Administrative Assistant, Procurement/Adjoint.e administratif.ve, Approvisionnement

Administrative Assistant, Procurement 2025-09-04

Administrative Assistant, Procurement

Title: Administrative Assistant, Procurement Contract: Part Time (28 hours per week) – Hourly Rate Range from $25.00 to $28.00, depending on experience and skills. Location: Hybrid (Home-Based & In-Office) or fully remote options available

About NCIM & CAM The National Council of Indigenous Midwives (NCIM) advocates for the restoration of midwifery education, the provision of midwifery services, and choice of birthplace for all Indigenous communities consistent with the U.N. Declaration on the Rights of Indigenous Peoples. Indigenous Midwives enable access to culturally safe sexual and reproductive health care for Indigenous families, the return of birth to Indigenous communities, and a reduction in the number of medical evacuations for births in remote areas. As an organization, NCIM upholds the values of humility, respect, and compassion.

The Canadian Association of Midwives (CAM) is the national professional association representing midwives and the profession of midwifery in Canada. CAM’s work is focused on ensuring more equitable access to high quality sexual, reproductive, and newborn midwifery services in Canada and globally. To achieve this, we work in partnership with the National Council of Indigenous Midwives (NCIM), midwifery associations, midwives, and relevant stakeholders. CAM’s national programming is funded mostly by Health Canada, the Public Health Agency of Canada, other federal departments, private donors, and operational funding.

While both NCIM and CAM have autonomous decision-making processes, their administrative and financial systems are linked. Both organizations share office space and resources, and both are staffed by a passionate team of individuals dedicated to providing support for midwives and the profession of midwifery across Canada and globally.

Benefit to Working with NCIM / CAM
• Employee Health Benefits Program: dental, medical, paramedical, life insurance (certain

exceptions may apply) and Employee Assistance Program services
• Group RRSP benefit
• Generous leave entitlements (starting at 3 weeks’ vacation, generous paid time off for illness,

personal days, family responsibilities), and additional paid time off for December holiday closure
• Travel, learning, and professional development opportunities!

NCIM is an Indigenous led and governed organization. Indigenous candidates are strongly encouraged to apply. Non-Indigenous candidates must have a commitment to working within an anti-oppressive and trauma informed framework.

CAM is deeply committed to ensuring our organization reflects the diversity of our members and of the clients they serve – this includes diversity of race, gender identity or expression, sexual orientation, religion, ethnicity, national origin, disability, and all other protected grounds under the Canadian Human Rights Act.

*La version française suivra

Administrative Assistant, Procurement 2025-09-04

Job Summary

Reporting to the Director of Operations, The Administrative Assistant, Procurement provides administrative support throughout the procurement procedures and processes for both the National Council of Indigenous Midwives (NCIM) and the Canadian Association of Midwives (CAM). The role supports procurement activities, ensures timely processing of procurement documents, accurate record-keeping, and effective coordination with executives, staff, volunteers and vendors to support smooth operational processes.

Primary Duties and Responsibilities Procurement Support

• Assist and support in the preparation and completion of the procurement-related documents across all stages of the process to support timely processing with internal procedures:

o Assist in preparing procurement calls, such as Requests for Proposals (RFPs), Calls for Interest, and quotation requests

o Provide clerical support for the development of procurement-related agreements, including contracts, Letters of Agreement, and Terms of Reference

o Help compile and complete supporting financial documentation, such as expense reports, honorarium forms, and payment requests

o Review procurement and financial documents for completeness and flag missing or unclear information

• Support and assist in the review, updating, and development of procurement SOPs and guidelines.

Administrative & Coordination Support
• Liaise with NCIM and CAM Executives, staff, volunteers, and vendors to respond to basic

procurement-related inquiries and ensure timely follow-up.
• Support staff in understanding and applying internal procurement procedures, including

orienting new team members to the process.
• Provide administrative support during the procurement evaluation process, including

coordinating submissions, assisting with evaluation tools, and communicating with stakeholders.
• Maintain organized digital records of all procurement documentation.
• Provide occasional support to the Administrative Team during periods of increased workload or

staff absence.
• Perform other administrative duties as assigned.

Qualifications, Skills, and Knowledge Requirements
• Diploma or certificate in office administration, business, or a related field, or equivalent

experience.
• 1 - 2 years of experience in an administrative or clerical support role, preferably in a not-for-

profit environment.
• Excellent organizational skills and attention to detail.
• Strong communication and interpersonal skills.

