Board Coordinator

Board Coordinator

Impact Statement

The Board Coordinator sits on a combined team of both Board of Directors and Association Team, providing the link between the Board of Directors, the Association membership, MSF Canada employees, the volunteers who support MSF Canada’s associative activities and the associations of other MSF sections. The work of this combined team aims to encourage, support, and organize the Association to carry out two critical roles: the governance of MSF Canada and sustaining associative life in Canada.

The Board Coordinator plays a key role to help maximize the efficiency and functioning of the Board of Directors by aiding in the coordination and facilitation of Board Members’ key tasks and activities, particularly those of the Board President. This role is critical to ensure the Board and its Committees can achieve annual priorities and function with both efficiency and efficacy. The Board Coordinate should have an overview of all committee work carried out by the Board (with the exception of that which is sensitive or confidential) , events, and communications relating to the Board and is responsible for ensuring that opportunities for coordination, coherence, and complementarity within the Board’s work are not overlooked. The Board Coordinator must be diplomatic, service- and results-oriented, with an eye for detail, excellent writing and communication skills and a demonstrated capacity to effectively organize and prioritize workflow in a fast-paced environment.

Key Responsibilities

• Coordinate Board activities, dates, and events, including logistics for Board members, ensuring clarity on individual roles, goals, and deadlines.
• Manage the Board calendar, meeting minutes, and all documentation required for Board operations, owning the full scope of administrative tasks.
• Drive coordination of all Board activities and events, ensuring seamless collaboration with the Association Team.
• Develop and execute Board-related communications for stakeholders, ensuring accuracy and alignment with key messaging.
• Independently manage operational tasks within the Coordinator role, ensuring the Board remains focused on its strategic oversight role while maintaining smooth day-to-day operations.

Job-Specific Competencies

Coordination and Implementation of Board Cycle

• Develop and manage the annual Board calendar in alignment with the control cycle and calendar of the Executive Director’s office and the International Movement;
• Track and oversee the completion of the Boards annual priority tasks by working with Committee Chairs and individual members to set clear deadlines, provide regular updates on outstanding items, and ensuring timely follow up;
• Organise and maintain Board documents including updating, archiving, and improving the digital archiving systems on SharePoint in collaboration with the Board Secretary;
• Coordinate and annually review the onboarding process of new Board members to ensure they are smoothly integrated into Board activities.

Board Committee & Board Meeting Support

• Provide logistical, administrative, and follow-up support to Board Committees, including agenda setting, action point tracking, and communication with stakeholders;
• Maintain clear workflows between Board Committees to ensure alignment and avoid duplication of efforts;
• Establish guidelines on board committee processes to streamline workflows and improve efficiency;
• Coordinate Board meeting logistics and related events including:
  • Aiding in the development of, and then circulation of the agenda and any supporting documents,
  • Meeting logistics for in person meetings;
  • Minute taking and timely distribution of minutes post-meeting;
• Coordinate Board activities and events with the Association Team; Board Coordinator should lead information dissemination so that the Board and the Association Team are working cooperatively
• Annual General Assembly (AGA): In collaboration with Association Team Lead, ensure that AGA minutes are accurate, high-quality, and in accordance with governance requirements.

Administrative Support

• Monitor and manage the Board budget (in coordination with the Treasurer and the President) including:
  • Tracking expenses and flagging concerns about overspending or excessive requests;
  • Serving as the primary point of contact for budget-related inquiries
  • Processing reimbursement requests and Board-related expense invoices with the Treasurer & Association Team Lead
  • Liaising with the Procurement and Travel Team and the Board to ensure fiscally responsible transit and lodging for Board travel;
• Ensure Board Member compliance with all required board trainings (as required by MSF or law) and manage documentation such as the Board Code of Conduct, Conflict of Interest Declarations, and NDAs;
• Maintain and update the Board Directory and the Board SharePoint to ensure accessibility and accuracy;
• Provide orientation for staff on Board operations and functions as needed;
• Serve as the point of contact for Board technical and support requests to the Executive
• Offer ad-hoc administrative support to the President, Vice-President, Treasurer, Legal Officer or Secretary as required.

