Bilingual Fund Development & Community Engagement Coordinator/Coordinateur bilingue du développement des fonds et de l'engagement communautaire

Position Summary:

The Bilingual Fund Development & Community Engagement Coordinator will play a vital role in expanding Hospice Care Ottawa’s presence and impact within the Francophone community and across the region. This role focuses on creating new partnerships, strengthening existing relationships, and securing financial support through sponsorships, events, grants, and major gifts. As a skilled communicator and relationship-builder, the Coordinator will represent Hospice Care Ottawa in the community, engaging organizations, service clubs, and businesses through presentations and outreach. The Coordinator will also contribute to fundraising communications, donor stewardship, and event execution, with the goal of increasing revenue, raising awareness, and inspiring long-term support for Hospice Care Ottawa.

Key Responsibilities:

The Bilingual Fund Development & Community Engagement Coordinator will assume responsibility for donation and event revenue, including but not limited to:

• Actively engage and cultivate relationships within the Francophone community, creating new partnerships with individuals, businesses, service clubs, schools, and community groups.
• Identify and secure new sponsorships and financial support from both Francophone and Anglophone community partners.
• Deliver compelling presentations (in English and French) to service clubs, faith-based organizations, schools, and community associations to build awareness and inspire giving.
• Support the cultivation, solicitation, and stewardship of major donors, with a particular emphasis on Francophone prospects and networks.
• Work with the Director of Fund Development and Communications to plan, execute, and grow signature fundraising events (e.g. Gala), ensuring strong community participation and sponsorship.
• Assist with the development of fundraising communications including donor appeals, stewardship materials, newsletters, event promotions, and social media content (in English & French).
• Collaborate with translation volunteers to ensure bilingual accuracy and culturally sensitive messaging across communications.
• Provide exceptional stewardship to donors, sponsors, and volunteers, ensuring prompt recognition, meaningful engagement, and ongoing relationships.
• Maintain and grow media and community contact lists, with an emphasis on Francophone networks and outlets, to secure coverage and visibility for Hospice Care Ottawa.
• Contribute donor and family stories for newsletters, reports, and fundraising campaigns, highlighting the impact of hospice care in the community.
• Support the creation of key organizational projects such as the Annual Report, biannual newsletters, and major fundraising campaigns.
• Monitor and respond to inquiries received in the general Hospice inbox in a timely and professional manner.
• Undertake special projects as assigned by the Director of Fund Development & Communications.
• Provide back-up support to the Donations Administrator when needed, including processing donations and responding to donor inquiries.
• Other duties as required.

Required Knowledge, Skills and Abilities

• Bachelor’s degree or equivalent combination of education and experience
• 3+ years’ experience working on a small fundraising team
• 3+ years of donor relations experience with proven abilities to build, maintain and grow relationships with a variety of stakeholders
• Strong commitment to offering outstanding customer/donor service
• Bilingualism (French and English) required
• Ability to manage multiple projects at once, while also being able to put everything aside to care for and listen to our donors
• Competencies include problem-solving, attention to detail, strong interpersonal and communication skills, and the ability to work independently and collaboratively
• Creative ideas and ambition to try and test new ways of thanking and recognizing donors, and new ways of achieving fundraising targets
• Ability to work in a demanding, results oriented, busy environment as part of a closely-knit team and with many volunteers
• Experience working with older adults and volunteers
• Highly organized self-starter; independent and self-directed
• Excellent current skills and knowledge with constituent management programs such as Keela (or other donor database), Word, Excel, Publisher and Power Point

Support for Success:

• Regular weekly Fund Development and Communications team meetings
• Encouragement to visit each Hospice site regularly to learn from one another
• Annual Staff appreciation retreat
• Ongoing access to Directors and Executive Director

Reporting Relationship: Reports to the Director of Fund Development and Communications

Position Status: Permanent, Full-time (37.5 hours per week)

Position Schedule: 37.5 hours weekly, 5 days worked; May require occasional evenings and weekends

