Administrative Support Staff / Personnel de soutien administratif

The United Steelworkers is seeking a smart, energetic and well-organized support staff person to join the union’s Family and Community Education Fund (FCEF), working in person at the Canadian National Office in Toronto.

The position is for a 6-month term, effective immediately, with the possibility of extension.

The successful applicant must have:

• At least 2 to 3 years of work experience in administrative support
• Excellent Microsoft 365 computer skills, including:
• Word (including tables, mail merges, styles, tracking, formatting)
• Excel (including creating and editing spreadsheets, researching formatting issues and formulas, troubleshooting)
• Outlook
• SharePoint and OneDrive (including cloud drive file maintenance)
• PowerPoint (including formatting, editing, troubleshooting)
• Excellent basic accounting skills (including reconciling spreadsheets, managing and recording expenses, and making payments by cheque or EFT)
• Excellent organizational skills, attention to detail, and the proven ability to follow complex instructions and work to deadlines

Bilingualism is a strong asset for this position.

We will also consider the following qualifications to be assets when selecting the successful applicant:

• Experience with: minute taking, using PDF editors, setting up Zoom meetings & webinars, using database software, and posting to WordPress websites
• Proofreading certification, or experience with proofreading and/or copyediting in English
• Experience in the labour movement, and/or commitment to or interest in human rights and equity issues

Core duties of the FCEF support staff include, but are not limited to:

• Providing administrative, organizational, basic accounting, and clerical support to the FCEF team, accommodating different requirements, methods, and deadlines
• Tracking all project applications and related correspondence; entering relevant information in the database and saving documents in the electronic filing system
• Maintaining accurate and up-to-date electronic contact information and databases, and exporting data as required
• Ensuring timely payment of all FECF invoices, preparing expense reimbursements and reconciling associated accounts in conjunction with other National Office staff
• Assisting with setting and adhering to timelines to ensure deadlines are met
• Drafting correspondence, editing and copyediting, formatting, and finalizing documents
• Liaising with Fund stakeholders as required
• Effectively using Outlook calendars and Zoom to communicate, schedule, and organize hybrid videoconferencing meetings within the Family and Community Education Fund
• Assisting Fund stakeholders in making travel arrangements and in filing travel-related expenses
• Sorting and distributing incoming FCEF mail, processing outgoing mail
• Printing, photocopying, including occasional use of large production copiers
• Editing FCEF web content as required
• Lifting and moving bankers’ boxes of files for storage
• Assisting other departments in the Canadian National office as required, including with collating and stuffing bulk mailings
• Providing reception relief as needed
• Proofreading documents for the FCEF and from other departments (in the case of a bilingual person, proofreading in English and French)
• Provide general office support or support for other Departments as requested by the Administrative Assistant or Office Coordinator

The successful applicant must have a high level of attention to detail and respond welcomingly and positively to stakeholders through various means. They must demonstrate a high level of accuracy, problem-solving skills, and sound judgment. We require a willingness and ability to discuss, evaluate, initiate, review, and revise procedures professionally and proactively. The successful applicant is expected to use initiative and organizational skills to help ensure the smooth running of the Family and Community Education Fund.

The United Steelworkers offers the successful candidate a fair compensation package, commensurate with experience, ranging from $61,322.20 to $73,176.66 per year, together with competitive benefits.

USW is committed to employment equity and encourages applications from members of equality-deserving groups, including women, racialized people, Aboriginal people, people living with disabilities, as well as members of the 2SLGBTQIA+ community.

Candidates should submit their cover letter and CV by May 11, 2026 to:

Alexandra Eshelman, Administrative Assistant, United Steelworkers by e-mail to careers@usw.ca. All applications will be kept confidential. Only applicants to be interviewed will be contacted.

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Le Syndicat des Métallos recherche une personne de soutien intelligente, énergique et bien organisée pour rejoindre le Fonds d'éducation familiale et communautaire (FEFC) du syndicat, travaillant en personne au bureau national canadien à Toronto.

Le poste est disponible immédiatement, pour une durée de 6 mois, avec possibilité de prolongation.

