Bilingual Administrative Assistant, CDEPO

Summary

The AA, CDEPO provides administrative support for the Community Diabetes Education Program of Ottawa team, who provided services to clients across the city of Ottawa. The main functions of this position includes the calling, screening, registering and scheduling of clients for education groups and individual appointments that are offered at multiple sites to individuals of diverse backgrounds. The AA, CDEPO also provides other administrative support as required. Hybrid working arrangement is an option.

Qualifications:

Essential

• Secondary School Diploma or equivalent
• Minimum of two years experience in a direct client services role in a fast-paced environment
• Experience inputting data into a computer system.
• Excellent listening, written and verbal communication skills.
• Excellent office administration skills including the ability to maintain a comprehensive system of record keeping.
• Proficient with Windows-based computer systems, in particular, email, MS Word and Excel.
• Excellent interpersonal skills and ability to manage challenging situations
• Demonstrated knowledge of client service principles and practices
• Uses good judgement and takes initiative.
• Open to flexible work schedule and location.
• Excellent organizational and time management skills.
• Enjoys interacting with clients over the telephone and has superior phone manners.
• Excellent attention to detail even while managing competing tasks.
• Team player, ability to work with people from diverse backgrounds.

Desirable

• Knowledge of community resources in Ottawa-Carleton.
• Experience with computerized scheduling systems and electronic health records
• Advanced knowledge of Excel
• Knowledge of website development
• Ability to communicate in other languages (Arabic, Mandarin, Cantonese, Spanish)

Language designation

English, written and spoken

French, written and spoken

How to “express an interest” for this opportunity:

Submit your letter of interest along with your résumé on or before September 30, 2025 by 11:59 pm jobs@centretownchc.org.

Please note the following:

• The subject line of your email should read “Bilingual, Administrative Assistant (CDEPO)”
• The file name for your resume should read:“ (last name)_(first name)_ Resume
• The file name for your cover letter should read: “ (last name)_(first name)_ Cover Letter

We thank all applicants for their interest. Only applicants invited to an interview will be contacted.

Candidates requiring accommodation during the application and/or the interview process should contact us at jobs@centretownchc.org so arrangements can be made. CCHC is an equal opportunity employer and values diversity in its workforce and as such we encourage applications from individuals who reflect the broad diversity of communities we work with.

Centretown CHC has a mandatory COVID-19 vaccination policy, as such applicants must be fully vaccinated against Covid-19 and provide proof of vaccinations to be considered for employment. Reasonable accommodation will be considered for persons with medical exemption or other exemptions under the Ontario Human Rights Code.

Résumé

L’adjoint.e administratif.ve, Programme communautaire d’éducation sur le diabète d’Ottawa (PCEDO), fournit des services de soutien administratif à l’équipe du programme, qui travaille à différents endroits de la ville. Il ou elle doit principalement s’occuper des appels, du filtrage des appels, de l’inscription, de la prise de rendez-vous et de la préparation des horaires pour les groupes d’éducation de clients, ainsi que de la prise de rendez-vous individuels, lesquels ont lieu dans plusieurs sites et à des personnes de divers milieux. L’AA, PCEDO assure également d’autres formes de soutien administratif, au besoin. L'arrangement de travail hybride est une option.

Qualités essentielles

• Diplôme d’études secondaires
• Minimum de deux années d’expérience en prestation de services direct à la clientèle dans un milieu au rythme soutenu
• Expérience en saisie de données dans un système informatique.
• Excellente capacité d’écoute et excellentes compétences en communication orale et écrite.
• Excellentes aptitudes pour la gestion d’un bureau, et capacité à tenir à jour un système de gestion de dossiers complet.
• Aisance avec les systèmes fonctionnant sur Windows, en particulier avec la messagerie électronique, Microsoft Word et Excel.
• Excellentes aptitudes interpersonnelles et capacité à composer avec des situations difficiles.
• Connaissance avérée des principes et des pratiques du service à la clientèle.
• Souplesse, bon jugement et sens de l’initiative.
• Disponibilité à travailler à des horaires et lieux de travail flexibles. Excellent sens de l’organisation et de la gestion du temps.
• Plaisir et habileté à communiquer au téléphone avec les clients.
• Excellente attention aux détails notamment dans la gestion de tâches concurrentes
• Esprit d'équipe et capacité à travailler avec des personnes d'horizons divers.

Compétences souhaitables

• Connaissances des ressources communautaires à Ottawa-Carleton.
• Expérience de travail avec des systèmes de prise de rendez-vous informatisés et des dossiers de santé électronique.
• Connaissance avancée du logiciel Excel.
• Capacité à communiquer dans d’autres langues (arabe, chinois, espagnol).

Désignation linguistique

Anglais (écrit et parlé)

Français (écrit et parlé)

Pour soumettre votre candidature à ce poste :

Envoyez votre lettre de présentation et votre curriculum vitae au plut tard le 30 Septembre 2025 à 23h59 à l’adresse .

Veuillez prendre note des informations suivantes :

• Votre courriel doit avoir pour objet « Adjoint.e Administratif.ve Bilingue (PCEDO)».
• Votre CV doit être nommé comme suit : « (Nom de famille) (Prénom)_CV ».
• Votre lettre de présentation doit être nommée comme suit : « (Nom de famille) _(Prénom)_Lettre de présentation.

Nous tenons à remercier tous les candidats pour leur intérêt. Toutefois, nous ne communiquerons qu’avec ceux retenus pour une entrevue.

Les candidats ayant besoin de mesures d’adaptation pour soumettre leur candidature ou passer une entrevue peuvent écrire à l’adresse . Le CSCC est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité des chances et accorde une grande importance à la diversité de son effectif. Ainsi, nous encourageons les candidatures qui reflètent la grande diversité des communautés que nous servons.

La politique de vaccination COVID-19 du CSC Centretown stipule que tous les postulants doivent obligatoirement être vaccinés et en fournir la preuve. Des mesures d’adaptations raisonnables seront envisagés pour les personnes bénéficiant d’une exemption médicale ou pour des raisons protégées selon le Code des droits de la personne de l’Ontario.