Communication on behalf of the Board

• Manage the Board inbox, acting on routine communications and escalating critical or sensitive topics when necessary;
• Draft and edit communications on behalf of the President (with final approval), including routine updates to stakeholders;
• Collaborate with the Association Team and other stakeholders to ensure consistency and alignment in all communications with key messaging and objectives.

MSF Transversal Core Competencies

• Commitment to MSF's Principles; Level 1: Demonstrates knowledge of and accepts MSF’s principles
• Cross-Cultural Awareness; Level 3: Demonstrates an integrating attitude
• Planning and organization; Level 3: Follows up, plans activities, and sets priorities
• Results and quality orientation; Level 3: improves performance and sets ambitious and realistic goals
• Teamwork and cooperation; Level 2: shares information and coordinates with team and/or others
• Initiative and innovation; Level 2: takes action in complicated and critical situations
• Networking and building relationships; Level 2: develops and diversifies networks

Knowledge and Experience

• Solid understanding of governance expectations of Canadian charities and / or of MSF entities
• Experience in a senior administrative or executive coordination position
• Experience crafting executive-level communications
• Experience organising and coordinating an annual cycle
• Experience in a role with a high level of confidentiality
• Experience organising full/multi-day meetings with out-of-town participants
• Experience working with non-profit / humanitarian Board(s) in Canada and internationally (or similar, related experience)
• Experience coordinating priorities of diverse stakeholders into coherent workstreams

Education, Certifications, and Languages

• Fluency in spoken and written English;

Working Conditions

• Work is generally carried out during the day, Monday to Friday (9:00 a.m. to 5:00 p.m. Eastern Time), with some weekend scheduling to accommodate Board and Associative events (weekend / after-hours work is typically not required more frequently than once per quarter)
• Hybrid work model (40% in MSF Canada office and up to 60% work from home)
• Office environment is open concept, and workspace is shared with colleagues
• Workstations consist of sit/stand desks, anti-fatigue floor mat, swivel chair, laptop with dock and double monitor
• Domestic travel required (10%)

Job Information

Position Level: Individual contributor

Department: Association

Position Status: Permanent

Activity Rate: 100% (37.5 hours per week)

Location: Toronto

Salary Grade: Level 12 on the MSF Canada Salary Grid, $58,410.00 per year

Status: Must be legally authorized to work in Canada; MSF Canada is not in the position to support a work permit process for any applicant outside of Canada.

Benefits: Starting 4 weeks’ vacation/year, flexible work hours, Health Spending Account, Lifestyle Spending Account, group insurance (Life, Dependent Life, AD&D), Peace of Mind plan (i.e. prescription drugs, accidental dental, hospital care, etc.), 5% RRSP contributions (no employee contribution required), annual professional development budget, Employee and Family Assistance Program (EFAP), internal psycho-social resources, and a positive and innovative office culture grounded in our core values of humanity, integrity, and results.

Coordonnateur ou coordonnatrice du conseil d'administration

Impact du poste

Le coordonnateur ou la coordonnatrice du conseil d'administration travaille au sein d'une équipe regroupant à la fois le conseil d'administration et l'Association; il ou elle assure la liaison entre les membres du conseil d'administration, les membres de l'Association, le personnel de MSF Canada, les bénévoles qui soutiennent les activités associatives de MSF Canada et les associations des autres sections MSF. Le travail de cette équipe combinée vise à encourager, à soutenir et à organiser l'Association pour qu'elle endosse deux rôles essentiels : la gouvernance de l'organisation et le maintien de la vie associative au Canada.

