ADMINISTRATIVE ASSISTANT OPERATIONS / ADJOINT ADMINISTRATIF OU ADJOINTE ADMINISTRATIVE, OPÉRATIONS

Job Summary

The Administrative Assistant, Operations will assist in the day-to-day operations of the Canadian Psychological Association, performing an array of administrative duties including secretarial and receptionist duties. Additional responsibilities include taking minutes during meetings, and scheduling boardrooms and meetings for specific departmental heads. Other duties, relevant to the position, shall be assigned as required.

Job Duties

Operations Role:

• Tracks meeting room bookings for conflicts, books meeting rooms for staff (as required), and ensures that all meetings’ rooms are cleaned after meetings. Provides assistance and troubleshooting for meeting room technology (e.g. Owls, television)
• Liaises with Property Manager as necessary regarding issues related to the office space
• Liaises and coordinates with vendors, preparing incoming vendor invoices for approval and processing
• Oversees the CPA’s softphone system, updating extensions, assisting staff with technical issues, and liaises with service provider as necessary
• Manage and maintain office supplies, printer and equipment
• Oversees the storage areas and kitchen, maintains cleanliness of spaces, and orders supplies
• Maintains and updates internal CPA documents and maintains, archives, and manages electronic documents and versions within the operations folder

Publications Support

• Maintains the journal publication library, records new journal issues and ensures they are sent to Archives Canada regularly
• Manages requests for all CPA Publication orders
• Maintain list of CPA Publications for sale and tracking stock.
• Coordinates with the Webmaster to ensure the publications order pages are kept up to date

Administration Support

• Provide administrative support in day-to-day operations of the association
• Courteously receive and screen all in-bound calls, emails, and visitors; as appropriate, directs each to the appropriate individual / department
• Oversees the CPA’s translation process – receives from staff, sends to translator, returns translation, tracks cost centre, and reconciles invoicing
• Provides additional support to staff during Membership Renewal and Convention Planning
• Create and maintain the CPA’s Mach forms and collate information from forms as requested
• Maintain a professional image and demeanor with all employees, management, executives, government officials, and visitors at all times
• Other duties, relevant to the position, shall be assigned as required

Requirements

This role is 3 days per week, located in Ottawa, that is open to an individual with the following qualifications and skills:

• 3 to 5 years of proven experience in an Administrative Assistant capacity
• Bilingualism in Canada’s two national languages an asset
• Highly proficient in the use of current office equipment and tools including the Microsoft Suite
• High level of attention to accuracy, professionalism in presentation of materials and on-time completion of tasks and responsibilities
• Strong organizational skills with the ability to handle numerous tasks concurrently with minimal supervision
• Ability to communicate effectively, both verbal and written. Excellent writing skills, including proper spelling, grammar, and punctuation
• Exceptional interpersonal skills and superior telephone manners
• Confident, professional attitude and presentation with the ability to portray a positive image of the association

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Description de travail

L’adjoint administratif ou l’adjointe administrative, opérations, participera aux activités quotidiennes de la Société canadienne de psychologie, en s’acquittant d’un éventail de fonctions administratives, y compris des fonctions de secrétaire et de réceptionniste. Parmi les autres responsabilités du poste figurent la rédaction des procès-verbaux lors des réunions, la réservation des salles de réunion et l’organisation des réunions pour certains chefs de service. D’autres tâches, en rapport avec le poste, seront attribuées selon les besoins.

Fonctions du poste

Opérations :

• Suivre les réservations des salles de réunion afin d’éviter les conflits d’horaire, réserver les salles de réunion pour le personnel (selon les besoins) et veiller à ce que toutes les salles de réunion soient nettoyées après les réunions. Fournir de l’aide et du dépannage relativement à l’équipement technologique des salles de réunion (p. ex., Owl, télévision).
• Assurer la liaison avec le gestionnaire immobilier si nécessaire pour tout ce qui concerne les espaces de bureaux.
• Assurer la liaison et la coordination avec les fournisseurs, préparer les factures entrantes des fournisseurs aux fins d’approbation et de traitement.
• Superviser le système de téléphonie logicielle de la SCP, mettre à jour les numéros de poste, aider le personnel à résoudre les problèmes techniques et assurer la liaison avec le fournisseur de services si nécessaire.
• Gérer et maintenir les fournitures de bureau, les imprimantes et l’équipement.
• S’occuper des aires d’entreposage et de la cuisine, veiller à la propreté des espaces et commander les fournitures.
• Tenir et mettre à jour les documents internes de la SCP et tenir, archiver et gérer les documents électroniques et leurs versions dans le dossier des opérations.

Soutien aux publications

• Tenir la bibliothèque des revues publiées, enregistrer les nouveaux numéros de revues et veiller à ce qu’ils soient envoyés régulièrement à Archives Canada.
• Gérer toutes les commandes de publications de la SCP.
• Tenir à jour la liste des publications de la SCP à vendre et suivre les stocks.
• Travailler en collaboration avec le webmestre pour s’assurer que les pages de commande de publications sont mises à jour.

Soutien administratif

• Fournir un soutien administratif dans le cadre des activités quotidiennes de l’association.
• Recevoir et filtrer avec courtoisie tous les appels entrants, les courriels et les visiteurs; selon le cas, les diriger vers la personne ou le service approprié.
• Superviser le processus de traduction de la SCP – recevoir les demandes de traduction du personnel, envoyer les demandes au traducteur ou à la traductrice, renvoyer la traduction, suivre le centre de coûts et effectuer le rapprochement des factures.
• Fournir un soutien supplémentaire au personnel pendant la période de renouvellement de l’adhésion et la planification du congrès.
• Créer à l’aide de l’application Machform les formulaires de la SCP et tenir ceux-ci à jour, et rassembler les informations contenues dans les formulaires comme demandé.
• Maintenir en tout temps une image et un comportement professionnels auprès de tous les employés, gestionnaires, dirigeants, représentants du gouvernement et visiteurs.
• D’autres tâches, en rapport avec le poste, seront attribuées selon les besoins.

Exigences

Ce poste est à temps partiel (trois jours par semaine) et basé à Ottawa. Il est ouvert à toute personne possédant les qualifications et compétences suivantes :

• De trois à cinq ans d’expérience confirmée en tant qu’adjoint administratif ou adjointe administrative.
• La maîtrise des deux langues nationales du Canada est un atout.
• Maîtrise parfaite des équipements et outils bureautiques courants, notamment la suite Microsoft.
• Grand souci de la précision, professionnalisme lors de la présentation des documents et accomplissement des tâches et des fonctions dans les délais impartis.
• Solides compétences organisationnelles et capacité à gérer simultanément plusieurs tâches avec un minimum de supervision.
• Capacité à communiquer efficacement, à la fois verbalement et par écrit. Excellentes compétences en rédaction, notamment en ce qui concerne l’orthographe, la grammaire et la ponctuation.
• Aptitudes relationnelles exceptionnelles et excellentes manières au téléphone.
• Attitude et comportement professionnels et assurés, et capacité à montrer une image positive de l’association.