Compensation: $65,000 per annum. Eligible for Group Benefits (Health/Dental, Life Insurance & Disability) after 90 days. Eligible for paid personal/sick leave

Location of Work: Maison de l’Est and/or May Court Hospice

Travel: May be required able to travel within Ottawa-area to all Hospice Care Ottawa locations

Language of Work: Bilingualism (French and English) required

COVID-19: Proof of full COVID-19 vaccination is required and the ability to continue to comply with vaccination policy

Vulnerable Sector Check: Required

Disclaimer:

The above statements are intended to describe the general nature and level of work being performed in this job. They are not to be construed as an exhaustive list of all responsibilities, duties, and skills required of this role. All personnel may be required to perform duties outside of their normal responsibilities from time to time, as needed.

Hospice Care Ottawa is an equal opportunity employer welcoming application from individuals with diverse backgrounds. Accommodation is available during all aspects of the recruitment process. If you require accommodation, please make your request known when contacted.

Aperçu du poste

Le coordonnateur bilingue du développement des fonds et de l'engagement communautaire jouera un rôle essentiel dans l'expansion de la présence et de l'influence de Hospice Care Ottawa au sein de la communauté francophone et dans toute la région. Ce poste consiste principalement à créer de nouveaux partenariats, à renforcer les relations existantes et à obtenir un soutien financier par le biais de commandites, d'événements, de subventions et de dons importants. En tant que communicateur et bâtisseur de relations chevronné, le coordonnateur représentera Hospice Care Ottawa au sein de la communauté, en mobilisant les organisations, les clubs philanthropiques et les entreprises par le biais de présentations et d'activités de sensibilisation. Le coordonnateur contribuera également aux communications relatives à la collecte de fonds, à la gestion des donateurs et à l'organisation d'événements, dans le but d'augmenter les revenus, de sensibiliser le public et d'inspirer un soutien à long terme pour Hospice Care Ottawa.

Responsabilités principales

Le coordonnateur bilingue du développement des fonds et de l'engagement communautaire sera responsable des dons et des recettes provenant des événements, notamment :

• S'engager activement et cultiver des relations au sein de la communauté francophone, en créant de nouveaux partenariats avec des particuliers, des entreprises, des clubs philanthropiques, des écoles et des groupes communautaires.
• Identifier et obtenir de nouveaux parrainages et soutiens financiers auprès de partenaires communautaires francophones et anglophones.
• Réaliser des présentations convaincantes (en anglais et en français) auprès des clubs philanthropiques, des organisations confessionnelles, des écoles et des associations communautaires afin de sensibiliser le public et d'inciter les gens à faire des dons.
• Soutenir la fidélisation, la sollicitation et la gestion des principaux donateurs, en mettant particulièrement l'accent sur les prospects et les réseaux francophones.
• Travailler avec le directeur du développement des fonds et de la communication pour planifier, exécuter et développer des événements de collecte de fonds emblématiques (par exemple, un gala), en veillant à une forte participation et à un solide parrainage de la communauté.
• Contribuer à l'élaboration de communications liées à la collecte de fonds, notamment les appels aux donateurs, les documents de gestion, les bulletins d'information, la promotion d'événements et le contenu des médias sociaux (en anglais et en français).
• Collaborer avec des traducteurs bénévoles afin de garantir l'exactitude bilingue et la sensibilité culturelle des messages dans toutes les communications.
• Assurer une gestion exceptionnelle des donateurs, des sponsors et des bénévoles, en garantissant une reconnaissance rapide, un engagement significatif et des relations durables.
• Tenir à jour et développer les listes de contacts dans les médias et la communauté, en mettant l'accent sur les réseaux et les médias francophones, afin d'assurer la couverture et la visibilité de Hospice Care Ottawa.
• Contribuer aux bulletins d'information, aux rapports et aux campagnes de collecte de fonds en partageant des témoignages de donateurs et de familles, soulignant l'impact des soins palliatifs dans la communauté.
• Soutenir la création de projets organisationnels clés tels que le rapport annuel, les bulletins d'information semestriels et les grandes campagnes de collecte de fonds.
• Surveiller et répondre aux demandes reçues dans la boîte de réception générale de l'hospice de manière rapide et professionnelle.
• Entreprendre des projets spéciaux assignés par le directeur du développement des fonds et des communications.
• Fournir un soutien de remplacement à l'administrateur des dons lorsque cela est nécessaire, notamment en traitant les dons et en répondant aux demandes des donateurs.
• Autres tâches selon les besoins.