La personne à ce poste joue un rôle clé pour aider à maximiser l'efficacité et le fonctionnement du conseil d'administration en soutenant la coordination et en facilitant les tâches et activités clés des membres du Conseil, en particulier celles de la présidente. Ce rôle est essentiel : il veille à ce que le conseil d'administration et ses comités atteignent les objectifs prioritaires annuels et fonctionnent avec efficience et efficacité. La personne à ce poste garde une vue d'ensemble de tous les travaux des comités réalisés par le Conseil (à l'exception de ceux qui sont sensibles ou confidentiels), des communications et des événements qui concernent le Conseil, et s'assure d'identifier les opportunités de coordination, de cohérence et de complémentarité dans le travail du Conseil. Elle doit faire preuve de diplomatie et être axée sur le service et les résultats, avec un grand souci du détail, en plus d'être dotée d'excellentes compétences en rédaction et en communication et d'une capacité démontrée à organiser et à prioriser efficacement les tâches du flux de travail dans un environnement dynamique.

Principales responsabilités

• Coordonner les activités, les événements et le calendrier du conseil d'administration, y compris la logistique pour les membres, en veillant à la clarté des rôles, des objectifs et des délais.
• Gérer le calendrier du Conseil, les procès-verbaux des réunions et toute autre documentation nécessaire aux opérations du Conseil, en endossant la responsabilité de l'ensemble des tâches administratives.
• Coordonner toutes les activités et tous les événements du conseil d'administration, en assurant une collaboration harmonieuse avec l'équipe de l'Association.
• Produire et diffuser des communications du Conseil à l'intention des parties prenantes, en veillant à l'exactitude de l'information et à l'alignement avec les messages clés.
• Gérer de manière indépendante les tâches opérationnelles relevant de ce rôle et faire en sorte que le Conseil reste concentré sur son rôle de supervision stratégique tout en maintenant le bon déroulement des opérations quotidiennes.

Compétences spécifiques à l'emploi

Coordination et mise en œuvre du cycle du Conseil

• Élaborer et gérer le calendrier annuel du conseil d'administration pour qu'il soit aligné sur le cycle de contrôle ainsi que sur le calendrier du bureau de la direction générale et du mouvement international;
• Suivre et superviser la réalisation des tâches prioritaires annuelles du Conseil en travaillant avec les présidents et présidentes des comités et les membres individuels pour fixer des délais clairs, fournir des mises à jour régulières sur les points en suspens et assurer un suivi en temps opportun;
• Organiser et tenir à jour les documents du Conseil, y compris la mise à jour, l'archivage et l'amélioration des systèmes d'archivage numérique sur SharePoint, en collaboration avec la secrétaire du conseil d'administration
• Coordonner le processus d'intégration des nouveaux membres du Conseil, et revoir ce processus annuellement, afin de leur assurer une intégration adéquate aux activités du Conseil.

Soutien aux comités et aux réunions du Conseil

• Soutenir les comités du Conseil avec la logistique, l'administration et le suivi, y compris pour l'établissement de l'ordre du jour, le suivi des points d'action et les communications avec les parties prenantes;
• Maintenir des flux de travail clairs entre les comités pour assurer l'alignement et éviter la duplication des efforts;
• Établir des lignes directrices sur les processus des comités pour simplifier les flux de travail et améliorer l'efficacité;
• Coordonner la logistique des réunions du conseil d'administration et les événements associés, y compris :
  • Soutien à l'élaboration, puis à la diffusion de l'ordre du jour et de tous les documents justificatifs,
  • Logistique entourant les réunions en personne ;
  • Rédaction des procès-verbauxl et distribution en temps opportun des procès-verbaux après les réunions;
• Coordonner les activités et événements du Conseil avec l'équipe de l'Association; diriger la diffusion de l'information afin que le Conseil et l'équipe de l'Association travaillent en coopération
• Assemblée générale annuelle (AGA) : En collaboration avec la responsable de l'équipe de l'Association, s'assurer que les procès-verbaux de l'AGA sont exacts, de haute qualité et conformes aux exigences en matière de gouvernance.

