BILINGUAL RECEPTION AND CASEWORK SUPPORT ASSISTANT (PART-TIME) / ASSISTANT·E BILINGUE À L’ACCUEIL ET À LA GESTION DES DOSSIERS JURIDIQUES (TEMPS PARTIEL)

COMMUNITY LEGAL SERVICES OF OTTAWA

BILINGUAL RECEPTION AND CASEWORK SUPPORT ASSISTANT

Community Legal Services of Ottawa / Services juridiques communautaires d’Ottawa is a community legal clinic, funded by Legal Aid Ontario. We provide legal services for the low-income residents of Ottawa, as well as community development, law reform, legal education and outreach initiatives.

We are seeking a Bilingual Reception and Casework Support Assistant for a 12-month part-time contract (14 hours/week), with possibility of extension.

Responsibilities

• Front desk duties including answering and routing calls, making initial client contact, creating intakes, providing appropriate referrals, providing basic information regarding clinic services, and punctually opening the office for business each day
• Provide general administrative support to caseworkers including faxing, photocopying, filing, correspondence, document drafting, scheduling meetings, interpretation requests, and managing incoming documents
• Accurately record client intake details and referrals in clinic client management system
• Other duties as assigned

Qualifications

• Capacity to work in French is required
• Amazing client service skills and professionalism
• Experience working in an office environment
• Strong oral and written communication skills
• Experience in responding sensitively to vulnerable clients’ needs
• Ability to efficiently multi-task and meet deadlines in a fast-paced environment
• Proven ability to work in a team environment
• Strong computer skills and familiarity with Microsoft Office and Adobe
• Ability to work independently and show initiative with minimal supervision
• Ability to innovate, learn, and adapt to new tasks, policies, and procedures
• Experience working for a community legal clinic or other non-profit organization is an asset

Application Deadline: Friday, February 6 at 5:00 p.m.

The salary for this position is $20/hour. The successful candidate must be available to work a full day on Fridays from 8:30 am to 4:30 pm.

Please send a cover letter and resume by email to opportunity@clso.clcj.ca.

We welcome applications from Indigenous peoples, racialized people, people living with disabilities and other historically disadvantaged groups. We are committed to equity, diversity and inclusion. We will provide accommodation during the hiring process upon request. We thank all applicants but we will only contactcandidates selected for an interview.

SERVICES JURIDIQUES COMMUNAUTAIRES D’OTTAWA

ASSISTANT·E BILINGUE À L’ACCUEIL ET À LA GESTION DES DOSSIERS JURIDIQUES

Services juridiques communautaires d’Ottawa est une clinique juridique communautaire financée par Aide juridique Ontario. Nous offrons des services juridiques aux résidents à faible revenu d'Ottawa, ainsi que des initiatives de développement communautaire, de réforme du droit, d'éducation juridique et de sensibilisation.

Nous recherchons un·e assistant·e à l’accueil et de soutienà la gestion des dossiers juridiques bilingue pour un contrat de 12 mois à temps partiel (14 heures/semaine), avec possibilité de prolongation.

Responsabilités

• Tâches de réception, incluant répondre et acheminer les appels, établir le premier contact avec les clients, créer des rendez-vous, fournir des références appropriées, fournir des informations de base concernant les services de la clinique et ouverture ponctuelle du bureau chaque jour.
• Fournir un soutien administratif général pour les membres du personnel de la clinique juridique, y compris envoyer des télécopies, faire des photocopies et du classement, gérer les correspondances, rédiger des documents, planifier des réunions, effectuer des demandes d'interprétation et gérer des documents.
• Enregistrer avec précision les détails des rendez-vous et des références effectués dans le système de gestion des clients de la clinique.
• Toutes autres tâches connexes

Qualifications

• La capacité de travailler en français est requise
• Compétences et professionnalisme remarquables en matière de service à la clientèle
• Expérience de travail dans un environnement de bureau
• Solides compétences en communication orale et écrite
• Expérience à répondre avec sensibilité aux besoins des clients vulnérables
• Capacité à effectuer plusieurs tâches efficacement dans un environnement au rythme rapide
• Capacité avérée à travailler en équipe
• Solides compétences informatiques et familiarité avec Microsoft Office et Adobe
• Capacité à travailler avec un minimum de supervision et à faire preuve d'initiative
• Capacité à innover, à apprendre et à s'adapter à de nouvelles tâches, politiques et procédures
• Expérience dans une clinique juridique ou un organisme à but non lucratif est un atout

Date limite pour postuler : vendredi le 6 février à 17 h

Le salaire pour ce poste est de 20 $ l'heure. La personne retenue doit être disponible pour travailler une journée complète le vendredi, de 8 h 30 à 16 h 30.

Veuillez envoyer une lettre de motivation et un CV par courriel à opportunity@clso.clcj.ca.

Nous accueillons les candidatures des peuples autochtones, des personnes racialisées, des personnes ayant un handicap et d'autres groupes historiquement défavorisés. Nous nous engageons en faveur de l'équité, de la diversité et de l'inclusion. Nous fournirons des mesures d’adaptations pendant le processus d'embauche sur demande.

Nous remercions tous les candidats mais nous ne contacterons que les candidats sélectionnés pour une entrevue.