Administrative Assistant, Procurement 2025-09-04

• Proficiency in Microsoft Office and comfort working with cloud-based documents and project management tools

• Ability to manage multiple priorities and meet deadlines.
• Demonstrated ability to work independently and as part of a team.

Additional Assets
• Experience in a member-based organization.
• Familiarity with financial processes.
• French is considered an asset.

Applications We welcome applications from individuals of all backgrounds and abilities. Should you require an accommodation or adjustment, please indicate this in your application. All offers of employment are conditional upon signing Employment & Human Resources Policies including, but not limited to, the anti-harassment and anti-discrimination policy, the anti-fraud and anti- corruption policy, and the protection from sexual exploitation and abuse policy.

Please follow these application instructions:
• Send your CV and a cover letter in one PDF document and ensure that your first and last names

and the title “AdminAssistProcurement” are included in the file name. Applications without a cover letter will not be reviewed.

• Send your PDF by email with the subject “AdminAssistProcurement” to HR@canadianmidwives.org

• Application deadline is Friday, September 19th at 5 pm EST.

We thank all applicants for their interest, however, only applicants selected for an interview will be contacted.

mailto:HR@canadianmidwives.org

Adjoint.e administratif.ve, Approvisionnement

2025-09-04

Adjoint.e administratif.ve, Approvisionnement

Titre: Adjoint.e administratif.ve, Approvisionnement

Contrat: Temps partiel (28 heures par semaine) – Taux horaire : 25,00 $ à 28,00 $, selon l’expérience et

les compétences.

Lieu: Hybride (télétravail et bureau) ou possibilité de télétravail à temps complet.

À propos du NCIM et de l’ACSF

Le National Council of Indigenous Midwives (NCIM) milite pour le rétablissement des programmes

d’enseignement de la profession de sagefemme, la prestation des services de sages-femmes et le choix

du lieu de naissance pour toutes les communautés autochtones, conformément à la Déclaration des

Nations Unies sur les droits des peuples autochtones. Les sages-femmes autochtones favorisent l’accès à

des soins de santé sexuelle et reproductive qui tiennent compte de la réalité culturelle des familles

autochtones, le rétablissement des naissances dans les communautés et les Nations et la réduction du

nombre d’évacuations médicales dans les régions éloignées pour les accouchements. En tant

qu'organisation, NCIM défend les valeurs d'humilité, de respect et de compassion.

L’Association canadienne des sages-femmes (ACSF) est l’association professionnelle nationale

représentant les sages-femmes et la profession de la sage-femme au Canada. Notre travail vise à

garantir un accès plus équitable à des services de qualité en matière de santé sexuelle, reproductive et

néonatale, au Canada et à l’échelle mondiale. Pour ce faire, nous collaborons avec le National Council of

Indigenous Midwives (NCIM), les associations de sages-femmes, les sages-femmes et les parties

prenantes concernées. Nos programmes nationaux sont principalement financés par Santé Canada,

l’Agence de la santé publique du Canada, d’autres ministères fédéraux, des donateurs privés et des

fonds opérationnels.

Bien que le NCIM et l’ACSF aient des processus décisionnels autonomes, leurs systèmes administratifs et

financiers sont liés. Les deux organisations partagent des locaux et des ressources et comptent sur une

équipe passionnée qui soutient les sages-femmes et la profession à travers le Canada et à l'échelle

mondiale.

Avantages à travailler avec le NCIM / l’ACSF

• Programme d’avantages sociaux : soins dentaires, médicaux, paramédicaux, assurance vie

(certaines exceptions peuvent s’appliquer) et services du programme d’aide aux employés, REER

collectif

• Congés généreux (3 semaines de vacances au départ, congés payés pour maladie, jours

personnels, responsabilités familiales), et congé supplémentaire payé durant la fermeture

pendant les fêtes de décembre

• Possibilités de déplacement, d’apprentissage et de développement professionnel !

Le NCIM est une organisation dirigée et gouvernée par des Autochtones. Les candidatures autochtones

sont fortement encouragées. Les candidat·e·s non autochtones doivent démontrer un engagement à

travailler dans un approche anti-oppressif et tenant compte des traumatismes.

Adjoint.e administratif.ve, Approvisionnement

2025-09-04

L’ACSF est profondément engagée à refléter la diversité de ses membres et de la clientèle desservie –

cela inclut la diversité de race, d’identité ou d’expression de genre, d’orientation sexuelle, de religion,

d’ethnicité, d’origine nationale, de handicap et de tous les motifs protégés par la Loi canadienne sur les

droits de la personne.