Soutien administratif

• Surveiller et gérer le budget du Conseil (en coordination avec le trésorier et la présidente), y compris :
  • Suivre les dépenses et signaler les préoccupations concernant les dépenses et demandes excessives;
  • Servir de principal point de contact pour les demandes de renseignements liées au budget
  • Traiter les demandes de remboursement et les factures de dépenses liées au Conseil avec le trésorier et la responsable de l'équipe de l'Association
  • Assurer la liaison avec l'équipe des achats et des voyages et le Conseil pour assurer le transport et l'hébergement financièrement responsables pour les voyages des membres du Conseil;
• S'assurer que les membres du Conseil suivent toutes les formations requises (selon les exigences de MSF ou de la loi) et gérer les documents tels que le Code de conduite du Conseil, les déclarations de conflit d'intérêts et les ententes de confidentialité;
• Maintenir et mettre à jour le SharePoint et le sous-répertoire du Conseil pour assurer l'accessibilité et l'exactitude;
• Fournir au personnel une orientation sur les opérations et les fonctions du Conseil, au besoin;
• Agir à titre de point de contact à l'Exécutif pour les demandes techniques et de soutien du Conseil.
• Offrir du soutien administratif ad hoc à la présidente, à la vice-présidente ou à la secrétaire au besoin.

Communication au nom du conseil d’administration

• Gérer la boîte de réception du Conseil, traiter les communications régulières et porter à l'attention du Conseil les sujets critiques ou sensibles lorsque cela est nécessaire;
• Rédiger et réviser les communications au nom de la présidente (avec son approbation finale), y compris les mises à jour régulières aux parties prenantes;
• Collaborer avec l'équipe de l'Association et d'autres parties prenantes pour veiller à ce que toutes les communications soient cohérentes et alignées sur les messages et objectifs clés.

Compétences transversales clés de MSF

• Adhésion aux principes de MSF (niveau de compétence 1) : Démontre une connaissance des principes de MSF, et les accepte
• Sensibilisation interculturelle (niveau de compétence 3): Démontre une attitude qui favorise l'intégration
• Planification et organisation (niveau de compétence 3): Suit, planifie les activités et établit les priorités
• Sens du résultat et de la qualité (niveau de compétence 3) : Améliore les performances et fixe des objectifs ambitieux et réalistes
• Travail d'équipe et collaboration (niveau de compétence 2): Partage des informations et travaille en collaboration avec son équipe et les autres
• Initiative et innovation (niveau de compétence 2) : Passe à l'action face à des situations complexes et critiques
• Réseautage et établissement de relations (niveau de compétence 2) : Développe et diversifie les réseaux

Connaissances et expérience

• Bonne compréhension des attentes en matière de gouvernance pour les organismes de bienfaisance canadiens et/ou les entités MSF
• Expérience dans un poste à haut niveau de responsabilité en coordination administrative ou exécutive
• Expérience dans l'élaboration de communications pour des cadres
• Expérience dans l'organisation et la coordination d'un cycle annuel
• Expérience dans un rôle exigeant un haut niveau de confidentialité
• Expérience à organiser des réunions sur un ou plusieurs jours avec des personnes provenant d'autres villes.
• Expérience de travail auprès d'un ou de plusieurs conseils d'administration pour une organisation à but non lucratif/humanitaire au Canada et à l'étranger (ou expérience similaire ou connexe)
• Expérience à coordonner les priorités de diverses parties prenantes dans des flux de travail cohérents

