure and comply with all governance policies including the Code of Conduct and Ethics and EC Screening Policy.

Equestrian Canada (EC) Director Nomination &

Acceptance Form – 2026 Election Cycle

Instructions: Please complete all sections on both pages of this form. Submit the two-page signed form with your complete Director Application Package** to: nominations@equestrian.ca

[Director Application Package includes: **Letter of Interest, CV, Professional Bio, Headshot Photo, Nomination & Acceptance Form]

1) Nominee Information

[The individual being nominated for consideration to serve on the EC Board of Directors.]

Name of Nominee (print): _______________________________________________________

Email Address: _______________________________________________________________
Phone Number: _______________________________________________________________
Registered Participant Number*(optional): ________________________________________
OR

Name of Equine Affiliate (optional): ______________________________________________

*PTSO or Equestrian Canada Sport Licence Number

2) Nominator Information

[The individual endorsing the nominee for consideration to serve on the EC Board of Directors. The nominator must be someone other than the nominee.]

Name of Nominator (print): _____________________________________________________

Email Address: ________________________________________________________________
Phone Number: _____________________________________________________

Registered Participant Number* (optional): __________________________________________

OR

Name of Equine Affiliate (optional): ______________________________________________

*PTSO or Equestrian Canada Sport Licence Number

3) Eligibility Confirmation (Per EC Bylaws, Article 4.5)

□ I have the legal capacity to contract.

□ I am eligible to serve as a director of a registered charity.

□ I am not an employee of Equestrian Canada or a Recognized Affiliate Organization.

□ I am a Canadian citizen or a permanent resident of Canada.

□ I do not currently serve as a Category Voting Member or on an EC Operational Committee; or I will resign these positions within ten (10) days of election and/or consent to serve, as applicable.

4) Candidate Consent & Undertakings

I hereby apply as a candidate for Director on the Equestrian Canada (EC) Board. I support EC’s Vision and Mission and agree to be bound by EC’s policies, including the Code of Conduct and Ethics and the EC Governance Structure. I accept nomination and will serve if elected.

I understand that Directors are expected to devote an average of 15-20 hours per month to Board duties (including preparing for and participating in Board and committee meetings) and to act in accordance with EC’s values and confidentiality obligations.

If selected, I agree to participate in an interview with the Nominating Committee during the period that will be communicated to candidates for the 2026 election cycle. If shortlisted, I also agree to a recorded video interview which will be distributed to the Voting Members.

Successful candidates will be introduced at Equestrian Canada’s Annual General Meeting (AGM).

I certify that I satisfy all requirements for directors of non‑profit corporations, including under the Canada Not‑for‑profit Corporations Act. I authorize Equestrian Canada to verify the accuracy of the information in my application and agree to cooperate in providing any documents reasonably required to confirm the information provided. As part of the application and interview process, I agree to disclose any actual or perceived conflicts of interest that may arise if elected to serve on the EC Board of Directors.

I certify that, to the best of my knowledge, the information I have provided in my Director Application Package is true, accurate, and complete.

Signature of Nominee / Applicant: _____________________________________________

Print Name (Nominee / Applicant): _____________________________________________

Date (YYYY‑MM‑DD): _____________________________________________

Note: The Nominating Committee is bound by confidentiality under their NDA. Therefore, Director Application Packages and recorded video interviews will remain confidential. The Nominating Committee must destroy any downloaded copies after the election results are confirmed.

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Dossier de candidature au poste D’ADMINISTRATEUR(-TRICE) DE CANADA ÉQUESTRE (ce)
– Cycle électoral 2026

Invitation à postuler

Canada Équestre (CE) accepte actuellement les candidatures pour son conseil d’administration bénévole.

Chez CE, nous croyons qu’un leadership engagé, diversifié et inclusif est essentiel pour garantir l’excellence dans les sports équestres et bâtir des communautés accueillantes partout au Canada. Nous recherchons des personnes dont les compétences et les expériences uniques renforceront la gouvernance, la prise de décision et la capacité de CE à servir tous les Canadiens et Canadiennes impliqués dans les sports équestres, le secteur et le bien-être des chevaux.