La personne retenue doit avoir :

• Au moins 2 à 3 ans d’expérience de travail de soutien administratif
• D’excellentes compétences informatiques dans l’utilisation des logiciels Microsoft 365, y compris:
• Word (y compris les tableaux, les multipostages, les styles, les outils de révision et le formatage)
• Excel (incluant la création et la révision de tableurs, la recherche de solutions aux problèmes de formules et de formatage, et le dépannage)
• Outlook
• SharePoint et OneDrive (y compris la maintenance des fichiers du disque cloud)
• PowerPoint (y compris formater, réviser, dépanner)
• Excellentes compétences de base en comptabilité (y compris réconcilier des tableurs, gérer et enregistrer des dépenses, effectuer des paiements par chèques et TEF)
• Excellentes compétences organisationnelles, souci du détail et capacité reconnue à suivre des instructions complexes et à respecter les échéances.

Le bilinguisme est un atout important pour cette position.

Nous considérerons également les qualifications suivantes comme des atouts lors de la sélection de la personne retenue :

• Expérience avec : la prise de procès-verbaux, l'utilisation d'éditeurs PDF, la mise en place de réunions Zoom et de webinaires, l'utilisation d'un logiciel de base de données, et la publication sur des sites WordPress
• Certification en correction d’épreuves, ou expérience en révision en anglais et en français
• Expérience dans le mouvement ouvrier, et/ou engagement ou intérêt pour les droits humains et les questions d'équité

Les tâches principales du personnel de soutien du FEFC sont énumérées ci-dessous, mais sans s’y limiter :

• Fournir un soutien administratif, clérical, organisationnel et comptable à l'équipe du FEFC, en tenant compte de différentes exigences, méthodes et échéances
• Assurer un suivi de toutes les demandes de projet et de la correspondance associée; saisie des informations pertinentes dans la base de données et sauvegarde des documents dans le système de classement électronique
• Voir au paiement des factures reliées au FEFC, traiter les remboursements, et réconcilier les comptes associés en collaboration avec d'autres membres du personnel du bureau national.
• Aider à fixer et respecter les échéanciers afin de s'assurer que les délais sont respectés
• Rédiger de la correspondance, modifier, réviser, formater et finaliser des documents
• Liaison avec les parties prenantes du Fonds au besoin
• Utiliser efficacement les calendriers Outlook et Zoom pour communiquer, planifier et organiser des rencontres de vidéoconférence hybride au sein du FEFC
• Voir aux déplacements et aux remboursements de dépenses associés aux déplacements pour les membres des comités du FEFC et autres parties prenantes au besoin
• Trier et distribuer le courrier entrant du FCEF, traiter le courrier sortant
• Imprimer, faire des photocopies (en se servant à l’occasion de copieurs de production)
• S’occuper de l’édition du contenu web du FEFC au besoin
• Soulever et déplacer les boîtes de dossiers pour les entreposer
• Aider d’autres services du bureau national canadien au besoin, notamment lors d’envois postaux en vrac
• Remplacer à la réception au besoin
• Effectuer la correction d’épreuve des documents du FEFC en anglais et en français et de d’autres service du bureau national (en cas de personne bilingue)
• Fournir un soutien général au bureau ou un soutien à d’autres services sur demande de l’Adjointe administrative ou de la coordonnatrice de bureau

La personne retenue doit faire preuve d'un grand souci du détail et répondre de manière accueillante et positive aux différents intervenants du FEFC. Elle doit démontrer un haut niveau de précision, des compétences en résolution de problèmes et un bon jugement. Nous exigeons une volonté et une capacité de discuter, d'évaluer, d'initier et de réviser les procédures de manière professionnelle et proactive. La personne retenue doit faire preuve d'initiative et de compétences organisationnelles pour assurer le bon fonctionnement du Fonds d'éducation familiale et communautaire.

Le Syndicat des Métallos offre à la personne retenue une rémunération équitable, proportionnelle à l'expérience, allant de 61 322,20 $ à 73 176,66 $ par année, ainsi que des avantages médicaux compétitifs.

À titre d’employeur souscrivant au principe de l'équité en matière d'emploi, le Syndicat encourage les candidatures de membres de groupes méritant l'égalité, y compris les femmes, les personnes racialisées, les Autochtones, les personnes vivant en situation de handicap, ainsi que les membres de la communauté 2SLGBTQIA+.

Les personnes intéressées doivent soumettre leur lettre de motivation et leur CV d'ici le 11 mai 2026 à :

Alexandra Eshelman, Adjointe administrative, Syndicat des Métallos, par courriel à careers@usw.ca. Toutes les demandes resteront confidentielles. Seules les personnes sélectionnées pour des entrevues seront contactées.