Éducation, certifications et langues

• Maîtrise de l'anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit

Conditions de travail

• Les horaires de travail sont généralement du lundi au vendredi, de 9 h à 17 h, heure de l'Est, en plus de certains week-ends pour accommoder les événements du Conseil et de l'Association (le travail pendant les week-ends ou après les heures de travail ne sont généralement pas requis plus d'une fois par trimestre).
• Modèle de travail hybride (40 % dans les bureaux de MSF Canada et jusqu'à 60 % de travail à domicile)
• Bureau dans un espace ouvert, partagé avec d’autres collègues
• Le poste de travail comprend un bureau assis/debout, un tapis anti-fatigue, une chaise pivotante, un ordinateur portable avec station d'accueil et un deuxième écran
• Déplacements au Canada requis (10 % du temps)

Information sur le poste

Niveau du poste : Contributeur individuel

Département : Association

Statut du poste : Permanent

Taux d'activité : 100 %, 37,5 heures par semaine

Lieu de travail : Toronto

Salaire : Niveau 12 sur la grille salariale de MSF Canada, soit 58 410 $ par année

Statut : Il faut être légalement autorisé·e à travailler au Canada; MSF Canada n'est pas en mesure de soutenir un processus de permis de travail pour tout·e candidat·e provenant de l'extérieur du Canada.

Avantages sociaux : des vacances à partir de 4 semaines/an, des horaires de travail flexibles, un compte soins de santé, un compte de dépenses personnel, une assurance collective (vie personnelle et personnes à charge, assurance en cas de décès ou de mutilation accidentels), le plan Tranquillité d'esprit (médicaments sur ordonnance, soins dentaires accidentels, soins hospitaliers, etc.), 5 % de cotisations à un REER (aucune cotisation équivalente requise), un budget annuel de perfectionnement professionnel, le Programme d'aide aux employés et aux familles (PAEF), des ressources psychosociales internes et une culture organisationnelle positive et novatrice fondée sur nos valeurs fondamentales d'humanité, l'intégrité et les résultats.

Information supplémentaire

Organisation humanitaire axée sur les gens, MSF Canada est fière d’offrir un milieu de travail diversifié, collaboratif et inclusif. Nous croyons fermement que cette approche valorise notre travail. Nous souscrivons aussi au principe de l’équité en matière d’emploi. L’organisation cherche à attirer et à embaucher les professionnelles et professionnels les plus compétents et à entretenir avec ces personnes des relations de travail fructueuses, productives et durables. Nous aimons collaborer avec des gens qui ont des motivations et des parcours diversifiés et qui démontrent une passion manifeste pour la mission sociale de MSF.

MSF Canada reconnaît l'existence de l'oppression et du racisme systémiques, et s'engage à maintenir et à intensifier ses efforts de lutte contre le racisme et l'oppression. Alors que MSF Canada continue de grandir et de travailler à l'élimination des obstacles dans ses bureaux ici au pays et dans les projets MSF à l'étranger, nous encourageons les individus ayant des expériences uniques d'oppression intersectionnelle sur la base de leurs marqueurs sociaux, tels que l'identité ethnoraciale, l'âge, l'identité de genre, l'éducation, le statut socioéconomique ou le lieu d'origine, à poser leur candidature. Nous encourageons les personnes noires, autochtones, de couleur, en situation de handicap ou s'identifiant à la communauté LGBTQIA2S+, ainsi que toute personne méritant l'équité, à postuler.

Conformément à l'engagement pris par MSF en décembre 2021 visant à réduire nos émissions de carbone de 50 % d'ici 2030 par rapport à notre niveau de référence de 2019, nous encourageons tout le monde à adopter et à intégrer des pratiques durables et respectueuses du climat. En examinant nos activités dans une optique climatique et sanitaire mondiale, nous pouvons diminuer notre impact opérationnel. En utilisant nos activités opérationnelles pour face aux changements climatiques et à la dégradation de l'environnement en misant sur l'atténuation et l'adaptation, nous réduirons notre dépendance aux combustibles fossiles, atténuerons notre empreinte écologique et aiderons à protéger la santé humaine. Il faut que nous tous, autant que nous sommes, à tous les niveaux et avec toutes nos compétences, mettions l'épaule à la roue pour affronter la menace mondiale des changements climatiques.