Résumé du poste

Relevant de la gestionnaire des opérations, l’Adjoint·e administratif·ve, approvisionnement fournit un

soutien administratif tout au long des procédures et processus d’approvisionnement du National Council

of Indigenous Midwives (NCIM) et de l’Association canadienne des sages-femmes (ACSF). Ce poste

appuie les activités d’approvisionnement, veille au traitement rapide des documents, à l’exactitude de

l’archivage et à une coordination efficace avec les cadres, le personnel, les bénévoles et les fournisseurs

afin de soutenir le bon déroulement des processus opérationnels.

Fonctions et responsabilités principales Soutien à l’approvisionnement

• Aider à la préparation et à la finalisation des documents liés à l’approvisionnement à toutes les

étapes du processus afin d’assurer leur traitement rapide selon les procédures internes:

o Aider à la préparation des appels, tels que les demandes de propositions (DP), les appels

d’intérêt et les demandes de devis.

o Fournir un soutien administratif pour l’élaboration des ententes liées à

l’approvisionnement, y compris les contrats, les lettres d’entente et les termes de

référence.

o Aider à compiler et compléter la documentation financière de soutien, comme les

rapports de dépenses, les formulaires d’honoraires et les demandes de paiement.

o Vérifier l’exhaustivité des documents d’approvisionnement et financiers et signaler les

informations manquantes ou peu claires.

• Appuyer et contribuer à la révision, à la mise à jour et au développement des procédures

opérationnelles normalisées (SOP) et lignes directrices en matière d’approvisionnement.

Soutien administratif et coordination

• Assurer la liaison avec les cadres, le personnel, les bénévoles et les fournisseurs du NCIM et de

l’ACSF pour répondre aux demandes de renseignements de base relatives à l’approvisionnement

et assurer un suivi rapide.

• Aider le personnel à comprendre et à appliquer les procédures internes d’approvisionnement, y

compris l’orientation des nouveaux membres de l’équipe.

• Fournir un soutien administratif pendant le processus d’évaluation des appels d’offres, y compris

la coordination des soumissions, l’assistance avec les outils d’évaluation et la communication avec

les parties prenantes.

• Maintenir des archives numériques bien organisées de toute la documentation liée à

l’approvisionnement.

• Fournir un soutien ponctuel à l’équipe administrative lors de périodes de charge de travail accrue

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ou d’absence de personnel.

• Effectuer d’autres tâches administratives selon les besoins.

Qualifications, compétences et exigences

• Diplôme ou certificat en administration de bureau, en affaires ou dans un domaine connexe, ou

expérience équivalente.

• 1 à 2 ans d’expérience dans un rôle administratif ou de bureau, de préférence dans un

organisme à but non lucratif.

• Excellentes compétences organisationnelles et souci du détail.

• Solides compétences en communication et en relations interpersonnelles.

• Maîtrise de Microsoft Office et aisance avec les outils de gestion documentaire et de projets

infonuagiques.

• Capacité à gérer plusieurs priorités et à respecter les délais.

• Capacité démontrée à travailler de façon autonome et en équipe.

Atouts supplémentaires

• Expérience dans une organisation basée sur les membres.

• Connaissance des processus financiers.

• Le bilinguisme (anglais et français) est considéré comme un atout.

Candidatures

Nous accueillons les candidatures de personnes de tous horizons et de toutes capacités. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation, veuillez l’indiquer dans votre candidature. Toute offre d’emploi est conditionnelle à la signature des politiques d’emploi et de ressources humaines de l’ACSF, incluant notamment les politiques contre le harcèlement et la discrimination, contre la fraude et en matière de protection contre l’exploitation et les abus sexuels. Veuillez suivre ces instructions pour postuler :

• Faites parvenir votre CV et une lettre de motivation dans un seul document PDF et assurez-vous que votre prénom, nom de famille et le titre « AdjointAdministratifApprovisionnement » figurent dans le nom du fichier. Les candidatures sans lettre de motivation ne seront pas examinées.

• Envoyez votre PDF par courriel avec l’objet « AdjointAdministratifApprovisionnement» à HR@canadianmidwives.org

• La date limite pour postuler est le vendredi 19 septembre à 17 h (HE).

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt. Toutefois, seules les personnes sélectionnées pour une

entrevue seront contactées.

mailto:HR@canadianmidwives.org

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