En tant que membre du conseil d’administration de CE, vous jouerez un rôle important dans l’élaboration de l’avenir de l’organisation, la promotion de notre mission et la contribution à un travail significatif qui privilégie l’inclusion, l’accessibilité et la reconnaissance sociale des sports équestres.

Nous vous invitons à prendre connaissance des informations ci-dessous et à réfléchir à la manière dont votre leadership, votre expérience et votre expertise professionnelle pourraient contribuer à façonner l’avenir de CE.

Si vous avez des questions ou souhaitez discuter plus en détail de cette opportunité, veuillez contacter le comité de sélection à l’adresse nominations@equestrian.ca.

Notre vision

Favoriser l’amour des chevaux et du sport pour la vie.

Notre mission

Unir la communauté équestre canadienne dans la poursuite de l’excellence tout en inspirant et en servant les gens et leurs chevaux.

Nos valeurs fondamentales

• Responsabilité
• Communauté
• Qualité
• Fierté

Engagement envers une culture accessible et solidaire

CE s’engage à maintenir un environnement où toutes les voix sont entendues et respectées. Nous croyons que la communication ouverte et l’authenticité sont essentielles pour instaurer la confiance et la collaboration au sein de notre conseil d’administration et dans l’ensemble de la communauté équestre.

Nous accueillons et encourageons les candidatures de personnes de tous horizons, ainsi que celles qui ont une expérience de vie dans des communautés équestres rurales ou sous-représentées.

Rôle

Siéger au conseil d’administration de CE offre la possibilité de contribuer au leadership national dans le domaine du sport et de la gouvernance. Une gouvernance efficace garantit l’engagement de CE en matière de transparence, de responsabilité, d’indépendance dans la prise de décision et de participation de la communauté équestre. Les administrateurs et administratrices assurent la supervision et l’orientation stratégique afin de garantir que CE respecte sa vision, sa mission et ses valeurs. Les administrateurs et administratrices doivent être prêts à agir en tant qu’ambassadeurs et ambassadrices de la mission de CE, à contribuer à une culture inclusive et à représenter les intérêts de la communauté équestre au sens large.

Les administrateurs et administratrices doivent :

• S’engager à consacrer en moyenne 15 à 20 heures par mois aux activités du conseil d’administration.
• Participer activement à au moins un comité du conseil d’administration.
• Assister à une réunion annuelle du conseil d’administration en personne.
• Se préparer et assister à toutes les réunions virtuelles prévues.
• Respecter la structure de gouvernance de CE et se conformer à toutes les politiques de gouvernance, y compris le Code de conduite et d’éthique et la Politique de contrôle des antécédents.

Compétences et qualités

Les candidatures idéales apporteront un mélange de compétences, de perspectives et d’expériences qui renforceront la capacité de gouvernance de CE et la représentation de la communauté équestre.

Les domaines de compétence peuvent inclure (sans s’y limiter) :

• gouvernance, politique ou planification stratégique;
• gestion financière et surveillance des risques;
• collecte de fonds, parrainage et développement de partenariats;
• expertise juridique, réglementaire ou en matière de conformité;
• expertise en communication numérique, technologie et intelligence artificielle (IA), marketing, communication ou développement communautaire;
• développement des sports équestres et entraînement;
• ressources humaines, EDI et culture organisationnelle.

Admissibilité (conformément à l’article 4.5 des Règlements administratifs de CE)

Pour être admissibles à une nomination, les candidats et candidates doivent :

• être légalement aptes à conclure des contrats;
• être qualifiés pour occuper le poste d’administrateur(-trice) d’un organisme de bienfaisance enregistré;
• ne pas être employés par CE ou par l’un de ses organismes affiliés;
• être citoyen(ne) canadien(ne) ou résident(e) permanent(e) du Canada; et
• ne pas occuper actuellement de poste de membre votant de catégorie ou au sein d’un comité des opérations de CE (sauf si votre mandat a pris fin ou si vous démissionnez après votre élection).