Connaissances, compétences et aptitudes requises

• Baccalauréat ou combinaison équivalente de formation et d'expérience
• 3 ans d'expérience ou plus au sein d'une petite équipe de collecte de fonds
• 3 ans ou plus d'expérience dans les relations avec les donateurs, avec des capacités avérées à établir, maintenir et développer des relations avec une variété de parties prenantes
• Engagement ferme à offrir un service exceptionnel aux clients et aux donateurs
• Bilinguisme (français et anglais) requis
• Capacité à gérer plusieurs projets à la fois, tout en étant capable de tout mettre de côté pour s'occuper de nos donateurs et les écouter
• Les compétences comprennent la résolution de problèmes, le souci du détail, de solides compétences interpersonnelles et de communication, ainsi que la capacité à travailler de manière indépendante et en collaboration
• Des idées créatives et l'ambition d'essayer et de tester de nouvelles façons de remercier et de reconnaître les donateurs, ainsi que de nouvelles façons d'atteindre les objectifs de collecte de fonds
• Capacité à travailler dans un environnement exigeant, axé sur les résultats et très actif, au sein d'une équipe très soudée et avec de nombreux bénévoles
• Expérience du travail avec des personnes âgées et des bénévoles
• Très bien organisé, autonome et indépendant
• Excellentes compétences et connaissances actuelles des programmes de gestion des donateurs tels que Keela (ou autre base de données de donateurs), Word, Excel, Publisher et Power Point

Soutien à la réussite

• Réunions hebdomadaires régulières de l'équipe chargée du développement de fonds et de la communication
• Encouragement à visiter régulièrement chaque site de soins palliatifs afin d'apprendre les uns des autres
• Retraite annuelle d'appréciation du personnel
• Accès permanent aux directeurs et à la directrice exécutive

Lien hiérarchique : Rattaché(e) au directrice du développement des fonds et de la communication

Statut du poste : Permanent, temps plein (37,5 heures par semaine)

Horaire du poste : 37,5 heures par semaine, 5 jours travaillés ; peut nécessiter occasionnellement des soirées et des fins de semaine

Rémunération : 65 000 $ par année. Éligible aux avantages sociaux (santé/dentaire, assurance-vie et invalidité) après 90 jours. Droit à un congé personnel/maladie rémunéré

Lieu de travail : Maison de l’Est ou Maison May Court Hospice

Déplacements : Il peut être nécessaire de voyager dans la région d'Ottawa vers tous les sites de la Maison de soins palliatifs d’Ottawa.

Langue de travail : Bilinguisme (français et anglais) requis

COVID-19 : La preuve d'une vaccination complète contre le COVID-19 est requise et la capacité de continuer à se conformer à la politique de vaccination est aussi requise

Vérification du secteur vulnérable : Obligatoire

Avis de non-responsabilité

Les énoncés ci-dessus ont pour but de décrire la nature générale et le niveau du travail effectué dans le cadre de cet emploi. Elles ne doivent pas être interprétées comme une liste exhaustive de toutes les responsabilités, tâches et compétences requises pour ce poste. Tous les membres du personnel peuvent être amenés à effectuer des tâches en dehors de leurs responsabilités normales de temps à autre, en fonction des besoins.

La Maison de soins palliatifs d’Ottawa est un employeur qui souscrit au principe de l'égalité d'accès à l'emploi et qui accueille les candidatures de personnes aux antécédents divers. Des mesures d'adaptation sont disponibles pour tous les aspects du processus de recrutement. Si vous avez besoin de mesures d'adaptation, veuillez en faire la demande lorsque vous serez contacté(e).