Dates clés – Cycle électoral 2026

Date

Étape importante

23 février 2026

Ouverture des candidatures

27 mars 2026

Clôture des candidatures à 16 h (heure de l’Est)* Aucune candidature ne sera acceptée après 16 h le 27 mars 2026, sans exception.

Du 20 au 23 avril 2026

Entretiens avec les candidats par vidéoconférence entre 17 h et 21 h (heure de l’Est)

27 avril

Annonce des candidates et candidats retenus pour le scrutin

29 avril

Entretien vidéo enregistré des candidates et candidats finaux entre 17 h et 19 h (heure de l’Est)

26 mai

Annonce des résultats du vote et de l’élection lors de l’AGA de CE

27 mai 2026

Annonce des résultats des élections à la communauté équestre de CE

Les dates précises seront confirmées chaque année par le comité de nomination.

Processus de candidature

1. Veuillez lire attentivement le présent document.
2. Les éléments suivants sont requis pour que votre dossier de candidature soit complet. Envoyez votre dossier à l’adresse suivante : nominations@equestrian.ca avant 16 h (heure de l’Est) le jour de la date limite, soit le 27 mars 2026 :
   • Lettre de motivation (maximum une page / 500 mots) – ce document est communiqué aux membres votants.
   • CV (cinq pages maximum) comprenant vos coordonnées, votre formation, votre expérience professionnelle, vos activités bénévoles/communautaires et votre expérience au sein de conseils d’administration (veillez à ne pas inclure d’informations hautement personnelles ou confidentielles dans votre CV) – ce document est communiqué aux membres votants.
   • Biographie professionnelle (150 à 200 mots) – ce document est communiqué aux membres votants.
   • Photo portrait – partagée avec les membres votants et accessible au public de la communauté équestre, si vous êtes élu.
   • Formulaire de nomination et d’acceptation dûment rempli et signé (voir pages 5 et 6) – ce document est communiqué aux membres votants.
     
3. Les candidates et candidats présélectionnés seront contactés pour participer à un entretien vidéo enregistré avec le comité de nomination (cinq minutes maximum) afin de répondre aux questions fournies par le comité de nomination avant l’entretien vidéo enregistré. L’entretien vidéo enregistré sera partagé avec les membres votants.

Assurez-vous que votre dossier de candidature est complet — Liste de vérification :

☐ Lettre de motivation

☐ CV (5 pages maximum)

☐ Biographie professionnelle

☐ Photo portrait

☐ Formulaire de nomination et d’acceptation du poste dûment rempli et signé (pages 5 et 6)

Coordonnées

Pour toute question ou pour soumettre votre candidature complète, envoyez un courriel ànominations@equestrian.ca à l’attention du président ou de la présidente du comité de nomination.

CE remercie tous les candidats pour leur intérêt et leur engagement envers la promotion du sport équestre, de l’industrie, du bien-être des chevaux et de la gouvernance au Canada.

Les personnes élues au conseil d’administration de CE doivent :

• Assister à la réunion annuelle du conseil d’administration, qui se tiendra les 4, 5, 6 et 7 juin 2026 (inclus).
• Suivre la formation initiale du conseil d’administration, y compris l’accord de non-divulgation (AND).
• Satisfaire aux exigences du gouvernement du Canada en matière de sécurité dans le sport.
• Respecter la structure de gouvernance de CE et se conformer à toutes les politiques de gouvernance, y compris le Code de conduite et d’éthique et la Politique de contrôle des antécédents.

Formulaire de nomination et d’acceptation des administrateur(-TRICE)s de Canada Équestre (CE) – Cycle électoral 2026

Instructions : Veuillez remplir toutes les sections des deux pages de ce formulaire. Envoyez le formulaire signé de deux pages avec votre dossier de candidature complet** à : nominations@equestrian.ca

[Le dossier de candidature comprend : **lettre de motivation, CV, biographie professionnelle, photo portrait, formulaire de nomination et d’acceptation]

1) Informations sur le (la) candidat(e)

[La personne proposée pour siéger au conseil d’administration de CE.]

Nom du (de la) candidat(e) (en lettres majuscules) : ______________________________________________________________

Courriel : ______________________________________________________________

Numéro de téléphone : ______________________________________________________________

Numéro de participant(e)* (facultatif) : _______________________________________________

OU

Nom de l’association équine affiliée (facultatif) : ___________________________________________

*Numéro de licence sportive d’un OPTS ou de CE

2) Renseignements sur la personne qui propose la candidature

[La personne qui soutient la candidature du candidat ou de la candidate au conseil d’administration de CE. La personne qui propose la candidature doit être une personne autre que le candidat ou la candidate.]

Nom de la personne (en lettres majuscules) : ____________________________________________________________

Courriel : ______________________________________________________________

Numéro de téléphone : _______________________________________________________________

Numéro de participant(e)* (facultatif) : _______________________________________________

OU

Nom de l’association équine affiliée (facultatif) : ___________________________________________

*Numéro de licence sportive d’un OPTS ou de CE

3) Confirmation d’éligibilité (conformément à l’article 4.5 des Règlements administratifs de CE)

• J’ai la capacité juridique de conclure un contrat.
• Je suis admissible à occuper le poste d’administrateur(-trice) d’un organisme de bienfaisance enregistré.
• Je ne suis pas employé(e) par CE ou par un organisme affilié reconnu.
• Je suis citoyen(ne) canadien(ne) ou résident(e) permanent(e) du Canada.
• Je ne suis actuellement pas membre votant de catégorie ni membre d’un comité des opérations du CE ; ou je démissionnerai de ces postes dans les dix (10) jours suivant l’élection et/ou j’accepterai de siéger, selon le cas.

4) Consentement et engagements du (de la) candidat(e)

Je présente ma candidature au poste d’administrateur(-trice) au conseil d’administration de Canada Équestre (CE). J’adhère à la vision et à la mission de CE et j’accepte de me conformer aux politiques de CE, y compris le Code de conduite et d’éthique et la structure de gouvernance de CE. J’accepte ma nomination et j’exercerai mes fonctions si je suis élu(e).

Je comprends que les administrateur(-trice)s doivent consacrer en moyenne 15 à 20 heures par mois à leurs fonctions au sein du conseil d’administration (y compris la préparation et la participation aux réunions du conseil et des comités) et agir conformément aux valeurs et aux obligations de confidentialité de CE.

Si je suis sélectionné(e), j’accepte de participer à un entretien avec le comité de nomination pendant la période qui sera communiquée aux candidat(e)s pour le cycle électoral de 2026. Si je suis présélectionné(e), j’accepte également de participer à un entretien vidéo enregistré qui sera distribué aux membres votants.

Les candidat(e)s retenu(e)s seront présenté(e)s lors de l’assemblée générale annuelle (AGA) de CE.

Je certifie que je remplis toutes les conditions requises pour être administrateur(-trice) d’une société sans but lucratif, y compris celles prévues par la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif. J’autorise CE à vérifier l’exactitude des informations contenues dans ma candidature et j’accepte de coopérer en fournissant tous les documents raisonnablement nécessaires pour confirmer les informations fournies. Dans le cadre du processus de candidature et d’entretien, j’accepte de divulguer tout conflit d’intérêts réel ou apparent qui pourrait survenir si j’étais élu au conseil d’administration de CE.

Je certifie que, à ma connaissance, les informations fournies dans mon dossier de candidature au poste d’administrateur sont véridiques, exactes et complètes.

Signature du (de la) candidat(e) : _______________________________________________________

Nom en lettres majuscules (candidat[e]) : ______________________________________________________

Date (AAAA-MM-JJ) : ________________________________________________________________

Remarque : le comité de nomination est tenu à la confidentialité en vertu de son accord de confidentialité. Par conséquent, les dossiers de candidature au poste d’administrateur(-trice) et les entretiens vidéo enregistrés resteront confidentiels. Le comité de nomination doit détruire toutes les copies téléchargées après confirmation des résultats de l’élection.